Raadsvoorstel - Aanwijzen accountant boekjaren 2024-2027

■ rtA, Gemeente

Meppel Agendapunt: 6.5

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel, 14 februari 2024 Aan de Gemeenteraad.

Raadsvoorstel nr.

1868921 Onderwerp: Aanwijzen accountant boekjaren 2024-2027

Voorgesteld besluit: 1. ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. aan te wijzen als accountant als bedoeld in art. 213 lid 2 van de Gemeentewet voor de controle van boekjaar 2024 tot en met 2027 met een optie tot verlenging van maximaal twee (2) maal een (1) jaar;

Inleiding: Volgens artikel 213, lid 2 Gemeentewet wijst de gemeenteraad een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De accountant is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De dienstverlening door de accountant is een van de instrumenten die de gemeenteraad ten dienste staat bij het uitoefenen van zijn controlerende rol. De overeenkomst met de huidige accountant, BDO Audit & Assurance B.V., loopt af na de controle van boekjaar 2023. BDO Audit & Assurance B.V. voert haar laatste werkzaamheden uit in het voorjaar van 2024 als zij de jaarrekening van 2023 controleert. Voor het aangaan van een nieuwe overeenkomst met een accountant is afgelopen maanden een Europese aanbesteding doorlopen. Daaruit resulteert dit voorstel voor het aanwijzen van ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. als (nieuwe) accountant van de gemeente Meppel met ingang van boekjaar 2024. Beoogd (maatschappelijk) effect Door de controle van de jaarrekening vast te leggen, wordt de raad in staat gesteld om met hulp van een accountant zijn controlerende én wettelijke taak adequaat uit te voeren. Argumenten

1. Europese aanbesteding accountantsdiensten In de (besloten) auditcommissie van 19 januari 2023 is gesproken over de accountantsdiensten voor de boekjaren 2024 tot en met 2027. Het advies van de auditcommissie is om de raad voor te stellen om genoemde diensten Europees

aan te gaan besteden. In de raadscommissie van 9 februari 2023 heeft de voorzitter van de auditcommissie hierover een toelichting gegeven aan de (duo-) raadsleden. Conform de verordening auditcommissie gemeente Meppel 2010 heeft de auditcommissie in haar vergadering van 7 september 2023 de aanbesteding besproken en voorbereid voor besluitvorming in uw raad. De ambtelijke voorbereiding lag in handen van de adviseur inkoop en aanbesteding, de beleidsadviseur financiën, de concerncontroller, de adviseur VIC en de commissiegriffier van de auditcommissie. De raad heeft op donderdag 19 oktober 2023 het beschrijvend document voor de aanbesteding van de accountantsdiensten 2024-2027 vastgesteld.

Deze aanbesteding kent de Europese openbare procedure, die een doorlooptijd van bijna 4 maanden kent. Bij deze opdracht is er sprake van gedeeld opdrachtgeverschap. De raad benoemt de accountant en geeft opdracht voor de wettelijke controle van de jaarrekening. Daarnaast kan de raad en/of college dezelfde accountant opdracht geven voor specifieke onderzoeken. 2. Beoordeling heeft plaatsgevonden aan de hand van de gunningschteha De publicatie van het aanbestedingsdocument heeft drie inschrijvers opgeleverd, die allen voldeden aan de gestelde geschiktheidscriteria. De beoordelingscommissie bestaande uit twee (duo-)raadsleden en drie medewerkers vanuit de ambtelijke organisatie hebben vervolgens individueel de ingediende offertes beoordeeld en voorzien van een score. De beoordeling vond plaats op basis van de volgende gunningschteha: Te behalen punten Subgunningscriterium

1

G1 Prijs

25

2

G2 Kwaliteit

75

G2.1 Plan van aanpak G2.2 Natuurlijke adviesfunctie G2.3 Presentatie en interview

25 25 25

Totaal

100

De individuele scores zijn in het consensusoverleg verwerkt tot een gezamenlijke score van de beoordelingscommissie per inschrijver (G2.1 Plan van aanpak en G2.2 Natuurlijke adviesfunctie). De presentaties van de inschrijvers zijn verzorgd door de betrokken accountant en controleleider en/of diegene die belast is met de aansturing van de uit te voeren werkzaamheden.

De beoordelingscommissie heeft naar aanleiding van deze presentaties per inschrijver op het criterium G2.3 Presentatie en interview een gezamenlijke score gegeven. 3. Economisch meest voordelige inschrijving Gelet op de gunningscriteria (kwaliteit en prijs) heeft ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. De raad wordt daarom voorgesteld om de opdracht voor de accountantsdiensten 2024-2027 te gunnen aan ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. door hen aan te wijzen als de accountant van de gemeente Meppel. Kanttekeningen Op 8 februari 2024 zijn de inschrijvers geïnformeerd over het voornemen tot gunning op TenderNed. De afgewezen inschrijvers worden op de hoogte gesteld van de naam van de winnende inschrijver, de gronden van de voorlopige gunningsbeslissing en de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving.

De afgewezen inschrijvers zullen in de gelegenheid worden gesteld om binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van de voorlopige gunningsbeslissing een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een kort geding-dagvaarding correct is betekend, zal de aanbestedende dienst naar verwachting overgaan tot definitieve gunning van de opdracht. Integrale afstemming Concerncontroller Adviseur Financiën Adviseur Inkoop en aanbesteding Adviseur VIC (Verbijzonderde Interne Controle) Griffier Vertegenwoordiging namens de auditcommissie Uitvoering Nadat uw raad heeft besloten tot aanwijzing zal het contract met ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. worden getekend.

Bijlagen 1. Beschrijvend document nr. AD23026 Accountantsdiensten 2024-2027 2. Offertes (in te zien bij de griffie) 3. Eindscore beoordelingscommissie (in te zien bij de griffie)

De agendacommissie, de griffier, W.J. Spoelstra

de vooreitter, R.T.A. K\rtel<