Bijlage 5 Producten- en Dienstencatalogus Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief

Inhoud ..................................................................................................................................................... 2 Inleiding ................................................................................................................................................... 4 1. Acquisitie en overbrenging .................................................................................................................. 5 1.1 ACQUISITIE........................................................................................................................................ 5 1.2 OVERBRENGING ANALOOG ARCHIEF ...................................................................................................... 5 1.3 OVERBRENGING DIGITAAL ARCHIEF ........................................................................................................ 6 2. Beheer analoog archief ....................................................................................................................... 7 2.1 BEHEREN DEPOT EN COLLECTIE OP LOCATIE ............................................................................................. 7 2.2 BEHEREN COLLECTIE IN DEPOT DRENTS ARCHIEF ......................................................................................

7 2.3 BESCHIKBAAR STELLEN VIA STUDIEZAAL .................................................................................................. 7 2.4 UITPLAATSEN ANALOOG ARCHIEF .......................................................................................................... 8 2.5 OVERIGE DIENSTEN ANALOOG ARCHIEF .................................................................................................. 8 2.5.1 Selecteren en vernietigen....................................................................................................... 8 2.5.2 Inventariseren en beschrijven ................................................................................................ 9 3. Beheer digitaal archief ...................................................................................................................... 10 3.1 BEHEER IN HET DRENTSE E-DEPOT ...................................................................................................... 10 3.2 BESCHIKBAAR STELLEN ....................................................................................................................... 10 3.2.1 Via de e-depot website......................................................................................................... 11 3.2.2.

Via widget ............................................................................................................................ 11 3.2.3. Via koppelvlak...................................................................................................................... 11 3.3 UITPLAATSEN DIGITAAL ARCHIEF ......................................................................................................... 12 3.4 HYBRIDE ARCHIEVEN ......................................................................................................................... 12 3.5 OVERIGE DIENSTEN DIGITAAL ARCHIEF ................................................................................................. 13 3.5.1 Informatiesessies .................................................................................................................. 13 3.5.2 Workshops ............................................................................................................................ 13 3.5.3 Informatieplatttegrond ........................................................................................................ 13 3.5.4 Archiefbewerking voor overbrengen ................................................................................... 14 3.5.5 Koppeling met bronapplicatie ..............................................................................................

14 3.5.6 Migratie e-depot .................................................................................................................. 14 3.5.7 Digitalisering ......................................................................................................................... 15 4. Archivaris ........................................................................................................................................... 16 5. Advisering .......................................................................................................................................... 17 5.1 OPSTELLEN ACQUISITIEBELEID/ COLLECTIEPROFIEL.................................................................................. 17 5.2 OPSTELLEN HOTSPOTMONITOR ........................................................................................................... 17

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

2

5.3 DIGITAAL INFORMATIEBEHEER ............................................................................................................ 18 6. Educatie ............................................................................................................................................. 19 7. Diensten en kosten ............................................................................................................................ 20 7.1 OVERZICHT...................................................................................................................................... 20 7.2 TOELICHTING BEREKENING LANDELIJK KOSTENMODEL E-DEPOT................................................................. 21 8. Begrippenlijst..................................................................................................................................... 23

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

3

Voor zowel analoge als digitale archieven biedt het Drents Archief diverse diensten aan: advisering, acquisitie, toezicht, beheer, ontsluiting naar het publiek en educatie. Met deze diensten ontzorgen we u op twee gebieden. Enerzijds zijn deze met name gericht op het verbeteren van de informatiehuishouding van de overheidsorganisatie, anderzijds zijn ze gericht op het toegankelijk maken van historisch erfgoed. Het Drents Archief heeft brede kennis en ervaring op beide gebieden, beschikt over een groot netwerk en over de benodigde faciliteiten waar u gebruik van kunt maken. In deze producten- en dienstencatalogus (PDC) lichten wij de hierboven genoemde diensten nader toe. Heeft u belangstelling voor de afname van een of meerdere diensten uit de PDC, of heeft u vragen naar aanleiding van dit document, dan kunt u contact opnemen met het Drents Archief via info@drentsarchief.nl.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

4

Toelichting Particuliere collecties vormen een waardevolle aanvulling op de wettelijk te bewaren bestuursarchieven. Door de acquisitie van deze collecties ontstaat een breed, tijdgebonden perspectief op het functioneren van de lokale samenleving. Tegelijk worden door het voeren van een actief acquisitiebeleid mensen bewust van de waarde van archieven en archiefbeheer. Hiermee is acquisitie niet alleen een kwestie van primaire bronnen verzamelen, maar het leveren van een actieve bijdrage aan gemeenschapszin en -vorming. Wat levert het Drents Archief? Het actief acquireren van collecties conform het acquisitiebeleid van de archiefvormer. Het kan hier zowel papieren, digitale als ook hybride collecties betreffen. Onder acquisitie wordt verstaan: het leggen van contacten met collectievormers, het maken van afspraken over het beheer, het vaststellen van voorwaarden voor de overdracht, de begeleiding van de inname van de collecties. Prijs Acquisitie wordt berekend conform de kosten in de tabel in 7. Diensten en kosten.

