Initiatiefvoorstel - Informatie in kaart

Raadsvoorstel Agendapunt

Vertrouwelijkheid Openbaar

Datum vastgesteld 22 december 2025

Registratienummer 3598922

Onderwerp Initiatiefvoorstel – Informatie in kaart Voorgesteld raadsbesluit 1. het initiatiefvoorstel ‘Informatie in kaart’ vast te stellen en daarmee: a. het college opdracht te geven te starten met de ontwikkeling van een digitale informatiehub waar informatie over projecten, evenementen en onderhoud in kaart gebracht worden en samenkomen; b. het college op te roepen hierbij afspraken te maken met projectontwikkelaars en organisatoren over het verbeteren van de communicatie aan onze inwoners door: • relevante informatie tijdig en volledig te delen via de digitale informatiehub; • fysieke informatieborden of -posters te plaatsen op locatie; • de directe omgeving ook altijd per brief te blijven informeren; c. het college de digitale informatiehub vóór 1 januari 2027 te laten realiseren en de gemeenteraad in het tweede kwartaal van 2026 te informeren over de voortgang van de realisatie aan de hand van een plak van aanpak; d. de kosten hiervoor, zowel incidenteel als structureel, middels een begrotingswijziging aan de raad voor te leggen. Inleiding en context Goede en duidelijke informatie is van groot belang van inwoners. Het kan vragen wegnemen, duidelijkheid scheppen en context geven voor bepaalde situaties.

De afgelopen jaren hebben wij ervaren dat inwoners van de gemeente Meppel te vaak onvoldoende of te laat geïnformeerd zijn over ontwikkelingen in hun directe leefomgeving. Informatie lijkt daarnaast niet altijd makkelijk terug te vinden. Dit geldt voor uiteenlopende onderwerpen zoals bouwprojecten, onderhoud aan de wegen en het groen, lokale evenementen en bouw- en verkeersoverlast. Inwoners zijn daarom gebaat bij een goed ontsloten plek van informatie, waarbij laagdrempelig, tijdig en actueel informatie gevonden kan worden op locatie. Hiermee willen wij voorkomen dat er onduidelijkheid en onrust ontstaat bij inwoners, participatie niet gemist wordt door het ontbreken van informatie en onnodige vragen en klachten zich voordoen als dit voorkomen had kunnen worden. Beoogd (maatschappelijk) effect Met dit voorstel wordt beoogd het structureel verbeteren van de informatievoorziening aan inwoners, zodat: - Iedereen tijdig en makkelijk toegang heeft tot relevante informatie over ontwikkelingen in de buurt;

1

-

Inwoners tijdig weten waar ze terecht kunnen met vragen, ideeën, klachten of bezwaren; Overlast beter wordt voorspeld en gecommuniceerd waardoor acceptatie groeit.

Argumenten 1.1. Digitale informatiehub – een centrale website Informatie is vaak fragmentarisch beschikbaar voor inwoners. Informatie komt ook niet altijd tijdig bij de inwoner terecht, zoals bijvoorbeeld bij evenementen die hinder kunnen geven door geluid of niet duidelijk gecommuniceerde eindtijden. Een ander praktisch voorbeeld is het achteraf lezen over een participatieavond. Door informatie te centraliseren, voorzien van een interactieve kaart en een abonnementsfunctie, kunnen inwoners makkelijker achterhalen wat er in hun leefomgeving gebeurt. De gemeente Meppel kan hier ook gebruik van maken door werkzaamheden als wegenonderhoud en groenonderhoud op te nemen op de kaart. 1.2.

Maak initiatiefnemers onderdeel van goede informatievoorziening Hoewel de gemeente Meppel niet voor alle informatievoorziening verantwoordelijk is, kan zij wel een faciliterende rol aannemen. Door afspraken te maken met initiatiefnemers, zoals projectontwikkelaars en organisatoren van evenementen, wordt de informatie actueel gehouden en wordt de verbinding tussen inwoners, gemeente en initiatiefnemers makkelijker gemaakt.

1.3.

Digitaal is slechts een deel van de oplossing Een digitale informatiehub is een onderdeel van goede informatievoorziening. Het hebben van fysieke informatiepunten in het dorp, wijk of buurt draagt ook bij. Dit kan gerealiseerd worden door middel van posters en sandwichborden op locaties van werkzaamheden of evenementen waarbij kerninformatie bekend gemaakt worden evenals een QR-code die verwijst naar de digitale informatiehub. Een andere mogelijkheid is het gebruikmaken van generieke posters en borden die verwijzen naar de digitale informatiehub.

1.4.

Informeren per brief blijft van belang Hoewel de digitale informatiehub in deze digitale wereld een logische vindplaats voor informatie kan zijn, is het van belang om inwoners per brief te blijven informeren over zaken die spelen in hun directe leefomgeving. In die brieven kan verwezen worden naar de digitale informatiehub, maar mocht iemand minder digitaal vaardig zijn dan kan verwezen worden naar hulp in een buurtcentrum of in het gemeentehuis.

2

Kanttekeningen 1.1. Opzetten digitale informatiehub vraagt inzet Hoewel veel informatie al beschikbaar is op verschillende plekken, vraagt het inzet van zowel de gemeente Meppel als de initiatiefnemers om informatie te centraliseren. De verwachting is daarom dat de eerste inrichting ook het meeste tijd en inzet zal vragen. Met een interactieve kaart kan er vervolgens wel verder uitgebouwd worden. Het is echter ook een mogelijkheid om de interactieve kaart gefaseerd in te richten door bijvoorbeeld eerst bouwprojecten toe te voegen, gevolgd door evenementen en onderhoud. 1.2.

Bereidheid initiatiefnemers noodzakelijk Zonder de medewerking van initiatiefnemers zoals projectontwikkelaars en organisatoren van evenementen wordt een digitale informatiehub beperkt in actuele waarde. Tegelijkertijd zijn initiatiefnemers gebaat bij het goed ontsluiten van informatie over hun projecten en evenementen, zodat zij het contact met inwoners goed kunnen onderhouden. Daarom wordt voorgesteld om als gemeente Meppel afspraken met initiatiefnemers te maken zodat er sprake kan zijn van goede informatievoorziening.

1.3.

De digitale informatiehub lost niet alles op Hoewel goede informatievoorziening kan bijdragen aan begrip, duidelijkheid en verwachtingen betekent dit niet dat er geen bezwaren zich zullen voordoen. Goede informatievoorziening draagt bij aan het voorkomen van onnodige vragen, maar zorgt er ook voor dat inwoners weten wat hun opties en mogelijkheden zijn. Daarmee is niet gezegd dat iedereen het automatisch eens is met een project, evenement of werkzaamheden.

Financiën Voor de realisatie van een digitale informatiehub worden eenmalige kosten voor de oprichting verwacht, evenals structurele kosten voor het in de lucht houden en onderhouden van de webpagina. Goede informatievoorziening kan echter ook positieve financiële gevolgen hebben door verminderde onnodige vragen en efficiënter klachtbeheer. Communicatie Met het realiseren van de digitale informatiehub wordt een belangrijke bijdrage geleverd in het informeren van inwoners. De bekendheid van en met deze informatiehub zal na realisatie aandacht vragen in de gemeentelijke communicatie, zodat inwoners de website daadwerkelijk weten te vinden. Bijlagen Initiatiefvoorstel ‘Informatie in kaart’ Namens de fractie van Sterk Meppel, M. Wieringa

3