Bijlage - Herinrichtingsconcept stadhuis en gemeentewerf - 17 mei 2023
Tekst van het document
Herinrichting stadhuis (& werf)
\
Raad woensdag 17 mei 2023 Esther Meijerink, Marc Brinks
Waarom is herinrichting noodzakelijk? 'Borgen van de continuïteit van de kwaliteit van de organisatie'
Sterk verouderde inrichting •
Stadhuis 20 jaar en werf 30 jaar oud
•
Inrichting gedateerd, sterk verouderd, kapot, vuil, niet arbo-proof
•
Slechte akoestiek in spreek- en vergaderkamers en op kantoortuinen
•
Veiligheidsproblemen bij receptie, hal, spreekkamers en balie
•
Verbetering nodig dienstverlening/gastheerschap hal stadhuis
•
Raadzaal vraagt om toekomstbestendige inrichting
Nieuwe technologische ontwikkelingen •
Digitalisering: meer digitaal, minder papier, minder kasten
Corona en thuiswerken •
Hybride werken: plaats- en tijd onafhankelijk
•
Focus op ontmoeten
•
Behoefte aan andere werkvormen en middelen
Zeer lastige arbeidsmarkt •
Aantrekkelijk werkgeverschap
•
Binden en boeien
Kortom
Willen we ons werk voor de samenleving (coalitieakkoord met nieuwe projecten en ontwikkelingen, begroting met lopende projecten/going concern en de gemeentelijke dienstverlening etc.)
goed uit kunnen blijven voeren nu en in de nabije toekomst, dan is verbetering van de werkomstandigheden voor ons menselijk kapitaal noodzakelijk en randvoorwaardelijk.
Tijdlijn op hoofdlijn Juni ’22
•
Collegevaststelling visie hybride werken
•
Opdracht: onderzoek de mogelijkheden van herinrichting >start opstellen Getekend Programma van Eisen (GPvE) door architect
December ’22
•
College: presentatie herinrichting nut & noodzaak + opstellen GPvE
Februari- april ’23
•
Raad: presentatie herinrichting nut & noodzaak
•
Opleveren concept GPvE+ nacalculatie
•
College: inhoud en financieel kader
Mei
•
Besluitvorming college
•
Ronde met de raad
Juni/juli
•
Verwerking financiën in PPN en besluitvorming
GPvE: uitgangspunt drie scenario’s Idee hierachter was dat er keuze zou zijn. MAAR, gaandeweg werd meer duidelijk over de scenario’s:
1.
Oplapscenario, lost problemen niet op, desinvestering/niet realistisch
2.
Toekomstscenario: doelmatig en duurzaam scenario
3.
Droomscenario: realistisch scenario, maar duur/luxe
Wat van belang is, is dat:
1. De problemen duurzaam en voor langere tijd worden opgelost 2. We doen wat nodig is, geen overdaad, wel functioneel
scenario 2
Wat wordt aangepakt •
Vergadercentrum voor 'externen' op begane grond + virtueel uit te breiden
•
Nieuwe inrichting raadzaal (incl. grote schermen) + open en transparant
•
Nieuwe overleg- en spreekkamers waarbij privacy geborgd is
•
Nieuwe indeling hal: met focus op gastvrijheid, privacy en veiligheid
•
Nieuwe werkplekindeling: (flex)werk en vergaderruimten
•
Losse bel- teamsplekken, aanland-overlegplekken, hybride vergadersystemen, hergebruik/revitaliseren meubilair en aankleding
Nadere toelichting > doelmatig en duurzaam scenario
•
Huisvestingsconcept maakt stadhuis/werf toekomstbestendig
•
Akoestische problemen zijn opgelost, flexibele indeling is mogelijk
•
Veilige werkplekken in hal stadhuis
•
Werkplekconcept sluit aan bij wensen/behoeften, flexibel & arbo-proof
•
Duurzaam concept voor de langere termijn
Werkplekconcept Waar moeten we aan denken? •
Werk- en overlegplekken die uitnodigen om samen te werken (innovatie, creatie, samenwerken)
•
Geconcentreerd werk: visueel en/of akoestisch afgezonderde werkplekken
•
Overlegruimtes (geluidsdicht) verdeeld over verdieping voor met name intern gebruik en incl. vergader-, projectruimten, bel- en teamsplekken
•
Vergadercentrum voor externen op begane grond
•
Vergaderruimten voorzien van vaste hybride vergadersystemen
•
Hergebruik bureaus (meer sta-zit) /bureaustoelen revitaliseren en reinigen
•
Multifunctionele ruimte
Werkplekken & vierkante meters Werkplekken en werkplekomgeving •
Eind '22 hadden zo'n 400 medewerkers 'Arbo werkplek'
•
Als gevolg van het kunnen thuiswerken (hybride werken) gaat de flexfactor van 0.7 (voor corona) naar 0.5 (na corona).