Toelichting Met overbrengen bedoelen wij het archief-wettelijk overbrengen van archieven naar een daartoe formeel aangewezen archiefbewaarplaats. Overbrenging is een moment waarop niet alleen archiefstukken verplaatst worden, ook gaat de verantwoordelijkheid over naar de beheerder van de archiefbewaarplaats. Bij een overbrenging wordt de openbaarheid vastgesteld door de zorgdrager van de archieven. Naast reguliere overbrenging van archieven is het mogelijk om vervroegd over te brengen, dus eerder dan de uiterlijke termijn van twintig jaar (deze termijn wordt bij de invoering van de nieuwe Archiefwet verkort naar tien jaar). Het vervroegd overbrengen gebeurt altijd in overleg met het Drents Archief. Wat levert het Drents Archief? Opname van analoge archieven en collecties in de archiefbewaarplaats. Prijs Het overbrengen van analoog archief wordt berekend conform de kosten in de tabel in 7. Diensten en kosten. Deze kosten zijn exclusief beheerkosten en exclusief dienstverlening op deze documenten, zie daarvoor 2. 2. Beheer analoog archief. Als er bij de zorgdrager onvoldoende kennis of capaciteit is om archiefbewerking uit te voeren alvorens het archief wordt overgebracht, dan kunnen deze werkzaamheden door Drents Archief uitgevoerd worden, zie hiervoor 2.5 Overige diensten analoog archief.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

5

Toelichting Met overbrengen bedoelen wij het archief-wettelijk overbrengen van archieven naar een daartoe formeel aangewezen archiefbewaarplaats. Overbrenging is een moment waarop niet alleen archiefstukken verplaatst worden, in het digitale geval vanuit bijvoorbeeld een zaaksysteem, documentmanagementsysteem of vakapplicatie, ook gaat de verantwoordelijkheid over naar de beheerder van de archiefbewaarplaats. Bij een overbrenging wordt de openbaarheid vastgesteld door de zorgdrager van de archieven. Wat levert het Drents Archief? Het overbrengen van digitale archieven verloopt via een aansluittraject. Een aansluittraject is het proces waarin datasets met informatieobjecten overgezet worden vanuit de bronapplicatie van de zorgdrager naar het e-depot en bestaat uit de volgende onderdelen: • • • • •

intake: identificatie van het over te brengen archief(blok) marginale toets door beheerder Drents archief informatie/impact-analyse: toetsing aan aansluitvoorwaarden en vaststellen verbeteracties testopname door Drents Archief na uitvoering van eventuele verbeteracties door zorgdrager definitieve overbrenging

Het Drents Archief treedt op als procesbegeleider van het traject. De procedure kan periodiek worden uitgevoerd. Mocht nog niet duidelijk zijn welke over te brengen informatie zich waar precies bevindt, dan verwijzen we naar de mogelijkheid van een informatieplattegrond, zie ook 3.5 Overige diensten digitaal archief. Naast reguliere overbrenging van digitale archieven is het mogelijk om vervroegd over te brengen, dus eerder dan de uiterlijke termijn van twintig jaar (deze termijn wordt bij de invoering van de nieuwe Archiefwet verkort naar tien jaar). Het vervroegd overbrengen gebeurt altijd in overleg met het Drents Archief. Een allereerste aansluittraject kan desgewenst worden aangeboden in een pilotvorm. Zo’n pilot stopt na de testfase van het aansluittraject. Op dat punt is inzichtelijk welke eventuele verbeteracties op welke wijze doorgevoerd moeten worden door de zorgdrager alvorens over te kunnen gaan tot definitieve overbrenging. Als er geen verbeteracties nodig zijn, kan een pilot worden voortgezet met een definitieve overbrenging. Prijs De kosten voor het overbrengen van de digitale archieven naar het e-depot zijn gebaseerd op een landelijk vastgesteld kostenmodel, bestaande uit een deel dat betrekking heeft op vaste kosten en een deel op variabele kosten, eventueel verrekend met een risico-opslag voor niet GR-deelnemers.

De toelichting op dit model is te vinden in 7. Diensten en kosten. Deze kosten zijn ook van toepassing op pilot-aansluittrajecten. Als er bij de zorgdrager onvoldoende kennis of capaciteit is om eventuele verbeteracties uit te voeren alvorens kan worden overgegaan tot opname in het –e-depot, dan kunnen deze werkzaamheden door het Drents Archief worden uitgevoerd. Zie voor een overzicht 3.5 Overige diensten digitaal archief.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

6

Onder de noemer ‘Beheer analoog archief’ bieden wij verschillende diensten aan: Beheren depot en collectie op locatie; Beheren collectie in depot Drents Archief; Beschikbaar stellen via studiezaal; Uitplaatsen analoog archief; Overige diensten analoog archief.

Deze diensten worden hieronder nader toegelicht.

Toelichting Deze dienst wordt op locatie uitgevoerd bij de betreffende overheidsorganisatie en betreft het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarin geplaatste archieven en collecties. Het betreft hier zowel het beheer van overgebrachte en niet-overgebrachte archieven. Wat levert het Drents Archief? Elk jaar dient een overeenkomst te worden gemaakt van de uit te voeren beheeractiviteiten van het komende jaar en de daarmee gemoeide tijdsinvestering. Prijs Hiervoor wordt een offerte opgesteld.

