Managementletter 2020 gemeente Meppel

MANAGEMENTLETTER

Gemeente Meppel

24 november 2020

Aanbiedingsbrief

Gemeente Meppel T.a.v. de Raad Postbus 501 7940 AM MEPPEL

Geachte Raad,

Groningen, 24 november 2020

Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging.

In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Meppel brengen wij u met deze managementletter verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle.

Kenmerk: RHB/RvH/BD/DC/1038040/023

In deze rapportage richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Onze managementletter is daarom van nature kritisch van aard. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. Wij vertrouwen erop u met deze managementletter naar aanleiding van onze interim-controle 2020 van dienst te zijn geweest. De gevolgen van het coronavirus zorgden ervoor dat wij dit jaar niet bij u op locatie konden langskomen. Gevolg hiervan is dat alle informatie en vragen digitaal zijn afgestemd. Ondanks de inherente beperkingen denken wij dat de interim-controle goed is verlopen. Bij deze willen wij dan ook alle betrokken medewerkers van de gemeente Meppel bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de uitvoering van onze interim-controle. Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

DASHBOARD

AANBIEDINGSBRIEF

Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

w.g. drs. R.H. Bouman RA

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD

2. ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN

3. BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN

4. BEVINDINGEN INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

4

1. Dashboard 1.1 Dashboard

1.1 Dashboard

5

BEHEERSING IT

In het kader van onze controle hebben wij de effectiviteit van de voor onze controle relevante processen beoordeeld.









Het college heeft, conform onze oproep van vorig jaar, afgewogen welke ambities/mogelijkheden er zijn ten aanzien van de interne beheersing. Op basis hiervan heeft het college er voor gekozen een aantal bevindingen (7) niet verder uit te werken en het resterende risico te accepteren. Wij kunnen die afwegingen vanuit risico’s, omvang van de organisatie en doelmatigheid goed volgen.





Om bovengenoemde redenen hebben wij dit jaar niet opnieuw IT-audit bevindingen gerapporteerd in deze managementletter.



De belangrijkste bevindingen vanuit voorgaand boekjaar blijven wel aanwezig. De resterende risico’s zullen wij achteraf/gegevensgericht controleren: Geen formele autorisatiematrices aanwezig en toekenning op basis van voorbeeldgebruikers  Gebruikersreviews onvoldoende vastgelegd  Geen zichtbare beoordeling op release notes

De afwegingen hebben wij opgenomen in H3.1 en wij zullen die bevindingen volgend jaar niet opnieuw rapporteren.

Gevolgen coronacrisis voor de jaarrekening 2020



Invoering rechtmatigheidsverantwoording



Recht op zorg / Zorgcontinuïteit



Financiële positie bij gemeenten

DASHBOARD

1

B1

5 4

B3

6

3

2

8

 laag

VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE







AANDACHTSPUNTEN

B2



Wij kunnen daarom niet altijd steunen op de interne beheersing in de processen; de VIC en onze controle is daarmee hoofdzakelijk gegevensgericht en achteraf.

ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN

Ten aanzien van onze IT-bevindingen acht de gemeente volledige opvolging niet haalbaar. Voor de controle beperken wij ons daarom tot een beperkte IT-audit. Deze “light” versie zal plaatsvinden in week 49.

 laag



DETAILBEVINDINGEN

IMPACT hoog 

UW INTERNE BEHEERSING

De samenwerking met de VIC verloopt soepel. Tijdige afstemming van de werkzaamheden en selecties zorgen voor een efficiënte en betere controle. De meerwaarde van de VIC voor de organisatie & onze controle kan nog worden vergroot doordat de controle van de VIC meer proces-systeemgericht betreft. Dit is pas mogelijk voor de gemeente Meppel bij een verbeterde werking van de AO/IB in het primaire proces. Op de zogenaamde factsheets in Bijlage A bij deze managementletter is aangegeven tot welke aanvullende werkzaamheden onze interim-bevindingen moeten leiden

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

KANS

hoog 

KORTE OMSCHRIJVING DETAILBEVINDINGEN 1

Inkopen & Aanbestedingen - Naleving aanbestedingsregels

2

Inkopen & Aanbestedingen - Prestatielevering

3

Inkopen & Aanbestedingen – Beheer crediteurenstamgegevens

4

Sociaal domein – Zichtbaarheid aard en diepgang kwaliteitstoets WMO

5

Sociaal domein – Controle prestatielevering

6

Subsidies – Vaststelling subsidies

7

Subsidies – Toetsing subsidie of (overheids)opdracht

8

Verhuur – Controle verhuur

BIJLAGEN

6

2. Ontwikkelingen & Aandachtspunten 2.1 Gevolgen coronacrisis voor de jaarrekening 2020 2.2 Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2.3 Actualiteiten: Recht op zorg en continuïteitsbijdrage 2.4 Financiële positie

2.1 Gevolgen coronacrisis voor de jaarrekening 2020 (1/2)

Impact corona op jaarrekening onzeker

BDO corona-checklist verstrekt

7

Impactanalyse De lange termijn impact van het coronacrisis op de maatschappij en economie zijn nog steeds hoogst onzeker. In de jaarrekening 2019 heeft de gemeente Meppel, in lijn met de verslaggevingsrichtlijnen hieromtrent, een eerste analyse opgenomen van de belangrijkste risico’s en onzekerheden. Daarnaast heeft de gemeente ook in haar bestuursrapportages, perspectievennota 2020 en programmabegroting 2021 een analyse gemaakt van de mogelijke (financiële) gevolgen van de coronacrisis. Om een goede inschatting te maken voor de mogelijke gevolgen van de coronacrisis voor de jaarrekening 2020 hebben wij een uitgebreide corona-checklist opgesteld en gedeeld met de organisatie. Daarbij hebben wij onderscheid gemaakt naar de impact op enerzijds de beheersing en anderzijds op de financiën van uw gemeente. De vragen over de beheersing gaan over de invulling van de bestuurlijke Informatievoorziening en de gevolgen voor de organisatie en de interne beheersing (VIC en rechtmatigheid). De vragen over de financiën gaan zowel over de balans, programma’s als specifieke onderwerpen (waaronder TOZO). U werkt deze corona-checklist op dit moment uit en toetst hiermee ook of de reeds opgestelde rapportages en analyses nog verder verbeterd kunnen worden.

Naast financiële impact ook nadenken over gevolgen interne beheersing

Advies voor de kortere termijn; toets naast financieel impact ook effect op interne beheersing Juist omdat de onzekerheden aanzienlijk zijn, is het naar onze mening cruciaal niet alleen de financiële impact te beoordelen, maar ook de gevolgen van voor de interne beheersing. Wij zien dat de gemeente hiervoor aandacht heeft en benadrukken het belang daarvan. • De gemeente is actief bezig na te gaan wat het effect van corona is op de interne beheersing en de VIC; zowel inzake de uitgaven (met name subsidies en TOZO) als inkomsten (mogelijk extra verantwoordingseisen ten aanzien van bijdragen van het rijk). ▪ Wij adviseren de gemeente niet alleen de programma’s en taken te analyseren, maar ook mogelijke effecten van corona op belangrijke balanspositie zoals leningen derden en de waardering van gronden en verbonden partijen. Daarbij ligt het voor de hand tevens aandacht te schenken aan mogelijke corona-effecten op het weerstandsvermogen van de gemeente. Op dit moment werkt de commissie BBV aan de kadernota 2020 en mogelijke effecten van coronamaatregelen op de intern en externe controle van de rechtmatigheid. De onzekerheden en mogelijk aanvullende eisen die kunnen worden gesteld aan de extra middelen kunnen tot gevolg hebben dat de controle meer (doorloop)tijd gaat vragen (bv. TOZO).

