Gemeente Meppel - Accountantsverslag 2021 - getekend

10 mei 2022

ACCOUNTANTSVERSLAG 2021

Gemeente Meppel

Aanbiedingsbrief

Aan:

Geachte leden van de raad,

de raad van de gemeente Meppel t.a.v. de griffier Postbus 501 7940 AM MEPPEL

Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeente Meppel gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2021. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen.

Groningen, 10 mei 2022

De jaarrekening van de gemeente Meppel geeft een getrouw beeld en de baten, lasten en balansmutaties rechtmatig weer. Ten aanzien van de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening verstrekken wij een oordeel met beperking.

Kenmerk: 1038040/EJJ/RvH/AMT/008

Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de gemeente Meppel bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

E.J. Jongsma RA Partner en extern accountant gemeente Meppel

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard accountantscontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING

AANDACHTSPUNTEN VOOR 2022



De jaarrekening 2021 is getrouw.



Wij verstrekken conform voorgaand jaar een verklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid, vanwege onrechtmatigheden in de naleving van de wet-en-regelgeving rondom de EU- aanbestedingen.



5

De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 1.290.000 respectievelijk € 3.600.000.



De programmaverantwoording en de paragrafen zijn verenigbaar met de jaarrekening en bevatten geen materiële onjuistheden.



De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.



De WNT is nageleefd.



Geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage.

ONTWIKKELING GREX / SOCIAAL DOMEIN

RESULTAAT 2021

2021

2021 kenmerkte zich door de vele onzekerheden die spelen. Onzekerheden onder andere op het vlak van corona, het uitblijven van een kabinetsakkoord en het sociaal domein. Maar ook toenemende krapte op de arbeidsmarkt.

(x €1.000)

Jaarrekening

Begroting (na wijziging)

4.446

-/- 2.479

733

769

5.180

-/- 1.710

Saldo van baten en lasten

Naar aanleiding van onze controle over het boekjaar 2021 zijn vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor 2022 benoemd:

Mutatie reserves Resultaat



Aandachtspunten in relatie tot de financiële positie.



Aanbestedingsrechtmatigheid.





Doorontwikkeling organisatie mede in verband met rechtmatigheidsverantwoording door het college (vanaf 2022).

Het positieve resultaat van boekjaar 2021 wijkt aanzienlijk af van de begroting na wijziging.





Verbeterpunten proces jaarrekeningcontrole.

Het voordeel is in lijn met voorgaand jaar een combinatie van tegenvallers in het Sociaal Domein gecompenseerd door aanvullende baten en meevallers in de Algemene Uitkering, winstneming uit verkoop van gronden en door uitstel van werk als gevolg van de Corona-omstandigheden.

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN

Ontwikkeling grondexploitatie: 

Totale boekwaarde per ultimo 2021 bedraagt € 42,4 miljoen. De verliesvoorziening die hierop in mindering wordt gebracht bedraagt ca. € 10,5 miljoen.



De exploitatie van complex Nieuwveense Landen kent voor € 4,8 miljoen aan projectspecifieke risico’s (2020: € 3,0 miljoen).



Tussentijdse winstneming in totaal € 663.000.



Significante nieuwe grondaankopen ad. € 10,4 miljoen omtrent de grondexploitatie Noord III/IV.

Ontwikkeling Sociaal Domein: 

Stijgende kostenontwikkeling binnen het programma van € 2,0 miljoen ten opzichte van de gewijzigde begroting. De hogere kosten t.o.v. de begroting worden gecompenseerd door aanvullende baten



De onzekerheid voortkomend uit het sociaal domein (Wmo en jeugdzorg) bedraagt € 1,3 miljoen. Dit is een daling van € 0,7 miljoen ten opzichte van voorgaand jaar, terwijl het lastenniveau is toegenomen.

DASHBOARD

JAARREKENING







Door het positieve resultaat is de solvabiliteit (eigen vermogen t.o.v. totaal opbrengsten) toegenomen maar blijft de solvabiliteit een aandachtspunt.

Fout uit de controle op naleving van de EU aanbestedingsregels bedraagt € 2,5 miljoen voor boekjaar 2021 (2020: 1,6 miljoen). De stijging van de fout op de aanbestedingsrechtmatigheid is afkomstig van de lasten van ICT (€ 0,6 miljoen), lasten als gevolg van stapeling van facturen en lasten inhuur van personeel (€ 0,3 miljoen). Wij adviseren om zo snel mogelijk om de bestaande inkopen die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen op de juiste manier aan te besteden.

Formele onrechtmatigheid aangaande de identificatieplicht binnen het sociaal domein van € 1,1 miljoen.

De gemeente Meppel heeft de overige controlebevindingen gecorrigeerd in haar definitieve jaarrekening.

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

Door de investeringen in Noord III/IV neemt de boekwaarde en de ratio toe. Deze moeten nog terugverdiend worden bij verkoop.

BIJLAGEN

6

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Impact corona en proces van de jaarrekeningcontrole 2.2 De jaarrekening is getrouw

2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.4 Aandachtspunten voor 2022

2.1 Impact corona en proces van de jaarrekeningcontrole

COVID-19-impact op boekjaar 2021 Zie hiervoor onze management letter en de BADO-notitie

7

Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2021 Tijdens de controle hebben wij aandacht besteed aan de impact van de coronapandemie op de gemeente Meppel. De coronacrisis heeft gevolgen gehad voor de operationele activiteiten van de gemeente Meppel. Daarbij zijn de financiële gevolgen van de crisis nauwlettend gemonitord. In de jaarrekening en de tussentijdse rapportages is door de organisatie gerapporteerd over deze impact. Voor 2022 zal dit naar verwachting in beperkte mate nog het geval zijn. Eind februari 2021 is de BADO-notitie met betrekking tot de ‘COVID-19-effecten en -risico's voor decentrale overheden' uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is ook van toepassing voor de jaarrekening 2021. In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en/of onze controleverklaring. Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening hoofdstuk 2.3 en naar paragraaf 3.1 van dit verslag.