Toelichting Het depot van het Drents Archief kan worden aangewezen als archiefbewaarplaats van andere overheden. Het beheer van archieven en collecties in dit depot wordt uitgevoerd door het Drents Archief. Wat levert het Drents Archief? Beheer van de archiefbewaarplaats en de daarin geplaatste overgebrachte archieven en collecties. Prijs Het beheren van analoog archief wordt berekend conform de kosten in de tabel in 7. Diensten en kosten.

Toelichting Beschikbaar stellen van de collectie kan op verschillende manieren. Van website tot open dag, van gastlessen tot studiezaal. Als de archieven en collecties zich fysiek in Assen bevinden, is het mogelijk dat het Drents Archief de studiezaal verzorgt. Wat levert Drents Archief? Dienstverlening op de archieven en collecties via de studiezaal van het Drents Archief.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

7

Prijs Kosten voor het beschikbaar stellen van archieven en collecties via de studiezaal van het Drents Archief staan weergegeven in de tabel in 7. Diensten en kosten. Overige diensten, zoals het verzorgen van activiteiten rond en over de collectie worden middels offerte berekend.

Toelichting Uitgeplaatste archieven zijn archieven van een archiefvormer waarvan het beheer aan een andere partij wordt opgedragen zonder dat het zorgdragerschap en de verantwoordelijkheid voor deze informatieobjecten wijzigt. In de praktijk betekent dit dat de archiefvormers het beheer van hun archieven uitbesteden aan het Drents Archief, maar zelf verantwoordelijk blijven voor deze archieven. Er is dus geen sprake van overbrenging conform de Archiefwet. Archieven komen voor uitplaatsing in aanmerking als het proces waar het archief betrekking op heeft, is afgehandeld en er geen wijzigingen meer plaatsvinden op het informatieobject of dossier, behalve eventueel aanpassing van de bewaartermijn. Wat levert het Drents Archief? Opslag en beheer van alle niet-overgebrachte analoge documenten. Dit betekent het opslaan van deze documenten en het uitvoeren van alle werkzaamheden die bijdragen aan de goede, geordende en toegankelijke staat van documenten. Tevens kan periodiek vernietiging worden uitgevoerd op daartoe bestemde documenten en kan overbrenging worden voorbereid binnen de daarvoor (thans) geldende termijn van 20 jaar. Deze termijn wordt bij de invoering van de nieuwe Archiefwet verkort naar 10 jaar, waardoor er extra werkzaamheden te verwachten zijn.

Tot de werkzaamheden behoren ook het verhuizen, verpakken, vervoeren, in stellingen plaatsen en een kastplaatsregistratie invoeren.

Prijs Voor het uitplaatsen van de documenten zal separaat offerte worden opgemaakt afhankelijk van de fysieke activiteiten die door het Drents Archief moeten worden uitgevoerd. Opname- en beheerkosten baseren zich daarbij op de kosten zoals weergegeven in tabel in 7. Diensten en kosten. Elk jaar dient een overeenkomst te worden opgesteld voor de uit te voeren beheeractiviteiten in het komende jaar en de daarmee gemoeide tijdsinvestering. Hiervoor wordt een offerte opgesteld.

2.5.1 Selecteren en vernietigen Toelichting Na het waarderen van archieven en collecties middels selectielijsten en aanvullende hotspotmonitors, moet uitvoering gegeven worden aan de toewijzing van bewaartermijnen aan specifieke documenten(sets). De voor vernietiging in aanmerking komende documenten dienen vervolgens (op termijn) daadwerkelijk vernietigd te worden. Hiervan wordt een vernietigingslijst opgemaakt, waarop goedkeuring van de archiefbeheerder wordt gevraagd. Daarna vindt de daadwerkelijke vernietiging plaats, waarvan een verklaring van vernietiging wordt opgemaakt.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

8

Wat levert het Drents Archief? Het uitvoeren van de selectie en vernietiging van archieven en collecties.

Prijs Het selecteren en vernietigen wordt berekend conform de kosten in de tabel in 7. Diensten en kosten.7. Diensten en kosten

2.5.2 Inventariseren en beschrijven Toelichting De voor eeuwig te bewaren archieven en collecties dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gebracht. Wat levert het Drents Archief? Het inventariseren, materieel verzorgen en logisch beschrijven/metadateren van de archieven en collecties. Prijs Het inventariseren en beschrijven wordt berekend conform de kosten in de tabel in 7. Diensten en kosten.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

9

Onder de noemer ‘Beheer digitaal archief’ bieden wij verschillende diensten aan: Beheer in het Drentse e-depot; Toegang en beschikbaar stellen; Uitplaatsen digitaal archief; Hybride archieven; Overige diensten digitaal archief. Deze diensten worden hieronder nader toegelicht.