Ook risico’s in de naleving van bijvoorbeeld subsidievoorwaarden, financiële tekorten van verbonden partijen, waarderingen van balansposten, etc. kunnen dit effect hebben (zie verder ook onze checklist). Graag blijven wij de komende periode, tussen de interim- en jaarrekeningcontrole met u in gesprek over deze ontwikkelingen en de gevolgen van eventuele aanvullende werkzaamheden voor de jaarrekening 2020.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.1 Gevolgen coronacrisis voor de jaarrekening 2020 (2/2)

Lange termijn advies: Invoering scenarioplanning

8

Advies voor de langere termijn: Scenarioanalyse Naast de analyse van de (financiële) impact en de bedrijfsvoering en is voor de langere termijn het denken in scenario’s een volgende stap, ook als uitwerking van risicomanagement en weerstandsvermogen. Daarbij kunnen de navolgende stappen worden doorlopen: ▪ Definieer organisatie (programma) specifieke toekomstscenario’s op basis onzekerheden ▪ Bepaal per toekomstscenario mogelijke strategie en maatregelen ▪ Prioriteren van maatregelen ▪ Monitor onzekerheden en verloop van scenario’s en pas eventueel maatregelen aan Wij denken graag met u mee in hoeverre scenarioanalyse de gemeente Meppel kan helpen in de beheersing van de corona-onzekerheden.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021

9

Invoering rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2021 Voorgaand jaar hebben wij gerapporteerd aangaande de vernieuwing van de accountscontrole omtrent de rechtmatigheidsverklaring. Op dit moment is de formele status nog steeds dat de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd met ingang van 2021. Of dit daadwerkelijk de invoeringsdatum wordt hangt sterk af van het wetgevingstraject dat eind dit jaar wordt verwacht. De invoering van de rechtmatigheidsveranwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Wij verwachten dat dit een aanzienlijke uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing. Met ingang van verslagjaar 2021 wordt de gemeente Meppel immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college / dagelijks bestuur een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie.

Tolerantiegrenzen te bepalen (0% - 3%)

Invoering naar onze mening een kans

Uit de notitie van de commissie BBV hierover blijkt dat er een standaard model van de verklaring komt, rechtmatigheid wordt beperkt tot drie rechtmatigheidsaspecten, het algemeen bestuur de tolerantiegrenzen kan bepalen (tot 3%) en bevindingen moeten worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. De commissie BADO komt naar verwachting met een nadere uitwerking en toelichting. BDO ziet de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een kans om de controlerend rol van het algemeen bestuur te versterken en te investeren in een verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering. Het gaat daarbij om fundamentele vragen als: ▪ Op welke onderwerpen en met welke diepgang wilt u kaders stellen en controleren? ▪ In hoeverre werkt het college / dagelijks bestuur rechtmatig en/of bent u in control? ▪ In hoeverre is uw bedrijfsvoering, interne controle en IT-beheer op orde en wat is ervoor nodig om daar te komen? ▪ En misschien wel de moeilijkste vraag van allemaal: Wat zijn uw ambities (zie ook vorige paragraaf en onze managementletter 2019) en is uw huidige organisatie in staat is om aan die doelen en verwachtingen te voldoen? In ons accountantsverslag 2019 hebben wij de Gemeente Meppel geattendeerd om als gemeente te kiezen uit een 3-tal varianten aangaande de inrichting om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen.

De gemeente Meppel overweegt te kiezen voor de eerste variant, deze variant kenmerkt zich als de “minimale” variant. In deze variant zorgt het college (in afstemming met raad en accountant) voor een interne beheersing specifiek gericht op de rechtmatigheidsverantwoording. Dat betekent dat de interne controles zodanig systeem- of gegevensgericht gepland worden, dat het college tot een gedegen onderbouwd oordeel kan komen over de rechtmatigheid.

Wij attenderen u ook op de SDO-notitie en de handreiking van de VNG

DASHBOARD

De gemeente Meppel voert haar interne controles uit in afstemming met andere gemeenten binnen het samenwerkingsverband SZMW. Wij adviseren in dit plan de SDO-notitie interne controle te betrekken. Recent hebben de VNG en het IPO de handreiking rechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd, wij adviseren u hier kennis van te nemen.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTOLE

BIJLAGEN

2.3 Actualiteiten: recht op zorg en zorgcontinuïteit

SDO-notitie: Probleem onderkent bij de controle op recht van zorg

10

SDO-Notitie Jeugdzorg en WMO-controle van het recht op zorg In de een SDO-notitie is ten aanzien van de controle van het recht op zorg een probleem onderkend. Deze probleemstelling luidt als volgt: Er dient altijd een geldige toewijzing en/of verwijzing van indicerend orgaan of medisch specialist aanwezig zijn ter onderbouwing van de recht op zorg. De praktijk leert dat dergelijke verwijzingen van een indicerend orgaan of medisch specialist niet altijd bij gemeenten beschikbaar zijn. Het landelijke protocol dekt momenteel de betreffende controle hiervan onvoldoende af. De oplossingsrichtingen die momenteel geschetst zijn houden in dat de gemeente informatie ontvangt van de verwijzende instanties, de gemeente informatie ontvangt van zorgaanbieder of gemeenten zien af van de controle op aanwezigheid van de verwijzing (bevoegdheid Raad) middels haar verordening. Graag gaan wij in gesprek met de gemeente welke oplossingsrichting voor u het beste toepasbaar is. Werkwijze zorgcontinuïteitsbijdrage en controle op prestatielevering Vanuit de ontstane situatie door de coronacrisis is er sprake geweest van verminderde vraag naar zorg en lagere inzetbaarheid van personeel als gevolg van ziekte. Bovendien wijkt de omvang van zorg en ondersteuning tijdelijk af ten opzichte van de normale situatie.

De VNG en het Rijk hebben op 25 maart de intentie uitgesproken dat de financiering van de omzet onverminderd plaats zal blijven vinden. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten op wat contractueel is overeengekomen, danwel een zo goed mogelijke inschatting daarvan. Dit alles met als doel de acute liquiditeitsproblemen te voorkomen en de gevolgen van de coronacrisis voor de financiële positie in 2020 van deze zorgaanbieders te neutraliseren. Al met al heeft dit voor gemeenten tot gevolg dat zij afspraken moet maken over deze zorgcontinuïteitsbijdrages. De gemeente Meppel heeft op basis van het advies door het Rijk de uitvoering van de continuïteitsbijdrage middels een specifieke periode ingekaderd. De periode van de continuïteitsbijdrages is daarmee beperkt tot juli 2020. De continuïteitsbijdrage zal naderhand over deze specifieke periode worden afgerekend. Hierbij attenderen wij de gemeente Meppel om aandacht te hebben voor een tijdige en formeel juiste afhandeling van deze bijdragen, voorafgaande aan de afronding van het jaarrekeningtraject. Inherent onderdeel bij de controle van de zorglasten betreft de prestatielevering, hierbij raden wij de gemeente Meppel aan om ultimo boekjaar duidelijk onderscheid te maken in zorgstromen die zijn ontstaan naar aanleiding van de Coronacrisis. Bij dit onderscheid identificeren wij vier stromen: 1) 2) 3) 4)

Reguliere / doorgaande zorg Zorg in andere vorm Meerkosten (afzonderlijke regeling / verlengd t/m 31 december 2020) Vergoeding omzet zonder tegenprestatie (continuïteitsbijdrage)

Bovenstaande opsomming laat zien dat de diversiteit van de uitgaven is toegenomen. Deze toename heeft als gevolg dat afspraken met zorgaanbieders tussentijds zijn gewijzigd. Wij adviseren de gemeente Meppel met haar zorgaanbieders afspraken te formaliseren en/of haar contracten te voorzien van een addendum. Dit alles om eventuele risico’s op onrechtmatigheden van zorglasten te voorkomen.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.4 Financiële positie

Sprake van structurele ingezet onderzoek naar oorzaak en oplossing tekorten

11

Perspectiefnota 2020-2023 en begroting 2021: Creëren van financiële weerbaarheid Het college signaleert in de perspectiefnota 2020-2023 dat vanuit de huidige financiële positie de nadruk dient te liggen om financieel reserves op te bouwen, in plaats van grenzen opzoeken en leven op krediet. Het doel hiervan is voldoende ruimte te creëren voor een meerjarig financieel stabiel beleid. Als gevolg van de financiële onzekerheden naar aanleiding van de coronacrisis heeft de gemeente Meppel geen perspectiefnota 2021-2024 opgesteld. Een doorkijk naar de begroting 2021 laat zien dat het opbouwen van financiële reserves in de tijden van de coronacrisis een grote uitdaging betreft. Hierbij is het uitgangspunt van de meerjarenbegroting 2021 dat de gemeente Meppel haar financiële positie verstevigt. De gemeente benoemt in haar begroting het aandachtspunt dat de gevolgen van de coronacrisis hierin nog onvoldoende zijn gekwantificeerd.

