Overdrachtsdocument 2022-2026

Overdrachtsdocument voor de raadsperiode 2022-2026

Geachte raadsleden, Allereerst van harte gefeliciteerd met uw (her-)benoeming tot raadslid van de gemeente Meppel. De inwoners van de gemeente Meppel hebben op 14, 15 en 16 maart 2022 hun stem uitgebracht, waardoor u dit document nu als raadslid van deze gemeenteraad leest. Om u welkom te heten in uw (nieuwe) rol als volksvertegenwoordiger in de gemeente Meppel, heeft de griffie met de vorige gemeenteraad enkele aandachtspunten voor u opgesteld en in dit document verwerkt. Wat uw raad met deze adviezen doet is vanzelfsprekend aan u allen als nieuwe gemeenteraad van Meppel, maar vanzelfsprekend hoopt de vorige gemeenteraad dat u dit document tot u neemt en omzet in acties voor uw eigen voordeel. In dit document treft u in het kort enkele aandachtspunten voor uw raad. Zo zijn er een aantal algemene aandachtspunten zoals de rol van de raad bij besluitvorming, de verbindende rol van de raad en de werkwijze rond gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast zijn er een aantal punten opgenomen over de auditcommissie, een stukje over de jeugdzorg in Meppel en enkele zaken over de werkwijze van de gemeenteraad én de vacatures in de gemeenteraad van Meppel. Het overdrachtsdocument zal niet alle informatie bevatten die voor uw raad relevant is. Daarvoor zult u in de komende weken en maanden meegenomen worden in een inwerkprogramma.

In dat programma zal u wegwijs gemaakt worden in de instrumenten van uw raad, de wijze van vergaderen, welke adviesorganen de raad kent en welke uitdagingen er zijn voor de Meppeler raad. De gemeenteraad Meppel 2018-2022 wenst de nieuw gekozen gemeenteraad heel veel succes bij zijn rol om zorg te dragen voor goed lokaal bestuur en het behartigen van de belangen van de gemeente Meppel en alle inwoners van onze gemeente.

2

Inhoudsopgave

Algemeen

4

Auditcommissie

5

Sociaal domein / Jeugdzorg

6

Werkwijze raad: Reglement van Orde én verordeningen

8

Griffie

9

Betrekken jongeren bij lokale politiek

9

Lange Termijn Agenda (LTA)

10

Vacatures in de gemeenteraad

11

3

Algemeen Rol van de gemeenteraad bij besluitvorming In de afgelopen raadsperiode 2018-2022 waren er relatief veel voorstellen met betrekking tot ruimtelijke ordening. De aandacht van de raad voor dit beleidsterrein werd verder versterkt door de ontwikkelingen en bijeenkomsten rond de komende omgevingswet. Met name bij concrete bestemmingsplannen kan er spanning ontstaan tussen individuele en gemeenschappelijke belangen en deze spanning kan ook spelen tussen de volksvertegenwoordigende en kaderstellende taak van de raad. Heldere en eenduidige informatie in voorstellen kan de spanning voor wat betreft de raad verminderen. Advies aan de nieuwe raad 

Het is van belang om in voorstellen helder te (laten) verwoorden wat de rol van de raad is en zo ja op welke onderdelen de raad kan wijzigen (amenderen).

De verbindende rol van de gemeenteraad De gewenste verbindende rol van de raad met de samenleving blijft lastig om deze gezamenlijk in te vullen. Geslaagde voorbeelden uit de afgelopen raadsperiode zijn de gesprekken die de raadsleden met inwoners hebben gevoerd over corona en begroting (september 2020) en de workshop (h)eerlijke burgers, waarbij tussen raadsleden en burgers werd gesproken over de betrokkenheid van burgers bij de lokale politiek (in het verleden en in het heden). Echter werkbezoeken worden nog vaak en met voorkeur op fractieniveau uitgevoerd en corona heeft hierbij zeker roet in het eten gegooid. Advies aan de nieuwe raad 

Kies jaarlijks een of meerdere onderwerpen waarbij de raad in gesprek gaat met de samenleving. Bijvoorbeeld een gespreksronde met de wijkplatforms en dorpsraden én indien mogelijk op locatie.