Toelichting Het beheren van de opgenomen informatieobjecten vindt plaats in het Drentse e-depot, met als doel dat deze duurzaam toegankelijk blijven binnen het DUTO-raamwerk. Duurzaam toegankelijk betekent dat de informatie eeuwig vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is. Wat levert het Drents Archief? De opgenomen informatieobjecten worden duurzaam beheerd in het e-depot. Hierbij passen we ons preserveringsbeleid toe om de informatie leesbaar en toekomstbestendig te maken en te houden. Preservering zorgt ervoor dat de informatieobjecten kunnen worden (her)gebruikt. Nu en in de toekomst. Zowel de authenticiteit als de integriteit van de informatieobjecten blijven daarbij gehandhaafd. Activiteiten voor de uitvoering van preservering van digitale archieven maken standaard onderdeel uit van onze dienstverlening. Indien noodzakelijk stellen we een preserveringsplan op en voeren deze in overleg met de archiefvormer uit. Metadata wordt bij opname getoetst aan aansluitvoorwaarden en vervolgens in het e-depot beheerd om de informatie vindbaar, betrouwbaar en interpreteerbaar te houden. Opslag en back-ups door de e-depotleverancier houden de informatie beschikbaar. Maatregelen aangaande informatiebeveiliging houden de gegevens ook betrouwbaar. Wij houden bij wat de ontwikkelingen zijn op het gebied van de techniek rond het e-depot.

Ook volgen we de ontwikkelingen rond de standaarden die worden ontwikkeld door het Nationaal Archief. Wijzigingen op basis van deze veranderingen worden door Drents Archief doorgevoerd. Prijs De kosten voor het beheer van de digitale archieven in het e-depot zijn gebaseerd op een landelijk vastgesteld kostenmodel, bestaande uit een deel dat betrekking heeft op vaste kosten en een deel op variabele kosten, eventueel verrekend met een risico-opslag voor niet GR-deelnemers. Zie 7. Diensten en kosten.

Digitale informatie die is opgenomen in het e-depot kan op verschillende manieren worden ontsloten voor het publiek. Hieronder staan de verschillende mogelijkheden toegelicht.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

10

3.2.1 Via de e-depot website Toelichting Raadplegen via een website is de standaard manier waarop informatieobjecten in het e-depot teruggevonden kunnen worden voor het algemene publiek. Ambtenaren van de betreffende zorgdrager kunnen via diezelfde website toegang krijgen tot hun informatie (via 2FA). Dit laatste is bijvoorbeeld aan de orde bij uitgeplaatst archief of bij het kunnen beoordelen van een ontheffingsverzoek. Wat levert het Drents Archief? Het Drents Archief biedt de mogelijkheid om via een website van het Drents Archief informatieobjecten te raadplegen. Het Drents Archief zorgt ervoor dat de informatieobjecten via die website kunnen worden benaderd en controleert na opname of de toegang goed werkt. De betreffende zorgdrager heeft een aparte toegang waarbij de informatieobjecten die in de openbaarheid zijn beperkt, beschikbaar zijn. Prijs De kosten voor het raadplegen van de digitale archieven in het e-depot zijn gebaseerd op een landelijk vastgesteld kostenmodel, bestaande uit een deel dat betrekking heeft op vaste kosten en een deel op variabele kosten, eventueel verrekend met een risico-opslag voor niet GR-deelnemers.

3.2.2. Via widget Toelichting Raadplegen via de e-depot website van het Drents Archief is de standaardmanier waarop informatieobjecten teruggevonden kunnen worden. Het is ook mogelijk om via een widget het raadpleegportaal van het e-depot te tonen op de website van de zorgdrager. Wat levert het Drents Archief? Het Drents Archief biedt de mogelijkheid om op de website van de zorgdrager via een widget informatieobjecten te raadplegen. Het Drents Archief zorgt ervoor dat de informatieobjecten vanuit de widget kunnen worden benaderd. Informatieobjecten die in de openbaarheid zijn beperkt, zijn via een aparte toegang toegankelijk voor de betreffende zorgdrager. Prijs De kosten voor het raadplegen van de digitale archieven via een widget vanaf de eigen website worden apart geoffreerd.

3.2.3. Via koppelvlak Toelichting Het raadplegen via de e-depot website van het Drents Archief is de standaardfunctionaliteit om informatieobjecten terug te vinden. Het is ook mogelijk om een koppeling te maken tussen het edepot en de website van de zorgdrager. Zo kunnen informatieobjecten geraadpleegd worden op de manier zoals de organisatie gewend is. Wat levert het Drents Archief? Om het raadplegen via de website van de zorgdrager mogelijk te maken moet er een koppeling worden ontwikkeld tussen het e-depot en het raadpleegportaal in kwestie. Het Drents Archief heeft hiervoor geen standaardkoppelvlak, maar kan in samenwerking met de betreffende archiefvormer de koppeling ontwikkelen. De archiefvormer geeft hiervoor een opdracht aan het Drents Archief. De werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van een projectplan.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

11

Prijs Voor de kosten van het raadplegen vanuit de bronapplicatie en de ontwikkeling van de koppeling wordt een aparte offerte opgesteld. Dit valt niet onder de integrale kostprijs e-depot.