Benchmark bevestigt lokaal beeld ook landelijk zichtbaar

BDO Benchmark De constatering van blijvende tekorten in het sociaal domein blijkt ook uit onze recentelijke BDO Benchmark Nederlandse Gemeenten 2020. Hierin is geconcludeerd dat de gemeentelijke financiën onder druk blijven staan door de tekorten in het sociaal domein. In Nederland stegen de totale uitgaven van gemeenten in het sociaal domein met 3% naar ruim € 24,9 miljard in 2018. Per inwoner geven Nederlandse gemeenten gemiddeld ca. € 1.450 (2017: € 1.400) per jaar uit aan het sociaal domein. Het sociaal domein legt daarmee een steeds groter beslag op de gemeentelijke middelen. Kenmerkend hierin is dat de noordelijke gemeenten relatief meer lasten hebben per inwoner. De gemeente Meppel zit met ca. € 1.365 per inwoner over 2019 in lijn met het landelijk gemiddelde. Wanneer gekeken wordt naar de verdeling van de lasten sociaal domein is af te lezen dat hier de gemeente Meppel relatief in lijn van het landelijk gemiddelde ligt. Alleen de verdeling WMO- en Jeugdvoorzieningen is sprake van andere verhoudingen (zie volgende pagina).

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

2.4 Financiële positie – Sociaal domein

Aanbevelingen ten behoeve van het creëren/behouden van grip

12

Aanbevelingen Benchmark en interventieplan Meppel Naast een aantal overstijgende aanbevelingen over wijze van financiering, veranderend toezicht en meer gebruik maken van niet financiële indicatoren hebben wij in onze Benchmark een aantal adviezen richting gemeenten benoemd. Voor aanvullende toelichting over concrete aanbevelingen verwijzen wij naar de Benchmark. In relatie tot de benoemde aanbevelingen uit de Benchmark heeft ook de gemeente Meppel al een belangrijk aantal van deze elementen onderkent en hiervoor beleid ingezet. Het in 2018 ingevoerde interventieplan sociaal domein is hiervan een voorbeeld. Dit interventieplan is gericht op een verdere analyse van de overschrijdingen, het beperken hiervan in combinatie met de ambities die de gemeente Meppel heeft op het gebied van het sociaal domein. Uit de begroting 2021 blijkt dat de gemeente Meppel de meeste financiële taakstellingen vanuit het interventieplan heeft gerealiseerd. De gemeente heeft vanwege de impact van de coronacrisis op het sociaal domein haar accenten en activiteiten heroverwogen en daarbij kritisch gekeken waar maatregelen/interventies aangepast dienen te worden. Zoals ook het interventieplan beschrijft, is verdere ontwikkeling mogelijk middels het gebruik van scenario-analyses om aanvullend toekomstgericht grip te creëren/behouden op de onzekerheden binnen het sociaal domein.

VERDELING LASTEN SOCIAAL DOMEIN 2019 GEMEENTE MEPPEL Participatie

10% Jeugdhulp

21%

47% Wmo

22%

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

Burgerparticipatie en wijkteams

BIJLAGEN

13

3. Bevindingen significante processen 3.1 Onze controle 3.2 Effectiviteit processen 3.3 Detailbevindingen

3.1 Onze controle (1/2)

Eisen aan accountantscontrole en onze rapportages

Interne beheersing niet altijd voldoende zichtbaar / aantoonbaar

Bewuste keuzes middels position papers toegelicht

14

Effectiviteit van de processen Om inzicht te geven in de eisen die gesteld kunnen worden aan de interne beheersing (en externe controle) hebben wij in onze managementletters van de afgelopen jaren hierover uitgebreid gerapporteerd. Een goede interne beheersing, maakt immers ook dat de risico’s voor de organisatie geringer zijn en de externe controle effectiever en efficiënter kan plaatsvinden. Wij hebben vanuit onze natuurlijke adviesfunctie hiermee willen bijdragen aan de verbetering van uw bedrijfsvoering, onder andere door middel van procesanalyses, factsheets, detailbevindingen/-aanbevelingen (voorzien van risico en impact), schema’s over de kwaliteit van de IT–beheersmaatregelen, ons beeld van de VIC, etc. Zoals in onze managementletter 2019 en eerder uitvoerig is gerapporteerd constateren dat wij dat wij in onze controle van de gemeente Meppel, overigens net als bij veel andere overheidsorganisaties, nog niet kunnen steunen op de interne beheersing. Dit betekent niet dat gemeente Meppel niet in control is, maar dat deze niet voldoende voldoet aan onze gestelde norm. In onze visie betreft de norm dat alle (significante) processen in opzet, bestaan en werking (inclusief IT) gedurende het gehele jaar goed werken en intern getoetst worden door uw VIC. Die norm kan er toe leiden dat gemeenten beter in control zijn en eventuele risico’s eerder signaleren.

Deze norm en dit niveau van interne beheersing vraagt echter wel de nodige inspanning en ambitie en de vraag is of en op welke termijn u deze wil/kan realiseren. Middels het intern controleplan 2020 heeft de gemeente Meppel hierin haar ambities beschreven. Aanvullend op dit controle plan heeft de VIC in samenwerking met de 1 e lijn in de organisatie de ambitie en risicobereidheid tot uiting gebracht in position papers. Onderstaand is hiervan een samenvatting gegeven (per detailbevinding).

DETAILBEVINDING Overzicht afwegingen per detailbevinding

DASHBOARD

BESCHRIJVING RISICO

STANDPUNT MEPPEL

1

Inkopen & Aanbestedingen - Naleving aanbestedingsregels

Ingerichte werkwijze van aanbestedingsproces wordt momenteel niet afgedwongen.

Opzet van het interne inkoopproces acht de gemeente Meppel voldoende. Tevens acht Meppel het niet haalbaar om deze werkwijze volledig af te dekken, gezien de omvang van de organisatie.

2

Inkopen & Aanbestedingen - Prestatielevering

Ingerichte werkwijze voor vaststellen prestatielevering is niet afgedwongen binnen het proces.

De gemeente accepteert het beschreven risico, op basis van voldoende functiescheiding binnen het proces en acht de gegevensgerichte aanpak efficiënt.

3

Inkopen & Aanbestedingen – Beheer crediteurenstamgegevens

De gemeente Meppel acht de functiescheiding binnen het Onrechtmatige wijzigingen van crediteurenstamgegevens, proces voldoende om het risico te mitigeren. De gemeente met onrechtmatige betalingen als gevolg. Meppel kiest voor aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden.

8

Verhuur – Controle volledigheid verhuurobjecten

De verhuuropbrengsten zijn als gevolg van het ontbreken van interne beheersing onvolledig verantwoord.

B1 B2 B3

Tekortkomingen IT General Controls

De onvoldoende inrichting van de IT General Controls De gemeente acht gezien de omvang van de interne creëren de mogelijkheid tot ongeautoriseerde handelingen organisatie de opvolging niet haalbaar. De gemeente in het systeem. accepteert aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

De gemeente Meppel acht het risico gering gezien er voldoende inzicht is intern op de volledigheid van de objecten. De gemeente kiest voor gegevensgerichte werkzaamheden achteraf.

BIJLAGEN

3.1 Onze controle (2/2)

Het college maakt bewuste keuzes en wij kunnen die goed volgen

15

Conclusie Het college maakt hiermee bewuste keuzes ten aanzien van het de interne beheersing en een mix van systeemgerichte controle en gegevensgerichte controles (achteraf). Hierin accepteert de gemeente Meppel de risico’s, waarover wij in deze en eerdere managementletters geadviseerd hebben. Wij kunnen die afwegingen vanuit risico’s, omvang van de organisatie en doelmatigheid goed volgen, maar uiteindelijk blijft dit de keuze van het college.