Het proces van de totstandkoming van de jaarrekening is goed verlopen. Een aandachtspunt betreffen de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles en onderbouwing van de prognoses bij de grondexploitaties

De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft zowel het samenstellen van de jaarrekening als onze controle gedeeltelijk op afstand en gedeeltelijk ter plekke plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit proces hebben wij de volgende opmerkingen:  Ook al zijn we het digitale werken al meer dan twee jaar gewend, het blijft bijzonder mooi om te constateren dat het mogelijk is geweest de jaarrekening met enige vertraging op te stellen en te controleren. De samenwerking was, ondanks alle COVID-19maatregelen, plezierig en constructief.  Het proces van de totstandkoming van de jaarrekening is goed verlopen. Bij de start van de controle was een volledig concept gereed.  De accountantscontrole heeft meer inspanning gekost als gevolg van het ontbreken van uitgevoerde rechtmatigheidscontroles waar vooraf afspraken over waren gemaakt. Gedurende onze accountantscontrole is dit met een extra krachtinspanning van de gemeente Meppel en BDO hersteld. Verder heeft het inzichtelijk krijgen van de onderbouwing van de verkoopprognoses bij bedrijventerreinen meer tijd gekost. Het is aan te bevelen om bij de actualisatie van de grondexploitaties expliciet ook de verkoopprognoses te onderbouwen.

Een nadere evaluatie over het proces van de accountantscontrole en de verbeteringen die hierin mogelijk zijn wordt gepland na afronding van de werkzaamheden.

De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in paragraaf Corona

Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeente vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeente en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. De gemeente heeft in lijn met voorgaand jaar er daarom voor gekozen om in één overzichtelijke paragraaf toe te lichten welke gevolgen COVID-19 op de gemeente Meppel heeft (gehad) en welke maatregelen, activiteiten en werkzaamheden de gemeente heeft genomen. We zijn van mening dat de gemeente Meppel hier op een transparante manier invulling aan heeft gegeven. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij naar het onderdeel Corona in hoofdstuk 2.3. van het jaarverslag.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Impact corona en proces van de jaarrekeningcontrole

De gemeente Meppel heeft op een juiste manier invulling gegeven aan de uitvoering van de (incidentele) Tozoregeling

8

Tozo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten:  Tozo 1: aanvragen tussen 1 maart 2020 tot 1 juni 2020  Tozo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020  Tozo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021  Tozo 4: aanvragen vanaf 1 april 2021 tot 1 juli 2021  Tozo 5: aanvragen vanaf 1 juli 2021 tot 1 oktober 2021 De gemeente Meppel heeft in het kader van de Tozo-regeling een voorschot van het Rijk ontvangen van € 1,3 miljoen voor 2021. Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af aan het Rijk. De bestedingen in het kader van de Tozo-regeling over 2021 bedragen € 1,0 miljoen voor levensonderhoud en € 60.000 voor een verstrekking in het kader van bedrijfskapitaal.

Er is sprake van een formele onrechtmatigheid ad. € 1,1 miljoen

De SiSa-bijlage is gecontroleerd aan de hand van de aanwijzingen van het ministerie in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole d.d. 31 januari 2022 en de nadere richtlijnen van de Sectorcommissie Decentrale Overheden van de NBA. Als accountant van de gemeente Meppel hebben wij opzet, bestaan en werking van het M&O-beleid Tozo van gemeente Meppel gecontroleerd en vastgesteld dat er sprake is van een toereikend M&O-beleid Tozo. Uit onze controle zijn geen fouten of onzekerheden gebleken. Wel is er sprake van een formele onrechtmatigheid aangaande de identificatieplicht ad. € 1,1 miljoen. Zie verdere toelichting in paragraaf 2.3 en bijlage B. Bij de toetsing van fouten en onzekerheden zijn in ons oordeel meegewogen aan de hand van de aanwijzingen zoals opgenomen in hoofdstuk 9 van de nota verwachtingen accountantscontrole en gerapporteerd in bijlage B bij dit rapport. Op grond van de Tozo-regeling worden fouten en onzekerheden verwerkt in de definitieve rijksbijdrage Tozo. Wij achten deze voor de gemeente Meppel nihil.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 De jaarrekening is getrouw

De jaarrekening 2021 is getrouw

9

Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Meppel een goedkeurende controleverklaring af te gegeven met betrekking tot de getrouwheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben enkele controleverschillen geconstateerd van beperkte omvang die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Naast de geconstateerde en verwerkte controleverschillen, zijn tijdens onze controle tevens resterende controleverschillen geconstateerd ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 64.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

Sociaal domein – pgb Jeugdzorg en Wmo

-

128

§ 4.2

Sociaal domein – Wmo ZIN

-

862

§ 4.2

Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN

-

328

§ 4.2

Totaal

-

1.318

1.290

3.870

Getrouwheid

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden) Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie

64

Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en zijn voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken met betrekking tot de getrouwheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening

10

Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 64.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. Verklaring met beperking voor rechtmatigheid als gevolg van de aanbestedingsrechtmatigheid

POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

-

1.318

§ 2.2

Rechtmatigheid

Ongesaldeerde getrouwheidsfouten en/of onzekerheden Aanbestedingsrechtmatigheid: niet naleven EU aanbestedingsregels

2.486

Totaal

2.486

1.318

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

1.290

3.870

§ 4.4

Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie

64

Wij concluderen dat het controleverschil inzake de aanbestedingsrechtmatigheid ter hoogte van € 2.486.000 uitkomt boven de materialiteit voor de jaarrekening van € 1.290.000. Deze bevinding is materieel voor de jaarrekening als geheel en daarmee komen we uit op een verklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid. Formele onrechtmatigheid omtrent de vastlegging van de identificatieplicht binnen het Sociaal Domein Naar aanleiding van onze dossiercontroles op de uitgaven binnen het Sociaal Domein (Partcipatiewet, Tozo, Jeugdzorg ZIN, WMO ZIN) blijkt dat achteraf niet zichtbaar vast te stellen is of vooraf een toets heeft plaatsgevonden dat er een identiteitsbewijs aanwezig is en of de aanvrager een inwoner is van de gemeente Meppel. In deze gevallen werd de identiteit van de cliënt achteraf vastgesteld aan de hand van de basisregistratie personen (BRP). Hiermee handelt de gemeente Meppel niet conform de eigen Verordening Sociaal Domein gemeente Meppel (artikel 4), de Participatiewet (artikel 17) en de Wet maatschappelijk ondersteuning 2015 (artikel 2.3.4). Bij de toetsingen die achteraf zijn uitgevoerd is niet gebleken dat hierdoor onrechtmatig subsidies zijn verstrekt. Wel is als gevolg hiervan sprake van een formele onrechtmatigheid voor de uitgavenstromen aangaande Participatiewet, Jeugdzorg ZIN en WMO ZIN.

