Griffieplan - De Meppeler raad - betrokken en toegankelijk (2024-2026)

De Meppeler raad: toegankelijk en betrokken met ondersteuning van een toekomstbestendige griffie

Griffieplan 2024-2026

De Meppeler raad: toegankelijk en betrokken met ondersteuning van een toekomstbestendige griffie De samenleving van de gemeente Meppel staat voorop voor de gemeenteraad.1 Of het nou gaat om een inwoner uit Nijeveen of Rogat, een ondernemer in de Koedijkslanden of de zorgverlener in de Haveltermade: allen zijn zij van belang. Zij vormen samen doelgroepen waarvoor de raad besluiten neemt. De raad weegt belangen, maakt keuzes én geeft duidelijkheid. Het vertrouwen in de (lokale) democratie is de kapstok bij deze drie uitgangspunten. Het zijn daarom ook de belangrijke vragen die een raad zich elke vergadering weer zou moeten afvragen. Welk belangen worden gewogen, welke keuzes liggen voor en hoe leggen wij uit wat wij daarmee hebben gedaan? Door als raad open te staan voor ieders mening, ruimte te bieden aan iedereen in de gemeente om mee te doen en duidelijke verwachtingen te scheppen kan de betrokkenheid in de lokale politiek vergroot worden. De raad van Meppel staat er niet alleen voor. Zij worden ondersteund door de griffie in haar werkzaamheden, zodat er ruimte is om met elkaar van gedachten te wisselen, de wijken in te gaan en de informatie te verkrijgen die zij nodig heeft om besluiten te nemen. In dit griffieplan voor 2024-2026 staat beschreven wat de griffie in de huidige samenstelling doet om het werk van de raad goed te kunnen ondersteunen.

Daarna wordt ingegaan op de uitdagingen en kansen voor de komende jaren. Tot slot wordt een vooruitblik gegeven op de mogelijkheden en wat daar voor nodig is om het te realiseren. Met dit plan wordt de aanzet gegeven om met elkaar de schouders onder het Meppel van morgen te zetten. Het griffieplan biedt daarmee houvast voor de raad om met elkaar te spreken over de eigen ondersteuning en richting waarin de raad als geheel wil gaan. Ambities en doelen kunnen op deze manier tastbaar gemaakt worden, geprioriteerd worden of bijgesteld worden. De griffie(r) zijn immers van belang voor het realiseren en bewaken ervan. Het is daarnaast belangrijk om rekening te houden met politiek- bestuurlijke ontwikkelingen. Het gevolg kan zijn dat dit plan niet voor een gehele raadsperiode in beton gegoten zal zijn. Er zal altijd ruimte moeten zijn voor wijzigingen die ons door de tijd heen inhalen.

1 Onder de Meppeler samenleving verstaan wij alle inwoners, ondernemers, bedrijfsleven,

belanghebbende organisaties en instellingen in de gemeente Meppel.

2

De griffie als ondersteuner, procesbewaarder en adviseur Van de griffie mag verwacht worden dat zij de raad gevraagd en ongevraagd adviseert, coacht, de processen begeleidt en de raad ondersteunt. Van de griffie mag ook verwacht worden dat zij de politiek voor inwoners in beeld brengt en de drempel verlaagt voor alle inwoners om in contact met de raad en andersom te komen. De griffier treedt hierin op als eerste adviseur van de raad. Sinds 2002 kent elke gemeenteraad ondersteuning in de vorm van een griffie. De griffie begeleidt de processen (route) voor de raad om tot een besluit te kunnen komen. Zij ondersteunen raadsleden bij de inzet van vragen, instrumenten en het krijgen van informatie. En zij geven gevraagd en ongevraagd advies, tips en tops aan raadsleden. De rol van de griffie gaat echter verder dan deze basistaken en kenmerkt zich door tal van werkzaamheden die niet altijd direct zichtbaar zijn voor inwoners of de raad zelf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het in stelling brengen van de raad in complexe dossiers en ontwikkelingen voor de langere termijn. De griffie zorgt hierdoor voor een strategische ondersteuning bij het invullen van het raadswerk. De huidige griffie is (veel) procesgericht en focust zich grotendeels op de organisatie en ondersteuning van het vergader- en besluitvormingsproces.

De griffie maakt al stappen naar een meer adviserende griffie waarin naast besluitvorming ook veel meer naar de brede processen van de raad gekeken wordt zoals de informatievoorziening, controle en verantwoording, het contact met de Meppeler samenleving en regionale samenwerking. Hierover volgt verderop meer informatie. Bezetting De griffie van Meppel bestaat uit drie personen, die in drie functies onderverdeeld zijn: -

-

De griffier (Wytze Spoelstra), eerste adviseur van de raad; 1fte – 36 uur per week De plaatsvervangend griffier / raadsadviseur (Jan Kemper), tweede adviseur van de raad; 1fte – 36 uur per week De griffiemedewerker (Tamara Oldenhuis), commissiegriffier en allround ondersteuning; 0,67fte – 24 uur per week

De griffie valt onder de directe verantwoordelijkheid van de gemeenteraad en niet, zoals bij de gemeentelijke organisatie, onder de bevoegdheid van het college.2 De raad is daarmee de directe werkgever van de griffie. De werkgeverscommissie van de raad, bestaande uit drie raadsleden, voert gesprekken met de griffier over het functioneren van de griffie voor de raad. Voorbereidende werkzaamheden Om de gemeenteraad goed haar werk te kunnen laten doen, zoals het voeren van het debat over te stellen kaders en het controleren ervan, is het nodig dat de onderliggende dossiers en documenten op tijd en correct beschikbaar worden. Voor een openbare vergadering zijn de voorbespreking met de voorzitter, het anticiperen op zaken die zich in een vergadering kunnen voordoen, het bijstellen en (laten) beantwoorden van eventuele technische vragen, het informeren en ondersteunen van insprekers, het betrekken en informeren van betrokken medewerkers en het adviseren van de individuele leden allen zaken die van belang zijn.3 Daarbij is iets vanzelfsprekends als catering en beveiliging (met BHV) ook geregeld. Als een 2 Artikel 107 Gemeentewet 3 In de basis zijn alle vergaderingen van de raad openbaar tenzij anders vermeld.

