NIEUW: Memo - Nadere toelichting op strikt het noodzakelijke binnen herinrichtingsplan stadhuis en werf

Memo Kenmerk Aan Van Datum Onderwerp Afschriften voor

: 1883562/1930089 : Gemeenteraad : College van B&W : 24 mei 2024 : Nadere toelichting op het 'strikt noodzakelijke' binnen het herinrichtingsplan stadhuis & werf :-

In deze memo komen wij terug op de gedane toezegging in de raadscommissie van gisteravond (donderdag 23 mei) ten aanzien van het herinrichtingsplan voor stadhuis en werf. Allereerst bedanken wij u allen voor de waardevolle inbreng bij dit agendapunt en het begrip voor nut en noodzaak van de herinrichting. In de commissie heeft u aangegeven dat u onvoldoende lijkt te kunnen beoordelen of het plan zich beperkt tot strikt noodzakelijke onderdelen, gekoppeld aan de door u gestelde vereisten: akoestiek, privacy en veiligheid. En wij begrijpen dat dit lastig is. Op de volgende twee manieren willen wij helpen u meer inzicht te geven in wat het herinrichtingsplan behelst: 1. Via deze oplegger met aanvullende toelichting op uw uitgangspunten en dan met name op wat gaan we zien/voelen en ervaren na de herinrichting. Deze oplegger wordt toegevoegd aan de openbare stukken voor de raadsvergadering van donderdag 30 mei 2024. 2. Via een vertrouwelijk/besloten informatiemoment voor (duo)raadsleden op maandag 27 mei om 20.30 uur op het stadhuis, waarbij de managing partner van INBO dhr. Van der Horst u een toelichting kan geven op het voorgestelde herinrichtingsplan. INBO is het bureau dat de scenario's en plan van eisen heeft opgesteld. Graag horen wij via de griffie maandag 27 mei voor 12.00 uur of u hier gebruik van wil maken.

Voorgestelde scenario: sober en doelmatig Diverse aanleidingen (zie pagina 3 en 4 van deze memo) hebben ertoe geleid dat het college in 2022-2023 door INBO onderzoek heeft laten doen naar mogelijkheden van herinrichting. Dit heeft geleid tot een ambitiedocument, een zogenaamd Getekend Programma van Eisen (GPvE), waar uiteindelijk ons herinrichtingsplan op is gebaseerd. Dit GPvE schetst mogelijkheden, uitgangspunten, scenario’s en het daarbij behorende financieel kader. Het GPvE is echter nog géén ontwerp, het is de basis om tot een herinrichtingsontwerp te komen. Het ambitiedocument beschrijft drie scenario’s: 1. Minst ingrijpende scenario Nauwelijks bouwkundige ingrepen, met name transformatie naar een activiteit gerelateerde werkomgeving en vooral aanschaf van meubilair. Dit scenario pakt de problemen op gebied van akoestiek, privacy en veiligheid onvoldoende aan. Het is daardoor een desinvestering, omdat op heel korte termijn meer investeringen nodig zijn om de problemen wel aan te pakken. 2. Met minimale ingrepen een zo groot mogelijke stap in de toekomst Dit scenario zet met minimale ingrepen een zo groot mogelijke stap in de toekomst om de problemen op gebied van privacy, akoestiek en veiligheid op te lossen. Dit scenario doet wat nodig is en maakt gebruik van goede duurzame materialen zonder overdaad of luxe.

