Bijlage 6 Oplegnotitie Deelname Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief
Tekst van het document
Oplegnotitie Uitwerking keuzes voor E-depot en archivaris De Archiefwet 1995 (en voorgangers), het Archiefbesluit, de Archiefregeling en de Selectielijst vormen het kader voor de gemeente Meppel hoe om te gaan met de archiefbescheiden (documenten) die worden ontvangen of opgemaakt in het kader van hun taak. Hierdoor ontstaan archieven, zowel analoog als digitaal. Per 1 januari 2027 zal de invoering van de nieuwe Archiefwet plaatsvinden. Deze nieuwe wet brengt de nodige wijzigingen met zich mee. Twee wijzigingen zijn zodanig van aard, dat hiervoor op korte termijn na de invoering, een keuze moet worden gemaakt hoe deze wijzigingen in te vullen. De wijzigingen betreffen: 1. het verkorten van de termijn om de te bewaren zaken/documenten over te brengen naar een oplossing om digitale informatie duurzaam te bewaren. De termijn gaat van 20 jaar naar 10 jaar; 2. het aanstellen van een eigen archivaris. Ad 1. E-depot Een E-depot is een plek om digitale informatie duurzaam te bewaren. Dit betreffen dan onder andere de zaken uit ons zaaksysteem die voor altijd bewaard moeten blijven. Met deze oplossing wordt voldaan aan de eisen voor een digitale archiefbewaarplaats. Ad 2. Archivaris Een wijziging in de nieuwe Archiefwet is, is dat ieder overheidsorgaan een eigen archivaris moet hebben aangewezen. De gemeente Meppel heeft geen eigen archivaris.
Vanuit de Archiefwet 1995, artikel 32, lid 1 en 2, is momenteel dan ook de gemeentesecretaris aangewezen als archivaris. Een archivaris beheert de archieven die in een (eigen) archiefbewaarplaats staan. Daarnaast houdt de archivaris toezicht op de archiefbescheiden (documenten) die nog niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Keuzes Om voor de gemeente Meppel de juiste keuze te maken voor het E-depot en voor het aanstellen van een archivaris zijn de mogelijkheden op de volgende pagina’s schematisch weergegeven inclusief de kosten.
E-depot 1. Zelf ontwikkelen; inrichten, beheren en onderhouden 2. Commercieel inkopen; Aanbesteden en zelf inrichten, beheren en onderhouden (*zie ook Marktverkenning op hoofdlijnen leveranciers) 3. GR-lid Drents Archief; Dienst afnemen als GR-lid Drents Archief 4. DVO Drents Archief; Dienst afnemen Drents Archief via een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Nr. 1. Zelf ontwikkelen
Voordelen E-depot is in eigen beheer
Nadelen - Ontwikkelkosten -
Organisatie is te klein om een E-depot zelf te ontwikkelen
-
2. Commercieel inkopen
3. GR-lid Drents Archief
-
Voldoet aan eisen van de eigen organisatie
-
Niet altijd aanbestedingsplichtig
-
Specialistische kennis is aanwezig en wordt geborgd
-
Lid van een GR mag tegen (gereduceerde) betaling gebruik maken van de produkten en diensten die worden aangeboden. Die produkten en diensten zijn ook vrijgesteld van aanbesteding. Dit betreft een publiekrechtelijke overeenkomst
-
GR is niet BTW-plichtig
Niet voldoende kennis in huis om een E-depot te beheren en te onderhouden - Aanbestedingstraject met extra investeringen op het gebied van personeel en financiën - Ook als gemeente zelf Functioneel beheer en dienstverlening in te regelen Deelname aan GR brengt financiële risico’s met zich mee wanneer leden uittreden
2
Nr. 4. DVO Drents Archief
Voordelen - Lidmaatschap GR Drents Archief is niet nodig.
-
Nadelen - Per product of dienst dat wordt afgenomen moet een DVO worden afgesloten.
Een DVO is een privaatrechtelijke overeenkomst. Hierdoor BTW teruggave
-
Wanneer de kosten van het E-depot bij een DVO hoger zijn dan € 43.000,- per jaar dan Europees aanbesteden. Men kan dan ook niet automatisch aansluiten bij het Drents Archief via een DVO.
