Nieuw - Beantwoording technische vragen - Financiële kaders 2023

Technische vragen raadsvoorstellen Raadsvoorstel:

Financiële kaders 2023

Portefeuillehouder:

K. de Vries

Fractie (naam indiener) ChristenUnie (Rob Klok)

Vraag Allereerst complimenten voor de stukken. Was goed leesbaar met goede toelichtingen. Wel een aantal vragen: Algemeen • Er komt een extra rapportage moment: de financiële tussenrapportage. Past dit qua tijdsdruk voor de organisatie tussen PPN en Begroting? • Is het ook mogelijk dat de weerstandsratio over de komende jaren te berekenen?

Financiële verordening • 5.3: Wat doen we met onderschrijdingen? Gaan we daar begroting ook op aanpassen? • 8: Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen. Hoe is dit inzichtelijk te maken en te houden voor de raad? • Bijlage I: afschrijvingen, punt d. Wat is een component benadering? • Bijlage II: artikel 5, lid 3. Hoe gaan we om met onderschrijdingen?

Antwoord •

De extra rapportage levert de organisatie inderdaad wel extra tijdsdruk in de genoemde periode, maar is naar onze inschatting wel haalbaar. Wij zien de toegevoegde waarde van deze rapportage en willen ons daar ook voor inzetten.

•

Dit is niet op een goede wijze weer te geven die ook de informatiewaarde geeft waar je op kan sturen. Het te bepalen risicobedrag van het huidige moment is gebaseerd op aannames en afspraken die we met uw raad hebben gemaakt. Naar de toekomst toe komen hier meer aannames (en fundamentele onzekerheid) om de hoek kijken.

•

Ja. Het bedoelde artikel ziet primair op overschrijdingen. Het college meldt verwachte overschrijdingen aan de raad in het kader van de actieve informatieplicht. De bestuursrapportage (voorjaar) en de financiële tussenrapportage (najaar) zijn hiervoor de natuurlijke momenten in de P&C cyclus. Daarbij wordt de ook begroting bijgesteld. Als bij het opstellen van deze rapportages onderschrijdingen worden voorzien, zullen deze op dezelfde wijze als overschrijdingen worden verwerkt.

•

Artikel 8 beschrijft de actieve informatieplicht van het college bij grote onderwerpen (zoals daar gedefinieerd). Er is hier sprake van uitzonderingen, want het betreft situaties die niet in de begroting zijn voorzien. Dit kan bijvoorbeeld spelen bij onvoorziene situaties wanneer er snel gehandeld dient te worden. Gezien het ‘ad-hoc’ karakter van deze onderwerpen

is vooraf niet gestructureerd aan te geven hoe de raad hier zicht op heeft. We weten niet vooraf wat zich aandient. Het college heeft de plicht om de raad te informeren. Achteraf kan de raad beoordelen of het college op de juiste wijze de actieve informatieplicht heeft nageleefd. •

De componentenbenadering wil zeggen dat één activum in verschillende componenten met verschillende afschrijvingstermijnen wordt geactiveerd en afgeschreven. Een voorbeeld hiervan kan een renovatie van een gebouw zijn. Het bouwkundige deel heeft een langere afschrijvingstermijn dan de technische installaties. Deze twee ‘componenten’ van één gebouw worden dan dus in verschillende termijnen afgeschreven (in lijn met de verwachte levensduur).

Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid • Artikel 3: Gaat het onderzoeksplan met terugwerkende kracht nog in voor begroting 2024? Of komt dit pas volgend jaar voor het eerst? Verordening financieel beheer • Boardletter: wie bepaalt dat er een boardletter moet komen en wat daarin gerapporteerd wordt? • Is het ook een optie om de managementletter onder geheimhouding te delen met de auditcommissie?

•

Volgend jaar in de begroting voor het eerst

•

Dat zit in de aanbesteding die de raad doet (met ondersteuning van ambtelijke capaciteit)

•

De managementletter is geen geheim document. Bij de nieuwe aanbesteding is er onderscheid gemaakt tussen de managementletter (voor college en organisatie) en boardletter (voor de raad).

Nota risico management • 5.2: Is het mogelijk in de begroting ook een meerjarenbegroting op te nemen voor de weerstandsratio in lijn met solvabiliteit en schuldquote? • Bijlage I, methodes bepaling risico’s. Welke methodes hanteert de gemeente Meppel en is het voor de raad te volgen welke methode is gebruikt?

•

Dit is niet op een goede wijze weer te geven die ook de informatiewaarde geeft waar je op kan sturen. Het te bepalen risicobedrag van het huidige moment is gebaseerd op aannames en afspraken die we met uw raad hebben gemaakt. Naar de toekomst toe komen hier meer aannames (en fundamentele onzekerheid) om de hoek kijken.

Nota beleidskader rechtmatigheidsverantwoording • Bijlage II o Bij begrotingscriterium wordt verwezen naar artikel 12 van de financiële verordening. Klopt dit. Dit artikel gaat namelijk over Voorzieningen voor oninbare vorderingen. o Er wordt bij overschrijdingen wel gerapporteerd. Maar kunnen onderschrijdingen ook niet leiden tot onrechtmatigheid? o Wordt er nog gewerkt aan Misbruik & Oneigenlijk gebruik beleid?

Fractie (naam indiener) Sterk Meppel (Robbert van Leeuwen)

•

Bij de omschrijving van elk risico geven we aan met welke methode we werken.