3. Optimale situatie Dit scenario gaat uit van een leeg gebouw en hoe je het dan idealiter van 0 in zou gaan richten. Dit leidt dan tot grote, dure bouwkundige ingrepen. Daarnaast gaat dit scenario uit van hoogwaardige en luxe materialen voor afwerking. Dit scenario lost de problemen wel op. Voor ons als college is het enige scenario dat écht realistisch is, er eentje die de problemen ook daadwerkelijk oplost én die qua prijs/kwaliteit en toekomstbestendigheid in de juiste verhouding staan. De problemen oplossen doen de scenario's 2 en 3. Scenario 3 zou alleen een investering van zo'n € 12 miljoen met zich meebrengen. Het college heeft er vorig jaar dan ook bewust voor gekozen om scenario 2 te hanteren voor de herinrichting: geen luxe of overdaad. Het zorgt dat de werkomgeving voldoet aan de eisen van deze tijd en tegelijkertijd ook klaar is voor de toekomst, om onze inwoners goed van dienst te kunnen zijn. Het doet wat we moeten doen, het is sober en doelmatig. In de besluitvorming van uw amendement: het doet wat strikt noodzakelijk is. Tijdens de Ronde op woensdag 17 mei 2023 is dit herinrichtingsplan gepresenteerd en vervolgens opgenomen in de diverse P&C documenten. Herinrichtingsplan is nog geen ontwerp Zoals aangegeven is het herinrichtingsplan nog géén concreet ontwerp. Het bevat dus géén tekeningen die exact weergeven hoe het eindplaatje eruit gaat zien.

Wij begrijpen dat deze term ‘herinrichtingsplan’ het beeld op kan wekken dat het wel een concreet plan is. Het GPvE heeft de kansen en problemen van de bestaande situatie in beeld gebracht en deze vertaald naar mogelijke scenario’s. Deze scenario’s zijn vervolgens op geld gezet, zodat het mogelijk was om tot een budgetaanvraag te komen. Projectleider Voor de volgende fase trekken we een projectleider aan. Iemand die ervaring meeneemt, out of the box kan denken binnen de afgesproken kaders. Iemand die met praktische en creatieve oplossingen kan komen om binnen financiële kaders te blijven. En ook iemand die uitvoering blijft geven aan de opdracht uit het amendement en bij alles hierop focus blijft houden, ook als zich onvoorziene zaken voordoen. Wij realiseren ons de gevoeligheid van de inzet van gemeenschapsgeld voor deze herinrichting. Door strakke sturing van de projectleider blijft het amendement leidend in ons handelen en dus focus op het doen van het strikt noodzakelijke. Kostenplaatje herinrichting De investeringskosten voor dit project bedragen 5 miljoen euro plus een post onvoorzien van 20% (dit is een landelijke norm). Bij dit soort projecten heb je altijd te maken met onvoorziene kosten. Een extra post van 5% onvoorzien is bedoeld om eventuele extra uitschieters in prijsindexaties op te kunnen vangen.

Royal Haskoning heeft vorig jaar de cijfers van INBO doorgerekend als een second opinion en dit jaar de cijfers geïndiceerd naar maart 2024. In het raadsvoorstel is een grove kostenopbouw opgenomen.

2

Wat gaan we dan zien/ervaren/voelen/merken van de herinrichting? > in relatie tot nut en noodzaak Hieronder is in kolom 1 de bijlage 2 uit het raadsvoorstel opgenomen, die ingaat op de aanleiding en nut en noodzaak. Kolom 2 is vervolgens aangevuld met wat er door de herinrichting wijzigt. Privacy/akoestiek Medewerkers Jeugd die crisissituaties bespreken op een kantoortuin met 40 collega's/externen, omdat er geen vergader- of projectruimten beschikbaar zijn. Crisiscassussen die met betrokken inwoners besproken worden in de raadzaal, omdat dat de enige ruimte is die echt akoestisch goed geïsoleerd is. Projectruimten die ontbreken om met meerdere disciplines (in- en extern) in privacy te kunnen werken aan bijvoorbeeld een crisiscasus huiselijk geweld, een ondermijningscrisis, een mogelijke ontwikkeling als het vestigen en ontwikkelen van een entertainmentpark, of koninklijk bezoek. De laatste jaren is het aantal medewerkers fors gegroeid (meer dan 100), meer medewerkers betekent ook meer overleg. Maar het aantal vergaderruimten is niet gegroeid en overleg vindt noodgedwongen plaats op afdelingen/kantoortuinen. Het gaat dan ten koste van onder meer de concentratie van anderen. Nu gebruiken medewerkers alléén of met twee personen bijv.

een ruimte die je met 5 à 6 personen kunt gebruiken voor een Teams overleg Spreek- en vergaderkamers waarbij je gesprekken in de kamer ernaast kunt ‘afluisteren’. Dit geldt dus ook voor gesprekken met bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker, vertrouwenspersoon, vertrouwelijke projecten of sollicitatiegesprekken.