Concreet betekent dit dat onze controle, evenals voorgaande jaren, voornamelijk gegevensgericht blijft. Wij zullen in de toekomst betreffende detailbevindingen niet meer rapporteren in onze toekomstige managementletters, aangezien de gemeente Meppel het risico accepteert. Wij zullen volgend jaar de detailbevindingen niet opnieuw rapporteren

DASHBOARD

In de overzichten op de volgende pagina’s geven wij weer in hoeverre de processen voldoen aan de genoemde normen en welke detailbevindingen wij per proces hebben geconstateerd. Zie voor de details van onze bevindingen en aanbevelingen dit jaar nog de respectievelijke factsheets in Bijlage A.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

3.2 Effectiviteit processen

PROCES

OPZET AO/IB

BESTAAN AO/IB

Planning & Control

16

ITGC’S

VIC

CONCLUSIE T.A.V. DE CONTROLEAANPAK

n.v.t.

n.v.t.

Er is sprake van een adequaat functionerende planning & control-cyclus.

Inkopen & aanbestedingen

Controle crediteurenstamgegevens, preventieve controle aanbesteden en controle prestatielevering nog niet van voldoende niveau.

Personeel

n.v.t.

Personeelsproces is adequaat.

Sociaal domein

Controle op prestatielevering en kwaliteitstoets voor Jeugdzorg stappen gemaakt, WMO blijft achter.

Uitkeringen

Interne beheersingsmaatregelen in het proces vinden voornamelijk digitaal plaats. Door de hiaten in de IT-omgeving, is een gegevensgerichte aanpak noodzakelijk.

Subsidies

n.v.t.

Geen tussentijdse aansluiting tussen de subadministratie en financiële administratie. Geen sluitende controle omtrent de vaststelling van subsidies. Geen controle omtrent onderscheid subsidies en overheidsopdrachten.

Belastingen

n.v.t.

Proces rondom belastingen is adequaat.

Verhuur

n.v.t.

De opzet is ingericht voor verhuurproces, het inrichten van voldoende AO/IB aangaande het proces verhuur betreft de vervolgstap, BDO kiest voor een gegevensgerichte controleaanpak.

ICT/automatisering

n.v.t.

Proces is ontoereikend, meerdere bevindingen en aanbevelingen. Risico x impact is hoog.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

n.v.t.

Ten aanzien van ICT zijn net als voorgaande boekjaren belangrijke aandachtspunten.

Proces is toereikend, één of enkele aanbevelingen resteren. Risico x impact is middel.

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

Proces is adequaat, enkel aanbevelingen ter verdere optimalisatie. Risico x impact is laag.

BIJLAGEN

hoog 

3.3 Detailbevindingen

17

KORTE OMSCHRIJVING DETAILBEVINDINGEN

B2

1

B1 1

Inkopen & Aanbestedingen - Naleving aanbestedingsregels

2

Inkopen & Aanbestedingen - Prestatielevering

3

Inkopen & Aanbestedingen – Beheer crediteurenstamgegevens

4

Sociaal domein – Zichtbaarheid aard en diepgang kwaliteitstoets WMO en Jeugd

5

Sociaal domein – Controle prestatielevering

6

Subsidies – Vaststelling subsidies

7

Subsidies – Onderscheid subsidies en overheidsopdrachten

8

Verhuur – Controle volledigheid verhuurobjecten

B1

Logische toegangsbeveiliging

B2

Wijzigingenbeheer updates

B3

IT-continuïteit

7

IMPACT

5

4

B3

6

3

8

 laag

2

 laag

DASHBOARD

KANS

AANDACHTSPUNTEN

hoog 

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

18

4. Bevindingen interne controle 4.1 Verbijzonderde interne controle

4.1 Verbijzonderde interne controle

19

Evenals afgelopen jaren constateren wij dat de kwaliteit van de VIC zodanig is dat wij in goede samenwerking gebruik kunnen maken van de door de VIC voorbereide werkzaamheden. In lijn met voorgaande jaren rapporteren wij vanuit dit uitgangspunt met betrekking tot de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) van de gemeente als volgt: VIC functioneert binnen het samenwerkingsverband Ons beeld van de VIC

De VIC voert haar onderzoeken onafhankelijk van het betreffende lijnmanagement uit op basis het jaarlijks opgestelde intern controleplan, in samenwerking met de samenwerkende gemeenten (Steenwijkerland, Zwartewaterland en Westerveld). Op basis van vooral wet- en regelgeving worden onderzoeken uitgevoerd in het kader van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Tevens wordt hierbij de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening en de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen in kaart gebracht. De geplande onderzoeken komen tot stand op basis van risico-inschatting, actualiteit en bestuurlijke relevantie. Vanuit de 4-varianten die wij voorgaand jaar hebben beschreven in onze managementletter, kwalificeert de VIC van gemeente Meppel vooralsnog in een combinatie van variant 1 en 2. Zie onderstaand een korte samenvatting van de varianten: 1. de VIC als instrument om de aanlevering van stukken aan de accountant te verbeteren; 2. de VIC als onderdeel van het interne beheersingskader om toezicht te houden op de uitvoering van interne beheersingsmaatregelen; 3. de VIC als interne beheersingsmaatregel, waarop de accountant kan steunen bij zijn organisatiegerichte werkzaamheden; 4. de VIC als interne auditfunctie (IAF, zoals bedoeld in Standaard 610).

Voor boekjaar 2020 is de VIC van de gemeente Meppel primair gericht het uitvoeren van de in het jaarplan opgenomen (gegevensgerichte) testaantallen. Dit gezien de gestelde detailbevindingen vanuit onze interim-controle. Samen met de gemeente Meppel concluderen wij dat het op dit moment niet realistisch om te voldoen aan de eisen van de COS 610 (variant 4) c.q. dit op korte termijn ook niet het streven is/ moet zijn. Een verdere ontwikkeling van de VIC in het licht van de aanstaande rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur is wel noodzakelijk. Voor een goede invulling hiervan lijkt een opschaling naar categorie 3 minimaal noodzakelijk. Alleen dan ontstaat er immers een VIC die op grond van expliciete afwegingen en risico inschattingen op basis van voldoende eigen werkzaamheden kan komen tot een zelfstandige rapportage en oordeelsvorming richting het dagelijks bestuur. Voor het dagelijks bestuur is dit dan de basis waarop zij tot haar rechtmatigheidsverantwoording kan komen.

Opvolging VICmedewerker aandachtspunt

DASHBOARD

Mede gezien de naar verwachting korte termijn tot invoeringsdatum denken wij graag met u mee over de volgende stap in de uitvoering/opzet van het controleplan, gericht op de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording (zie ook paragraaf 2.2). Het is voor de gemeente Meppel de uitdaging om de meerwaarde van de VIC te vergroten door meer procesgerichte controles uit voeren en richting variant 3 te groeien. De afstemming met de VIC-medewerker is de afgelopen jaren als soepel ervaren en gemaakte afspraken worden nagekomen. Voor boekjaar 2021 zal uw VIC-medewerker vertrekken bij de gemeente Meppel. Wij onderschrijven het belang van uw VIC binnen de gemeente Meppel ten behoeve van uw jaarrekeningtraject en uw interne processen. Derhalve achten wij de opvolging van uw VIC-medewerker een belangrijk aandachtspunt.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

20

Bijlagen A

Detailbevindingen processen

B

Detailbevindingen ICT

21

A. Detailbevindingen processen

Factsheet | Planning & Control

NORMEN EN VERWACHTINGEN T.A.V. PROCES

22

INSCHATTING INTERNE BEHEERSMAATREGELEN BEHEERSMAATREGELEN IN HET PROCES



Actuele planning voor de rapportagemomenten



Stramien voor het opstellen van specificaties bij een rapportage



Stramien voor het opstellen van een rapportage (tussentijds dan wel jaarrekening)



Controle op juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens in de rapportage



Vaststellen dat de informatie welke ten grondslag ligt aan de rapportage betrouwbaar tot stand is gekomen



Vaststellen dat de voorafgaande en nagekomen journaalposten zichtbaar worden gecontroleerd op toelaatbaarheid en juiste verwerking