3

van de genoemde voorbeelden niet adequaat wordt opgepakt, is dat vaak van (negatieve) invloed op de vergadering. Om dit te voorkomen wordt hierop door de griffie, daar waar mogelijk, geanticipeerd en gestuurd. Algemene ondersteuning De griffie maakt informatie voor zowel de raadsleden als de inwoners tijdig beschikbaar via het raadsinformatiesysteem (RIS). Dit houdt in dat voorstellen en documenten gebundeld worden, geordend en verwerkt in de applicatie iBabs. Uitnodigingen voor de raad worden daarin ook bijhouden, worden de agenda’s opgesteld voor de raad en wordt een actueel inzicht in informatie gegeven. Deze informatie is te vinden via www.gemeenteraadmeppel.nl en dient ook als een vorm van naslag voor raad en inwoners. Vergaderingen zijn terug te kijken voor zover er een opname is gemaakt. Besluiten zijn terug te vinden nadat de raad erover gestemd heeft en algemene verslagen in de vorm van besluitenlijsten zijn er ook terug te lezen. Daarnaast wordt de raad juridisch ondersteund door de griffie waar het gaat om de toepassing van wetgeving en verordeningen én wordt de werkwijze van de raad zowel binnen de organisatie als naar de Meppeler samenleving uitgelegd. Tot slot beheert de griffie de financiën van de raad en draagt zorg voor voldoende verdeling van middelen voor de raad, rekenkamer, griffie, trainingen en opleidingen en fractieondersteuning.

Procesbegeleiding De griffie bereidt met de agendacommissie de agenda’s voor in aanloop naar vergaderingen van de gemeenteraad, de raadscommissies, de Ronde en andere raadsbijeenkomsten. De griffie adviseert de agendacommissie over de planning voor de komende vergaderingen, de te volgen procedures en evalueert met de agendacommissie de afgelopen vergaderingen om tot eventuele aandachtspunten en/of verbeterpunten te komen. Naast de advisering draagt de griffie zorg voor de informatievoorziening van de raad en worden inwoners geholpen bij het gebruik van instrumenten in het raadsproces (inspreken, sturen van brieven aan de raad, burgerinitiatief etc.) Een meer bijzonder proces is die van de burgemeesters(her)benoeming en de periode rondom de gemeenteraadsverkiezingen. Beide processen komen gemiddeld genomen eens per vier tot zes jaar voor, maar vragen een actieve en resolute houding van de griffie in de voorbereiding, gedurende het proces en na afloop in de verwerking ervan. Andere bijzondere processen zijn bijvoorbeeld het ondersteunen en begeleiden van aanbestedingen voor de raad zoals de accountantsdiensten en het RIS. Inhoudelijke en procesmatige advisering Advisering vindt op meerdere manieren plaats rondom de raad. Zowel vanuit de raad, als het college en de organisatie kunnen agenderingsverzoeken komen.

De griffie is in deze situatie de spin in het web en adviseert over de wijze van agendering en behandeling in de raad. Waar het gaat om informatievoorziening, zal de griffie hierin onafhankelijk optreden en denkt de griffie mee in de mogelijkheden om een raadslid goed zijn of haar werk te kunnen doen. Dat betekent dat wij meedenken in het vormgeven van moties en amendementen, de organisatie van raadsbijeenkomsten en het betrekken van de Meppeler samenleving bij het werk van de raad en andersom. Tegelijkertijd is de griffie een poortwachter voor de raad waar het gaat om het verkrijgen van informatie vanuit het college en verbinding met de ambtelijke organisatie. De griffie zoekt daarin de juiste verbinding en denkt met de raad mee om de benodigde informatie te verkrijgen. Een voorbeeld hiervan is de herintroductie van het informatieplein. De inzet van het meest passende middel is onderdeel van de advisering op maat naar raadsleden toe. Zo werkt de griffie mee aan het strategisch positioneren van de raad voor de langere termijn en denkt zij mee over de gevolgen van de inzet van de raad. 4

Samenwerking Samenwerken gebeurt niet vanzelf en nooit alleen. Ook voor de griffie geldt dat samenwerking tot versterking kan leiden. Dit gebeurt op verschillende manieren en in verschillende overleggen. Zo neemt de griffier plaats in de bestuurlijke driehoek met de burgemeester en gemeentesecretaris om met elkaar van gedachten te wisselen over de mogelijkheden tot vernieuwing, afstemming en het verbeteren van samenwerking tussen college, raad en ambtelijke organisatie. Daarnaast heeft de griffier regelmatig overleg met de burgemeester in voorbereiding op de raadsvergadering en een overleg met de gemeentesecretaris. De griffie werkt nauw samen met de ambtelijke organisatie. Zoals eerder genoemd gaat het bijvoorbeeld over de raadsplanning en adviezen over het betrekken van de raad. Naast advisering biedt de griffie jaarlijks de ambtelijke collega’s een inkijk in het raadswerk en hoe dit zich tot elkaar verhoudt. Onderdeel daarvan is het bijwonen van een raadscommissie en/of raadsvergadering en een kennismaking met de raadsleden. Op deze manier proberen wij beide ‘werelden’ blijvend te verbinden. De griffie verzorgt ook voor nieuwe medewerkers een toelichting op het werk van de raad. De samenwerking blijft echter niet beperkt tot de eigen gemeentegrenzen.

