Raadsvoorstel - Aanbesteding accountantsdiensten 2024-2027

Agendapunt:

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel. Aan de Gemeenteraad.

Raadsvoorstel nr. 1813989

Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten 2024-2027 Voorgesteld besluit: 1. Het beschrijvend document nr. AD23026 Accountantsdiensten 2024-2027 d.d. 11 augustus 2023 vast te stellen; 2. In te stemmen met de gevraagde kerncompetenties: I. Kennis en ervaring met het uitvoeren van accountantsdiensten voor een gemeente tot 125.000 inwoners (of een samenwerkingsverband met daarin een gemeente van vergelijkbare omvang). II. Ervaring met accountantsdiensten voor wat betreft de certificerende functie ten aanzien van de volgende onderwerpen: a. Grondexploitaties b. Aanbestedingsrechtmatigheid c. Controle van SISA verantwoordingen d. Gemeenschappelijke regelingen 3. In te stemmen met de gunningscriteria prijs en kwaliteit volgens de verdeling: a. Prijs: wegingsfactor 25% b. Kwaliteit: wegingsfactor 75% met de subgunningscriteria: i. Plan van aanpak 25% ii. Natuurlijke adviesfunctie 25% iii. Presentatie en interview 25% Inleiding: In de (besloten) auditcommissie van 19 januari 2023 is gesproken over de accountantsdiensten voor de boekjaren 2024 tot en met 2027. Het advies van de auditcommissie is om de raad voor te stellen om genoemde diensten Europees aan te gaan besteden. In de raadscommissie van 9 februari heeft de voorzitter van de auditcommissie hierover een toelichting gegeven aan de (duo-)raadsleden.

Conform de verordening auditcommissie gemeente Meppel 2010 heeft de auditcommissie in haar vergadering van 7 september 2023 de aanbesteding besproken en voorbereid voor besluitvorming in uw raad. De ambtelijke voorbereiding lag in handen van de adviseur inkoop en aanbesteding, de beleidsadviseur financiën, de concerncontroller, de adviseur VIC en de commissiegriffier van de auditcommissie. Deze aanbesteding kent de Europese openbare procedure, die een doorlooptijd van bijna 4 maanden kent. Bij deze opdracht is er sprake van gedeeld opdrachtgeverschap. De raad benoemt de accountant en geeft opdracht voor de wettelijke controle van de jaarrekening. Daarnaast kan de raad en/of college dezelfde accountant opdracht geven voor specifieke onderzoeken. Beoogd (maatschappelijk) effect Door de controle van de jaarrekening vast te leggen, wordt de raad in staat gesteld om met hulp van een accountant zijn controlerende én wettelijke taak adequaat uit te voeren.

Argumenten Op basis van artikel 213, lid 2 Gemeentewet wijst de raad een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Daarnaast stelt de raad bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. In deze verordening is geregeld dat de benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier boekjaren, met de mogelijkheid deze periode te verlengen met ten hoogste tweemaal één boekjaar. En: het college bereidt in overleg met de gemeenteraad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. Kanttekeningen In recente jaren zijn de kosten voor de accountantscontrole toegenomen. Enerzijds door de toegenomen gemeentelijke taken en anderzijds door strengere regelgeving voor accountants en gemeenten. Daarnaast hebben gemeenten in toenemende mate te maken met een toename van het aantal SiSa-regelingen die ook gecontroleerd moeten worden. Dit levert meerwerk op buiten de oorspronkelijke opdracht, waarbij er slechts met een beperkt aantal regelingen rekening is gehouden.

Bovendien is in het afgelopen jaar de inflatie hoog geweest en zijn de loonontwikkelingen recent ook relatief hoog. Dit zal leiden tot hogere tarieven. Integrale afstemming Afstemming heeft plaatsgevonden tussen de afdelingen financiën, concernadvies, Inkoop en de griffie. Daarnaast hebben enkele raadsleden (van onder andere de auditcommissie) actief bijgedragen aan de totstandkoming van het beschrijvend document. Financiën De kosten voor de accountantsdienst vormen onderdeel van het raadsbudget. De verwachting is dat de kosten behoorlijk zullen stijgen door uitbreiding van taken en SiSa-regelingen en de recente stijging van onder andere loonkosten. Uit de aanbesteding zal blijken of de huidige bijdrage voor de accountantsdienst ook voldoende is voor de komende jaren. Voorgestelde keuzes In het beschrijvend document voor een Europese aanbesteding worden rondom het programma van eisen enkele keuzes gemaakt. Hieronder treft de raad enkele van deze keuzepunten: •

De goedkeurings- en rapporteringstoleranties waarbij de raad de mogelijkheid heeft om strengere grenzen te stelen dan voorgeschreven op basis van huidige regelgeving. o De auditcommissie heeft de gebruikelijke percentages als standaard overgenomen. Als standaard bedragen de goedkeuringstoleranties voor de jaarrekening voor fouten 1% van het totaal der lasten en voor onzekerheden 3% van het totaal der lasten. Jaarlijks worden de zogenaamde aanwijzingen accountantscontrole aan de raad voorgelegd. Hierbij bestaat de mogelijkheid om de percentages neerwaarts bij te stellen.

•

De gunnings- en wegingscriteria. In welke mate zijn voor een gunning de prijs, het plan en een (eventuele) presentatie van belang. o De auditcommissie heeft de volgende weging aangebracht voor de gunningscriteria, waarbij de nadruk op de kwaliteit van de inschrijving is gelegd. Subgunningscriterium

Te behalen punten

1

G1 Prijs

25

2

G2 Kwaliteit

75

G2.1 Plan van aanpak G2.2 Natuurlijke adviesfunctie G2.3 Presentatie en interview

25 25 25

Totaal •

100

Eisen aan de aan te stellen accountant. Naast de gebruikelijke aantoonbare ervaring bij gemeenten kunnen ook aanvullende eisen worden gesteld. Er kan bijvoorbeeld gevraagd worden naar de specifieke kerncompetenties van de accountant. o Gewijzigd ten opzichte van de vorige aanbesteding, wordt er gevraagd om zowel een managementletter (voor het college) en een boardletter (bevindingen op hoofdlijnen voor de raad). Daarnaast legt de auditcommissie nadruk op de adviserende functie van de accountant in het beschrijvend document. Daarom worden inschrijvende partijen gevraagd een casus te behandelen met betrekking tot die adviesfunctie.

Uitvoering De uitvoering van de Europese aanbestedingsprocedure wordt gedaan vanuit Cluster inkoop. Voor de beoordeling van de kwaliteit van de stukken zal een beoordelingscommissie samengesteld worden. Deze zal worden aangevuld met evenveel vertegenwoordigers vanuit de organisatie. Dit vanwege het gedeeld opdrachtgeverschap en het belang van een goede band tussen accountantsdienst en organisatie. Bij de beoordelingscommissie zullen de adviseur inkoop en aanbesteding en de (commissie)griffier van de auditcommissie aanschuiven als adviseurs. Na afronding van de procedure zal aan uw raad een voorstel tot gunning worden voorgelegd. Planning In onderstaande planning zijn de afgeronde zaken cursief weergegeven. • Auditcommissie o 7 september 2023 - Toelichting en advisering over het concept aanbestedingsdocument • Besluitvorming o 5 oktober 2023 – Behandeling aanbestedingsdocument in de raadscommissie o 19 oktober 2023 – Besluitvorming aanbestedingsdocument in de raadsvergadering • Planning (voorlopige) gunning o 31 oktober 2023 – Publicatie aanbesteding TenderNed

o o

18 december 2023 – Sluiting inschrijvingsperiode 29 februari 2024 – Raadsbesluit (voorlopige) gunning

Bijlagen 1. Beschrijvend document nr. AD23026 Accountantsdiensten 2024-2027 2. Verslag besloten deel auditcommissie 19 januari 2023 (vertrouwelijk, ter inzage bij de griffie) 3. Conceptverslag auditcommissie 7 september 2023 De agendacommissie, de griffier, W.J. Spoelstra

de voorzitter, R.T.A. Korteland