3. Controle op verwerking begrotingswijzigingen



Verbijzonderde interne controle op interne beheersmaatregelen

4. Totstandkoming tussentijdse rapportages

1. Controle/functiescheiding opstellen rapportage en de controle hierop 2. Totstandkoming en autorisatie begroting(wijzigingen)

5. Check op btw-codering en verwerking 6. Controle op activeren/kosten/onderhoud (bij opstellen jaarrekening)

BEVINDINGEN EN EFFECT OP ONZE CONTROLEAANPAK CONCLUSIE

OPMERKINGEN

Opzet AO/IB

Alle belangrijke procesrisico’s worden afgedekt

Bestaan AO/IB

Beheersmaatregelen voldoen aan alle vereisten

IT-beheersmaatregelen

Niet in scope voor IT

VIC op proces

Maakt geen onderdeel uit van het IC-plan

Conclusie proces

Wij kunnen steunen op het proces

Conclusie controleaanpak

DASHBOARD

(AANVULLENDE) GEGEVENSGERICHTE WERKZAAMHEDEN  Deelwaarneming op de memoriaalboekingen 2020  Deelwaarneming op de transitorische posten ultimo boekjaar

Combinatie systeemgericht/gegevensgericht

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Factsheet | Inkopen & Aanbestedingen

NORMEN EN VERWACHTINGEN T.A.V. PROCES

INSCHATTING INTERNE BEHEERSMAATREGELEN BEHEERSMAATREGELEN IN HET PROCES



Actuele AO-beschrijving



Vastgesteld inkoopbeleid en analyse inkoop



Budgethoudersregeling op papier en in systeem



Contract- en/of verplichtingenadministratie



Sluitende interne beheersing op rechtmatigheidsrisico aanbestedingen



Functiescheiding in financieel systeem t.a.v. bestellen/budget/prestatie (3-way match)



Sluitende controle betalingsverkeer en crediteurenstamgegevens



Sluitende IT General Controls rondom het IT-systeem



Verbijzonderde interne controle op interne beheersmaatregelen



Controle op betrouwbaarheid en juistheid van betaallijsten



Interne analyse spendanalyse

1. Sluitende interne beheersing op rechtmatigheidsrisico aanbestedingen

BEVINDINGEN EN EFFECT OP ONZE CONTROLEAANPAK CONCLUSIE

OPMERKINGEN

Opzet AO/IB

Bevindingen omtrent aanbesteden, betalingen en crediteurenstamgegevens Beheersmaatregelen voldoen niet aan alle vereisten

IT-beheersmaatregelen

Zie IT-bevindingen

VIC op proces

Proces is onderdeel van het IC-plan

Conclusie proces

Wij kunnen niet volledig steunen op het proces

DASHBOARD

2. Functiescheiding t.a.v. bestellen/budget/prestatie 3. Controle op betaalbestand 4. Controle op mutaties crediteurenstamgegevens 5. Check op btw-codering en verwerking

gegevensgericht (zie onder)

6. Controle op activeren/kosten/onderhoud (bij opstellen jaarrekening)

gegevensgericht (zie onder)

(AANVULLENDE) GEGEVENSGERICHTE WERKZAAMHEDEN  Gedetailleerde spendanalyse EU-aanbestedingen

Bestaan AO/IB

Conclusie controleaanpak

23

 Steekproef op juistheid lasten en betalingen  Steekproef op prestatielevering

 Analyse btw-codering  Controle juistheid activering/exploitatie/onderhoud

Gegevensgericht

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Detailbevindingen processen | Inkopen & Aanbestedingen

24

Bevinding

1. NALEVEN AANBESTEDINGSREGELS

KANS: Middel

Jaar van constatering

2016

IMPACT: Hoog

Onze bevinding/ constatering

Er is geen sprake van een sluitend systeem waarmee wordt gewaarborgd dat vooraf de juiste aanbestedingsvorm gekozen wordt. Binnen het inkoopproces wordt de controle op het al dan niet aanbesteden niet als afzonderlijke stap afgedwongen. Tevens is geen sprake van zichtbare vaststellen en vastlegging. Vanuit het proces aanbestedingen is het van belang voor de gemeente Meppel om in het inkoopproces (prospectief) een controle uit te voeren op het inkoopbeleid. Hierbij kan de gemeente Meppel op basis van de inschatting van inkopen (op basis van een inkoopkalender / contractenregister) een gedegen afweging in het aanbestedingsproces maken welke vorm van aanbesteding gevolgd moet worden.

Geconstateerde opvolging in 2020

Deze bevinding is voor boekjaar 2020 nog relevant. De gemeente Meppel acht het volledig afdwingen van het inkoopproces gezien omvang van de gemeente niet haalbaar. De gemeente Meppel steunt t.a.v. de controle van aanbestedingen op de spendanalyse achteraf. Door de bevindingen vanuit de balanscontrole 2019 is de gemeente wederom op scherp gezet. Teammanagers die per september gestart zijn worden vanuit de VIC op het belang van de juiste wijze van inkopen gewezen. Tevens is hernieuwde aandacht voor het intern inkoopbeleid.

Risico/gevolg

Het onvoldoende dwingend inregelen van een workflow rondom inkopen/aanbesteden en een prospectieve weging middels een inkoopkalender gebaseerd op begroting, leidt tot het risico dat inkopen niet rechtmatig worden aanbesteed.

Ons advies/ uw aanvullende werkzaamheden

Wij controleren, conform de afgelopen jaren, de rechtmatigheid van de inkopen middels een door de VIC uitgevoerde spendanalyse. Vanuit de opvolging en het ingenomen standpunt vanuit de gemeente Meppel is zichtbaar dat de gemeente de aanbeveling zoals eerder gesteld niet zal opvolgen. Wij zullen deze bevinding de komende jaren niet opnieuw uitgebreid rapporteren.

Reactie management/ Opvolging

DASHBOARD

Wij erkennen de bevinding van de accountant. Afgelopen jaar zijn er onrechtmatigheden geconstateerd bij de aanbestedingen wat ertoe gezorgd heeft dat er een verklaring met beperking bij de jaarrekening 2019 is gekomen. Wij zijn momenteel bezig met een inkooppakket om de volledigheid van aanbestedingen te borgen. Het proces geheel afdichten is voor de omvang van de gemeente Meppel niet haalbaar. Verder sluiten wij ons aan bij hetgeen vermeld staat bij geconstateerde opvolging in 2020.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Detailbevindingen processen | Inkopen & Aanbestedingen

25

Bevinding

2. PRESTATIELEVERING

KANS: Laag

Jaar van constatering

2016

IMPACT: Middel

Onze bevinding/ constatering

Binnen het inkoopproces van de gemeente Meppel wordt toetsing van de prestatielevering middels akkoord van de budgethouder afgedwongen. Dit akkoord wordt niet vastgelegd middels brondocumentatie of begeleidend schrijven. Hieruit volgt onvoldoende zichtbaar of de prestatie daadwerkelijk geleverd is. De onderliggende budgethoudersregeling is niet actueel (2006) en sluit niet aan op de mandaatregeling.

Geconstateerde opvolging in 2020

Deze bevinding is niet gewijzigd. De gemeente Meppel heeft bovenstaande bevinding in overweging genomen en neemt het standpunt in dat aanwezige functiescheiding en het tegengesteld belang vanuit verantwoordelijke budgethouders het risico afdoende afdekken. Hierbij overweegt de gemeente dat zij de prestatielevering vanuit de detailcontroles zonder al te veel moeite aan kan tonen. Dit geeft de gemeente vertrouwen dat het digitaal akkoord vanuit de budgethouder vanuit voldoende onderbouwing volgt. De gemeente onderzoekt hierbij de mogelijkheid toevoeging van brondocumentatie vanaf een vast te stellen drempelbedrag af te dwingen.

Risico/gevolg

Het risico bestaat dat er bij de gemeente onterecht kosten in rekening worden gebracht, waarvoor geen/onjuiste/onvolledige prestaties zijn verricht door deze wederpartij

Ons advies/ uw aanvullende werkzaamheden

Ten aanzien van de prestatielevering, voeren wij een detailcontrole uit, welke meeloopt in de detailcontrole op inkopen. Hierbij dient de prestatie door de gemeente aangetoond te worden, c.q. aannemelijk gemaakt te worden. Vanuit de opvolging en het ingenomen standpunt vanuit de gemeente Meppel is zichtbaar dat de gemeente de aanbeveling zoals eerder gesteld niet volledig zal opvolgen. Wij zullen deze bevinding de komende jaren niet opnieuw uitgebreid rapporteren.