Zo vindt er afstemming en overleg plaats op regionaal niveau zoals bij de Vereniging Drentse Gemeenten (VDG), waarin de griffier algemeen bestuurslid is als afgevaardigde van de Drentse griffiers. Daarnaast heeft de griffier zitting in de Drentse griffierskring en het overleg van griffiers in de Regio Zwolle. Het doel van deze overleggen: de positie van de raden bewaken en versterken door met elkaar kennis en kunde uit te wisselen. Een praktisch voorbeeld van samenwerking is te zien in de jaarlijkse zomermarkten met de gemeenschappelijke regelingen. De organisatie wordt door de griffies gedaan en zorgen ervoor dat raadsleden, in dit geval van Zuidwest-Drenthe, met hun collega’s uit de omgeving samen kunnen optrekken in het krijgen van informatie en eventueel tot een gezamenlijke zienswijze komen. De griffie is in essentie de machinekamer van de raad. Zij zorgen ervoor dat de raad zich kan bezighouden met het controleren van gestelde kaders en in contact staat met de samenleving over (ervaren) problemen of mogelijke verbeteringen. Hoewel de griffie voor veel zaken het voorbereidende werk verricht, zijn er ook tal van ontwikkelingen en uitdagingen voor zowel raad als griffie die hierna volgen.

5

Ontwikkelingen en uitdagingen Het openbaar bestuur is de afgelopen jaren veel in ontwikkeling. Dit is terug te zien in de werkdruk van de griffies en vraagt om een duidelijkere invulling van ambities en doelen.4 Maatschappelijke thema’s zijn complex en veelzijdig en vragen daardoor veel aandacht en tijd van de raad. Een integrale benadering vereist een goede voorbereiding en een langer proces om tot duidelijke overwegingen en besluiten te komen. Dit gebeurt in toenemende mate bij onderwerpen die de raad van belang vindt. Tegelijkertijd wordt geconstateerd dat er groepen inwoners afhaken. Enerzijds kunnen mensen de ontwikkelingen niet meer bijbenen, anderzijds doordat ze niet het gevoel hebben dat de overheid voor hun belangen en zorgen opkomt. Daarnaast zijn de financiële uitdagingen bij gemeenten ook van grote invloed op de werkwijze van de raad. Met de beperkte middelen is het voor gemeenteraden heel lastig om de complexe vraagstukken integraal goed aan te pakken. Daarbij geldt ook dat de keuzes die nu gemaakt moeten worden impact hebben op de vrijheid van de raad bij latere besluitvorming. Al deze elementen vragen extra aandacht van de gemeenteraad om toch op een goede wijze de belangen bij de diverse vraagstukken te kunnen wegen en op democratische wijze de goede besluiten voor alle inwoners van Meppel te kunnen maken.

Het raadswerk, en daarmee het werk voor de griffie, kent een groot aantal uitdagingen voor de komende jaren. Het is van belang dat de griffie ingericht is om de ontwikkelingen en de eisen die aan de raad worden gesteld opgepakt kunnen worden. Dit geldt ook voor de ambities die door de raad zelf worden gesteld. Dat betekent een griffie die op alle niveaus, van strategisch tot ondersteunend, kan acteren. In een landelijke vergelijking valt echter op dat griffies structureel onderbezet zijn en de hoge werkdruk bij griffies leidt tot een vermindering van de positie van de raad.5 De uitdagingen en kansen voor de raad vragen daarom ook om aandacht van de raad, zowel inhoudelijk als in ondersteuning. Omgevingswet De invoering van de Omgevingswet is inmiddels een feit en is inwerking getreden per 1 januari 2024. Hoewel het beoogde doel van de wet een versimpelde en meer gestroomlijnde regelgeving voor de samenleving is, heeft de invoering grote gevolgen voor de raad en de ambtelijke organisatie. Bestemmingsplannen zijn verleden tijd en maken plaats voor wijzigingen op één Omgevingsplan. Daarnaast hebben de termijnen van behandeling een grote impact op de wijze waarop wijzigingen behandeld worden.

Dit traject biedt ook kansen voor de raad: waarop willen wij als raad prioriteren? Wat vinden wij van belang op wijkniveau en wat op thematisch niveau? Daarom is er een werkgroep Omgevingswet ontstaan die als ambassadeurs naar de raad kunnen optreden rondom de informatievoorziening en meer uitleg en context kunnen geven bij dit complexe dossier. Van de raad wordt in het voorjaar van 2024 verwacht dat zij een Omgevingsvisie (kaders) vaststellen en daarna de eerste wijziging van het Omgevingsplan (geldende regels) vaststellen. Om te voorkomen dat de raad niet in de gelegenheid is gesteld te beschikken over de juiste informatie of om een tot een besluit te komen is deze werkgroep mede ingesteld. De werkgroep wordt ondersteund door de griffier.

4 https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/pensioengolf-overspoelt-griffierswereld

https://www.binnenlandsbestuur.nl/carriere/griffier-stap-uit-die-bescheiden-rol https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/drukke-griffies-komen-te-weinigaanadviestaak-toe 5 https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/alle-raadsgriffies-zijn-te-klein https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/te-hoge-werkdruk-serieuzewaarschuwing https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/hoge-werkdruk-griffie-heeft-invloed-op-niveaugemeenteraad

6

Het gesprek met de Meppeler samenleving Het contact van raadsleden met de achterban, de inwoners en allen die meedoen aan de Meppeler samenleving is vanzelfsprekend. In recente jaren is de verruwing in de samenleving echter zichtbaar geworden, wordt de vraag om informatie steeds groter en is wantrouwen in toenemende mate onderdeel van het gesprek. De uitdaging voor de raad is om het vertrouwen in de raad en daarmee de lokale democratie de boventoon te laten voeren. Dat vraagt om meer dan woorden, maar toegankelijke en duidelijke informatie. En het vraagt om uitleg van de raad, waarom zij een afweging hebben gemaakt om tot een besluit te komen. In het volgende hoofdstuk wordt ingegaan op enkele mogelijkheden die ingezet zijn en ruimte bieden om hierin gezamenlijk op te trekken. Daarnaast is het goed om te onderkennen dat niet elk probleem direct en naar volle tevredenheid opgelost kan worden. Een belangrijk element is echter wel dat de verwachtingen vooraf helder zijn voor alle deelnemende partijen. Oplossingen zijn, net als de dossiers zelf, in toenemende mate complex en vragen om begrip en geduld. Met de hulp, kennis en kunde en draagvlak van de Meppelers zelf zijn er mogelijkheden om tot oplossingen te komen. Door met elkaar samen te werken en heldere verwachtingen over en weer uit te spreken, is er meer ruimte voor gedragen plannen.