•
Dit betekent 180-200 Arbo werkplekken nodig in nieuwe situatie
Ruimtegebruik stadhuis nieuwe situatie 1.
Minder Arbo- en concentratiewerkplekken nodig
2.
Meer vergader- en ontmoetingsruimten en 'aanlandplekken' nodig
a) Thuis: concentratiewerkzaamheden b) Kantoor: ontmoeten en samenwerken> vraagt om andere inrichting en ondersteuning van een ruimte
Conclusie
Nieuwe inrichting vraagt ruimte: 1 en 2 zijn met elkaar in balans. Dus geen besparing van ruimte.
Dienstverlening & hospitality Waar moeten we aan denken? •
Publieksomgeving: centrale hal met ontvangst-, wachtruimte, balies, multifunctionele (spreek)kamers en mulifunctionele raad- en trouwzaal + toegang tot vergadercentrum voor externen op begane grond
•
Contact en verbinding met inwoners staat hierbij centraal
•
Publieksomgeving is toegankelijk voor inwoners/partners
•
Belangrijk: privacy, gastvrijheid, veiligheid, akoestiek
•
Open en vriendelijke balies
•
Nieuwe spreekkamers: akoestisch goed en beveiligd (verschillende formaten)
Raadzaal
Waar moeten we aan denken? •
Raadsvergaderingen en trouwen gelden als voornaamste en specifieke functie
•
Open toegankelijke en uitnodigende tribune met goed zicht op zaal/scherm(en)
•
Makkelijk betreedbare raadzaal, meer transparantie richting hal + virtueel uit te breiden met ruimtes in vergadercentrum begane grond
•
Aparte plekken voor de pers, college, griffie
•
Elektra-data aansluitingen voor gebruikers
•
Vaste opstelling rekening houdend met groei van de raad
Randvoorwaarden •
Duurzaamheid en circulariteit maakt onderdeel uit van ons inkoop en aanbestedingsbeleid Maar ook:
•
•
Hergebruik/revitalisatie/aanpassing van materialen
•
Materialen (elders) tweede leven geven
•
Multifunctioneel gebruik van ruimte is ook duurzaam
•
Multifunctionele ruimte bespaart huur externe vergaderlocaties
•
Bij aanschaf kijken naar lange levensduur
•
Uitgangspunt gebouw (zoveel mogelijk) blijven gebruiken tijdens verbouwing
Overall verduurzamingmaatregelen en ICT werkplekconcept sluiten aan op het herinrichtingsconcept
•
Aantal zaken zijn apart voor PPN aangemeld (bijv. LED verlichting, klimaatregeling, toegangsbeveiliging en ICT etc.)
Hoe zit het met de kosten? (1) GPvE van INBO
•
Geeft zicht op financieel plaatje (prijspeil nov '22)
•
Bouw- en inrichtingskosten
Nacalculatie
•
Door onafhankelijke partij Royal Haskoning
•
Voor zekerheid en als second opinion
•
Check of reële prijzen zijn gehanteerd
Uitkomsten nacalculatie Royal Haskoning
•
Bouw- en inrichtingskosten zijn marktconform (prijspeil mrt '23)
•
Investeringskosten zijn nader in beeld gebracht
Hoe zit het met de kosten? (2) Wat valt er onder bouw- en interieurkosten?