Reactie management/ Opvolging

DASHBOARD

Er wordt gekeken met ICT wat de mogelijkheden zijn om brondocumentatie toe te voegen voor de prestatielevering in Key2. Op basis van de mogelijkheden wordt er gekeken of dit op een efficiënte wijze ingeregeld kan worden en daarop wordt de afweging gemaakt om dit te implementeren of niet.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Detailbevindingen processen | Inkopen & Aanbestedingen

26

Bevinding

3. BEHEER CREDITEURENSTAMGEGEVENS

KANS: Middel

Jaar van constatering

2016

IMPACT: Middel

Onze bevinding/ constatering

Mutaties op crediteurenstamgegevens (aanmaken/wijzigen) kunnen uitgevoerd worden door de financiële administratie en medewerkers bevoegd tot het zetten van de eerste handtekening bij betaling. Medewerkers bevoegd tot het zetten van de eerste handtekening beschikken daarnaast over de mogelijkheid facturen om de standaard routing heen op het budget van een budgethouder te verantwoorden en te verwerken tot en met de eerste handtekening in het betaalpakket. Het risico bestaat dat crediteurstamgegeven onjuist ingevoerd of gewijzigd worden wat kan leiden tot onjuiste en/of onrechtmatige uitstroom van middelen. De gemeente voert voorafgaand aan de betaling een controle op mutaties in de crediteurstamgegevens uit. Medewerker crediteurenadministratie controleert aan de hand van de binnengekomen factuur naam, rekeningnummer en bedrag. De inhoud en diepgang van de controle is achteraf niet zichtbaar.

Geconstateerde opvolging in 2020

Deze bevinding is niet gewijzigd. De gemeente Meppel heeft bovenstaande bevinding in overweging genomen en neemt het standpunt in dat aanwezige functiescheiding en het tegengesteld belang vanuit verantwoordelijke budgethouders het risico op spookfacturen afdoende afdekken. Het restrisico volgend uit de mogelijkheid de standaardrouting te vermijden acht de gemeente voldoende gemitigeerd vanuit de aanwezigheid van het zetten van de tweede handtekening, waarbij het ontbreken van de standaardrouting zichtbaar is.

Risico/gevolg

Het risico bestaat dat fictieve facturen om de routing heen klaargezet worden en inhoudelijk, door de medewerkers die de tweede handtekening zetten, onvoldoende aan de brondocumenten getoetst worden. Dit kan tot gevolg hebben dat onjuiste en onrechtmatige betalingen plaatsvinden met als mogelijk gevolg een onrechtmatige uitstroom van gelden.

Ons advies/ uw aanvullende werkzaamheden

Om bovenstaande risico te mitigeren, zullen wij aanvullende gegevensgerichte controles uitvoeren.

Reactie management/ Opvolging

Wij erkennen de bevinding van de accountant. Afgelopen jaar zijn er geen bijzonderheden geconstateerd in de deelwaarnemingen bij de jaarrekeningcontrole en interne controle. Gekeken is naar de inrichting van het proces en we hebben de controle van de 2 e handtekening beter geformaliseerd. De toetspunten zijn in kaart gebracht voor de 2 e handtekening en nadruk gelegd op de routing van de factuur wanneer er iets gewijzigd is in de crediteurstamgegevens. Hiermee wordt het risico afgedekt. Verder sluiten wij ons aan bij hetgeen vermeld staat bij geconstateerde opvolging in 2020.

DASHBOARD

Vanuit de opvolging en het ingenomen standpunt vanuit de gemeente Meppel is zichtbaar dat de gemeente de aanbeveling zoals eerder gesteld niet zal opvolgen. Wij zullen deze bevinding de komende jaren niet opnieuw uitgebreid rapporteren.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Factsheet | Personeel

27

NORMEN EN VERWACHTINGEN T.A.V. PROCES

INSCHATTING INTERNE BEHEERSMAATREGELEN BEHEERSMAATREGELEN IN HET PROCES



Actuele AO-beschrijving



Vastgestelde arbeidsvoorwaarden, actueel declaratiereglement



Autorisatiematrix bevoegdheden



Toetsingskader naleving CAO-voorwaarden in relatie tot opgestelde arbeidsovereenkomsten



Vierogenprincipe omtrent controle mutaties salarisadministratie



Sluitende IT General Controls rondom de IT-omgeving



Controle op betrouwbaarheid en juistheid van betaallijsten



Verbijzonderde interne controle op interne beheersmaatregelen



Uitwerking VIC WNT conform het BDO-werkprogramma



Autorisatiematrix bevoegdheden op papier en in systeem



Interne analyse personeelskosten

1. Controle/functiescheiding verwerking mutaties salarisadministratie 2. Autorisatie arbeidsovereenkomst conform mandaat

3. Controle bruto-/netto-berekening 4. Interne controle op volledige mutatieverwerking salarisadministratie 5. Controle op declaraties 6. Controle op activeren/kosten/onderhoud (bij opstellen jaarrekening) 7. Aansluiting subadministratie met financiële administratie

BEVINDINGEN EN EFFECT OP ONZE CONTROLEAANPAK CONCLUSIE

OPMERKINGEN

Opzet AO/IB

Alle procesrisico’s worden afgedekt

(AANVULLENDE) GEGEVENSGERICHTE WERKZAAMHEDEN  Aansluiting salarisadministratie financiële administratie  Cijferanalyse loonkosten  Voorbereiding WNT-controle door de VIC

Bestaan AO/IB

Beheersmaatregelen voldoen aan de vereisten

IT-beheersmaatregelen

Niet in scope voor IT

VIC op proces

Proces onderdeel van het IC-plan

Conclusie proces

Wij kunnen steunen op het reguliere personeelsproces

Conclusie controleaanpak

DASHBOARD

BDO kiest voor een gegevensgerichte aanpak

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Factsheet | sociaal domein

28

NORMEN EN VERWACHTINGEN T.A.V. PROCES

INSCHATTING INTERNE BEHEERSMAATREGELEN BEHEERSMAATREGELEN IN HET PROCES



Actuele AO-beschrijving aansluitend op de verordening WMO / Jeugd



Richtlijnen t.b.v. de uit te voeren uniforme interne controles



Budgethouders regeling op papier en in systeem



Autorisatiematrix



Toetsingskader rechtmatigheid WMO en Jeugdwet



Sluitende interne beheersing op rechtmatigheidsrisico toekenning



Functiescheiding in sub-administratie t.a.v. de aanvraag en de beschikking



Ingevulde checklist/onderzoeksrapport per WMO- / Jeugdaanvraag



Functiescheiding tussen degene die de beschikking afgeeft (budgethouder) en degene die de prestatielevering vaststelt bij ontvangst declaratie

4. Autorisatie op prestatielevering door hiertoe bevoegde functionaris



Verbijzonderde interne controle op aanvraag/doorverwijzing en toekenningen

5. Controle op betaalbestand

1. Autorisatie / functiescheiding tussen consulent die aanvraag beoordeelt en functionaris die beschikking goedkeurt en afgeeft 2. Uniform toetsing-/beoordelingskader voor ontvangen aanvragen en voldoen aan wettelijke vereisten 3. Richtlijnen/beleid inzake de WMO

6. Evaluatie bij heraanvraag

BEVINDINGEN EN EFFECT OP ONZE CONTROLEAANPAK CONCLUSIE

OPMERKINGEN

Opzet AO/IB

Alle belangrijke procesrisico’s worden afgedekt

(AANVULLENDE) GEGEVENSGERICHTE WERKZAAMHEDEN  Aansluiting vaststellen tussen de financiële administratie en de subadministratie  Uitgebreide steekproef op juistheid en rechtmatigheid WMO- en Jeugdlasten  Uitgebreide steekproef op prestatielevering (inclusief PGB)