Wij adviseren de gemeente Meppel de toetsing van het identiteitsbewijs te integreren binnen de reguliere procesgang om dit richting toekomst te voorkomen.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.4 Aandachtspunten voor 2022

11

Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor het komende jaar benoemen. 1. Er is sprake van een verminderd financieel perspectief. Dit kan gevolgen hebben voor het ambitieniveau van de gemeente

Aandachtspunten in relatie tot de financiële positie

Bij het kennisnemen van de financiële positie van de gemeente Meppel vallen de volgende ontwikkelingen op:  De financiële kengetallen van de gemeenten zijn ten opzichte van voorgaand jaar aangaande de netto schuldquote en de ratio grondexploitatie verslechterd. De solvabiliteit daarentegen is verbeterd.  Eerder hebben we gewezen op de kostenontwikkeling bij het sociaal domein en dat het beheersbaar houden van de uitgaven sociaal domein een belangrijk thema is voor de gemeente. In de jaarstukken 2021 is zichtbaar dat met name ten aanzien van jeugd sprake is van een overschrijding van de gewijzigde begroting. Weliswaar is over 2021 ook sprake van een hogere bijdrage van het Rijk, maar desondanks blijft dit een reëel financieel risico. We zien terug dat de gemeente Meppel initiatieven heeft genomen om de stijgende kostenontwikkelingen te stabiliseren. De mogelijke positieve effecten hiervan zullen in 2022 en verder zichtbaar moeten worden. Het financiële perspectief wordt door deze omstandigheden minder rooskleurig. Van belang is dat wordt nagegaan of alle voorgenomen ambities van de gemeente Meppel nog haalbaar zijn in het licht van deze omstandigheden. Wij adviseren om hier nader onderzoek naar te verrichten. 2.

De rechtmatigheidsverantwoording is verplicht met ingang van 2022 De volwassenheid en de organisatiebeheersing op dit punt beoordelen we als beperkt

DASHBOARD

Doorontwikkeling organisatie in verband met rechtmatigheidsverantwoording door het college (vanaf 2021)

Op grond van wijziging in regelgeving zal met ingang van 2022 de rechtmatigheidscontrole niet meer door de accountant worden uitgevoerd, maar zal het college zelfstandig verantwoording afleggen aan de raad inzake het naleven van de wet- en regelgeving. De afgelopen periode zijn door de gemeente Meppel diverse stappen gezet om hier op voorbereid te zijn. Tegelijkertijd zijn er ook zorgen. De VIC-samenwerking tussen een aantal Drentse gemeenten op dit punt is stopgezet, waardoor Meppel dit zelfstandig moet organiseren. Het uitvoeren en beheersen van het traject van rechtmatigheidsaudits en het zelfstandig vormen van een oordeel hieromtrent is niet gelukt over boekjaar 2021. De volwassenheid van de organisatie en de organisatiebeheersing op dit punt beoordelen wij dan ook als beperkt. In de nog resterende periode voor 2022 zou daarbij wat ons betreft aandacht gegeven moeten worden aan het volgende: - Per onderdeel van de organisatie beoordelen in hoeverre borging van de rechtmatigheid binnen de primaire procesgang is geborgd. - Aandacht voor inrichting en borging van het uitvoeren van rechtmatigheidsaudits op basis van een vooraf opgestelde planning binnen de reguliere planning en control cyclus en de (tussentijdse) rapportage hierover naar college en zo mogelijk ook auditcommissie en raad.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.4 Aandachtspunten voor 2022

3. Fout aangaande aanbestedingsrechtmatigheid circa € 1,0 miljoen gestegen

Aanbestedingsrechtmatigheid

In het kader van de rechtmatigheidscontrole hebben wij de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde spendanalyse (beoordeling achteraf van alle crediteuren op juiste naleving aanbestedingsregels). Het totaal aan onrechtmatigheid als gevolg van de aanbestedingsregels bedraagt afgerond € 2,5 miljoen. Als gevolg van de omvang van deze fout geven wij in lijn met voorgaand jaar een controleverklaring met beperking af. Daarbij is de geconstateerde onrechtmatigheid € 0,9 miljoen gestegen ten opzichte van voorgaand jaar, wat met name wordt veroorzaakt door verlenging of uitbreiding van bestaande opdrachten waarbij aanbestedingsgrenzen worden overschreden. Gezien de eerder gerapporteerde bevinding aangaande het aanbestedingsproces in de management letter 2021 benadrukken wij nogmaals het belang van het aanbestedingsproces ter voorkoming van toekomstige fouten. Zie verdere toelichting in paragraaf 4.4. 4.

Proces controle jaarrekening: evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid

12

Verbeterpunten proces jaarrekeningcontrole

We stellen vast dat het proces totstandkoming en controle van de jaarrekening in een kort tijdsbestek uitgevoerd en afgerond dient te worden. Om dit mogelijk te maken is het noodzakelijk dat zich in dit proces geen zaken voordoen die tot vertraging kunnen leiden. Voor de controle over boekjaar 2021 stellen we het volgende vast.  De jaarrekening zelf en de benodigde specificaties waren tijdig gereed op basis hiervan was het goed mogelijk om de accountantscontrole uit te voeren.  Het was niet mogelijk om bij aanvang van onze controlewerkzaamheden te beschikken over de gevraagde informatie ten aanzien van de rechtmatigheid van de lasten van het sociaal domein, uitkeringen en subsidies. Zo was de benodigde documentatie ten aanzien van sociaal domein niet aanwezig. Dit is op een later moment opgeleverd en de controle daarvan is ook later uitgevoerd.  Onze controle leidt soms tot bevindingen die de organisatie zelf had kunnen voorkomen door aangeleverde documentatie zelf eerst voldoende kritisch te toetsen. We vragen bij uw opstelproces aandacht voor het intern organiseren van een voldoende onafhankelijke en kritische blik bij het opstellen van de gevraagde onderbouwingen. We kunnen ons voorstellen dat bijvoorbeeld vanuit concerncontrol een zichtbare toets op informatie wordt uitgevoerd voordat deze wordt vrijgegeven voor controle.