Toelichting Uitgeplaatste informatieobjecten zijn informatieobjecten van een archiefvormer waarvan het beheer aan een andere partij wordt opgedragen, zonder dat het zorgdragerschap en de verantwoordelijkheid voor deze informatieobjecten wijzigt. In de praktijk betekent dit dat de archiefvormers het beheer van hun informatieobjecten uitbesteden aan Drents Archief, maar zelf verantwoordelijk blijven voor deze informatieobjecten. Er is dus geen sprake van overbrenging conform de Archiefwet. Informatieobjecten komen voor uitplaatsing in aanmerking als het proces is afgehandeld en er geen wijzigingen meer plaats vinden op het digitale object uitgezonderd wijzigingen in de bewaartermijn. De informatieobjecten worden nog wel door de organisatie geraadpleegd en daarom is duurzaam beheer (bewaartermijn langer dan 10 jaar) nodig. De informatie kan openbaar zijn op grond van de Wet open overheid (Woo). Wat levert het Drents Archief? Het uitplaatsen van digitale archieven gebeurt via een aansluittraject (zie 1.3 Overbrenging digitaal archief). Hierbij wordt een dataset met informatieobjecten overgezet vanuit de bronapplicatie van de zorgdrager naar het e-depot. Deze procedure kan periodiek worden uitgevoerd. Als de digitale informatieobjecten zijn opgenomen in het e-depot worden ze door Drents Archief duurzaam beheerd. De diensten voor het beheren zijn te vinden in paragraaf 3.1.

Uitgeplaatste te bewaren archieven moeten uiteindelijk worden overgedragen en uitgeplaatste te vernietigen archieven moeten na verloop van de bewaartermijn worden vernietigd. Deze archieven moeten daarom aangeleverd worden conform de aansluitvoorwaarden van het e-depot. Prijs De kosten voor het uitplaatsen van digitale archieven naar het e-depot zijn gebaseerd op een landelijk vastgesteld kostenmodel, bestaande uit een deel dat betrekking heeft op vaste kosten en een deel op variabele kosten, eventueel verrekend met een risico-opslag voor niet GR-deelnemers.

Toelichting Met het (vervroegd) overbrengen van hybride archieven bedoelen wij het overbrengen van het fysieke deel naar een fysiek depot en het digitale deel naar het e-depot . Zie hiervoor de toelichting bij overbrenging analoog en digitaal archief in 1. Acquisitie en overbrenging. Ook kan er sprake zijn van uitplaatsing van hybride archieven. Zie voor de toelichting in 2.4 Uitplaatsen analoog archief en/of 3.3 Uitplaatsen digitaal archief. Wat levert het Drents Archief? Het overbrengen of uitplaatsen van hybride archieven gebeurt altijd in overleg met Drents Archief. Prijs Voor het overbrengen of uitplaatsen van hybride archieven wordt een aparte offerte opgesteld.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

12

3.5.1 Informatiesessies Toelichting Het Drents Archief vindt het belangrijk kennis te delen. Er wordt jaarlijks tenminste één sessie georganiseerd waarin wetenswaardigheden met betrekking tot aansluittrajecten en actuele onderwerpen met betrekking tot digitaal informatiebeheer worden gedeeld. Sprekers kunnen afkomstig zijn van overheden in het werkgebied van het Drents Archief, het Drents Archief zelf of van andere instellingen. De doelgroep voor deze sessies wordt gevormd door alle zorgdragers die (potentieel) aansluiten bij het e-depot. Wat levert het Drents Archief? Drents Archief organiseert tenminste één keer per jaar een informatiesessie. Prijs Informatiesessies zijn gratis voor bestaande en nieuwe relaties.

3.5.2 Workshops Toelichting Als er behoefte is aan verdieping van kennis over specifieke onderwerpen aangaande digitaal informatiebeheer kan het Drents Archief speciaal daarvoor ontwikkelde workshops aanbieden. Wat levert het Drents Archief? De workshops worden naar wens en behoefte ingericht. Dit wordt in overleg vastgesteld. Prijs Voor het samenstellen en geven van workshops wordt een aparte offerte opgesteld. Dit valt niet onder de integrale kostprijs e-depot.

3.5.3 Informatieplatttegrond Toelichting Het opstellen van een informatieplattegrond kan een goede eerste stap zijn om toe te werken naar digitale overbrenging naar het e-depot. Een informatieplattegrond is de analyse van het gehele applicatielandschap of van slechts enkele afzonderlijke applicaties. Het geeft antwoord op de vraag waar zich de duurzaam te bewaren informatie in applicaties bevindt. In overleg wordt vastgesteld welke variant wordt uitgevoerd. Wat levert het Drents Archief? Bij het opstellen van een informatieplattegrond begeleidt Drents Archief het proces van uitvragen binnen de betreffende organisatie. In overleg kan het Drents Archief ook de interviews afnemen en/of de uitwerking van de uitvraag uitvoeren. De analyse voor een informatieplattegrond bevat in het algemeen meerdere werkprocessen en meerdere applicaties. Prijs Voor de dienst informatieplattegrond wordt een aparte offerte opgesteld. Dit valt niet onder de integrale kostprijs e-depot. Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

13

3.5.4 Archiefbewerking voor overbrengen Toelichting Als de aan te leveren digitale informatie niet voldoet aan de aansluitvoorwaarden die het Drents Archief stelt aan opname in het e-depot, kan het Drents Archief helpen de informatie in goede, geordende structuur te brengen Wat levert het Drents Archief? Het Drents Archief stelt met behulp van in-house tooling een zogenaamde sidecarstructuur op die voldoet aan de aansluitvoorwaarden. Prijs Voor deze werkzaamheden wordt een aparte offerte opgesteld. Dit valt niet onder de integrale kostprijs e-depot.