•
Slopen
•
Constructieve voorzieningen
•
Binnenwandsafbouw en –afwerking
•
Vloerafbouw en –vloerafwerking
•
Plafonds
•
Aanpassen klimaatinstallaties
•
Electra: communicatie, beveiliging
•
Installaties
•
Vaste inrichtingen en voorzieningen
•
Elektrotechnische installaties
•
Werktuigbouwkundige installaties
•
Algemene uitvoeringskosten
•
Losse inrichtingen
Hoe zit het met de kosten? (3) Goed te weten dat: investeringskosten uit meer dan alléén bouw- en inrichtingskosten bestaan. Bouwkosten
3.043.631
Inrichtingskosten
968.490
Honoraria Dit gaat over o.a.: architect, adviseurs, projectleiding, constructie, installatie, bouwfysica, duurzaamheid bouwkostenmanagement, directievoering, etc.
863.716
Risicoverzekeringen Dit gaat over: prijsstijgingen mbt. start bouw, tijdens bouw, afkoop prijsrisico tijdens de bouw, inrichtingskosten en bijkomende kosten etc.
346.150
Aanloopkosten Bijvoorbeeld tijdelijke huisvesting tijdens verbouw
150.000
Onvoorzien
1.074.397
Belastingen
77.291
Totaal incl. BTW +/+ 20 %
6.523.676 € 7.828.400
Hoe zit het met de kosten? (4) Risico's project
•
Looptijd project
•
Interesse vanuit de markt/leveringsproblematiek
•
Juridische procedure bij aanbesteding
•
Groei organisatie (eventuele aanpassingen GPvE)
Hoe zit het met de kosten? (5) Feiten
•
Afgelopen 20 jaar voor stadhuis en 30 jaar voor de werf géén reserveringen in begroting opgenomen voor herinrichting/renovatie
•
Betekent nu dus een investering voor de herinrichting ten behoeve van de volgende 20+ jaren
•
Herinrichting wordt meegenomen ter afweging bij PPN
Aan te vragen budget € 7.5 miljoen > vanaf 2027 kapitaallasten € 487.500
2024
2025
2026
€ 250.000-500.000
€ 3.500.000
€ 3.500.000
Ontwerp en start herinrichting
Herinrichting
Herinrichting
Conclusie: herinrichtingsconcept leidt tot 'Borgen van de continuïteit van de kwaliteit van de organisatie'
Toekomstbestendige kantoorinrichting
•
Toekomstbestendige inrichting waarin groei en flexibiliteit mogelijk is
•
Goede, aantrekkelijke & duurzame inrichting (geen luxe en overdadigheid)
•
Goede digitale ondersteuning op werkplekken en vergaderzalen (incl. Raadzaal)
•
Aanpak van akoestische problematiek
Goed werkgeverschap
•
Aantrekkelijke werkomgeving, die medewerkers ondersteunt en faciliteert om uitvoering te geven aan het coalitieakkoord
•
Werkomgeving die helpt bij het binden en boeien en vasthouden van medewerkers in tijden van krapte op de arbeidsmarkt
•
Werkomgeving die kan concurreren met andere gemeenten
Dienstverlening
• Toegankelijke publiekshal met aandacht voor gastvrijheid, veiligheid en privacy • Nieuwe spreekkamers die akoestisch goed en veilig zijn Multifunctionele raadzaal
•
Toekomstbestendige inrichting voorzien van diverse aansluitingen
•
Open toegankelijke en uitnodigende tribune met goed zicht op zaal/scherm(en)
•
Makkelijk betreedbare raadzaal, virtueel uit te breiden vergadercentrum begane grond
Vragen
EINDE THEMABIJEENKOMST
Herinrichting stadhuis (& werf)
\