Interesse in lokale politiek Onbekend maakt vaak onbemind. Echter, ook voor de mensen die wel bekend zijn met de lokale politiek is de aantrekkelijkheid van het politieke ambt aan het verminderen. Raadslid zijn is meer dan eens per maand bij een vergadering plaatsnemen en met elkaar het debat aangaan. Raadsleden spreken met tal van vertegenwoordigers van de Meppeler samenleving, of het nou om een dorpsverenging, sportclub, ondernemersvereniging of huurders gaat: raadsleden kunnen verandering mogelijk maken door deze belangen te wegen en om te zetten in daden. In de vorige raadsperiode heeft er geen cursus Politiek Actief plaatsgevonden, maar door tijdig een begin te maken met de zichtbaarheid en herkenbaarheid kan het raadswerk vergroot worden. De cursus biedt een laagdrempelige kennismaking met het raadswerk en wat inwoners voor hun omgeving kunnen betekenen. Uitbreiding gemeenteraadsleden Daarnaast zal er bij de komende gemeenteraadsverkiezingen in 2026 uitbreiding plaatsvinden van het aantal raadsleden voor de gemeente Meppel. Doordat het inwoneraantal de 35.000 bereikt heeft, zal de raad na de volgende gemeenteraadsverkiezingen uit 25 raadsleden bestaan. Dat betekent dat de huidige ondersteuning en advisering vanuit de griffie ook voor meer raadsleden ingezet zal moeten worden.

Meer raadsleden betekent echter ook meer verscheidenheid in de raad, omdat ieder lid een eigen inbreng en wijze van volksvertegenwoordiging met zich meebrengt. Dualisme en verbondenheid Politiek draait niet om het hebben van vrienden, maar de uitgesproken wens tot samenwerking om in meerderheden het beste voor de gemeente Meppel te kunnen betekenen. In Meppel worden daar elke raadsperiode coalitieakkoorden voor gesloten waarbij een meerderheid van de raad besluit samen te werken aan een programma voor de komende vier jaar. Dat er sprake is van een coalitie, betekent niet automatisch dat de rest van de raad buitenspel staat. Sterker nog, de raad als geheel is de controleur van de uitvoering van de plannen waarvoor de raad kaders heeft vastgesteld. Dat houdt in dat er sprake is van dualisme van de raad (kadersteller en controleur) ten opzichte van het college (uitvoerder).

7

Er liggen kansen om meer als raad als geheel (eenheid) op te trekken en minder aandacht te geven aan het idee van een coalitie – oppositie, omdat de raad als geheel de inwoners van de gemeente Meppel vertegenwoordigt en niet slechts een deel. Daarvoor zullen de raadsleden de handen ineen moeten slaan met de steun van de griffie. Informatievoorziening De beschikbaarheid van informatie neemt snel toe. De toename aan taken voor de raad en de complexiteit daarvan, vragen om een griffie die raadsleden hierin ondersteunt en adviseert in de relevante en beschikbare informatie. Met het oog op de kwaliteit en waarde van de informatie is het van belang dat hier zorgvuldig mee omgegaan wordt, omdat het impact heeft op het politieke debat. Belangrijk om hierbij te markeren is dat informatie niet enkel vanuit het college komt. Informatie kan ook aangedragen worden door de Meppeler samenleving, om een breder of completer beeld te krijgen van diverse vraagstukken. Daarom is goede en overzichtelijke informatievoorziening van belang, zodat raadsleden niet overspoeld worden met informatie zonder enige vorm van verwijzing of uitleg. De informatievoorziening van de raad werkt echter twee kanten op. Ook de inwoners zijn gebaat bij en hebben recht op een goede informatievoorziening.

Het is van belang dat genomen besluiten door de raad en de afweging die daaraan vooraf ging beschikbaar is voor inwoners. Hierin ligt een grote rol weggelegd voor de griffie om deze informatie beschikbaar te maken. Tot slot betekent goede informatievoorziening ook een goede wijze van communiceren. Informatie heeft slechts beperkte waarde als het onbegrijpelijk is. De griffie kan hierin een brug slaan naar de Meppeler samenleving door op een begrijpelijke en toegankelijke wijze te communiceren over de verhandelingen van de raad en hoe zij tot elkaar kunnen komen. Hoewel communicatie vaak vanuit de raad op zenden neerkomt, kan het ook de ruimte bieden om juist de interactie op gang te brengen. Dit vergt echter meer inzet van de griffie dan momenteel geleverd kan worden. Training en ontwikkeling raad De raad is continue in ontwikkeling. Elke vier jaar wordt er een nieuwe raad gekozen en ondanks dat de raad een lekenbestuur is, moet iedereen als raadslid kunnen functioneren. Daarom investeert de griffie iedere raadsperiode actief in het startprogramma van de raad om direct een vliegende start te maken. Hoewel veel politieke partijen een eigen trainingsaanbod kennen, wil de griffie blijven inzetten op de algehele ontwikkeling van de raad (ook na het eerste jaar van de raad).

Daarom is het van belang dat de raad aangeeft welke trainings- en opleidingsbehoefte zij hebben voor de komende periode. Door vervolgens regelmatig te monitoren en te inventariseren kan de griffie blijven inspelen op de behoefte vanuit de raad. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat op raadsdagen ook trainingen plaatsvinden voor de raad (zodat het geen extra druk legt op de agenda’s van de raadsleden). Besluitvormingsproces en kwaliteit Om de belangenafweging in de raad te versterken is het besluitvormingsproces en de kwaliteit van de informatie, voorstellen en werkwijze van de raadsleden in de vergaderingen van de raad cruciaal. Het versterken van het besluitvormingsproces is niet alleen een procesmatig vraagstuk, maar ook een cultuurvraagstuk. Het gaat over de wijze waarop raadsleden met elkaar en met het college omgaan en welke (in-)formele afspraken bij het politiek-bestuurlijke speelveld horen. Dit samenspel verdient meer aandacht dan het nu krijgt en vraagt van zowel de raad als het college om een gezamenlijke inspanning. Gedacht kan worden aan startbijeenkomsten om met elkaar af te tasten waar de ruimte ligt voor de verschillende partijen in een dossier. Uiteindelijk is het een gesprek die zal moeten 8