3.5.5 Koppeling met bronapplicatie Toelichting Normaal gesproken worden bij het overbrengen informatieobjecten uit het bronsysteem geëxporteerd en vervolgens opgenomen in het e-depot. Echter met een directe (technische) koppeling zouden informatieobjecten vanuit een bronapplicatie automatisch overgezet kunnen worden naar het e-depot. Het kan hierbij gaan om individuele of meerdere informatieobjecten. Wat levert het Drents Archief? Om het overzetten van informatieobjecten vanuit de bronapplicatie mogelijk te maken moet er een koppeling worden ontwikkeld tussen de bronapplicatie en het e-depot. Het Drents Archief heeft hiervoor geen standaardkoppelvlak, maar wil in samenwerking met de betreffende archiefvormer de koppeling ontwikkelen. De werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van een projectplan. Prijs Voor het ontwikkelen van de koppeling wordt een aparte offerte opgesteld. Dit valt niet onder de integrale kostprijs e-depot.

3.5.6 Migratie e-depot Toelichting De informatieobjecten zijn opgeslagen in het e-depot van het Drents Archief, maar de zorgdrager kan besluiten om de informatieobjecten ergens anders onder te brengen. Bijvoorbeeld door een migratie naar een ander e-depot. Wat levert het Drents Archief? Bij het overhevelen van de informatieobjecten naar een andere bewaaroplossing vinden onderstaande activiteiten plaats: ▪ ▪

Advies geven over de vorm waarin de informatieobjecten uit het e-depot gehaald kunnen worden. Een export maken van de informatieobjecten, inclusief de bijbehorende (eventueel verrijkte) metadata.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

14

▪ ▪

De informatieobjecten worden via een afgesproken methode (externe drager of sftpverbinding) overgezet. Als de export succesvol is uitgevoerd wordt de data in het e-depot van het Drents Archief volgens een vaste procedure vernietigd.

Prijs Voor het overplaatsen van informatieobjecten naar een andere e-depotomgeving wordt een aparte offerte opgesteld. Dit valt niet onder de integrale kostprijs e-depot.

3.5.7 Digitalisering Toelichting Het Drents Archief digitaliseert (op aanvraag) analoge archieven om de toegankelijkheid te vergroten en fysieke stukken te beschermen. Dit omvat het scannen van documenten, foto’s of ander materiaal, en het toewijzen van metadata aan digitale kopieën voor betere doorzoekbaarheid. Wat doet het Drents Archief? Het Drents Archief voert de scanwerkzaamheden uit volgens vooraf in overleg bepaalde normen en standaarden. Prijs Voor het digitaliseren wordt een aparte offerte opgesteld.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

15

De nieuwe Archiefwet schrijft voor dat decentrale overheden een archivaris aanstellen. De archivaris beheert overgebrachte archieven en is de onafhankelijke toezichthouder op de uitvoering van de Archiefwet bij overheden. Toelichting De archivaris heeft vanuit wet- en regelgeving een aantal taken. Een praktische uitwerking daarvan wordt in overleg vastgesteld. Werkzaamheden die aan de aangestelde archivaris zijn opgedragen, kunnen zijn: Beheren van de overgebrachte archieven: • Voorwaarden stellen aan de raadpleging van documenten (bijvoorbeeld vanwege de materiële staat van de documenten); • Behandelen van verzoeken tot raadpleging van beperkt openbare documenten; • Jaarlijks rapporteren aan het college over de gevoerde zorg op de archieven; • Goedkeuren van archiefbewerkingsplannen; • Toestemmen vervroegd overbrengen archieven; • Toezien op de juiste preservering van de digitale archieven en/of klimatologische omstandigheden in de archiefbewaarplaats en archiefruimten voor analoge archieven; • Toezien op het beheer van overgebrachte archieven.

Toezicht houden op de staat van de informatiehuishouding van het overheidsorgaan: • Voorlopige vernietigingslijsten beoordelen; • Afgeven van machtigingen van vernietiging; • Gevraagd (ministens 1x per jaar) en ongevraagd het college adviseren over de staat van de informatiehuishouding; • Formele adviesrol: o Deelname aan SIO (Strategisch informatieoverleg) o Advies vervanging o Advies aanschaf nieuwe applicaties o Advies migratie/conversieplannen o Advies voorgenomen besluit tot openbaarheidsbeperking Wat levert het Drents Archief? De archivaris. Prijs De archivaristaak wordt berekend conform de kosten in de tabel in hoofdstuk 7. Diensten en kosten

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

16

De complexiteit van de informatiesamenleving stelt hoge eisen aan de vormgeving en uitvoering van informatiebeleid. Waar de eigen specialistische kennis tekortschiet of men handen tekortkomt, kan gebruik worden gemaakt van de kennis van het Drents Archief. Het kan dan gaan om het opstellen of evalueren van beleidsdocumenten, het adviseren over migraties, over nieuwe wetgeving, specifieke vraagstukken rond openbaarheid van overgebrachte archieven etc., of het verzorgen van een presentatie of workshop over een onderwerp in het informatiedomein. Zoals in bovenstaande toelichting geschetst gaat het om advisering over de volle breedte van de informatiehuishouding. Graag stemmen we de precieze behoefte af met u. Hieronder staan enkele mogelijkheden benoemd.

Toelichting De wijze waarop overheden invloed uitoefenen op de samenleving is vastgelegd in de bestuursarchieven. Particuliere collecties vormen daarop een waardevolle aanvulling. Door de acquisitie van deze collecties ontstaat een breed, tijdgebonden perspectief op het functioneren van de lokale samenleving. Tegelijk worden door het voeren van een actief acquisitiebeleid mensen bewust van de waarde van archieven en archiefbeheer. Hiermee is acquisitie niet alleen een kwestie van primaire bronnen verzamelen, maar het leveren van een actieve bijdrage aan gemeenschapszin en -vorming. Door in het beleid een profiel vast te leggen van de gewenste collectie, kan een lokale overheid gericht vormgeven aan deze taak. Wat levert het Drents Archief? Het schrijven van acquisitiebeleid met bijbehorend collectieprofiel. Dit wordt opgesteld na consultatie van door de gemeente aangedragen belanghebbenden. Eventueel kan ook bestuurlijke afstemming plaatsvinden voorafgaand en gedurende het proces. Prijs Het opstellen van beleid wordt berekend conform de kosten in de tabel in hoofdstuk 7. Diensten en kosten.

Toelichting Archieven hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit het cultuur-historisch perspectief van belang om informatie over deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten voor archiefbescheiden als te vernietigen gewaardeerd en informatie van particuliere archiefvormers met betrekking tot deze gebeurtenissen wordt in de regel niet geacquireerd (verworven). Door periodiek een lijst van ‘hotspots’ vast te stellen wordt relevante cultuur-historische informatie veiliggesteld. Het opstellen en uitvoeren van een hotspotmonitor is verplicht gesteld in de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

17

Wat levert het Drents Archief? Opstellen van de hotspotmonitor en begeleiding van de uitvoering. Prijs Het opstellen van een hotspotmonitor wordt berekend conform de kosten in de tabel in hoofdstuk 7. Diensten en kosten.

Toelichting Drents Archief helpt overheidspartners met vraagstukken over digitaal informatiebeheer, denk bijvoorbeeld aan aanbestedingen voor informatiesystemen, het ontwikkelen van metadataschema’s, het aanpakken van hybride archiefblokken, de Woo of aanpak van ‘archiving by design’. Wat levert het Drents Archief? Opstellen van advies aangaande specifieke vragen van zorgdragers. Prijs Het opstellen van een advies met betrekking tot digitaal informatiebeheer wordt berekend conform de kosten in de tabel in hoofdstuk7. Diensten en kosten.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

18

Toelichting Kinderen en jongeren (4-18 jaar) bekend maken met hun plaatselijke geschiedenis versterkt de binding met de plaatselijke gemeenschap. Erfgoededucatie kan hieraan een bijdrage leveren. Wat levert het Drents Archief? Lesplannen schrijven, educatieprojecten opzetten en uitvoeren. Dat kan op locatie, maar groepen zijn ook welkom om het Drents Archief te bezoeken en deel te nemen aan verschillende educatieprogramma’s. Benieuwd naar de huidige lesprogramma’s van het Drents Archief of weten wat de mogelijkheden zijn? Kijk daarvoor op www.drentsarchief.nl. Prijs Educatiewerkzaamheden worden berekend conform de kosten in de tabel in 7. Diensten en kosten. Kosten zijn afhankelijk van het afgenomen lesprogramma.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

19

Hieronder is in een tabel weergegeven welke producten en diensten het Drents Archief aanbiedt, en tegen welke prijs. Product/dienst Acquisitie en overbrenging Acquisitie Overbrengen analoog archief Overbrengen digitaal archief Beheer analoog archief Beheren depot en collectie op locatie Beheren collectie in Drents Archief Beschikbaar stellen via studiezaal Uitplaatsen analoog archief Selecteren en vernietigen Inventariseren en beschrijven Beheer digitaal archief Beheer in Drents Archief Beschikbaar stellen via e-depot website Beschikbaar stellen via widget Beschikbaar stellen via koppelvlak Uitplaatsen digitaal archief Hybride archieven Informatiesessies Workshops Informatieplattegrond Archiefbewerking voor overbrengen Koppelen met bronapplicatie Migratie e-depot Digitalisering Kostenmodel e-depot: bedrag per inwoner Kostenmodel e-depot: prijs data per eenheid Archivaris Archivaristaken Advisering Opstellen acquisitiebeleid/collectieprofiel Opstellen hotspotmonitor Digitaal informatiebeheer Educatie Ontwikkelen les- of educatieprogramma’s Uitvoering educatieprogramma schoolklassen

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

Toelichting

Kosten (excl BTW)

1.1 1.2 1.3

€ 85 per uur € 45 per strekkende meter kostenmodel e-depot

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5.1 2.5.2

offerte € 90 per strekkende meter € 60 per strekkende meter offerte € 100 per uur € 85 per uur

3.1 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.4 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.5.7 7.2 7.2

kostenmodel e-depot kostenmodel e-depot offerte offerte kostenmodel e-depot offerte gratis offerte offerte offerte offerte offerte offerte € 1,18 € 300

4

€ 100 per uur

5.1 5.2 5.3

€ 100 per uur € 85 per uur € 92 per uur

6 6

€ 85 per uur € 5 - € 8 per leerling

20

De vermelde kosten zijn gebaseerd op prijspeil 1 januari 2025. Er dient rekening gehouden te worden met indexering vanaf 2025. Genoemde tarieven zijn exclusief btw. Voor GR-partners geldt een BTWvrijstelling.

