Memo Samenvattend document position papers

1. Inleiding Vanuit de managementletter 2019 is er door de accountant gevraagd om kritisch te kijken naar de bevindingen die al een aantal jaren gerapporteerd worden. De gemeente Meppel moet hier een standpunt over innemen over het wel of niet willen/kunnen opvolgen van de bevindingen. De accountant rapporteert altijd richting de meest ideale situatie. Door een standpunt in te nemen zal de bevinding van de accountant in de toekomst niet meer zo expliciet benoemd worden in de management letter en zullen de bevindingen gericht zijn op de ambities en mogelijkheden van de gemeente Meppel. 2. Gemaakte keuzes: De keuzes op de bevindingen welke bij punt 5 benoemd staan zijn gebasseerd op basis van de volgende aspecten: Risico’s; Doelmatigheid; Haalbaarheid omvang gemeente Meppel. 3. Opmerking accountant over de genomen keuzes management letter 2020: Het College maakt hiermee bewuste keuzes ten aanzien van het de interne beheersing en een mix van systeemgerichte controle en gegevensgerichte controles (achteraf). Hierin accepteert de gemeente Meppel de risico’s, waarover wij in deze en eerdere managementletters geadviseerd hebben. Wij kunnen die afwegingen vanuit risico’s, omvang van de organisatie en doelmatigheid goed volgen, maar uiteindelijk blijft dit de keuze van het college. 4.

Kanttekening: Het innemen van een standpunt houdt niet in dat er niet meer gecontroleerd wordt, echter wordt de post achteraf gecontroleerd en niet gedurende het proces. Dit is de handelswijze ie de accountant de afgelopen jaren ook gehanteerd heeft. Het is dus een geaccepteerd risico dat de eventuele fouten achteraf geconstateerd worden en dan voor dat jaar niet meer te herstellen zijn. 5. Gemaakt keuzes: Hieronder is een samenvatting weergegeven van hetgeen benoemd staat in de position papers. Aanbesteding

Risico

Standpunt Meppel

Er is geen sprake van een sluitend systeem waarmee wordt gewaarborgd dat vooraf de juiste aanbestedingsvorm gekozen wordt. Binnen het inkoopproces wordt de controle op het al dan niet aanbesteden niet als afzonderlijke stap afgedwongen. Tevens is geen sprake van zichtbare vaststellen en vastlegging. Vanuit het proces aanbestedingen is het van belang voor de gemeente Meppel om in het inkoopproces (prospectief) een controle uit te voeren op het inkoopbeleid.

Het onvoldoende dwingend inregelen van een workflow rondom inkopen/aanbesteden en een prospectieve weging middels een inkoopkalender gebaseerd op begroting, leidt tot het risico dat inkopen niet rechtmatig worden aanbesteed.

De gemeente Meppel acht het volledig afdwingen van het inkoopproces gezien omvang van de gemeente niet haalbaar. De gemeente Meppel steunt t.a.v. de controle van aanbestedingen op de spendanalyse achteraf. Door de bevindingen vanuit de balanscontrole 2019 is de gemeente wederom op scherp gezet. Teammanagers die per september gestart zijn worden vanuit de VIC op het belang van de juiste wijze van inkopen gewezen. Tevens is hernieuwde aandacht voor het intern inkoopbeleid.

Prestatielevering

Risico

Standpunt Meppel

Binnen het inkoopproces van de gemeente Meppel wordt toetsing van de prestatielevering middels akkoord van de budgethouder afgedwongen. Dit akkoord wordt niet vastgelegd middels brondocumentatie of begeleidend schrijven. Hieruit volgt onvoldoende zichtbaar of de prestatie daadwerkelijk geleverd is.

Het risico bestaat dat er bij de gemeente onterecht kosten in rekening worden gebracht, waarvoor geen/onjuiste/onvolledige prestaties zijn verricht door deze wederpartij

De gemeente Meppel heeft hiernaast benoemde bevinding in overweging genomen en neemt het standpunt in dat aanwezige functiescheiding en het tegengesteld belang vanuit verantwoordelijke budgethouders het risico afdoende afdekken. Hierbij overweegt de gemeente dat zij de prestatielevering vanuit de detailcontroles zonder al te veel

moeite aan kan tonen. Dit geeft de gemeente vertrouwen dat het digitaal akkoord vanuit de budgethouder vanuit voldoende onderbouwing volgt.

Crediteurstamgegevens

Risico

Standpunt Meppel

Mutaties op crediteurenstamgegevens (aanmaken/wijzigen) kunnen uitgevoerd worden door de financiële administratie en medewerkers bevoegd tot het zetten van de eerste handtekening bij betaling.

Het risico bestaat dat crediteurstamgegeven onjuist ingevoerd of gewijzigd worden wat kan leiden tot onjuiste en/of onrechtmatige uitstroom van middelen. De gemeente voert voorafgaand aan de betaling een controle op mutaties in de crediteurstamgegevens uit. Medewerker crediteurenadministratie controleert aan de hand van de binnengekomen factuur naam, rekeningnummer en bedrag. De inhoud en diepgang van de controle is achteraf niet zichtbaar.

De gemeente Meppel heeft hiernaast benoemde bevinding in overweging genomen en neemt het standpunt in dat aanwezige functiescheiding en het tegengesteld belang vanuit verantwoordelijke budgethouders het risico op spookfacturen afdoende afdekken. Het restrisico volgend uit de mogelijkheid de standaardrouting te vermijden acht de gemeente voldoende gemitigeerd vanuit de aanwezigheid van het zetten van de tweede handtekening, waarbij het ontbreken van de standaardrouting zichtbaar is.

Verhuur

Risico

Standpunt Meppel

De volledigheid van de verhuurobjecten was in het jaar 2019 niet gewaarborgd.

Het risico bestaat dat de opbrengsten ten aanzien van het proces verhuur niet volledig is.

De gemeente Meppel heeft een risicoanalyse uitgevoerd op de volledigheid van het vastgoed. Hierbij heeft de gemeente het risico als beperkt ingeschat en acht hierbij een jaarlijkse controle niet benodigd. De gemeente heeft derhalve een tweejarige integrale controle ingesteld. De gemeente heeft in 2020 een integrale controle op de volledigheid van de vastgoedlijst uitgevoerd, hieruit zijn weinig bijzonderheden geconstateerd.

ICT algemeen

Risico

Standpunt Meppel

De accountant rapporteert altijd naar de meest ideale situatie. De gemeente Meppel moet de lat gaan bepalen waarop de accountant rapporteert en wanneer het ambitieniveau bereikt is, moet dat kenbaar gemaakt worden. De accountant zal dit dan accepteren en hier niet meer over gaan rapporteren. Dit scheelt ieder jaar accountantskosten. In Nederland zijn er enkele gemeenten waarbij de IT zo is ingericht dat een accountant een systeemgerichte controle kan uitvoeren.

Het risico van ICT is dat er aanvullende werkzaamheden uitgevoerd moeten worden (gegevens gerichte controles) om te kunnen concluderen dat er geen onrechtmatigheden zijn ontstaan het afgelopen jaar.

Wij zijn van mening dat de conclusies van toepassing zijn op een grote organisatie met strakke procedures en verantwoording. Echter op een schaal van Meppel met de grootte van het huidige team niet haalbaar. We hebben een pragmatische oplossing gekozen die voor iedereen transparant en duidelijk is. De status waar de gemeente Meppel zich momenteel begeeft sluit aan met de ambitie die de gemeente Meppel als doel stelt. Uiteraard wordt er gekeken naar nieuwe inzichten en mogelijkheden, echter de omvang en de mogelijkheden van de gemeente Meppel moeten niet uit het oog verloren worden. Ook vanwege de kosten baten afweging is het niet rendabel om te gaan investeren ten opzichte wat het uiteindelijk oplevert.