Bestaan AO/IB

Beheersmaatregelen voldoen aan de vereisten

IT-beheersmaatregelen

Zie IT-bevindingen

VIC op proces

Proces is onderdeel van het IC-plan

Conclusie proces

Wij kunnen niet volledig steunen op het proces

Conclusie controleaanpak

DASHBOARD

 Incasso van eigen bijdrages vaststellen a.d.h.v. CAK-opgave (WMO)  Verschillen analyse budget versus realisatie

Gegevensgericht

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Detailbevindingen processen | sociaal domein

29

Bevinding

4. ZICHTBAARHEID AARD EN DIEPGANG KWALITEITSTOETS WMO EN JEUGD

KANS: Middel

Jaar van constatering

2018

IMPACT: Middel

Onze bevinding/ constatering

Voor de gemeente Meppel is het van belang dat een aanvraag binnen het sociaal domein getoetst wordt aan de daarbij gestelde normen. In de workflow van de gemeente Meppel is gewaarborgd dat bij een aanvraag een kwaliteitstoets dient plaats te vinden. Deze stap is zichtbaar aanwezig in het proces en achteraf kan worden vastgesteld wie de kwaliteitstoets heeft uitgevoerd. Echter, wij kunnen niet vaststellen op welke elementen/normen de kwaliteitsmedewerker bij het goedkeuren heeft getoetst, omdat dit niet wordt gedocumenteerd. Dit heeft tot gevolg dat de kwaliteitstoets die de gemeente Meppel uitvoert achteraf niet inhoudelijk getoetst kan worden en daarom geen zekerheid geeft in de interne en externe controle. Hierdoor kan niet systeemgericht gesteund worden op de werkzaamheden van de gemeente Meppel.

Geconstateerde opvolging in 2020

Jeugd: Gemeente Meppel heeft in 2020 maatregelen getroffen om inhoud en diepgang van de kwaliteitstoets zichtbaar te maken. De gemeente maakt voor toetsing op aanvraag en beslissing gebruik van eigen kwaliteitschecklisten. Wij hebben het bestaan hiervan voor één dossier vastgesteld. WMO: Wegens bestaande achterstanden en hoge werkdruk als gevolg van de Covid-19 crisis heeft gemeente Meppel in 2020 geen opvolging kunnen geven. Derhalve blijft voor WMO de bevinding zoals beschreven staan. Meppel acht het gezien de hoge werkdruk op dit moment niet haalbaar toetsing conform het Jeugdproces in te regelen.

Risico/gevolg

Gezien de complexiteit van de regelgeving bestaat het risico op onjuiste en onrechtmatige toekenning en betaling van uitkeringen in het kader van de WMO.

Ons advies/ uw aanvullende werkzaamheden

Wij adviseren u, evenals voorgaand jaar, om de zichtbaarheid van de aard en diepgang van de controle expliciet te maken ten aanzien van de WMO.

Reactie management/ Opvolging

In 2020 is gepoogd een begin te maken met het inrichten van de kwaliteitstoets bij WMO. In maart 2020, toen iedereen zoveel mogelijk thuis moest gaan werken, is de keuze gemaakt om de collegiale toetsing (tijdelijk) te schrappen. Dit heeft ook tot gevolg gehad dat het invoeren van de kwaliteitstoets niet verder is uitgerold. Nu het thuiswerken het nieuwe normaal is geworden, zal de kwaliteitstoets alsnog ingericht moeten worden.

DASHBOARD

Systeemgericht kan niet gesteund worden op de kwaliteitstoets binnen de workflow Jeugd. Om die reden zullen wij, evenals voorgaand jaar, voor aanvragen achteraf gegevensgericht vaststellen of de kwaliteitstoets inhoudelijk correct is uitgevoerd.

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Detailbevindingen processen | sociaal domein

30

Bevinding

5. CONTROLE PRESTATIELEVERING

KANS: Middel

Jaar van constatering

2016

IMPACT: Middel

Onze bevinding/ constatering

De gemeente Meppel is verantwoordelijk voor het vaststellen van de prestatielevering van de zorg. De gemeente heeft in het proces een beheersmaatregel t.a.v. de zorgprestatielevering toegevoegd. Een medewerker van de gemeente stelt, in functiescheiding, middels een telefonisch gesprek vast of de zorg geleverd wordt en legt dit vast in een enquêteformulier. Het invullen van dit enquêteformulier wordt echter niet in alle gevallen afgedwongen. Daarnaast is de authenticiteit van in de inhoud van het enquêteformulier achteraf lastig vast te stellen.

Geconstateerde opvolging in 2020

Jeugd: Gemeente Meppel heeft in 2020 maatregelen getroffen om controle op de prestatielevering af te dwingen in het proces. De gemeente maakt voor toetsing op de prestatielevering gebruik van een prestatieonderzoek-checklist. De kwaliteitsmedewerker controleert of voor alle dossiers een prestatieonderzoek geboekt is, hiermee waarborgt de gemeente volledige toetsing binnen de jeugdzorg. Het kwaliteitsonderzoek wordt niet getekend door de cliënt, de bevinding ten aanzien van de authenticiteit van de inhoud van het prestatieonderzoek blijft derhalve staan. WMO: Wegens bestaande achterstanden en hoge werkdruk als gevolg van de Covid-19 crisis heeft gemeente Meppel in 2020 geen opvolging kunnen geven. Derhalve blijft voor WMO de bevinding zoals beschreven staan. Meppel acht het gezien de hoge werkdruk op dit moment niet haalbaar toetsing conform het Jeugdproces in te regelen.

Risico/gevolg

Het risico bestaat dat de gemeente ten onterechte voor zorg betaald en in de jaarrekening verantwoord, terwijl voor deze indicaties niet altijd de prestaties zijn geleverd.

Ons advies/ uw aanvullende werkzaamheden

Wij constateren dat de gemeente Meppel deels follow-up heeft gegeven aan onze bevinding en een stap heeft gezet t.a.v. de prestatielevering in de Jeugdzorg. Wij adviseren u, evenals voorgaand jaar, om voor WMO binnen het systeem toetsing op prestatielevering te laten afdwingen. Om de authenticiteit van het prestatieonderzoek te waarborgen adviseren wij u het prestatieonderzoek ter verificatie te delen met de cliënt. Om bovenstaand risico te mitigeren, zullen wij aanvullende gegevensgerichte controles uitvoeren op de productieverantwoordingen van de zorginstellingen.

Reactie management/ Opvolging

De aanbeveling om het verslag te delen met cliënt zal leiden tot onnodige administratieve lasten voor zowel de cliënt als de gemeente. Het zorgprestatieonderzoek is een hulpmiddel om te controleren of de zorgaanbieder de juiste zorg heeft geleverd, de juiste inzet pleegt en of de klant tevreden is. De weergave van het gesprek wordt door de consulent vastgelegd in het verslag. Als de klant tevreden is, wordt het werkproces afgesloten. Als er sprake is van ontevredenheid dan volgt een gesprek met klant en aanbieder. Dit wordt eveneens vastgelegd. In het proces voor WMO-aanvragen is, net als bij de aanvragen Jeugdhulp, een stap ingebouwd voor het opvoeren van een zorgprestatieonderzoek 3 maanden na de ingangsdatum van het besluit. Bij de toetsing wordt gecontroleerd of het onderzoek ook daadwerkelijk is ingevoerd. Toen iedereen in maart 2020 verplicht werd om zoveel mogelijk thuis te werken, is de keuze gemaakt om de collegiale toetsing (tijdelijk) te schrappen. Dit kan tot gevolg hebben gehad dat in sommige gevallen geen zorgprestatieonderzoek is opgevoerd c.q. uitgevoerd. Wij gaan onderzoeken of en in welke vorm de toetsing weer opgepakt kan worden.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Factsheet | Participatiewet

31

NORMEN EN VERWACHTINGEN T.A.V. PROCES

INSCHATTING INTERNE BEHEERSMAATREGELEN



Actuele AO-beschrijving aansluitend op de verordening Participatiewet



Richtlijnen ten behoeve van de uit te voeren uniforme interne controles



Totaalanalyse (realisatie versus budget) per categorie in de Participatiewet



Autorisatiematrix



Gehanteerd toetsingskader rechtmatigheid per participatiewet categorie



Primaire functiescheiding tussen toetsing van de aanvraag, de toekenning en uitbetaling