Werkwijze gemeenschappelijke regelingen Grip op de gemeenschappelijke regelingen is al raadsperioden lang een wens vanuit de raad. Informatiemarkten (lokaal en regionaal), werkbezoeken, specifieke agendering in de commissie hebben nog niet het gewenste effect opgeleverd. Vanuit het VDG en de Drentse griffierskring is de suggestie gedaan om in plaats van de kaderbrief het gesprek aan te gaan als raad met de betrokken portefeuillehouder en vertegenwoordigers van de gemeenschappelijke regelingen. In 2022 zijn in de Ronde van februari hiermee met enkele regelingen, de eerste positieve ervaringen opgedaan. Advies aan de nieuwe raad 

Continueer en evalueer deze werkwijze voor alle gemeenschappelijke regelingen.

4

Auditcommissie De auditcommissie is evenals de raadscommissie algemeen een adviesorgaan van de raad. Qua inhoud kent de auditcommissie een beperkt aandachtsgebied en richt zich in principe alleen op de werkzaamheden van de door de raad aangestelde accountant en de daarbij behorende P&C-documenten. Voor wat de samenstelling bestaat de auditcommissie uit één vertegenwoordiger per raadsfractie en verder nemen als adviseur deel: de portefeuillehouder financiën, beleidsmedewerkers financiën, de accountant en zijn coördinerende medewerker bij de gemeente. Veelal komt de commissie 3x per jaar bijeen. Naast 1e aanspreekpunt voor de accountant en organisator van het zogenaamde afstemmingsoverleg (overleg tussen accountant, organisatie en rekenkamercommissie rond onderzoeken) is de auditcommissie ook aan zet bij de advisering aan de raad over de accountantsdiensten. In de periode 2018-2022 zijn in deze commissie naast de reguliere werkzaamheden onderstaande zaken aan de orde geweest: -

Indeling, vorm en inhoud van (nieuwe) programmabegroting Aanbesteding accountantsdiensten 2019-2022 Afwegingskader verkoop aandelen Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Fraude- en risicobeheersing

Adviezen aan de nieuwe raad  Organiseer in het eerste jaar van de nieuwe raad een (extra) auditcommissiebijeenkomst met als vraag: wat voor auditcommissie willen we zijn. Aan de hand van een inleiding door een externe kan de auditcommissie kennisnemen van de verschillende vormen die een auditcommissie kan innemen en eventueel de raad en voorstel hierover voorleggen.  Zorg dat je als raad input mag leveren bij de opzet van de nieuwe (digitale) programmabegroting.

5

Sociaal domein/Jeugdzorg Binnen het brede terrein van het sociaal domein is er in de afgelopen raadsperiode veel raadsaandacht geweest voor jeugdzorg. Naast de ingekomen raadsstukken, kwam dit naar voren in de financiën (tekorten), het rekenkamerrapport “welk deel van het budget wordt werkelijk besteed aan directe jeugdzorg” en niet in de laatste plaats in de motie inzake de vraag om als raad discussie te voeren over het gewenste voorzieningenniveau voor de jeugdzorg. De gevraagde discussie heeft plaatsgevonden in twee bijeenkomsten (een fysieke bijeenkomst op 5 oktober 2021 en een digitale op 12 januari 2022; zie ook iBabs). Dit heeft twee belangrijke zaken en twee adviezen opgeleverd: Jeugdzorg inhoud Naast gerichte informatie vanuit de organisatie rond jeugdzorg, is de raadsvraag opgeroepen of taakgerichte inkoop een betere invulling kan geven aan de problematiek in de jeugdzorg dan het huidige gemeentelijke open house systeem.

Is het een mogelijke oplossing voor het huidige gegeven dat specialisten onvoldoende tot samenwerking komen? Is het ook een mogelijke oplossing voor het onvoldoende tot stand komen van de afschaling van zorg? Is het omvormen van de inkoopconstructie met meer dan 100 aanbieders naar een constructie met één of enkele aanbieders waarmee dan een strategisch partnerschap wordt aangegaan een toekomstgerichter model? Wordt daarmee dan ook de perverse prikkel (zoveel mogelijk cliënten binnenhalen en deze zo lang mogelijk vasthouden) uitgebannen? Afsluitend dient te worden vermeld dat de opmerking: “Ik voel me als medewerker jeugdzorg niet altijd voldoende gesteund door de raad” nog onvoldoende aandacht heeft kunnen krijgen.