plaatsvinden tussen de raad en het college, waarin de driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier een verbindende rol kunnen innemen. De kwaliteit van het besluitvormingsproces, lees de informatie, kan nog verder verbeterd worden door een nauwe samenwerking tussen de griffie en de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie bereidt nu het gros van de raadsstukken voor, maar ook voor de griffie geldt dat zij steeds meer voorstellen voorbereiden. Om de kwaliteit van het proces en de stukken te bevorderen vindt er regelmatig overleg plaats met de ambtelijke organisatie en helpt de griffie met het scherp houden van de procedures, aanlevertermijnen en afspraken. De lange termijn agenda biedt hierin zowel houvast voor de raad als de ambtelijke organisatie. De uitdagingen en ontwikkelingen zoals hiervoor beschreven zijn niet enkel in Meppel zichtbaar. Veel gemeenten in het land krijgen te maken met complexe vraagstukken, komen met nieuwe oplossingen en zoeken meer samenwerking. Voor Meppel geldt hierin ook: veel kunnen wij zelf oppakken met onze gemeenschap, maar je staat samen sterker om tot oplossingen te komen.

9

Van uitdagingen en kansen naar inzet De gemeenteraad en griffie van de gemeente Meppel staan voor uitdagingen in de komende jaren die een versterking vragen van de ondersteuning om het raadswerk te kunnen blijven doen. Met een griffie die kan blijven inspelen op ontwikkelingen die van belang zijn voor de gemeente Meppel en het werk van de raad. De toegenomen complexiteit van dossiers zoals de Omgevingswet, ervaren problemen door inwoners en de motivatie om tot oplossingen te komen zijn voorbeelden van deze extra benodigde inzet. Hieronder volgen enkele voorbeelden waarvan de griffie verwacht dat er voor de langere termijn meer ondersteuning en advisering nodig zal zijn. Werkgroepen Complexe vraagstukken zoals de Omgevingswet zullen mogelijk meer voorkomen, omdat er van de raad een meer integrale afweging verwacht wordt waarin veel onderwerpen bij elkaar komen. Denk daarbij ook aan een onderwerp als sport in relatie tot onderwijs, zorg en leefomgeving. Samenhang aanbrengen daarin vraagt om een goede en tijdige voorbereiding. Dit betekent aan de ene kant dat er meer gevraagd wordt van de raadsleden, maar aan de andere kant ook meer inzet van de griffie vraagt om de werkgroepen goed te kunnen ondersteunen en begeleiden. De raad heeft daarnaast aangegeven een raadsonderwerp te willen behandelen waarin zij nauw betrokken zijn.

Het resultaat hoeft daarin niet altijd een besluit te zijn, het kan ook om de interactie gaan tussen de inwoners, ambtelijke organisatie en de raad. In het voorjaar van 2024 zal hiervoor een eerste onderwerp aangedragen worden en met de raad verder vormgegeven worden. De raad bepaalt zelf uiteindelijk of en in welke vorm zij een werkgroep willen oprichten. Mogelijke thema’s voor de komende jaren zijn de gemeenschappelijke regelingen, een voortzetting van de werkgroep rond de Omgevingswet, participatie vanuit de raad en een werkgroep werkwijze raad. Met een mogelijke toename van het aantal en de complexiteit van de werkgroepen van de raad kunnen deze werkzaamheden niet goed opgevangen worden binnen de huidige formatie van de griffie. Contact met de Meppeler samenleving Ieder raadslid heeft op een manier contact en interactie met de Meppeler samenleving. Een raadslid neemt de informatie die daarbij opgehaald wordt mee in de overwegingen bij de besluiten die de raad bij meerderheid neemt. Deze raadsperiode is de inzet om met de raad als geheel meer het contact met de Meppeler samenleving te zoeken. Voor de zomer van 2023 heeft de eerste ‘Raad in de wijk’ plaatsgevonden in de wijk Koedijkslanden. Tijdens een wijkbezoek worden verschillende initiatieven van inwoners, ondernemers en verenigingen bezocht waarbij het gesprek centraal staat.

Het biedt de raad ook de ruimte om informatie op te halen die mogelijk niet direct in beeld was. De voorbereiding op een wijkbezoek vergt het nodige afstemwerk vanuit de griffie met de wijkregisseur en partners in de wijk, maar levert uiteindelijk een wisselend programma met verschillende invalshoeken. Het organiseren van een wijkbezoek, zoals de locaties, catering, sprekers en vervoer, kan binnen de bestaande werkzaamheden van de griffie opgevangen worden. Bij een intensivering van het aantal wijkbezoeken zal er mogelijk gekeken moeten worden naar meer ondersteuning.

10

Naast het bezoek aan de wijk, kan er ook gekeken worden naar de toegankelijkheid van de raad zelf. Per 1 april 2023 is de werkwijze van de raad bijvoorbeeld gewijzigd, waarbij het inspreken door inwoners zich nu volledig richt op de raadscommissie. Dat betekent ook dat de nadruk meer komt te liggen op het verkrijgen van informatie vóór besluitvorming in de raadsvergadering. Hiervoor heeft de griffie inmiddels een handzaam overzicht laten maken over hoe je in contact kan komen met de gemeenteraad. De drempel kan echter nog verder verlaagd worden. Daarom is in september 2023 een stagiair op de griffie gestart die onderzoek doet naar het vergroten van de betrokkenheid van inwoners bij het raadswerk en de lokale politiek. Interesse in lokale politiek De cursus Politiek Actief wordt vaak georganiseerd vlak voor de gemeenteraadsverkiezingen. De griffie wil inzetten op een vroegtijdige organisatie van de cursus om inwoners in een eerder stadium proberen te enthousiasmeren voor het raadswerk en de lokale politiek. Op deze manier krijgen inwoners een kijkje in de keuken van de politiek in Meppel en worden zij meegenomen in een aantal basale elementen die van belang zijn voor het raadslidmaatschap. Door de cursus tijdig en wellicht vaker te organiseren, hebben inwoners de ruimte om zich mogelijk nog te kandideren voor de volgende gemeenteraadsverkiezingen.