In te vullen checklisten per categorie in de Participatiewet



Sluitende IT General Controls



Verbijzonderde interne controle op uitkeringsaanvragen – toekenningen, stopzetting, afwijzingen en uitbetalingen

BEHEERSMAATREGELEN IN HET PROCES 1. Autorisatie/functiescheiding tussen consulent, definitieve toekenning en uitbetaling 2. Uniform toetsings-/beoordelingskader voor ontvangen aanvragen en het evaluaties 3. Richtlijnen/beleid inzake de Participatiewet 4. Vierogenprincipe bij wijziging bankrekeningnummers van uitkeringsgerechtigden 5. Controle op betaalbestand tevens in relatie tot openstaande vorderingen

BEVINDINGEN EN EFFECT OP ONZE CONTROLEAANPAK CONCLUSIE

OPMERKINGEN

Opzet AO/IB

Alle belangrijke procesrisico’s worden afgedekt

Bestaan AO/IB

Beheersmaatregelen voldoen aan de vereisten

IT-beheersmaatregelen

Zie IT-bevindingen

VIC op proces

Proces onderdeel van het IC-plan

Conclusie proces

Wij kunnen, als gevolg van de IT-omgeving, niet volledig steunen op het proces

Conclusie controleaanpak

DASHBOARD

(AANVULLENDE) GEGEVENSGERICHTE WERKZAAMHEDEN  Aansluiting vaststellen tussen de financiële administratie en de uitkeringenadministratie  Aansluiting vaststellen tussen de SiSa-verantwoording, de uitkeringenadministratie en de financiële administratie  Detailcontrole of het toetsingskader is nageleefd (als gevolg van hiaten in de IT)  Detailcontrole op de juistheid van de lasten in het kader van de Participatiewet (als gevolg van hiaten in de IT)

Gegevensgericht

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Factsheet | Subsidieverstrekkingen

NORMEN EN VERWACHTINGEN T.A.V. PROCES

32

INSCHATTING INTERNE BEHEERSMAATREGELEN BEHEERSMAATREGELEN IN HET PROCES



Actuele AO-beschrijving



Vastgestelde subsidieverordening en onderliggende beleidsregels



Budgethoudersregeling op papier en in systeem



Betrouwbaar subsidievolgsysteem



Sluitende IT General Controls rondom het IT-systeem



Verbijzonderde interne controle op interne beheersmaatregelen



Interne analyse op verstrekte subsidies

1. De subsidieverordening wordt vastgesteld door de gemeenteraad

2. Functiescheiding t.a.v. verlenen subsidies

3. Aansluiting tussen subsidievolgsysteem en financiële administratie

4. Juiste en tijdige vaststelling verstrekte subsidies

BEVINDINGEN EN EFFECT OP ONZE CONTROLEAANPAK CONCLUSIE

OPMERKINGEN

Opzet AO/IB

Niet alle procesrisico’s worden zichtbaar afgedekt

Bestaan AO/IB

Beheersmaatregelen voldoen niet aan alle vereisten

IT-beheersmaatregelen

Niet in scope voor IT

VIC op proces

Proces is onderdeel van IC-plan

Conclusie proces

Wij kunnen niet volledig steunen op het proces

Conclusie controleaanpak

DASHBOARD

(AANVULLENDE) GEGEVENSGERICHTE WERKZAAMHEDEN  Aansluiting per jaareinde tussen subsidieregister en Key2  Detailcontrole op grootste subsidieverstrekkingen (80-20 regel); inclusief een zichtbare controle op toetsing subsidie vs overheidsopdracht en de vaststelling van de subsidie

Gegevensgericht

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Detailbevindingen processen | Subsidieverstrekkingen

33

Bevinding

6. VASTSTELLING SUBSIDIES

KANS: Middel

Jaar van constatering

2019

IMPACT: Middel

Onze bevinding/ constatering 2019

In de algemene subsidieverordening van gemeente Meppel zijn bepalingen opgenomen omtrent het vaststellen van verstrekte subsidies. Wij hebben geconstateerd dat er voor een aantal subsidies niet altijd een verzoek tot vaststellen van de subsidie ontvangen wordt. Vanuit de gemeente wordt hier niet altijd op gehandeld om te zorgen dat de vaststelling alsnog plaatsvindt. Tevens is geconstateerd dat bij subsidies groter dan € 50.000 niet altijd een accountantsverklaring bij de onderliggende stukken van de subsidieontvanger is gevoegd, terwijl dit wel noodzakelijk is vanuit de subsidieverordening (artikel 19).

Geconstateerde opvolging 2020

De gemeente heeft oude subsidies (2017-2018) afgerond middels vaststellingsbeschikkingen. Daarnaast heeft de teammanager opdracht gekregen inrichting van het proces te analyseren en waar nodig aan te scherpen. Tevens wordt de subsidieverordening in 2021 heroverwogen en vernieuwd. Als gevolg van het coronavirus zijn in het proces nog geen waarborgen getroffen.

Risico/gevolg

Het risico bestaat dat de gemeente Meppel haar eigen verordening niet naleeft met een (niet-financiële) onrechtmatigheid tot gevolg. Vooralsnog schatten wij het risico gemiddeld in, ook omdat uit de gegevensgerichte controle van afgelopen jaren geen bijzonderheden zijn gebleken.

Ons advies/ uw aanvullende werkzaamheden

Wij adviseren de gemeente Meppel het proces te overwegen en waarborgen in te regelen om handelswijze conform verordening te verzekeren.

Reactie management/ Opvolging

Wij erkennen de bevinding van de accountant. Afgelopen periode is er actie ondernomen om de oude subsidies van 2017-2018 vast te stellen. Dat is gelukt, op één subsidie uit 2018 na. Voor deze organisatie worden de subsidies 2018 en 2019 gelijk afgehandeld. Dit in verband met problemen voor deze organisatie die voortkomen uit de coronacrisis. De planning is dat dit in januari 2021 afgerond wordt. Verder gaan we er voor zorgdragen dat ook de vaststelling over 2019 dit jaar plaats zal gaan vinden. Voor wat het betreft om het proces te heroverwegen zijn er acties uitgezet, echter door de impact van corona zijn de prioriteiten verschoven naar het rechtmatig verstrekken en vaststellen van de verstrekte subsidies 2020. De herijking van de subsidies zal nu plaats gaan vinden in 2021.

DASHBOARD

AANDACHTSPUNTEN

SIGNIFICANTE PROCESSEN

INTERNE CONTROLE

BIJLAGEN

Detailbevindingen processen | Subsidieverstrekkingen

34

Bevinding

7. TOETSING ONDERSCHEID SUBSIDIES EN (OVERHEIDS)OPDRACHTEN NIET GEBORGD

KANS: Middel

Jaar van constatering

2020

IMPACT: Hoog

Onze bevinding/ constatering 2020

Op het moment dat een subsidie zich kwalificeert als een overheidsopdracht, is in principe de aanbestedingsrichtlijn van toepassing en dient de opdracht (Europees) aanbesteed te worden. De gemeente Meppel heeft in haar proces subsidieverstrekkingen geen processtap ingeregeld waarin voor subsidieaanvragen die kenmerken van (overheids)opdrachten vertonen getoetst wordt of sprake is van een subsidie of inkoop.

Risico/gevolg

Het risico bestaat dat de gemeente Meppel ten onrechte subsidies verstrekt waar sprake is van een (overheids)opdracht en daarmee niet conform geldende aanbestedingswetgeving handelt. De gemeente Meppel loopt hierbij het risico op (financiële) rechtmatigheidsfouten in de jaarrekening.

Ons advies/ uw aanvullende werkzaamheden

Wij zullen detailwerkzaamheden uitvoeren om zekerheid te verkrijgen omtrent de rechtmatigheid van de verstrekte subsidies.

Reactie management/ Opvolging

Wij erkennen de bevinding van de accountant. Wij zullen in de herijking van de subsidies aandacht schenken aan dit onderdeel. Het is een onderdeel wat behoorlijke impact kan hebben op de rechtmatigheid dus zullen wij hier kritisch naar gaan kijken. Opvolging zal plaats vinden in 2021.