Ondanks het feit dat de aanvankelijke start niet op alle onderdelen goed was, hebben we de medewerking verkregen die nodig was en dat maakt dat ook de wettelijke deadlines gehaald konden worden. Na afronding van dit traject gaan wij samen met de gemeente het doorlopen van het traject evalueren en op basis hiervan maatregelen treffen die herhaling dienen te voorkomen. Daarbij is het ook van belang om evenwicht te vinden tussen enerzijds de gewenste snelheid, maar anderzijds ook de benodigde zorgvuldigheid hierbij.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

13

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Resultaat 2021 3.2 Dashboard financiële positie

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

3.1 Resultaat 2021

Resultaat 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 6,9 miljoen voordelig

14

Het resultaat van gemeente Meppel over het jaar 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 6,9 miljoen voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)

2021

BEGROTING NA WIJZIGINGEN

VERSCHIL

IN %

Saldo van baten en lasten

4.446

-/- 2.479

6.925

>100%

Onttrekkingen reserves

1.444

1.489

-/- 45

-/- 3%

Dotatie aan reserves

-/- 711

-/- 720

9

1%

Resultaat

5.180

-/- 1.710

6.890

>100%

De belangrijkste afwijkingen van de begroting na wijzigingen zijn cijfermatig toegelicht in de jaarrekening in hoofdstuk 7.2. Samenvattend zijn onderstaande afwijkingen de belangrijkste verklaring voor de mutatie ten opzichte van de gewijzigde begroting: Belangrijkste afwijkingen tussen begroot en gerealiseerd resultaat doen zich voor bij het programma algemene dekkingsmiddelen en economie en grondzaken

•

Hogere ontvangen algemene uitkering gemeentefonds ad. € 3,8 miljoen.

•

Binnen het programma Economische Grondzaken is sprake van een significante stijging van zowel de lasten als ook de baten ten opzichte van de gewijzigde begroting. Dit is zowel te verklaren vanuit te laag ingeschatte inkomsten alsook investeringen van de bestaande grondexploitaties. Het ontstane saldo op het programma ad. € 1,0 miljoen komt vanuit het voordeel aangaande de tussentijdse winstneming ad. € 618.000 en als gevolg van uitstel van lasten.

•

Op programma 3 is sprake van diverse relatief forse afwijkingen ten opzichte van de begroting, maar per saldo heeft dit weinig effect op het rekeningresultaat. Er is meer uitgegeven aan met name jeugdhulp en begeleiding en dagbesteding. De voordelen ontstaan vanuit een voorlopig hogere afrekening van Beschermd Wonen € 575.000 ten opzichte van de gewijzigde begroting en hogere ontvangen compensatie vanuit het Rijk ten opzichte van de gewijzigde begroting.

Het resultaat 2021 wijkt ongeveer 4% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Op basis van onze ervaringsnorm bij decentrale overheden is een afwijking van 2-3% inherent aan een complex begrotingsproces. Over 2021 was sprake van Covid-19 en hierdoor wijkt ook de begroting bij de gemeente Meppel meer af dan gebruikelijk.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.2 Dashboard financiële positie

15

RATIO WEERSTANDSVERMOGEN

SOLVABILITEITSRATIO

1,30

40,0%

1,10

30,0% 25,0%

1,00

1,00

0,90

0,90

1,00

Gemeente

20,0% 15,0% 5,0%

0,70

Gemid. NL*

10,0%

10,0%

0,90

0,80

9,0% 8,0%

8,0%

0,0% JR20

PB21

JR21

PB22

NETTO SCHULDQUOTE

JR20

PB21

JR21

PB22

RATIO GRONDEXPLOITATIE

120,0% 100,0%

35,5%

35,0%

1,20

30,0% 103,0%

108,0%

92,0% 88,0%

80,0%

20,0%

60,0% 47,7%

40,0%

27,0%

25,0%

Gemid. NL*

15,0%

Gemeente

10,0%

20,0%

24,0%

17,2% 18,3%

Gemeente 9,8%

5,0%

0,0%

0,0% JR20

PB21

JR21

PB22

JR20

PB21

JR21

PB22

* De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde over 2020 voor gemeenten in de categorie 20.000 tot 50.000 inwoners. Data gebaseerd op www.findo.nl

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

Gemid. NL*

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien Uw kwetsbare financiële positie is een blijvend aandachtspunt Uw weerstandsvermogen is volgens eigen berekening voldoende

Solvabiliteit ruim onder landelijk gemiddelde De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen

Ratio grondexploitatie hoger dan het gemiddelde

DASHBOARD

16

Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark.

Wij constateren in lijn met voorgaande jaren op basis van het beeld van uw weerstandsvermogen en uw financiële kengetallen dat de kwetsbare financiële positie van de gemeente Meppel een blijvend aandachtspunt is. Weerstandsvermogen gemeente Meppel is volgens eigen berekening voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. Het totaal van de risico’s is door het college becijferd op € 11,6 miljoen. Terwijl er aan algemene reserve en belastingcapaciteit een buffer aanwezig is van € 10,8 miljoen. De verhouding tussen risico’s en aanwezige buffers is daarmee 0,92 en dit ligt tussen de grens van 0,9-1,1 en daarmee is op basis van de eigen nota risicomanagement van de gemeente Meppel sprake van voldoende buffers. Solvabiliteit neemt toe en de netto schuldquote daalt De solvabiliteit bedraagt ultimo 2021 op 10% (2020: 8%). Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Meppel in staat is om aan haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De solvabiliteit neemt toe, en ligt conform voorgaand jaar ruim onder het landelijk gemiddelde over 2020 voor gemeenten in de categorie tussen de 20.000 tot 50.000 inwoners. De netto schuldquote bedraagt 88% (2020: 103%).