Per zorgdrager wordt berekend wat de jaarlijkse bijdrage is voor het e-depot. Het bedrag voor digitale archivering komt via onderstaande landelijke formule tot stand, bestaande uit een deel dat betrekking heeft op vaste kosten en een deel op variabele kosten. De variabele kosten hebben betrekking op de kosten van ingebrachte data. Het totaalbedrag wordt eventueel verrekend met een risico-opslag voor zorgdragers die geen deel uitmaken van de Gemeenschappelijke Regeling Drents Archief (factor R). Ofwel in formulevorm: Prijs voor vaste kosten:

Prijs voor variabele kosten:

€=AxBxIxWxPxR

€ = R x (TB min GTB) x PTB x P

Symbool

Betekenis

Eenheid

Waarde

Toelichting

€

Prijs

Euro

A

Aantal inwoners

B

Bedrag per inwoner

Euro

I

Ingroeifactor

Percentage

80%

Voor het eerste jaar geldt een korting van 20%

W

Wegingsfactor

Percentage

1: 5% - 20%

Zie toelichting onder 1

Jaarlijkse kosten zorgdrager voor deelname e-depot DA Inwoneraantal werkgebied Zie tabel in 7.1 Overzicht voor actuele waarde

2: 1,5 - 1,25 - 1,0 P

Prijsindexatie

Percentage

R

Risicofactor

Percentage

TB

Ingebrachte data

Terabyte

GTB

Gratis in te brengen data

Terabyte

PTB

prijs data per eenheid

Euro

Jaarlijkse prijsindexatie 15%

Risico-opslag voor zorgdragers die geen deel uitmaken van de GR Drents Archief

5

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

Zie tabel in 7.1 Overzicht voor actuele waarde. Bedrag is gebaseerd op kostprijs leverancier. Dit kan wijzigen door contractwijzigingen, inflatie, etc.

21

1

Toelichting Wegingsfactor

1. Wegingsfactor voor de berekening als de zorgdrager geen gemeente is, maar een provincie, waterschap of deelnemer in een gemeenschappelijke regeling, etc. Deze factor ligt tussen de 0,05 en 0,20 en wordt per zorgdrager vastgesteld, waarbij rekening gehouden wordt met o.a. de aard en grootte van de organisatie. 2. Daarnaast een bijstelling voor RHC’s in kleinere provincies, welke om moverende redenen hun krachten niet bundelen met andere RHC’s. Hierbij wordt voor provincies tot 500.000 inwoners een factor van 1,5 gehanteerd en tot 1 miljoen inwoners een factor 1,25. Deze factor geldt dan voor de berekening van alle zorgdragers in de provincie.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

22

Archiefvormer

Een archiefvormer is een organisatie/instelling, persoon of familie die uit hoofde van zijn of haar activiteiten of ter vervulling van zijn of haar taken archiefdocumenten heeft ontvangen, opgemaakt of gebruikt.

Bronapplicatie

De bronapplicatie is de beheerapplicatie waarin het informatieobject is ontvangen of opgemaakt.

Digitale duurzaamheid

Verzamelbegrip voor het geheel van maatregelen te nemen om een archiefsysteem zodanig in te richten dat het in staat is digitale archiefdocumenten op een betrouwbare wijze te beheren, zolang als dat voor de organisatie of voor de maatschappij noodzakelijk is.

Document Management Systeem

Software, specifiek ter ondersteuning van het genereren, opslaan en opvragen van documenten.

Dossier

Een dossier is een logisch geheel van documenten die gaan over dezelfde zaak.

E-depot

Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Hybride archieven

Archieven die deels uit digitale en deels uit papieren originelen bestaan.

Informatieobject

Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit.

Koppelvlak

Een koppelvlak is een technisch aansluitpunt dat volgens een afgesproken standaard de uitwisseling van gegevens tussen informatiesystemen verzorgt.

Metadata

Gegevens over gegevens. Metadata hebben betrekking op archiefbescheiden (context, inhoud en structuur, alsmede hun beheer door de tijd heen). Ze leggen status, formaat en verblijfplaats vast en ze documenteren bovendien de activiteiten van het archiefsysteem.

Migratie

Handeling waarbij informatieobjecten worden overgezet van het ene systeem naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid.

Overbrengen

Verplichte procedure uit de Archiefwet om overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden, na de door de wet voorgeschreven termijn aan een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats over te dragen.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

23

Preservering

Het geheel van activiteiten gericht op de zorg voor het technische en intellectuele behoud van informatieobjecten. Preservering omvat activiteiten zoals opslag, bewaring, conversie en migratie.

Uitplaatsen

Procedure waarbij informatieobjecten van een archiefvormer en het beheer aan een andere partij wordt opgedragen, zonder dat het zorgdragerschap en de verantwoordelijkheid voor deze informatieobjecten wijzigt. Er is dus geen sprake van overbrenging conform de Archiefwet.

Vervroegd overbrengen

Eerder dan de wettelijke termijn van twintig jaar informatieobjecten overbrengen.

Zaaksysteem

Een informatiesysteem waarbinnen zaakgericht wordt gewerkt.

Zorgdrager

Overheidsinstantie, die volgens de Archiefwet belast is met de zorg voor de onder haar berustende archieven.

Producten- en dienstencatalogus Drents Archief, versie 1.2 – 5 juni 2025

24