Bijlage 3. managementsamenvatting herinrichtingsplan stadhuis en werf

Bijlage 3 Managementsamenvatting Herinrichtingsplan stadhuis & werf Het herinrichtingsplan gaat in op: werkplekconcept, dienstverlening/ hospitality in de publieksruimte en de randvoorwaarden. Het herinrichtingsplan is de basis voor de architect om tot een herinrichtingsontwerp te komen. Hieronder laten we de onderdelen de revue passeren. Werkplekconcept In alle vergaderruimten in (met name) het stadhuis vinden (fysiek of digitaal) gesprekken plaats tussen medewerkers en externen. Deze vergaderruimten zijn nu (nog) verdeeld over alle verdiepingen. Daarnaast vinden er ook privacygevoelige gesprekken plaats op ambtelijk of bestuurlijk niveau. Te denken valt bijvoorbeeld aan gesprekken: over casussen huiselijk geweld, zorgtrajecten, ondermijning, vertrouwelijke projecten (bijv. bezoek Koning, eerste besprekingen rondom ontwikkelingen in Meppel, met een bedrijfsarts/vertrouwenspersoon etc. De analyse van een onafhankelijk bouwfysisch bureau laat zien dat de enige manier om de akoestiek echt te verbeteren is, om de wanden van vergaderruimten te slopen en opnieuw op te bouwen. Die aanpak garandeert de privacy van gesprekken. Door het opnieuw opbouwen van vergaderruimten kan de werkomgeving anders worden ingedeeld, passend bij de wensen en behoeften van deze tijd.

Door daarbij het principe van 'rust, ruis en reuring’ toe te passen, stelt het medewerkers in staat een passende werkplek qua akoestiek en privacy te zoeken waar zij hun werk zo efficiënt mogelijk kunnen doen. Vraagt het werk om rust, dan kan er bijvoorbeeld gekozen worden voor een plek in de luwte, een akoestische bel-/teamskamer of projectruimte. Zodat bijvoorbeeld in gezamenlijkheid aan een casus gewerkt kan worden. Ter vergelijking, nu komt het voor dat een casus huiselijk geweld op een kantoortuin met 40 andere collega's/externen in de nabijheid wordt besproken, omdat er een ruimte ontbreekt en omdat de huidige ruimtes ook de privacy niet borgen van hetgeen besproken wordt Hybride vergaderfaciliteiten in vergaderruimten samen met aanpassing van de akoestiek zorgen ervoor dat digitale afstemming met collega's, inwoners en partners soepel (ook qua akoestiek/privacy) verloopt. Privacy, akoestiek dragen bij aan een werkomgeving waar men vervolgens effectief efficiënt kan werken. Dienstverlening/hospitality De hal van het stadhuis wordt aangepast. Het gaat hier dus onder meer ook om slopen en opnieuw opbouwen van spreekkamers om akoestiek en privacy te waarborgen. Een nieuwe inrichting van de hal verbetert ook de veiligheid (o.a. vluchtroutes) voor medewerkers aan de balies en receptie.

Sinds de politie bij de gemeente in is komen wonen lopen de emoties aan de gemeentelijke receptie met regelmaat hoger op, omdat de gemeentelijke collega's ook het eerste loket voor de politie vormen. Dit leidt vaker dan voorheen tot veiligheidsissues in de hal van het stadhuis. Een andere positionering en inrichting en indeling van de hal/receptie maakt onderdeel uit van het plan. Daarnaast biedt een aparte wachtruimte voor klanten van het stadhuis en politie de bezoekers ook meer rust en privacy.

In het herinrichtingsplan wordt de open ruimte in de hal beter benut, waardoor er ruimte ontstaat voor een vergadercentrum voor externen op de begane grond. Dit draagt tegelijkertijd bij aan de veiligheid, want de kans wordt kleiner dat ‘onbevoegden’ terecht komen in de beveiligde zone. Het vergadercentrum op de begane grond biedt meteen de mogelijkheid om de raadzaal hier virtueel naartoe uit te breiden indien wenselijk. Dit vergt dan wel een extra investering. Privacy, gastvrijheid, veiligheid en akoestiek zijn hierbij de absolute vereisten. Duurzaamheid en circulariteit Duurzaamheid en circulariteit zijn onlosmakelijk verbonden met de tijd waarin wij leven. Als gemeente hebben we op dit vlak een voorbeeldfunctie te vervullen. Binnen de herinrichting geven we hier op verschillende wijzen vorm aan, onder andere via ons inkoopbeleid. Dat betekent dat wij ons bij bijvoorbeeld onze materiaalkeuze en de levensduur van producten zullen laten leiden door deze criteria. Daarnaast kijken we of hergebruik of revitalisering van meubilair mogelijk is. Duurzaamheid en circulariteit maken onderdeel uit van ons inkoopbeleid, maar vanuit onze voorbeeldfunctie hanteren we dit als extra belangrijk uitgangspunt. Prijspeil maart 2024 Het herinrichtingsplan is opnieuw geïndexeerd en hanteert nu prijspeil maart 2024.