De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het verleden. Hoewel de netto schuldquote is gedaald is deze nog wel significant hoger ten opzichte van de het landelijk gemiddelde voor gemeente in de categorie tussen de 20.000 tot 50.000 inwoners. Van grote risico’s is nog geen sprake. Vanuit provinciaal toezicht bezien is sprake van een meer risicovolle situatie als de schuldquote boven de 130% uitkomt. Ratio grondexploitatie neemt toe Voor de ratio grondexploitatie (waarde van de gronden ten opzichte van de baten) geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De boekwaarde van de voorraden grond is van belang, omdat deze moet worden terugverdiend bij de verkoop. De ratio grondexploitatie van de gemeente Meppel is met 24% (2020: 17,2%) relatief hoog ten opzichte van het gemiddelde van 9,8% doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten relatief hoog is. De toename van deze ratio wordt veroorzaakt door met name de investeringen die zijn gedaan voor complex Noord III/IV. Voor een inzicht in de omvang van de boekwaardes van de exploitaties per ultimo boekjaar en de verkopen van de exploitaties verwijzen wij naar paragraaf 4.3.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

17

4. Belangrijkste bevindingen

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 Sociaal domein uitgelicht

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties 4.4 Aanbestedingsrechtmatigheid 4.5 BBV, WNT en SiSa en overige bevindingen 4.6 Begrotingsrechtmatigheid

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording

Zie onze management letter 2021 voor aandachtspunten in de interne beheersing Onze aanpak voor 2022 is vooral gegevensgericht

18

Interne beheersing en onze aanpak voor 2021 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze management letter d.d. 30 november 2021. Samenvattend hebben wij geconstateerd dat er bij uw gemeente, net als veel andere gemeenten, nog aandachtspunten resteren. Dit betekent niet dat uw gemeente niet in control is, maar wel dat het in control zijn voor ons niet toetsbaar blijkt aan de hand van controlesporen in de processen en systemen. Hierbij valt te denken aan onze bevindingen aangaande het aanbestedingsproces.

Het college heeft bewuste keuzes gemaakt ten aanzien van de interne beheersing en gekozen voor een mix van systeemgerichte controle en gegevensgerichte controles (achteraf). Hierin accepteert de gemeente Meppel de risico’s, waarover wij in deze en eerdere management letters geadviseerd hebben. Wij kunnen die afwegingen vanuit risico’s, omvang van de organisatie en doelmatigheid goed volgen, maar uiteindelijk blijft dit de keuze van het college. Concreet betekent dit dat onze controle, evenals voorgaande jaren, voornamelijk gegevensgericht blijft. Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie, de NBA, werkt momenteel aan een notitie betreffende ‘best practicemaatregelen fraude(risico)beheersing voor bestuurders en toezichthouders'. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de gemeenteraad, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. De landelijke pilots waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude (o.a.

Gemeente Breda) hebben bijgedragen aan de best practices. De best practices van de NBA zijn erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten. In onze management letter hebben wij reeds aandacht gevraagd voor dit onderwerp. Uw auditcommissie is voorgaand jaar in september met ons in overleg gegaan over het vergroten van de actieve rol van de auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing. Hierin is besproken dat het vergroten van de rol kan door bijvoorbeeld jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de interne controleafdeling, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker. Daarbij is het van belang dat de door de VIC opgestelde frauderisicoanalyse door de raad wordt vastgesteld. De frauderisicoanalyse is in concept opgesteld, maar moet nog verder behandeld worden.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording

Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2022

19

Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2022 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt en heeft augustus 2021 de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. Begin 2022 vindt de wetsbehandeling in de Tweede Kamer plaats. Daarna volgen nog de nodige aanpassingen van wetgeving en notities vanuit onder ander het NBA. Desalniettemin is de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2022 wordt ingevoerd.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenten een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, wordt de gemeente Meppel met ingang van dit jaar immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering, maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie.

Stand van zaken binnen uw gemeente

Stand van zaken binnen uw gemeente Voorgaand jaar heeft de gemeente Meppel stappen genomen ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Destijds was door de ambtelijke organisatie en binnen het samenwerkingsverband SZMW een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Het samenwerkingsverband SZWM is echter in 2021 beëindigd waardoor uw eigen verbijzonderde interne controle een essentiële rol speelt voor de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De speerpunten van het initiële plan van aanpak betroffen het vergroten van de kennis binnen de organisatie, uniforme controleplannen, werkprogramma's en rapportages. Wij stellen vast dat de uitvoering van de VIC-rapportages over 2021 bij de uitvoering van onze jaarrekeningcontrole nog niet gereed was en niet volledig was uitgevoerd. Ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording is een dergelijke situatie ongewenst. De gemeente Meppel streeft middels de implementatie van het plan van aanpak te voldoen aan de (minimale) wettelijke vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording ultimo boekjaar 2022. Het waarborgen van de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording betreft daarom een belangrijk aandachtspunt voor boekjaar 2022.

Wij denken graag met de gemeente Meppel mee bij vraagstukken die ontstaan gedurende de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Sociaal domein uitgelicht

Sociaal domein 2021 bedragen circa € 23,7 miljoen

20

Sociaal domein in de jaarrekening De lasten van gemeente Meppel met betrekking tot het sociaal domein inzake de jeugdzorg en Wmo (Pgb en ZIN) bedragen over 2021 circa € 23,7 miljoen. In hoofdlijnen zijn deze lasten als volgt opgebouwd: 2020

Begroting 2021 na wijzigingen

2021

Jeugdzorg ZIN

€ 11,9 miljoen

€ 11,5 miljoen

€ 12,8 miljoen

Wmo ZIN

€ 9,3 miljoen

€ 9,3 miljoen

€ 10,3 miljoen

Pgb

€ 0,6 miljoen

€ 0,6 miljoen

€ 0,6 miljoen

Totaal

€ 21,8 miljoen

€ 21,4 miljoen

€ 23,7 miljoen

ONDERDEEL

Onzekerheid ten aanzien van prestatielevering Geen verschil boven rapportagetolerantie bij de productieverantwoordingen Resterende onzekerheid Wmo ZIN circa € 862.000

DASHBOARD

Wmo ZIN De productieomvang van Wmo ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2021 circa € 6,7 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Wmo ZIN vindt plaats vanuit de gemeente Meppel. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Wmo ZIN vraagt de gemeente Meppel per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol. Uit onze controle blijkt dat er door de gemeente Meppel géén verschillen boven de rapportagetolerantie zijn geconstateerd tussen de eigen administratie en de productie-verantwoordingen welke zijn voorzien van een controleverklaring. De productieverantwoordingen zijn in lijn met de lasten die in de jaarrekening zijn opgenomen. Tevens is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten.

Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2021 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 862.000.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Sociaal domein uitgelicht

Resterende onzekerheid Jeugdzorg circa € 328.000

21

Jeugdzorg ZIN De productieomvang van Jeugdzorg ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2021 circa € 10,0 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Jeugdzorg ZIN vindt net als bij Wmo ZIN plaats vanuit de gemeente Meppel. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Jeugdzorg ZIN vraagt de gemeente Meppel per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol. Voor deze variant geldt dat net zoals bij de Wmo ZIN dit dan alsnog tot een onzekerheid leidt omtrent de geleverde prestatie. Uit onze controle blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controleinformatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. In lijn met Wmo ZIN is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten.

Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2021 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 328.000.

Grip op lasten Wmo en Jeugd qua rechtmatigheid is verbeterd Kostenontwikkeling sociaal domein is een aandachtspunt

DASHBOARD

Grip op de rechtmatigheid van de lasten van Wmo en Jeugdzorg (Pgb en ZIN) toegenomen. Grip op ontwikkeling van het kostenniveau is een blijvend aandachtspunt. Uit de accountantscontrole blijken een aantal (inherente) onzekerheden ten aanzien van de lasten WMO en Jeugdzorg die toezien op de prestatielevering. De totale onzekerheid over 2021 is gedaald ten opzichte van voorgaand jaar. Voor 2021 is voor een bedrag van € 1.318.000 aan onzekerheden aangemerkt tegenover € 2.043.000 voor 2020. De gemeente Meppel heeft zodoende ten aanzien van de totale onzekerheid meer grip gecreëerd ten opzichte van voorgaand jaar. Daarentegen zien wij een overschrijding van € 2,0 miljoen ten opzichte van de gewijzigde begroting. Dit laat zien dat het vergroten van de grip op de lasten binnen het Sociaal Domein een blijvend aandachtspunt is. De gemeente Meppel heeft ingezet en geïnvesteerd in tools voor data-analyse. De mogelijke positieve effecten hiervan zullen in 2022 en verder zichtbaar moeten worden.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties

Overzicht gronden per 2021

De ontwikkeling van de boekwaarden Per ultimo 2021 is de boekwaarde van de grondexploitaties € 32,0 miljoen. Dit is een significante stijging ten opzichte van 2020 van € 13,1 miljoen. De boekwaarde is een saldo van € 42,4 miljoen waardering van de totale GREX en een voorziening van € 10,4 miljoen. De stijging is te verklaren door de omvangrijke investeringen ad 10,9 miljoen in de grondexploitatie Noord III/IV. De ontwikkeling van de boekwaarde van gronden in 2021 is als volgt weer te geven (zie ook toelichting in de jaarrekening).

(*€ 1.000)

Blankenstein B

BW 31-12-2020

Investeringen (+) Inkomsten (-/-)

Mutatie voorzieningen (-/-)

Resultaatneming (+)

BW 31-12-2021

3.691

135

738

-

-

3.088

-

10.890

3

-

-

10.887

Overig

2.756

1.948

841

-

291

4.154

Totaal bedrijventerreinen

6.447

12.973

1.582

-

291

18.129

Danninge Erve Zuid Fase II Het Vledder BC Nieuwveense Landen Fase I Randweg

4.612 7.068 11.367 -120

463 344 2.608 31

964 406 994 -

-

-76 283 89

4.035 7.006 13.264 -

Voorziening grondexploitatie

-/- 10.476

Noord III/IV

Totaal gronden Tussentijdse winstneming

22

18.898

32 16.418

3.945

32

-/- 10.444 587

31.990

Winstneming Het voorzichtigheidsbeginsel leidt ertoe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. In de notitie Grondexploitatie is opgenomen dat voor winstneming de Percentage of Completion (POC) methode geldt: voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd dient tussentijds naar rato van de voortgang van de grondexploitaties winst te worden genomen. Hiervoor moet het resultaat op de grondexploitatie wel op betrouwbare wijze kunnen worden ingeschat. Dit is mogelijk wanneer het waarschijnlijk is dat de economische voordelen die aan het project zijn verbonden naar de gemeente zullen toevloeien. Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat er voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen: 1. het resultaat op de grondexploitatie kan betrouwbaar worden ingeschat; én 2. de grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én 3. de kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd). Voor de grondexploitaties van gemeente Meppel heeft deze methode geresulteerd in een winstneming van circa € 663.000 op totaalniveau. De winstneming komt met name uit de projecten: Noord II (223.000) en Nieuwveense Landen Fase I (€283.000).

De stand van uw verliesvoorzieningen is licht gedaald ten opzichte van voorgaand jaar.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties

23

Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s: de planning, programmering alsook de prijs. Betreffende onderwerpen zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten gechallenged. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2021 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen.