•

Goed gezien. Dit passen we aan. Hierdoor kwam een omissie van ons stuk aan het licht. De definitie van begrotingsonrechtmatigheid was niet volledig overgenomen. Dit hebben we nu hersteld in de nota.

•

Zowel overschrijdingen als onderschrijdingen kunnen leiden tot onrechtmatigheid.

•

Ja, we zijn bezig om de diverse misbruik en oneigenlijk gebruik bepalingen samen te brengen in een overzichtsdocument

Vraag

Antwoord

Financiële verordening 1. (art. 4 lid 1) Wat is de reden voor de verschuiving van de PPN? Dit zou betekenen dat we theoretisch ook in de vakantieperiode de PPN kunnen behandelen? De bouwvak begint vaak ergens tussen half en eind juli.

Genoemde data zijn bedoeld als uiterste deadline. In de praktijk is de behandeling van de PPN wel eens rond de deadline van 15 juli geweest. Om te voorkomen dat de behandeling - bijvoorbeeld bij een late vakantieperiode - later plaatsvindt dan de verordening voorschrijft, hebben wij een iets latere deadline opgenomen. Deze aanpassing is niet bedoeld om de behandeling van de PPN later te laten plaatsvinden, maar kan in uitzonderlijke omstandigheden ruimte bieden. Uiteraard wordt de planning van raadsvergaderingen door de agendacommissie bepaald.

2. (art. 6 lid 1) Waarom worden de andere kengetallen niet weergegeven? Is dit zoveel extra werk?

- De netto schuldquote en de solvabiliteit worden weergegeven, omdat beide kengetallen belangrijke onderdelen van het Financieel actieplan zijn. Daarbij wijzigen deze kengetallen regelmatig, bijvoorbeeld door het aantrekken/aflossen van financieringen. De actuele cijfers in de bestuursrapportage kunnen daardoor alweer afwijken van

de cijfers in de begroting. - De overige kengetallen worden niet opgenomen in de bestuursrapportage, tenzij daar aanleiding voor is. De kengetallen weerstandsratio en de grondexploitatie worden geactualiseerd bij jaarrekening en de begroting. Het opnemen daarvan in de tussentijdse bestuursrapportage heeft geen toegevoegde waarde, omdat het nagenoeg dezelfde informatie betreft. De structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit hebben echt betrekking op de (structurele) begroting en zijn minder relevant voor de bestuursrappotage. 3. Wat moet ik verstaan onder kapitaal verstrekking. Heeft u hier een voorbeeld van?

Hiermee wordt financieel deelnemen/participeren in of het verstrekken van een bijdrage aan een externe partij bedoeld. Denkbare voorbeelden hiervan zijn 1) het nemen van een aandelenbelang en 2) het bijdragen in de activa van een derde partij.

5. Artikel 18 benoemt financieringsbeleid. Deze is niet bijgevoegd bij de stukken. Wanneer kunnen we deze in de raad verwachten en hoe wordt dit gedaan tot dit beleid is vastgesteld?

Het beleid is uitgewerkt in ‘Financieringsbeleid gemeente Meppel 2010’. Dat beleid is van kracht totdat een actualisatie van het financieringsbeleid plaatsvindt. Wij streven ernaar een nieuw financieringsbeleid in Q2-2024 in de raad te laten behandelen.

Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid Welke periode wordt bedoeld met verrichten periodiek onderzoek? Is dit jaarlijks, per bestuursperiode of anders?

Regelmatig maar vanuit pragmatisme vormgegeven (we gaan niet onderzoeken omdat we onszelf hebben opgelegd dat we een onderzoek gaan doen)

Nota risico management Er wordt nagedacht over toeristenbelasting. In de nota staat dat de netto-opbrengst beperkt is. Is er al een proefberekening gedaan? Zo ja hoeveel toeristenbelasting verwacht men dan te kunnen heffen en hoeveel kosten zullen daar tegenover staan? M.a.w. wat zou de netto-opbrengst kunnen zijn?

Dit is de opbrengst van het laatst uitgevoerde onderzoek. Er gaat nu een nieuw onderzoek lopen. Voor de volledigheid hebben we de laatst bekende info opgenomen om aan te geven waar weerstandsvermogen zou kunnen zitten.

Nota reserves en voorzieningen In hoofdstuk 5 staan er 2 links niet goed in de inleiding. Zouden deze aangepast kunnen worden?

Terechte constatering. Dit is kennelijk fout gegaan bij het omzetten van Word naar Pdf. In Word werken de koppelingen gewoon, in PDF helaas niet. Wordt aangepast in de publicatie.

In hoofdstuk 7 ontbreekt de najaarsrapportage. Worden in deze najaarsrapportage geen cijfers gegeven aangaande reserves en voorzieningen?

De tekst onder het kopje ‘bestuursrapportage’ geldt ook voor de nieuwe financiële tussenrapportage in het najaar.

Wordt er actief wat gedaan aan de dubieuze debiteuren? Gezien de grote voorziening van ruim 3 ton zou hier nog wat mee te winnen zijn.

Ja, er wordt een proces uitgevoerd voor herinneren, aanmanen en invorderen. Daarbij maken wij indien nodig ook gebruik van een incassobureau.

Ik kan deze vastgestelde kaders, waar naar verwezen wordt (december 2020), niet terugvinden. Zou ik het stuk aangeleverd kunnen krijgen? Mogelijk is een verkeerde datum gebruikt?

Raadsbesluit is genomen op 28 januari 2021. De verwijzing is in de notitie aangepast.