Net als het verlagen van de drempel tussen de raad en de Meppeler samenleving, kan het raadswerk meer en beter onder de aandacht van inwoners gebracht worden. De herintroductie van ‘Gast van de raad’ kan hierin een extra bijdrage leveren. Hoewel dit enige voorbereiding vanuit de griffie en zeker ook medewerking vanuit de raad vergt, wordt een belangrijk doel wel bereikt: het vergroten van de aandacht voor lokale politiek en de impact die je kunt hebben als inwoner en raadslid. Een vergelijkbare cursus wordt jaarlijks verzorgd voor scholieren van de groepen 8 in de gemeente Meppel door mee te doen aan ‘Democracity’ van ProDemos waarbij zij, door met elkaar in debat te gaan, besluiten nemen over een fictieve stad. Zo maakt de jeugd van Meppel kennis met de lokale politiek, mede dankzij de hulp van raadsleden aan deze simulaties. Als aanvulling op dit aanbod worden gastlessen voor het voortgezet onderwijs in de raadzaal gehouden en organiseert de griffie de ‘Jongerengemeenteraad voor één dag’. In overleg met het onderwijs (Greijdanus, Stad & Esch, Dingstede en Drenthe College) en in afstemming met griffie en gemeenteraad werd in het vierde kwartaal 2023 invulling geven aan een jongerengemeenteraad in eigen beheer.

Om hierbij invulling te geven aan de raadsoproep: “meer jongeren in het stadhuis en (duo-)raadsleden meer de scholen in”, brengt het organiseren van jongerengemeenteraad meerdere verspreide deelactiviteiten met zich mee (gastlessen in de scholen, vaststellen thema, input van de scholen, de jongerengemeenteraad zelf en de vormgeving en uitvoering van het gekozen voorstel). Het organiseren van de cursus Politiek Actief, Democracity en de jongerengemeenteraad kunnen binnen de huidige mogelijkheden uitgevoerd worden, maar een meer frequente organisatie van deze activiteiten vraagt meer tijd in de voorbereiding en uitvoering en vergt daardoor mogelijk meer dan de beschikbare uren. Dit betreft vaak piekbelasting voor de griffie. Informatievoorziening Zoals eerder benoemd vraagt goede informatievoorziening om een goede voorbereiding en verwerking van de beschikbare informatie. Een goede informatievoorziening helpt de raadsleden enerzijds om met een compleet beeld een belangenafweging te maken en anderzijds helpt het inwoners om geïnformeerd te worden over de gemaakte keuzes door de raad. Een onafhankelijke griffie die de informatie van context kan voorzien richting raad en inwoners is dan belangrijk. Gelet op de complexiteit van de vraagstukken wordt hierin ook meer gevraagd van de griffie, om de logische verbanden te leggen en bij elkaar te brengen. 11

Oplegnotities vanuit de griffie met daarin de context van het onderwerp, zoals de kern van het voorstel en eerdere behandelingen, kunnen daarin bijdragen. Een voorbeeld is de oplegnotitie voor de auditcommissie over het risicomanagement van de gemeente Meppel, om iets meer uitleg te geven bij de achtergrond van dit dossier. Of bijvoorbeeld een behandelnotitie zoals bij de begroting. Tot slot gaat informatievoorziening ook over communicatie. Hoe leg je uit wat er op de agenda van de raad staat? Hoe kunnen inwoners daarin makkelijk hun weg naar de raad vinden? Welke besluiten zijn er genomen door de raad? Momenteel kan de griffie deze rol niet goed uitvoeren. Hoewel er in het land tal van gemeenteraden een eigen communicatiekanaal hebben via social media of het raadsinformatiesysteem, zijn er ook tegengestelde bewegingen zichtbaar. De gemeenteraad wordt vaak als onderdeel van de gemeente gezien en daarmee zou er ook gekozen kunnen worden om als één gemeente te communiceren. Dit vraagt een goede afweging van berichtgeving, waarin duidelijk het onderscheid kenbaar gemaakt wordt tussen raad en college. Het heeft daarentegen wel een meerwaarde, omdat je enerzijds beter samenwerkt met de ambtelijke organisatie en het college en anderzijds omdat je een eenduidig kanaal hebt waarop informatie gegeven wordt over de raadswerkzaamheden.

Momenteel vult de griffie de wekelijkse gemeentepagina in het huis-aan-huisblad met informatie over de komende agenda’s, toelichting op specifieke onderwerpen en algehele informatie over de raad. Het betreft hier het zenden van informatie en een stukje verantwoording over datgene wat er in de raad gebeurt (middels terugblikken bijvoorbeeld). Aan het einde van dit griffieplan is een aanzet toegevoegd om te komen tot een communicatieplan. Een toekomstbestendige griffie kan inspelen op de complexiteit van dossiers en hierbij context en advies geven aan de raad door oplegnotities toe te voegen aan de agenda’s. De griffie wordt daarmee inhoudelijk sterker betrokken bij het raadswerk en kan beter advies geven over de mogelijkheden van een raadslid bij besluitvorming. Binnen de huidige formatie van de griffie kan dit niet afdoende opgevangen worden. Dit geldt eveneens voor raadscommunicatie. Training en ontwikkeling raad De trainingen van het startprogramma vormden de basis voor de nieuwe raadsperiode in 2022. Hier houdt het echter niet op met de ontwikkeling van de raad. Voor de resterende raadsperiode wil de griffie inzetten op een doorwerkprogramma, waarin er naar behoefte van de raad, voortgeborduurd wordt op de ingezette lijn om kennis en kunde op peil te houden.