Projectspecifieke risico’s significant gestegen

Projectspecifieke risico’s De gemeente Meppel heeft in lijn met voorgaand jaar de onderbouwing van de project specifieke risico’s middels de rapportage van Metafoor. Metafoor brengt zowel de algemene risico’s ten behoeve van de risicoparagraaf alsmede de project specifieke risico’s ten behoeve van de grondexploitaties. Wij hebben een toets gedaan ten aanzien van de risico’s en de onderliggende berekening. Voor boekjaar 2021 is sprake van een projectrisico ten aanzien van exploitatie de Nieuwveense Landen Fase I ad. € 4,8 miljoen (2020: € 3,0 miljoen. Qua omvang vormt in lijn met voorgaand jaar hierin de prijsvolatiliteit per m² voor de inbrengwaarde bij de grondaankopen het voornaamste risico. Het risico is ontstaan naar aanleiding van taxaties met afwijkende uitkomsten voor de m²-prijs. De stijging van de projectrisico’s bij Nieuwveense Landen Fase 1 is afkomstig vanuit de toevoeging van het projectrisico aangaande de eventuele zelfrealisatie aangaande Deelgebied Broeklanden 3, waardoor de winstpotentie bij de grondeigenaar komt te liggen en niet bij de gemeente Meppel. Uit onze controle blijkt dat een best-estimate is opgesteld van de projectspecifieke risico’s conform de BBV-richtlijnen.

De geraamde risico’s zijn aanvaardbaar als project specifieke risico’s, waarbij de berekening goed onderbouwd is door de gemeente middels de onderliggende rapporten van een externe deskundige. Maximale 10-jaars termijn grondexploitatieprojecten Inherent aan grondexploitaties is het feit dat deze samengaan met schattingen. Om de risico’s die samenhangen met zeer lang lopende projecten te beperken is het uitgangspunt van de BBV dat de looptijd van een grondexploitatie in beginsel maximaal 10 jaar bedraagt. Bij de gemeente Meppel is echter gedeeltelijk sprake van (deel)complexen met een looptijd ongeveer 10 jaar. Voor de gemeente Meppel betreffen dit de complexen Nieuwveense Landen Fase I en Noord III/IV als langlopende exploitaties met een eventueel risico van een looptijd >10 jaar. Van de 10-jaarstermijn mag gemotiveerd worden afgeweken mits de langere looptijd expliciet is geautoriseerd door de raad en voorzien is van een motivatie met risicobeperkende beheersmaatregelen om de onzekerheden en risico’s die gepaard gaan met de langere looptijd te mitigeren. Wij attenderen de gemeente Meppel om rekening te houden met de mogelijkheid van een eventuele looptijd van de grondexploitatie >10 jaar. Dit vanwege de significante grondaankopen in Noord III/IV en de te realiseren grondverkopen in 10 jaar onzekerheden kent.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties

Bedrijventerreinen: een risico is of geraamde verkopen gerealiseerd kunnen worden

Op basis van historische gegevens en op basis van de meeste recente marktonderzoeken worden de ramingen onvoldoende onderbouwd

24

Grondaankopen bedrijventerrein Noord III/IV en ramingen verkoop bedrijventerreinen Per ultimo boekjaar zijn er voor € 10,4 miljoen strategisch gronden aangekocht ten behoeve van de grondexploitatie Noord III/IV bedrijventerrein. De grondexploitatie is per 2021 ook vastgesteld en als gevolg hiervan vertegenwoordigd Noord III/IV ook een significante balanspost binnen de voorraad van € 10,9 miljoen. In de grondexploitatie is momenteel voor 316.486m² aan voorraad gronden opgenomen. Dit betreft circa 70% van de totale m² aan grondenvoorraad die de gemeente Meppel momenteel bezit. Vanwege deze hoge voorraadpositie is het risico aanwezig dat niet alle gronden tegen de vooraf ingerekende prijzen in een periode van 10 jaar verkocht worden. Bij de accountantscontrole is door ons nagegaan welke onderbouwing aanwezig is om het totaal aan bouwgronden te kunnen verkopen. Het totale areaal aan grond bestemd voor bedrijventerreinen van de gemeente Meppel bedraagt eind 2021 in totaal 449.000m², ofwel 44,9 hectare. Deze 44,9 hectare moet binnen een planperiode van 10 jaar verkocht kunnen worden, dus jaarlijks gemiddeld 4,5 hectare. Op basis van historische gegevens en op basis van de meeste recente marktonderzoeken word dit (hoge) aantal onvoldoende onderbouwd:  Gemiddeld is over de afgelopen 5 jaar (2017 tot en met 2021) door de gemeente Meppel jaarlijks 3,27 hectare verkocht.

 Uit de meest recente beschikbare actualisatie van het marktonderzoek naar bedrijventerreinen Drenthe uit maart 2022 blijkt dat over een periode van 10 jaar voor de gemeente Meppel in het laagste scenario wordt gerekend op een uitbreidingsvraag van 16 hectare en bij een hoog scenario wordt uitgegaan van een maximale uitbreidingsvraag van 21 hectare. Uit aanvullend opgevraagde documentatie en gevoerde gesprekken blijkt verder het volgende:  Over 2022 is inmiddels voor 10 hectare aan gronden verkocht niet zijnde Noord III/IV. Dit is fors hoger dan het gemiddelde van de afgelopen jaren (bron: verkoopregister gemeente 2022).  Er is een lijst met bedrijven die concrete belangstelling hebben getoond voor Noord III/IV waarbij sprake is van een mogelijke afname van 9 hectare.

Daarentegen is de huidige vraag naar bedrijventerrein hoger dan gemiddeld

De gemeente Meppel verwacht samengevat op korte termijn een grotere vraag naar specifiek de bedrijventerreinen van Noord III/IV dan wat uit de laatste onderzoeken blijkt. Hoewel de actuele verkopen in 2022 en de belangstelling vanuit de markt aantoonbaar groter zijn dan gemiddeld is de vraag hoe structureel dit is voor de komende 10 jaren. Daarbij moet er ook rekening mee worden gehouden dat de belangstelling voor bedrijventerrein een cyclisch verloopt kent. We adviseren om deze ontwikkelingen nauwlettend te monitoren en om te bezien hoe de impact van recent marktonderzoek vertaald moet worden naar de prognoses die de gemeente Meppel zelf opstelt.