Wat wijzigt er 1. Uitbreiden van akoestische vergader- projectruimten met hybride faciliteiten, zodat met crisisteam-partners of inwoners ook digitaal/hybride snel kan worden afgestemd en dat de privacy van een gesprek geborgd is. 2. Meer vergaderruimten en spreekkamers op de begane grond voor externen, zodat overleg daar kan plaatsvinden en mensen niet door het ‘gebouw’ zwerven.

• •

Zie 1 + Toevoegen van akoestische teams/bel-cellen, waarbij de privacy van gesprekken is geborgd.

•

Het bouwfysische bureau geeft aan dat je de akoestiek/privacy alleen echt kunt verbeteren wanneer de vergaderkamers worden gesloopt en opnieuw worden opgebouwd. Het geluid ‘lekt’ nu letterlijk weg. Door spreek- en vergaderkamers terug te laten komen op de kantoortuinen, doorbeek je die enorme ruimte wat als gevolg heeft dat de akoestiek op de werkvloer aanzienlijk verbeterd wordt.

•

3

Spreek- en vergaderkamers zijn niet voorzien van digitale vergaderfaciliteiten. Terwijl inwoners/klanten en partners wel verwachten dat ze goed digitaal kunnen overleggen met de gemeente. Dat past ook bij de tijd waarin we nu leven.

•

Veiligheid Spreekkamers die geen speciale vluchtroutes of inrichting kennen die de veiligheid van medewerkers extra kunnen borgen. Terwijl er wel sprake is van een verruwing in de maatschappij.

Wat wijzigt er Spreekkamers voorzien van vluchtroutes, passende inrichting van de vergaderkamer en het toevoegen van technieken voor alarmering.

Toegangsbeveiliging wordt niet langer ondersteund en daardoor is de werking niet meer te garanderen. Ook is aanpassing en uitbreiding van de segmentering met het huidige systeem niet mogelijk. Eenmaal binnen de beveiligde omgeving kunnen onbevoegden zich vrij bewegen. Deze situatie heeft zich in de praktijk al voorgedaan. Bedreiging van medewerkers die werkzaam zijn in de hal van het stadhuis, door: • Klanten (inwoners) van de gemeente, vaak Sociaal Domein gerelateerd. • Klanten (inwoners) die de politie willen spreken. De gemeentelijke receptie is namelijk ook de receptie voor de politie, maar de politie is maar 5 uur per week op afspraak beschikbaar, terwijl het gemeentehuis 42.5 uur geopend is. Receptiemedewerkers krijgen daardoor vaak te maken met boze en gefrustreerde inwoners die de politie fysiek willen spreken en wel op dat moment en niet een week later of binnen de 5 uur die beschikbaar is voor afspraken per week. • Veiligheidsbeleving voor medewerkers aan de receptie/hal stadhuis is zo nijpend dat nagedacht wordt over noodmaatregelen, omdat de herinrichting stadhuis en werf op zich laat wachten.

Toegangsbeveiliging die passend is bij de nieuwe herinrichting, maar ook die uitgebreider is in segmentering.

•

•

•

•

Digitale vergadervoorzieningen in akoestische ruimten, zodat de privacy van digitale of hybride gesprekken ook geborgd is.

Ontvangstbalie voor twee personen (uit veiligheidsoogpunt) + vluchtroute mogelijkheid Aparte en afgeschermde wachtplekken voor klanten, om indien nodig ‘rust’ te bieden, totdat een klant geholpen kan worden. Drie open balies gesitueerd in de huidige hal. Compactheid van inrichting en een hogere bezetting qua personeel geeft ook minder aanleiding om boosheid bot te vieren. Zo werken wij ook aan gedrag. Drie beveiligde spreekkamers voor vier personen en een grotere spreekkamer voor 4-8 personen met vluchtroute

4