6

Werkmethode bijeenkomsten Vanaf het begin zijn deze bijeenkomsten grotendeels gezamenlijk voorgesproken en voorbereid ((duo-)raadsleden, medewerkers en griffie). Bottom-up, waarbij nadrukkelijk getracht werd om iedereen mee te nemen. Dus niet even een inleider uitnodigen, maar eerst breed met betrokkenen informatie delen en bespreken wat willen we en wat hebben we daarvoor nodig en dan de bijeenkomst vorm en inhoud geven. Onderstaand treft u de inhoudelijke punten aan, waar in het bottom-up werken aandacht dient te worden besteed om zo gezamenlijk (en gedragen) tot een resultaat te komen.

Adviezen aan de nieuwe raad  Stimuleer als raad om gezamenlijk met alle betrokkenen (college, medewerkers in- en extern, zorgaanbieders, cliënten(-platform), etc.) bottom-up de mogelijkheden van taakgerichte inkoop van jeugdzorg, verder te verkennen en zo nodig de kaders te herzien. Aanvullend werd opgemerkt om integraal te gaan kijken naar jeugd/jeugdzorg inclusief aangrenzende aspecten: onderwijs, woningen, armoedebestrijding, etc.  Bij het organiseren van raadsbijeenkomsten is niet alleen het onderwerp van belang, maar betrek vooraf hierbij ook nadrukkelijk de wijze waarop overige betrokkenen/belangstellenden en raad hierbij betrokken worden.

7

Werkwijze raad: Reglement van Orde én verordeningen De spelregels van en voor de raad staan verwoord in het reglement van orde en in diverse verordeningen (zie hiervoor iBabs/documenten/gereedschapskist). Aan het begin van een nieuwe raadsperiode is het gebruikelijk om de werkwijze van de raad tegen het licht te houden en om eventueel de vastgelegde werkwijze en bijbehorende regels aan te passen. De vereniging van de Nederlandse gemeenten (VNG) past ook vaak aan het begin van een nieuwe raadsperiode hun modelreglement en verordeningen aan, indien onderliggende wetgeving dit noodzakelijk maakt en/of als er technische aanpassingen zijn. Aanvullend op het eerder gemaakte punt over de verbindende rol van de gemeenteraad kan de raad ook hier een reflectiemoment pakken. Hoe wilt u zich als raad opstellen? Hoe kunnen inwoners betrokken worden bij uw raadsagenda? Welke verwachtingen hebben de inwoners van u en andersom? De verbindende rol van de raad betekent niet slechts het opzoeken van de inwoner en de wijk ingaan. Het kan ook zijn weergave krijgen in de wijze waarop de raad vergadert en de verschillende vormen die daarin mogelijk zijn. Een voorbeeld die in februari 2022 toegepast is: de raadscyclus wordt verruimd door twee weken tussen de commissiebehandeling (oordeelvorming) en de raadsvergadering (besluitvorming) te laten.

Daarbij worden raadsleden de ruimte geboden om meer informatie op te halen bij betrokkenen voordat er een besluit genomen wordt met als doel een beter overwogen besluit. Adviezen aan de nieuwe raad  Organiseer in het eerste jaar van de nieuwe raad een bijeenkomst om de werkwijze van raad en commissies tegen het licht te houden en eventuele wijzigingen of aanpassingen te bespreken. Aanvullend daarop kan de griffie gevraagd worden om aan de hand hiervan en op basis van eventuele wijzigingen in het modelreglement en -verordeningen een voorstel voor aanpassingen van het reglement en verordeningen van de gemeenteraad Meppel te doen.  Aanvullend op de werkwijze van de raad: evalueer het huidige vergadermodel waarbij de raad bespreekt welke uitgangspunten van belang zijn voor de komende jaren. Met een aangepast vergadermodel kunnen inwoners meer ruimte krijgen bijvoorbeeld, maar ook de raad kan nieuwe kaders stellen en meer kijken naar raadssturing in plaats van collegesturing (één van de grote voedingsbronnen van raadsstukken).