Risico’s verkleinen door een deel van de gronden niet in exploitatie te nemen

Verder is het aan te raden om te beoordelen hoe de financiële risico’s voor de gemeente Meppel verkleind kunnen worden door voorzichtiger te ramen en te bezien of Noord III/IV mogelijk opgesplitst kan worden en waarbij het deel wat uit exploitatie wordt gehaald tegen agrarische waarde wordt overgeboekt naar de MVA.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.4 Aanbestedingsrechtmatigheid

25

Aanbestedingen Voor de rechtmatigheidscontrole hebben wij de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde spendanalyse (beoordeling achteraf van alle crediteuren op juiste naleving aanbestedingsregels). Ten aanzien van de aanbestedingen is achteraf een zogenaamde spendanalyse opgesteld, waarbij per crediteur de inkopen zijn geanalyseerd en waarbij is nagegaan waar de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn en of die zijn nageleefd. Deze ‘achteraf controle’ heeft plaatsgevonden omdat in de procesgang van de inkopen niet volledig wordt afgedwongen dat hier tijdig aandacht voor is.

Bij de uitvoering van de spendanalyse is specifiek aandacht besteed aan de volgende aspecten:  de rechtmatigheid van de lasten van ICT;  lasten als gevolg van stapeling van facturen;  lasten inhuur van personeel. Totale onrechtmatigheidsfout ad. € 0,9 miljoen gestegen tot € 2,5 miljoen

De bevindingen uit de spendanalyse laten zich als volgt samenvatten:  Uit de spendanalyse blijkt dat een aantal opdrachten vanuit het verleden ten onrechte zijn doorgelopen, waardoor deze in 2021 op basis van de gerealiseerde besteding de aanbestedingsgrens overschrijden en kwalificeren als onrechtmatig. Naast deze onrechtmatigheden zijn nog een aantal overige opdrachten geconstateerd, waarbij een onjuiste procedure is gehanteerd.  De fout aangaande de aanbestedingsrechtmatigheid bestaat voor € 1,1 miljoen met als achtergrond lasten inzake inhuur personeel, € 0,6 miljoen inzake lasten omtrent ICT en stapeling van facturen, specifiek € 0,3 miljoen inzake groen onderhoud en € 0,5 miljoen overige diverse lasten. Gezien het doorlopende karakter van voorgenoemde lastenposten is direct actie van de gemeente vereist om eventuele fouten aangaande aanbestedingsonrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen.  Conform voorgaand jaar blijkt uit uw eigen interne controle een aanvullend aandachtspunt ten aanzien van het risico dat uitgevoerde inkopen zonder degelijke raming met een overeenkomstige opdracht leiden tot een verhoogd risico op een toekomstige onrechtmatigheid. De uitgaven welke hiermee samenhangen overschrijden per jaareinde nog niet het drempelbedrag voor 2021 en hebben wij niet als onrechtmatig aangemerkt.

Wij onderschrijven wel dit risico op aanvullende onrechtmatigheidsfouten voor volgend boekjaar. Het totaal aan onrechtmatigheid als gevolg van de aanbestedingsregels bedraagt afgerond € 2,5 miljoen. Als gevolg van de omvang van deze fout geven wij conform vorig jaar een controleverklaring met beperking af.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.5 BBV, WNT en SiSa en overige bevindingen

BBV wordt nageleefd WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten

26

Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat gemeente Meppel de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd. Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2021 niet meer bedragen dan € 209.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening.

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2021 van de gemeente Meppel niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2021 van de gemeente Meppel voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

Geen bevindingen SiSa-bijlage. Het aantal te controleren regelingen neemt toe

Activa: beoordeling assetmanagement en onderzoek actuele beheersplannen is uitgevoerd. Hieruit blijken geen noemenswaardige bevindingen

SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2021. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens bijlage B. Wij zien een landelijke trend dat ministeries steeds vaker een Specifieke regeling kiezen voor het verstrekken van subsidies aan decentrale overheden. Het aantal SISA-regelingen, ook voor uw gemeente, is daardoor exponentieel toegenomen. Dit geeft een hoge druk op de organisatie binnen gemeente Meppel, andere gemeenten en decentrale overheden en de accountantskantoren. Overige bevindingen: position paper activa/asset management en grafrechten In de management letter over 2021 hebben we de gemeente Meppel verzocht om een analyse op hoofdlijnen op te stellen over hoe het assetmanagement is geregeld ten aanzien de hoofdcategorieën van de gemeentelijke bezittingen.

Belangrijke deelvragen daarbij waren:  Bestaan er assets actuele beheersplannen?  Leiden de beheersplannen tot een (materieel) goede inschatting van de lasten in de jaarrekening en wordt dit intern gemonitord?  Zijn er adequate voorzieningen getroffen voor achterstallig onderhoud danwel zijn de onderhoudskosten adequaat afgedekt in meerjarenperspectief? Ook hebben we gevraagd aan de gemeente Meppel om een standpunt in te nemen ten aanzien van de wijze waarop wordt omgegaan met de afkoop van grafrechten. De gemeente Meppel heeft ten aanzien van de activa en ook en ten aanzien van grafrechten position papers opgesteld. Hier is op een goede wijze invulling aan gegeven en hieruit blijken voor onze controle geen noemenswaardige bevindingen.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.6 Begrotingsrechtmatigheid

Resultaat van saldo baten/lasten bedraagt € 4,5 miljoen

27

Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft uw gemeente circa € 122,5 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 128,2 miljoen aan werkelijke lasten in 2021. Dit is in totaal een overschrijding van 5,7 miljoen (4,7%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 120,1 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 132,7 miljoen aan werkelijke baten in 2021. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van 12,6 miljoen (10,5%). Naast het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten kent een gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. In 2021 is er per saldo circa € 0,7 miljoen aan de reserves onttrokken zodat het gerealiseerde resultaat € 5,2 miljoen positief bedraagt. De gemeenteraad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerd en gerapporteerd te worden aan de gemeenteraad.

Bij begrotingsoverschrijdingen die niet gedurende het jaar zijn voorgelegd aan de gemeenteraad is formeel sprake van een onrechtmatigheid. Echter hoeven deze overschrijdingen niet altijd te worden meegewogen in het accountantsoordeel bijvoorbeeld indien de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten of overschrijdingen bij open-einde regelingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten zijn de begrotingsoverschrijdingen nader weergegeven en geanalyseerd. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsoverschrijding naar het hoofdstuk begrotingsrechtmatigheid, zoals opgenomen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2021 (vanaf pagina 218). Controle begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de raad nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV.