Bijlage - Initiatiefvoorstel - Informatie in kaart

Initiatiefvoorstel: “Informatie in kaart”

Initiatiefnemer: M. Wieringa (Sterk Meppel) Datum: 16 december 2025

Aanleiding Inwoners van gemeente Meppel worden te vaak onvoldoende of te laat geïnformeerd over ontwikkelingen in hun directe leefomgeving. Dit geldt voor uiteenlopende onderwerpen zoals inbreiding, wegenonderhoud, groenbeheer, lokale evenementen, en bouw- of verkeersoverlast. De huidige informatievoorziening is versnipperd, moeilijk vindbaar, en bereikt niet altijd de juiste doelgroep. Dit leidt tot: • Onrust en onduidelijkheid bij inwoners. • Preventieve bezwaarschriften door gebrek aan inzicht in plannen. • Gemiste kansen voor participatie, doordat inwoners te laat of niet op de hoogte zijn van informatieavonden of beslismomenten. • Onnodige vragen en klachten over werkzaamheden (bijv. afsluitingen, boomkap) die met betere communicatie voorkomen hadden kunnen worden. Voorbeelden uit de praktijk: • Inwoners ontvangen weliswaar brieven over projecten, maar deze bereiken niet iedereen (bijv. voorbijgangers of inwoners van aangrenzende straten). • Inwoners lezen pas achteraf in de krant dat er een informatie/participatie avond was waar ze graag aan hadden willen deelnemen. • Werkzaamheden zoals wegafsluitingen of boomkap worden uitgevoerd zonder duidelijke uitleg over timing, reden, of alternatieven. Ook is het vaak onduidelijk hoelang een weg is afgesloten of als (en zo ja, wanneer) een gekapte boom wordt vervangen.

• Lokale evenementen leiden tot geluidsoverlast of andere hinder omdat afspraken over begin en eindtijden niet duidelijk zijn gecommuniceerd. Doelstelling Het structureel verbeteren van de informatievoorziening aan inwoners, zodat: • Iedereen tijdig (planning van informatieavonden, participatiemomenten, beslismomenten/-termijnen), en makkelijk toegang heeft tot relevante informatie over ontwikkelingen in de buurt. • Inwoners tijdig weten waar ze terechtkunnen met vragen, klachten, ideeën of bezwaren. • Overlast (bijv. bouwverkeer, geluid) beter wordt voorspeld en gecommuniceerd, waardoor acceptatie groeit. Voorgestelde maatregelen 1. Digitale Informatiehub: een centrale website Ontwikkel een gebruiksvriendelijke website (naar voorbeeld van bijvoorbeeld ikbennieuwegein.nl/projecten en www.zeewolde.nl/projecten-in-zeewolde en https://woningbouwkaart.assen.nl/) waar alle lopende en geplande (bouw-)projecten in de gemeente worden gepubliceerd. Daarin kunnen de volgende elementen opgenomen worden: • Per project: Wie, wat, waar, wanneer, waarom en een tijdlijn. Met een verwijzing naar meldpunt voor openbare ruimte en het contactformulier van de gemeente voor vragen, klachten, ideeën en bezwaren. • Bij o.a. bouwprojecten en evenementen: Verplichting aan ontwikkelaars en organisatoren om hun communicatie waar mogelijk te standaardiseren, actueel te

houden, en op de website van de gemeente te (laten) publiceren. Ook duidelijke aankondigingen van informatie en participatie momenten, en van momenten van bijvoorbeeld geluid/verkeer overlast in een straat. • Interactieve kaart: Waar inwoners per buurt of postcode kunnen zoeken/filteren. • Abonnementsfunctie: Waar inwoners zich kunnen inschrijven voor updates over specifieke projecten, bijvoorbeeld wanneer er gedurende de ontwikkeling van een project meer informatie beschikbaar komt die bij aanvang mogelijk nog niet bekend is, zoals de datum, tijd en locatie van een informatie/participatie moment. 2. Fysieke Informatiepunten in de Wijk We laten in de wijk duidelijk zien waar ontwikkelingen plaats vinden zodat de directe omgeving, maar ook willekeurige voorbijgangers, laagdrempelig geïnformeerd kunnen worden. Denk aan: • Posters/sandwichborden bij locaties van werkzaamheden of evenementen, voorzien van de Kerninformatie (bijv. "Weg afgesloten i.v.m. onderhoud riolering, 13 t/m 15 oktober") en een QR-code die linkt naar de projectpagina op de website. • Generieke posters/borden op strategische plekken (bijv.

gemeentehuis, buurthuizen, informatieborden, bushokjes en/of winkelcentra) met een tekst als: "Wil je weten wat er speelt in jouw buurt? Scan de QR-code of ga naar [website]." • Digitale schermen in buurthuizen, gemeentehuis en andere openbare gebouwen die middels een “slideshow” actuele projecten tonen. 3. Proactieve Communicatie Via o.a. de website, brieven, social media, en e-mails aan inwoners die zich voor project-updates hebben ingeschreven, houden we inwoners geïnformeerd over laatste ontwikkelingen in hun wijk. Verwachte resultaten Resultaat

Impact

Minder onrust

Inwoners voelen zich gehoord en geïnformeerd.

Afname preventieve bezwaarschriften

Door tijdige en duidelijke informatie.

Efficiënter klachtbeheer

Vragen worden voorkomen of sneller opgelost.

Betere reputatie gemeente

Transparantie versterkt het vertrouwen.

Benodigde middelen Om dit initiatief succesvol uit te rollen, zijn zowel eenmalige als structurele investeringen nodig. Allereerst is er budget vereist voor de ontwikkeling van een gebruiksvriendelijke website, waar alle projectinformatie centraal kan worden gebundeld. Er moet een huisstijl worden gemaakt voor posters en borden; en waar wenselijk moeten er digitale schermen worden aangeschaft en geplaatst. Naast deze eenmalige kosten, is er structureel budget nodig voor het onderhoud van de website en een medewerker die de inhoud actueel en compleet houdt. Deze investeringen betalen zich terug in minder onnodige vragen, efficiënter klachtbeheer, beter geïnformeerde inwoners en een hogere participatiegraad.

Slotwoord Dit voorstel vraagt om een kleine investering met een groot rendement: minder onnodige vragen, meer tevreden inwoners, en efficiëntere projecten. Door digitaal en fysiek te combineren, bereiken we veel meer inwoners. Een proactieve en transparante aanpak voorkomt frustratie en bouwt vertrouwen op. Daarom leggen wij het volgende besluit voor: 1. het initiatiefvoorstel ‘Informatie in kaart’ vast te stellen en daarmee: a. het college opdracht te geven te starten met de ontwikkeling van een digitale informatiehub waar informatie over projecten, evenementen en onderhoud in kaart gebracht worden en samenkomen; b. het college op te roepen hierbij afspraken te maken met projectontwikkelaars en organisatoren over het verbeteren van de communicatie aan onze inwoners door: • relevante informatie tijdig en volledig te delen via de digitale informatiehub; • fysieke informatieborden of -posters te plaatsen op locatie; • de directe omgeving ook altijd per brief te blijven informeren; c. het college de digitale informatiehub vóór 1 januari 2027 te laten realiseren en de gemeenteraad in het tweede kwartaal van 2026 te informeren over de voortgang van de realisatie aan de hand van een plak van aanpak; d. de kosten hiervoor, zowel incidenteel als structureel, middels een begrotingswijziging aan de raad voor te leggen.