8

Griffie Duidelijk mag zijn dat de griffie de raad, fracties, raadsleden en duo-raadsleden in alle zaken en vragen met betrekking tot het raadswerk (kunnen) ondersteunen. In de verschillende overleggen zal aan de rol/ondersteuning vanuit de griffie aandacht worden gegeven. Advies aan nieuwe (duo-)raadsleden  De (digitale) deur van de griffie staat bijna altijd open. Loop eens binnen voor een kop koffie of thee of maak een afspraak voor een gesprek of wandeling, want ook hier geldt: het levert bijna altijd over en weer wat goeds op. Anders gezegd, het draagt bij om elkaar te leren kennen, te begrijpen en te vertrouwen.

Betrekken jongeren bij lokale politiek In de vorige raadsperiodes is vanuit de raad ingezet op het betrekken van jongeren bij de lokale politiek. Naast schoolbezoeken aan het stadhuis wordt al lange tijd Democracity in samenwerking met Prodemos georganiseerd voor leerlingen in de hoogste groepen van het basisonderwijs. Daarnaast is vanaf 2017 gestart met de jaarlijkse jongerengemeenteraad voor de VO-scholen, eveneens in samenwerking met Prodemos. Recent heeft Prodemos besloten te stoppen met de ondersteuning van de jongerengemeenteraad. Onderstaand treft u een overzicht aan van de gehouden jongerengemeenteraden in Meppel: • 2017 thema “jongeren en veiligheid” met als uitwerking theatervoorstellingen op de deelnemende scholen rond het gebruik van verdovende middelen; • 2018 thema “oog voor elkaar” met als uitwerking het realiseren en onderhouden van een tuin bij een wooncomplex door de scholen. Uiteindelijk is dit project niet gerealiseerd, maar heeft het wel als effect gehad dat de bewoners zelf een eetcafé in hun complex hebben opgezet en een eerste start hebben gemaakt met een eigen tuin. • 2019 thema “de groene/duurzame gemeente” met als uitwerking een rommelmarkt voor inwoners met weinig inkomsten waar men “gratis” kon winkelen.

Geconcludeerd mag worden dat naast de activiteit, ook de vervolgactiviteit (de uitwerking van het besluit) zonder meer heeft bijgedragen aan het versterken van de relatie tussen jongeren en de lokale politiek. Advies aan de nieuwe raad  Het is van belang om in overleg met de nieuwe raad en de betrokken scholen te bezien of en zo ja op welke wijze we in de komende jaren aandacht aan de relatie jongeren en lokale politiek willen geven.

9

Lange Termijn Agenda (LTA) De gemeenteraad krijgt jaarlijkse honderden stukken aan zich voorgelegd vanuit verschillende delen van het stadhuis. Zo brengt het college maandelijks stukken in bij de agendacommissie, komt de rekenkamercommissie Meppel jaarlijks met één à twee onderzoeksrapporten en zijn er voorstellen vanuit de eigen raad en samenleving (burgerinitiatief). Om hier inzicht in te krijgen als raad en zeker als agendacommissie, wordt er momenteel gewerkt aan een nieuwe Lange Termijn Agenda (LTA). In een LTA worden onderwerpen opgenomen die de raad in een bepaalde periode kan verwachten. Op die manier kan de raad eveneens inspelen op aanstaande onderwerpen door zelf onderzoek te doen, inwoners te bevragen of verdiepende bijeenkomsten te organiseren. Een LTA valt of staat met goed onderhoud en daarom is het van belang dat een LTA actueel is. Daarom zal er regelmatig overleg plaatsvinden tussen de organisatie en de griffie, zodat de raad beschikt over de meest recente data. Advies aan de nieuwe raad  De nieuwe LTA is beoogd voor het tweede kwartaal van 2022. Geef de raad en de agendacommissie de ruimte om met de organisatie tot een actueel beeld te komen. Bespreek samen hoe je de LTA wilt inzetten en hoe de raad goed gebruik kan maken van dit middel.