Dit kan variëren van praktische trainingen tot theoretisch/inhoudelijke trainingen waar de raad zich in wil verdiepen. Aansluitend zal de griffie meer aandacht besteden aan de persoonlijke aandacht en ontwikkeling van raadsleden. Van de griffie mag verwacht worden dat zij gevraagd en ongevraagd adviezen geeft. Het inventariseren, organiseren en monitoren van de ontwikkelbehoefte van de raad en haar leden kunnen binnen de huidige mogelijkheden uitgevoerd worden. De frequentie waarop trainingen plaatsvinden is aan de raad en waar mogelijk kan er samengewerkt worden met collega-raden uit de omgeving. Besluitvormingsproces In aanvulling op de informatievoorziening is de totstandkoming van het besluitvormingsproces van groot belang voor de raad om haar werk te kunnen doen. De griffie werkt hiervoor nauw samen met de ambtelijke organisatie, maar er zijn altijd verbeteringen mogelijk. Zo kan er beter gebruik gemaakt worden van de lange termijn 12

agenda, waardoor de raad eerder kan inspelen op komende dossiers en zich daarover kan laten informeren. Daarnaast kunnen besluiten beter gespreid worden door het jaar heen door goed te plannen, goed advies te geven over de haalbaarheid van planningen en advies geven aan de raad over de behandeling van de voorstellen. Dit voorkomt mogelijk de jaarlijkse opeenstapeling van stukken voor de zomer en voor de kerst. Door regelmatig overleg te voeren met het college en de ambtelijke organisatie wil de griffie zorgen voor betere planningen, zodat de raad maximaal de ruimte heeft om zich tijdig te laten informeren en de belangen goed te kunnen afwegen. Daarnaast wil de griffie met de ambtelijke organisatie bekijken hoe de kwaliteit van de voorstellen aan de raad verbeterd kan worden, zodat de raad altijd kan beschikken over een helder en duidelijk voorstel. De griffie werkt nauw samen met de ambtelijke organisatie rondom het besluitvormingsproces. Het verbeteren van de kwaliteit van voorstellen is een aanvullende inzet van de griffie en vergt naar verwachting meer capaciteit dan nu beschikbaar is. Gedacht kan worden aan de ontwikkeling van het voorstellenformat en de benodigde informatiewaarde voor de raad om tot een gewogen besluit te komen.

13

Naar een toekomstbestendige griffie Zoals hierboven is beschreven zullen de uitdagingen voor de Meppeler raad onverminderd groot blijven. Met de huidige inzet van de griffie kan de raad het werk als volksvertegenwoordiger doen, maar worden grenzen bereikt voor zover dat nog niet het geval is. Deze trend is niet enkel zichtbaar in Meppel, maar door het hele land. In recente jaren zijn er daarom gesprekken gestart tussen griffiers en raadsleden over hun gewenste ondersteuning en hoe dit geboden kan worden. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot een praatplaat met daarin een versimpelde optelsom van de ‘ideale omvang van de griffie’.6 De optelsom is deels afhankelijk van de ambities van de raad en dient als input voor het gesprek met de werkgeverscommissie en de griffier. Ten opzichte van andere gemeenten heeft Meppel een relatief kleine griffie, die de basis kan bieden in ondersteuning en advisering maar tegelijkertijd kwetsbaar is bij ziekte. Een kwetsbaarheid die noopt tot het maken van keuzes, zeker in tijden van drukte rondom belangrijke politieke mijlpalen. Met het oog op de eerder genoemde uitdagingen voor de raad, ontwikkelingen in het griffiersvak en kwetsbaarheid van dezelfde griffie is de huidige formatie niet toereikend om dit alles te realiseren.

Mede gelet op de aanstaande pensionering van de plaatsvervangend griffier kan er komend jaar een herverdeling komen van de taken binnen de griffie. Een aanvulling op de formatie van de griffie verstevigt het fundament van de raadsondersteuning voor de komende jaren, zeker met het oog op de aanstaande uitbreiding van de raad. Het recente onderzoek van de stagiair bij de griffie bevestigt ook de verdere benodigde inzet om de betrokkenheid en toegankelijkheid van de lokale politiek te kunnen versterken. Dit onderzoek biedt eveneens handvatten om concreet stappen te kunnen zetten hierin en sluit aan bij de eerdere genoemde uitdagingen en kansen voor de raad. Raadsadviseur Op het gebied van administratie en het ondersteunen van primaire processen kan de griffie de gevraagde ondersteuning bieden. Waar het gaat om de advisering, het verbreden van perspectieven op informatie en de algehele toegankelijkheid voor inwoners naar de raad is er nog ruimte voor verbetering. Om hierin stappen te kunnen zetten en tijdig de raad te adviseren zijn er extra handen nodig op de griffie. Van deze raadsadviseur wordt echter niet verwacht dat zij of hij optreedt als plaatsvervangend griffier. Daarvoor is de huidige plaatsvervangend griffier en diens opvolger op termijn de aangewezen persoon.

Bovendien maakt de griffie van Meppel gebruik van een griffierspool met Steenwijkerland, Staphorst en Westerveld om in geval van nood op elkaars vervanging te kunnen rekenen. De volgende werkzaamheden worden mogelijk gemaakt: - Het versterken van de verbinding tussen inwoners en raad (bestendigen raadsbezoeken, vergroten toegankelijkheid van de raad zoals gast van de raad, raad in het dorp/wijk, jongerenraad); - Projectmatige ondersteuning van werkgroepen en ontwikkelwensen van de raad; - Het actueel houden van de werkprocessen van de raad inclusief voorstellen voor de werkwijze van de raad; - Het verbeteren en organiseren van de informatievoorziening aan de raad en inwoners. Met een uitbreiding van 0,67 tot 1 fte kan de griffie goede stappen zetten in het realiseren van de juiste ondersteuning en advisering van de raad. Concreet betekent dit een investering van 24 tot 36 uur per week. 6

