Memo 37.1 bijlage - Reactie Bestuurder GKB op brief OR GKB d.d. 10 juli 2024

Aan: de Ondernemingsraad Van: de WOR bestuurder GKB Onderwerp: reactie op uw brief van 4 juli 2024 Datum: 10 juli 2024

Geachte leden van de Ondernemingsraad, Zoals aangegeven in ons mondelinge contact op 9 juli 2024 was ik geraakt met betrekking tot uw brief van 4 juli j.l. Deze brief suggereert dat ik u niet tijdig informeer over aan de orde zijnde documenten. Het is mijn stijl van leidinggeven om transparant te zijn inzake lopende processen. Het is ook om die reden dat u alle verslagen van het managementteam ontvangt en dat ik elke maand de medewerkers op de hoogte houd van het verzelfstandigingsproces. Op basis van deze informatiebronnen, kunt u mij altijd om nadere informatie vragen. Ook heb ik direct na mijn vakantie de voorzitter van uw ondernemingsraad uitgenodigd om de laatste ontwikkelingen door te spreken. Uw voorzitter heeft gevraagd dit te doen in een gepland intern overleg van de ondernemingsraad op 9 juli 2024. Daags voor dit overleg ontving ik uw brief van 4 juli 2024. In uw brief van 7 februari 2024 hebt u aangegeven op de hoogte gesteld te worden van stukken en het proces als deze voldoende uitgewerkt waren. In de brief gaf u ook aan dat feitelijk nog niet veel concrete processtappen gezet waren en daar had u gelijk in. In een niet limitatieve opsomming gaf u een aantal aandachtspunten mee.

In genoemde brief staat ook het volgende: “In de volgende adviesaanvraag verwacht de OR naast het voorgenomen besluit ook terug te lezen wat de motieven/ beweegredenen zijn, de gevolgen voor de medewerkers en de manier waarop u eventuele gevolgen wilt opvangen en uiteraard uitleg over bovengenoemde aandachtspunten. Daarmee zou een volgende adviesaanvraag aan de vormvereisten voldoen en een hoop zoekwerk aan de OR-zijde voorkomen”. Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling de gemeentelijke kredietbank Drenthe heeft op 4 juni 2024 een definitief voorgenomen besluit genomen. Het bestuur heeft ook aan mij de opdracht gegeven een adviesaanvraag conform artikel 25 van de WOR uit te werken. Uiteraard voer ik deze opdracht uit. Echter gelet op uw opmerking dat stukken wel voldoende uitgewerkt moeten zijn, heeft u deze samen met een adviesaanvraag nog niet ontvangen. De stukken zijn naar mijn mening nog niet voldoende uitgewerkt. Bijvoorbeeld het liquidatieplan is tekstueel als concept besproken in het Algemeen bestuur, maar een liquidatiebegroting en –balans moeten nog gemaakt worden. De oprichtingsakte/ statuten voor de op te richten stichting zijn net in overleg met de DVOgemeenten. Daar zijn op 4 juli 2024, overleg met alle DVO-gemeenten, waar een afvaardiging van uw raad bij aanwezig was, nog opmerkingen gemaakt en deze kunnen nog gemaakt worden.

Dat geldt ook voor de deelnemingsovereenkomst. In mijn vakantie is door een MT lid gevraagd of u naast de DVO-gemeenten deze stukken ook mocht ontvangen. Daar had ik geen enkel probleem mee, al zijn ze nog in een concept stadium. Nadat het DB en/ AB stukken heeft geaccordeerd mag u deze van mij ontvangen, maar het was uw wens om met een complete adviesaanvraag met de daarbij behorende stukken te komen. Indien u hierover

een andere afspraak wenst te maken, dan kan dat. Maar u kunt mij niet schriftelijk verwijten dat ik u niet tijdig en/ of compleet informeer. Dat accepteer ik niet. Hieronder geef ik een reactie op punten uit uw brief van 4 juli 2024. Politiek primaat Over de opheffing van de gemeenschappelijke regeling gaan de gemeenten die de gemeenschappelijke regeling zijn aangegaan. Dat zijn de colleges. De colleges zullen de raden om een zienswijze vragen. Waar de OR advies over kan geven staat opgesomd in artikel 25 van de WOR. In de adviesaanvraag zal ik in ieder geval ingaan op de aandachtspunten die u in de afgelopen tijd heeft aangegeven. Planning 1-1-2025 Een deadline is nodig om een veranderproces zoals deze op te richten. Vooral administratief is het belangrijk om veranderingen in de start van een kalenderjaar door te voeren. Daarnaast is het ook gewenst, medewerkers, opdrachtgevers en klanten duidelijkheid te geven. Dit na een lange periode van onduidelijkheid. Als de planning niet gehaald, wordt, moet het bestuur zich beraden op vervolgstappen. Planning-april De begroting van de Gemeenschappelijke regeling 2025 moet opgesteld worden en verstrekt aan de Provincie zolang de stichting nog niet is opgericht. Deze begroting is op 4 juni 2024 door het AB vastgesteld. Deze kunnen jullie ontvangen. Op het planningsoverzicht staat afgerond. Dat is wel een overzicht t.b.v. het bestuur.

Afgerond voor het bestuur, wil nog niet zeggen dat stukken ook in zijn geheel zijn afgerond. Zo is de oprichtingsakte voor het bestuur afgerond, maar vormt deze nu het onderwerp van overleg met de DVO-gemeenten. Planning mei-juni In juni is een definitief voorgenomen besluit genomen. Een van de besluiten is om de directeur de opdracht te geven een adviesaanvraag op grond van artikel 25 van de WOR voor te bereiden. Deze moet dan volgens wens van u wel volledig zijn en dat kan nu nog niet. Nog niet alle stukken zijn voldoende uitgewerkt. Maar nogmaals ik maak graag afspraken met u, welke stukken u toch al wil ontvangen. Voor wat betreft besluitvorming in college’s en raden, mikken we op de maanden september/ oktober 2024. De gemeenten ontvangen van mij bouwstenen voor een raadsvoorstel. Planning-juli De reden dat u de concept stukken niet hebt ontvangen en de DVO-gemeenten wel, heb ik hiervoor naar ik hoop voldoende uitgelegd. Het zijn niet voldragen stukken, waar de DVO-gemeenten nog wat van mogen vinden. Planning-september Dat de planning krap is, is bekend. In de maanden juli/ augustus moet nog e.e.a. of uitgezocht of geactualiseerd worden. Aan de DVO-gemeenten was beloofd om voor de vakantieperiode duidelijkheid te geven over de statuten/ oprichtingsakte van de stichting en de deelnemingsovereenkomst. Dat is gehaald.

Nu staat de druk op het duidelijk krijgen van nog openstaande zaken. Voor als nog ga ik er van uit dat we ook deze planning gaan halen. Nu u wellicht

tussentijds stukken wil ontvangen, helpt het als u daar dan ook (desnoods informeel) al een reactie op geeft. Vakbonden Zoals eerder beschreven, is de planning zoals u die heeft ontvangen, een planning voor het bestuur. Het overleg met de vakorganisaties doe ik. Hiervoor is een afspraak gemaakt. De vakbonden hebben mij al eerder aangegeven welke zaken zij van belang vinden inzake de transitie. In de concept stukken is hier rekening mee gehouden. Planning-oktober: Zoals eerder aangegeven is de planning krap. Gemeenten moeten nog definitieve besluiten nemen. De problematiek waarover we het hebben is echter niet nieuw of verrassend. De gemeenten zijn in de afgelopen periode daarin m.i. voldoende meegenomen. Rechtbank, onder bewind De Rechtbank heeft aangegeven dat we al kunnen starten met het schrijven van brieven naar klanten. Dit met een voorbehoud dat de transitie naar een stichting per 1-1-2025 ook gaat plaatsvinden. Op dit moment vindt nader overleg plaats met de Rechtbank over dit proces. U heeft gelijk dat de Rechtbank achterstanden kent. Nagedacht wordt ook wat een second best optie is, wanneer de Rechtbank het administratieve proces niet rond krijgt voor 1-1-2025. Controller Als financieel adviseur heeft de heer Henk de Groot de begrotingen nog gemaakt. In dat proces zijn er tussen de controller en de heer de Groot contacten geweest.

Van belang is dat de controller van de GKB de jaarstukken kan maken en ook de maandelijkse marap’s. In deze periode wordt de controller daar door de interim controller op ingewerkt. De heer De Groot doet geen activiteiten meer voor de GKB. Vooral de inhuur moet nog steeds naar beneden gebracht worden. Daar wordt op gestuurd. Vanaf 1 januari 2025, wanneer de stichting een feit is, vervalt de huidige korting die de GR-gemeenten hebben op de tarieven. Weerstandsvermogen De GR-gemeenten hebben op 4 juni 2024 besloten de Stichting een risico reserve mee te geven van € 766.800,--. Dit bedrag komt uit de financiële analyse 2024-2027. Indien u deze analyse niet (meer) hebt, kan ik u deze doen toekomen. Het is deze analyse en de juridische (Pels Rijcken) waarop het bestuur heeft besloten het pad van de verzelfstandiging richting stichting op te gaan. Frictiekosten Ten aanzien van eventueel boventalligen per 1-1-2025 heeft het bestuur op 4 juni 2024 het volgende besluit genomen: “ Mocht blijken dat er sprake is van boventallig personeel op 1 januari 2025 dan hebben de GR-gemeenten een inspanningsverplichting om de betreffende medewerkers te herplaatsen in een passende functie binnen de eigen gemeente. Eventuele frictiekosten die met de boventalligheid van personeel gepaard gaan, zijn onderdeel van de liquidatiebegroting van de GR GKB”.

Dit besluit is bepalend! Boventalligheid kan ontstaan wanneer niet alle DVO-gemeenten diensten afnemen van de GKB.

De financiële administratie wordt zodanig ingericht, dat de directeur/ bestuurder maandelijks een overzicht krijgt van inkomsten en uitgaven, zodat naar de toekomst toe tijdig in de bedrijfsvoering kan worden bijgestuurd als dit nodig is. In de liquidatiebegroting kunnen ook andere zaken worden opgenomen die vallen onder het kopje frictiekosten. Wellicht moeten er nog specifieke deskundigen worden geraadpleegd enz. Deze kosten komen voor rekening van de GR-gemeenten. Huisvesting Een brief wordt voorbereid aan het bestuur om noodzakelijke investeringen te doen. Deze zijn de laatste jaren achterwege gelaten in verband met de onduidelijkheid van de toekomst van de GKB. Bij de investeringen gaat het om hard ware, telefonie, gebouw en meubilair. Van het feit dat deze brief komt, is het bestuur op de hoogte. De verwachting is dat het gebouw verkocht gaat worden. Voor die tijd wordt er een huurovereenkomst tussen de stichting en de GR gesloten. Financiele verantwoordelijkheid De situatie met de BNG en overige banken wordt nu uitgezocht. Voor het verstrekken van kredieten is er een landelijk waarborgfonds voor kredietbanken. Hier zijn wij bij aangesloten. Dat zal straks ook gelden voor de stichting. Via de paraplu van de NVVK onderzoeken wij de mogelijkheid om een AFM vergunning te krijgen. Hierin trekken wij samen op met de VKB.

De Kredietbank Groningen heeft inmiddels op deze wijze een vergunning ontvangen. Van de expertise van de Kredietbank Groningen maken wij gebruik. Planning&control Zoals hierboven beschreven wordt aan het financiële blok gewerkt. Uitgangspunt is dat de directeur/ bestuurder minimaal maandelijks op de hoogte is van de geldstromen (inkomsten en uitgaven) van de stichting. In augustus van dit jaar wordt al gestart met een maandelijkse rapportage. Organigram/ bedrijfsplan Zoals u uit de MT verslagen wordt er gewerkt aan een bedrijfsplan. De hoofdstukken voor dit plan zijn vastgesteld. In september moet een eerste concept besproken kunnen worden. Het organigram maakt een onderdeel uit van het bedrijfsplan. Na september kunt u kennisnemen van het bedrijfsplan. Bankcontracten Zie mijn opmerking hierover bij het kopje financiële verantwoordelijkheid. Cao SGO Dat deze cao van toepassing is, is opgenomen in de statuten. Op de website van het SGO staat welke organisaties zich kunnen conformeren aan de onderhandelde arbeidsvoorwaarden van het SGO. Dat kan een stichting zijn die taken uitvoert ten behoeve van gemeenten. Een schriftelijke bevestiging krijgen wij niet. ABP Is idem.

Overgang van onderneming Wat mee overgaat naar de stichting wordt in het liquidatieplan beschreven. Voor het concept liquidatieplan moet nog een liquidatiebegroting en liquidatiebalans gemaakt worden. Planning is dat deze voorgelegd gaat worden aan het bestuur in september 2024. 2-de lijns organisatie Gemeenten hebben op basis van het basisdienstenpakket (convenant tussen ministerie, VNG, NVVK en Divosa) een opdracht extra werk te maken van het opsporen van inwoners met een financiële problematiek. Gemeenten zijn mede op basis van dit pakket, hun beleid en wijze van uitvoeren aan het herijken. Dit biedt kansen voor de GKB, maar gemeenten kunnen ook een aantal taken naar zich zelf toetrekken. Dit staat los van het transitieproces waar wij nu in zitten. Eind dit jaar wordt meer duidelijk of en welke consequenties dit voor de GKB heeft. Gelet hierop houden we nu ook een flexibele schil aan. Tot slot In uw brief geeft u aan het raadzaam te vinden om al vast afgeronde stukken aan u te verstrekken. We gaan nu met elkaar nadere afspraken maken, wat onder afgeronde stukken moet worden verstaan. Wat dat betreft wil ik daar ruimhartig in zijn. Het zal dan wel altijd over stukken gaan die het bestuur heeft vrijgegeven. Met vriendelijke groet, Martin Schomper Bestuurder in kader van de WOR.