10

Vacatures in de gemeenteraad Na de installatie van de nieuwe gemeenteraad zullen er ook weer vacatures moeten worden ingevuld. De gemeenteraad kent namelijk naast de reguliere raadscommissies, enkele andere commissies en voorzitterschappen die door de raadsleden ingevuld zullen moeten worden. Hierbij gaat het om de volgende functies; -

Waarnemend voorzitter van de gemeenteraad; Vaste commissie geloofsbrieven; Voorzitter van de raadscommissie; Plaatsvervangend voorzitter van de raadscommissie; Leden Klankbordgroep Rekenkamercommissie; Werkgeverscommissie; Leden Klankbordgroep Regio Zwolle.

Aan de nieuwe gemeenteraad wordt in overweging meegegeven na te denken over welke competenties de kandidaten dienen te beschikken. Voor bovengenoemde functies geldt in ieder geval dat het raadsleden moeten zijn. Deze functies kunnen niet worden vervuld door duo-raadsleden. Hier niet genoemd, maar eveneens een commissie van de raad: de auditcommissie. In deze commissie kunnen duo-raadsleden wel afgevaardigd worden namens de fracties. Waarnemend voorzitter Voor de functie van waarnemend voorzitter is het belangrijk dat dit raadslid voldoende raadservaring heeft en ook gedragen wordt door de gehele raad. Om niet terug te vallen op een ad-hoc besluit om een raadslid aan te wijzen (artikel 77, eerste lid Gemeentewet), heeft de gemeenteraad in de afgelopen periode gekozen voor het benoemen van een tweede waarnemend voorzitter. Het gedragen karakter geldt eveneens voor de tweede waarnemend voorzitter. Vaste commissie geloofsbrieven In Meppel wordt al een aantal jaren gewerkt met een vaste commissie geloofsbrieven. Door deze commissie voor de gehele raadsperiode te benoemen, kan er efficiënter worden gewerkt en hoeven raadsvergaderingen niet te worden geschorst voor de benoeming van een tijdelijke commissie. Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter raadscommissie In de raadsperiode 2018-2022 werd er gewerkt met één raadscommissie.

In die periode was er een voorzitter raadscommissie algemeen en een plaatsvervangend voorzitter. Samen met de (waarnemend) voorzitter maken zij onderdeel uit van de agendacommissie van de raad.

11

Leden Klankbordgroep Rekenkamercommissie Iedere gemeente moet beschikken over een onafhankelijke rekenkamerfunctie. Hoewel de rekenkamerfunctie onafhankelijk moet zijn, is het van groot belang dat de rekenkamercommissie (RKC) goed contact met de raden onderhoudt en weet wat daar speelt. In Meppel werd dit ingevuld door een klankbordgroep die informeel overlegt met twee leden per raad van de deelnemende personele unie. De aangewezen twee leden vertegenwoordigden de raad als geheel en niet hun eigen politieke partij. Werkgeverscommissie De afgelopen jaren heeft de gemeenteraad het werkgeverschap in twee samenstellingen uitgeoefend. Eén waarbij alle fractievoorzitters betrokken waren (commissie groot) en één waarbij drie van hen nadere gesprekken voorbereidde en voerden (commissie klein). Sinds 2020 heeft de gemeenteraad een werkgeverscommissie die uit drie benoemde leden bestaat. De commissie voert gesprekken met de griffier als diens werkgever en over het functioneren van de griffie als ondersteuning van de gemeenteraad. Het karakter van de werkgeverscommissie is daarnaast geformaliseerd door een functieprofiel op te stellen en de leden te benoemen door de raad. Indien gewenst koppelt de werkgeverscommissie terug aan de fractievoorzitters. Het verdient aanbeveling de werkgeverscommissie voort te zetten op de huidige wijze.

Leden Klankbordgroep Regio Zwolle Regio Zwolle is een samenwerkingsverband van 22 gemeenten en 4 provincies. In Regio Zwolle wordt er bestuurlijk en ambtelijk samengewerkt op basis van regionale opgaven in een netwerk van ondernemers, onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties. Vanuit de deelnemende gemeenten zijn er vertegenwoordigers betrokken die driemaal per jaar samenkomen. Daarbij draait het om de betrokkenheid van de raden bij het proces rond dossiers en ontwikkelingen met betrekking tot Regio Zwolle. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet om besluitvorming of politieke standpunten. De afgevaardigde namens Meppel koppelt de informatie terug aan de raad. Meppel heeft één lid afgevaardigd in de klankbordgroep en eveneens een plaatsvervangend lid.

12