Raadsvoorstel - Accountantsdiensten 2023

meppel.nl Agendapunt: 7.3

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel, 31 mei 2022

Aan de Gemeenteraad.

Raadsvoorstel nr. 1646607

Onderwerp: Accountantsdiensten 2023

Voorgesteld besluit De huidige overeenkomst accountantsdiensten tussen gemeente Meppel en BDO Audit & Assurance B.V. eenzijdig met één boekjaar (2023) te verlengen. Inleiding: De gemeenteraad dient een accountant aan te wijzen, die belast is met de controle van de gemeentelijke jaarrekening. In de vorige raadsperiode (december 2018) is de accountantsdienst 2019-2022 gegund aan BDO Audit & Assurance B.V. (hierna BDO). De accountant legt jaarlijks zijn bevindingen voor aan de raad en geeft onder meer qevraaqd en ongevraagd advies. Op basis van de huidige overeenkomst wordt nog in 2023 de controle over het boekjaar 2022 afgerond. Voor de controle over het boekjaar 2023 (en eventueel verder) wordt nu uw besluitvorming gevraagd.

Beoogd (maatschappelijk) effect Door de controle van de jaarrekening vast te leggen, wordt de raad in staat gesteld om met hulp van een accountant zijn controlerende taak adequaat uit te voeren. Argumenten 1.1 Wettelijke verplichting De accountantscontrole van de jaarrekening is een verplichting op basis van artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. Lokaal is e.e.a. geregeld in de "Controleverordening Gemeente Meppel": https://lokalereqelqevinq.overheid.nl/CVDR76009

1.2 Optie verlengen of Europees aanbesteden In de huidige overeenkomst is opgenomen dat de raad eenzijdig kan besluiten tot verlenging voorben periode van één jaar); het jaarbedrag en de wijze van indexering uit de overeenkomst staan hierbij vast. rEuropees aanbesteden ...................... is de andere optie en hierbij geldt een behoorlijke doorlooptijd (ruim een half jaar). Opdrachten met een raming van de contractwaarde over de gehele'looptiid (initiële looptijd en eventuele verlengingsopties) van boven € 215.000 dienen Europees aanbesteed te worden conform de Aanbestedingswet 2012. Indien hiertoe nu besloten wordt dan is het zaak om dit als raad zo spoedig mogelijk te qunnino in december decemhpr 2022 2072 of nf januari ipnnari 2023 kan namelijk de (nieuwe) starten. Bij eventuele gunning accountantsdienst het jaar 2023 niet alleen volgen, maar krijgt ook tijd en ruimte om de overdracht (tussen de betrokken diensten) en om de contacten en werkafspraken met de organisatie vorm en inhoud te geven.

1.3 Aandachtspunten In de lopende overeenkomst is opgenomen dat eventueel meerwerk alleen na schrifteliike toestemrriing aanvullend in rekening kan worden gebracht. Op basis van de werkelijke kosten (inclusief meerwerk) niet meer dan 10% boven de geraamde waarde van de aanbesteding uitkomen. Indexering valt niet onder deze bepaling. De gedane betalingen aan BDO over de boekjaren vanaf 2019 zijn in overeenstemming met de aanbesteding. Over het uitgevoerde meerwerk is het volgende aan te geven; • OD _ t. iboekjaar ___i..-___ 2019 een extra Op verzoek VAn van df> de nomoanFo gemeente icis er in ihet accountantsonderzoek gedaan met betrekking tot Nedvang "(bedrijfvoor ïnzameïina en recycling verpakkingsafval). • Voor extra onderzoek als gevolg van corona over de boekjaren 2020 en 2021 en vanwege een sterke toename van de SiSa verantwoordingen in 2021(Single information. Single audit; waaronder ook meerdere regelingen als gevolg van corona) heeft de accountant meerwerkkosten gemaakt. Bij Europees aanbesteden is het aan de raad om het aanbestedingsdocument vooraf vast te stellen. Hiybij kan, naast een groot aantal standaard voorwaarden (beheersen Nederlandse 'J_ke reisafetand van Meppel,' etc.) bijvoorbeeld gedacht wordenI aan het stellen ------- ' n. vvMi aai I I icu ^LCiiCl I van de voorwaarde van aantoonbare ervaring met gelijkwaardige gemeenten als Meppel.

Dergehjke vooraarden dienen goed doordacht te worden; deze zijn namelijk bindend voor het traject en de af te sluiten overeenkomst. Gelet op de genoemde fluctuaties in het aantal biSa verantwoordingen kan in een aanbestedings-document hierover een nader te formuleren afspraak worden opgenomen. Verder kan worden opgemerkt dat de markt van accountantsdiensten voor gemeenten nog L . . ------— .«.M.iJLuiI vuui ycHiccHLfc:ii riüu behoorlijk in beweging is en uit recente aanbestedingen van andere gemeenten blijkt dat deze vaak maar enkele inschrijvers (1-3) opleveren. Afsluitend en essentieel zijn de bevindingen over de werkzaamheden van de huidige accountant (zowel door de auditcommissie/raad als door de organisatie). Binnen de “ L• • • . * VI III V4 VI J . II II organisatie is eind 2021 navraag gedaan naar de bevindingen met BDO, hierop is het volgende (samengevat) geantwoord: De contactmomenten vanuit de ambtelijke organisatie zijn met name geconcentreerd rondom de interim- en eindejaarscontrole. De samenwerking wordt als positief ervaren. BDO acteert proactief, brengt actuele ontwikkelingen onder de aandacht. Er is sprake van korte lijnen. Benaderbaar bij vragen en tijdige opvolging van deze IS vragen. Bij financiële vraagstukken wordt in gezamenlijkheid gekeken1 naar naar de de praktische verwerking in samenhang met de wettelijke kaders.

Binnen het proces - --------- ■■■ ue weiteiijKe Kaaers. Binnen het proces zijn wel enkele verbeterslagen te maken die in gezamenlijkheid worden opgepakt r>ir notron’ rl^n __________ r • Dit betreft dan met name de gewenste vorm van aanlevering van gegevens door en uitzetten van vragen binnen de organisatie. Het op afstand werken in verband met de coronamaatregelen is daar ook deels debet aan Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant is door de raad opgenomen als taak van de auditcommissie en is als besloten agendapunt aan de orde gesteld in de auditcommissie op 1 juni 2022; gelijktijdig met de adviesaanvraag over dit raadsvoorstel. De bevindingen van de auditcommissie ireft u aan als bijlage.

1.4 Advies U wordt geadviseerd om de lopende overeenkomst met BDO met een jaar te verlengen. Dit advies is ingegeven door onderstaande argumenten: • De ervaringen van de organisatie met de accountant; • De besloten bespreking in de auditcommissie van 20 januari 2002 en de evaluatie tussen auditcommissie en accountant op 1 juni 2022; • De situatie op de markt van accountantsdiensten; • Het combineren van verkiezingsjaar gemeenteraad en aanbesteding accountantsdiensten in hetzelfde jaar is niet handig. Bijlagen Beide bijlagen liggen ter inzage voor raadsleden bij de griffie: 1. De overeenkomst accountantsdiensten met referentienummer AD 18010 tussen gemeente Meppel en BDO Audit & Assurance B.V.; 2. De besluitenlijst van de besloten auditcommissie op 20 januari 2022 en 1 juni 2022;

de agendacommissie d.d. 31 rnei 2022,

de griffier,

da «oorzittèr7