https://www.raadsleden.nl/assets/documents/de_ideale_omvang_van_de_griffie_0.pdf

14

Raadscommunicatie Met raadscommunicatie wordt bedoeld de communicatie vanuit de gemeenteraad als geheel. Raadscommunicatie is politiek neutraal en daarmee te onderscheiden van communicatie vanuit politieke partijen, fracties en individuele raadsleden. De definitie en afbakening van het begrip raadscommunicatie verschilt per gemeente. Niet elke gemeente heeft immers dezelfde behoefte. Zo zijn er gemeenten waarin de raad alleen communiceert over agenda’s en besluiten. Andere gemeenten stellen jaarlijks gedetailleerde communicatieplannen op. In Meppel werden hoofdzakelijk agenda’s aangekondigd op X, het voormalige Twitter, en op facebook. In de huis-aan-huiseditie van de Meppeler Courant stond dit ook opgenomen in een kleine kolom. Sinds de invoering van de nieuwe huisstijl van de gemeente heeft ook de gemeenteraad de ruimte voor een halve gemeentepagina. De griffie vult deze ruimte met een korte vooruitblik op de komende vergaderingen en kijkt terug op afgelopen vergaderingen. Het biedt daarmee een stukje duiding en toelichting op genomen besluiten. Daarnaast wordt er met regelmaat stilgestaan bij het raadswerk en de verschillende instrumenten die een raad tot zijn beschikking heeft. Zo wordt de bekendheid van het raadswerk ook vergroot. De digitale communicatie vanuit de raad als geheel blijft momenteel achter.

De griffie kan er binnen de huidige omstandigheden niet voldoende waarborg voor geven dat dit consequent opgepakt wordt. Daardoor blijft de communicatie beperkt tot de gemeentepagina en de informatie die daarin verspreid wordt naar de inwoners. Om tot volwaardige raadscommunicatie te komen is er capaciteit nodig om dit nader in te vullen. Dit griffieplan biedt daarom geen uitgewerkt plan, maar een aanzet om het belang van goede communicatie wel te onderstrepen. In samenspraak met de raad, of een afvaardiging daarvan, kan een nadere invulling onderzocht worden. Daarin hoeft het wiel niet opnieuw uitgevonden te worden en kan er met behulp van voorbeelden uit de omgeving en elders in het land gekeken worden naar een passend voorstel voor Meppel. Hoe raadscommunicatie in capaciteit vertaald wordt is onderdeel van deze ontwikkeling. In het verleden heeft de griffie uren afgenomen bij de afdeling communicatie. Een andere oplossing zou kunnen zijn om voor een aantal uren per week een opdracht uit te schrijven, eventueel in samenwerking met andere gemeenten. Tot slot kan er ook gedacht worden aan de inzet van studenten om nieuwe rubrieken te creëren waarin raadsleden en het werk van de raad nader belicht worden. Een voorbeeld kan ‘een dag met …’ zijn of een vervolg op ‘Raadslid aan het woord’.

Met een uitbreiding van capaciteit kan er gewerkt worden aan een plan voor raadscommunicatie. Daarmee ontstaat er ruimte voor de ontwikkeling van een basisprogramma, onderhoud daarvan en vernieuwing aan de hand van opgedane ervaringen. Vervolg Dit griffieplan is niet in beton gegoten. In overleg met de werkgeverscommissie en daarmee de raad kan het plan altijd aangepast worden naar de behoefte van de raad. Dit plan biedt echter de houvast voor de raad in wat zij kunnen en mogen verwachten van de griffie als hun ondersteuning en adviseur. In 2024 zal een aantal zaken opgestart en voortgezet worden zoals het organiseren van de cursus Politiek Actief, de wijkbezoeken en het voortzetten en vormgeven van (nieuwe) werkgroepen indien de raad hier behoefte aan heeft. Het griffieplan biedt daarnaast ook aanknopingspunten voor de werkgeverscommissie om het functioneren van de griffie goed te kunnen evalueren.

15

Bijlage 1. Overzicht rollen griffie •

Ondersteuning van de raad o Dienstverlening richting inwoners en raadsleden o Bedrijfsvoering (facilitair, HR, ICT, financiën) o Juridisch (adequate toepassing van wetgeving en verordeningen) o Financieel (zorgdragen voor voldoende verdeling van middelen voor de raad en alle hulptroepen zoals rekenkamer, griffie personeel, trainingen en opleidingen, fractieondersteuning) o Voorlichting en communicatie over werkwijze van de raad o Organiseren van diverse bijeenkomsten voor de raad o Verslag doen van vergaderingen van de raad (besluitenlijsten) o Tijdige en adequate informatievoorziening richting raad en inwoners

•

Procesbegeleiding o Bestuurlijke proces adequaat stroomlijnen en begeleiden o Adequate voorbereiding raadsvergaderingen en sessies o Zorgdragen voor informatievoorziening van de raad o Inwoners begeleiden bij gebruik van instrumenten in het raadsproces (inspraak, burgerinitiatief e.d.)

•

Inhoudelijke en procesmatige advisering o Advisering over agendering van onderwerpen richting organisatie, college en raad o Advisering over wijze van behandeling in de raad richting organisatie, college en raad o Advisering over werkwijze, structuur en cultuur van de raad o Onafhankelijke informatievoorziening voor de raad o Advisering organiseren over specialistische inhoudelijke thema’s o Advisering over informatie en contact met de samenleving

•

Coaching en advisering in het leer en ontwikkelproces van raad en raadsleden o Het adviseren, ondersteunen en faciliteren van het leer- en ontwikkelproces van raadsleden zodat raadsleden beter toegerust worden in hun rol als kadersteller, controleur, netwerker en volksvertegenwoordiger o De raad adviseren en begeleiden in de rol als belangenafweger o Een cultuur van leren in de raad en ontwikkelen te bevorderen o Griffier als vertrouwenspersoon voor de raadsleden bij ongewenst gedrag, intimidatie en bedreiging

•

Betrokkenheid inwoners en raad o Het stimuleren van de betrokkenheid van inwoners bij de lokale politiek en vice versa (middels onder andere Democracity, Politiek Actief en Gast van de raad) o Het vergroten van de bekendheid van de raad en het stimuleren van bezoeken buiten het gemeentehuis o De raad in positie te stellen als bewaker van de democratische waarden en daarover (on)gevraagd de raad te adviseren

16