-
DVO is BTW-plichtig
Archivaris 1. Aanstellen in vaste dienst van de gemeente Meppel 2. Gezamenlijk met andere gemeenten aanstellen 3. Dienst afnemen als GR-lid Drents Archief 4. Dienst afnemen Drents Archief via een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Nr. 1. Vaste dienst
2. Gezamenlijk met andere gemeenten
Voordelen - Beschikbaar voor de eigen organisatie -
Korte lijnen Delen van personeelskosten
-
Opgedane kennis bij andere gemeenten kan bij alle partijen worden ingezet
Nadelen - Personeelskosten
-
Kennis niet geborgd bij vertrek
-
Niet volledig beschikbaar voor eigen organisatie
3
Nr. 3. GR-lid Drents Archief
4. DVO Drents Archief
Voordelen - Specialistische kennis is aanwezig en wordt geborgd -
Lid van een GR mag tegen (gereduceerde) betaling gebruik maken van de produkten en diensten die worden aangeboden. Die produkten en diensten zijn ook vrijgesteld van aanbesteding. Dit betreft een publiekrechtelijke overeenkomst
-
GR is niet BTWplichtig Lidmaatschap GR Drents Archief is niet nodig.
-
-
Nadelen - Deelname aan GR brengt financiële risico’s met zich mee wanneer leden uittreden
-
Per produkt of dienst dat wordt afgenomen moet een DVO worden afgesloten (tevens iedere keer de afweging maken of de dienst aanbestedingsplichtig is)
-
DVO is BTW-plichtig
Een DVO is een privaatrechtelijke overeenkomst. Hierdoor BTW teruggave
4
Kosten dienstverlening door het Drents Archief Van het Drents Archief hebben wij onderstaande overzichten ontvangen met betrekking tot het verschil in kosten bij een Dienstverleningsovereenkomst en bij lidmaatschap van de Gemeenschappelijke Regeling.
A. Deelnemer Gemeenschappelijke Regeling Onderwerp E-depot dienstverlening
Toelichting De kosten voor E-depot dienstverlening voor de gemeente Meppel bedragen € 55.855,33. Voor het eerste jaar geldt een ‘ingroeifactor’ van 80%, waarmee de prijs op € 44.684,26 komt. Deze kosten zijn op basis van prijspeil per 01-01-2027 en gebaseerd op het inwoneraantal van Meppel per 01-01-2024.
Archivaristaak 100u/jr
Conform de Producten en Diensten Catalogus wordt voor het uitvoeren van archivaristaken zoals advisering en toezicht een uurtarief van € 100,-berekend. Bij een opdracht van 100 uur per jaar bedraagt dit voor 2027 € 10.300,--.
Voor vervolgjaren dient rekening gehouden te worden met een prijsindexatie conform CBS indexcijfer. Diensten die via een GR worden afgenomen zijn niet btw-plichtig.
5
B. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Onderwerp E-depot dienstverlening
Toelichting De kosten voor E-depot dienstverlening voor de gemeente Meppel bedragen € 62.362,74. Voor het eerste jaar geldt een ‘ingroeifactor’ van 80%, waarmee de prijs op € 49.890,19 komt. Deze kosten zijn op basis van prijspeil per 01-01-2027 en gebaseerd op het inwoneraantal van Meppel per 01-01-2024.
Archivaristaak 100u/jr
Conform de Producten en Diensten Catalogus wordt voor het uitvoeren van archivaristaken zoals advisering en toezicht een uurtarief van € 100,-berekend. Bij een opdracht van 100 uur per jaar bedraagt dit voor 2027 € 10.300,--. ex btw.
Voor vervolgjaren dient rekening gehouden te worden met een prijsindexatie conform CBS indexcijfer. Diensten die via een DVO worden afgenomen zijn btw-plichtig; bovengenoemde bedragen zijn ex btw.
6
Kostenvergelijking Gemeenschappelijke Regeling (GR) en Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Drents Archief Jaar 2027
Kosten
Ingroei factor
GR
DVO
DVO incl 21% btw
E-depot
0,8
44.684,26
49.890,19
60.367,13
Archivaris
1
10.300,00
10.300,00
12.463,00
54.984,26
60.190,19
72.830,13
Totaal 2027 2028
E-depot
1
57.530,98
66.160,63
80.054,36
Archivaris
1
11.000,00
11.000,00
13.310,00
68.530,98
77.160,63
93.364,36
Totaal 2028 2029
E-depot
1
59.256,91
68.145,45
82.455,99
Archivaris
1
11.500,00
11.500,00
13.915,00
70.756,91
78.145,45
96.370,99
Totaal 2029
7