Bijlage 3. Leidraad participatie - Meedoen in Meppel

MEEDOEN IN MEPPEL Leidraad Participatie Meppel November 2023

1

In Meppel werken we graag mét de samenleving, in plaats van enkel voor de samenleving. In de Meppeler koers en het coalitieakkoord 2022-2026 wordt hier sterk op ingezet. Als gemeente willen we inwoners en andere partijen nadrukkelijk opzoeken en beter betrekken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Daarom willen we met de samenleving in gesprek.

Inhoud • •

Waarom participatie? – 3 Stap 1: wel of geen participatie? – 4 •

In gesprek met de samenleving kan op tal van manieren. Eén van die manieren is ‘participatie’ toepassen. Een middel voor de gemeente om met vele inwoners en ondernemers in gesprek te gaan over verschillende onderwerpen. Een participatieproces organiseren kan op talloze manieren. Ieder participatieproces is uniek, maar er zijn wél gemeenschappelijke ingrediënten op basis waarvan zo’n proces wordt opgebouwd. Zo kent elk proces een voorbereidingsfase, uitvoering en afronding.

•

Stap 2: voorbereiding – 6 • •

•

Vormen en rollen – 7 De rol van de Raad – 9

Stap 3: uitvoering – 10 • •

•

Afwegingskader – 5

Voorbeelden uit Meppel – 11 Voorbeelden van elders - 12

Stap 4: afronding – 13

In deze Leidraad Participatie zetten we een stappenplan uiteen, zodat voor iedereen duidelijk is wanneer en hoe we in Meppel participeren. Dit doen we vanuit de optiek dat wíj als gemeente initiatiefnemer zijn van een participatieproces. Denk aan de vragen die we onszelf stellen voordat we beslissen óf we participatie toepassen, en waar we op letten als we overgaan tot uitvoering; zoals duidelijk communiceren wat er gebeurt met de input van inwoners en ondernemers. Deze leidraad is bedoeld als interne werkwijze voor het college van B&W en voor ambtenaren die met participatie aan de slag willen gaan. Vier stappen staan centraal: 1. 2. 3. 4.

Wel of geen participatie toepassen? Voorbereiding Uitvoering Afsluiting

Participatie is altijd maatwerk: elke keer bekijk je welke aanpak het beste is.

2 Uit de Meppeler Koers (2019)

Waarom Waarom is participatie belangrijk? Inwoners en ondernemers kennen Meppel het beste. Ze zijn ervaringsdeskundig in het wonen en werken in Meppel. Die ervaring kan behulpzaam zijn voor het oplossen van sommige vraagstukken en het maken van nieuw beleid. Als gemeente willen we deze kennis graag benutten om beleidsvoorstellen te verbeteren. Daarom willen we als gemeente samen met bewoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties goede plannen maken en uitvoeren. We willen weten wat er speelt in de samenleving en verschillende belangen in acht nemen en afwegen. Op die manier hopen we het begrip en/of draagvlak voor beleid te vergroten en de kwaliteit van onze plannen te verbeteren. Ook als niet iedereen achter plannen staat, hopen we met participatie in elk geval inwoners goed mee te nemen in het proces en het begrip voor de plannen te vergroten. Het doel van participatie is dus: de kennis en ervaring in de samenleving over het leven in Meppel te benutten, zodat inwoners zich gehoord voelen en de kwaliteit van en het draagvlak voor beleid wordt vergroot.

Komst wet ‘Wet Versterking participatie op decentraal niveau’ Met de invoering van de wet ‘Versterking participatie op decentraal niveau’ komt er een wettelijke verplichting om de inspraakverordening te vervangen door een participatieverordening en inwoners te betrekken bij de uitvoering en evaluatie van beleid. Deze wet zet in op: • Vergroten van de (publieke) inbreng in, en ondersteuning van, beleidsbeslissingen • Versterken van de betrokkenheid van inwoners bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid van hun gemeente, provincie, waterschap of openbaar lichaam • Verankeren van het uitdaagrecht als specifieke vorm van participatie. Met het uitdaagrecht kunnen inwoners hun overheid uitdagen om de uitvoering van een taak over te nemen, zoals het beheer of onderhoud van een park of buurthuis.

Uit de Meppeler Koers (2019)

Met het opstellen van dit participatiebeleid sorteert de gemeente Meppel vast voor op de invoering van deze wet. Let op: de verplichting gaat verder dan de stap die nu wordt gezet. Het beleid zal binnen 2 jaar moeten worden omgezet naar een participatieverordening.

3

Wel of geen participatie? Overweeg je te starten met een participatieproces, houd dan rekening met de volgende ingrediënten: Vanuit de optiek van deze leidraad ben je zelf als gemeente initiatiefnemer van het participatieproces wat je overweegt te starten. We hanteren in Meppel verschillende niveaus van participatie: raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Er zijn voor elk niveau inhoudelijke kaders om je aan te houden, vooraf vastgesteld door de gemeenteraad. De opbrengsten van de participatie worden meegewogen door het college van B&W en de gemeenteraad. Hoe hoger het gekozen niveau van participatie, hoe meer de gemeente zich committeert aan het overnemen van de uitkomsten.

Een participatieproces vraagt veel van de gemeente als initiatiefnemer, maar ook van betrokkenen. Op de volgende pagina vind je het ‘afwegingskader participatie’. Het kader is ontwikkeld door Pro Demos en bedoeld voor beleidsambtenaren, bestuurders en volksvertegenwoordigers die zich bezighouden met inwonerparticipatie bij de vorming en/of de uitvoering van beleid. Het beantwoorden van de vragen in het kader helpt je om te bepalen of het een goed idee is om participatie in te zetten voor jouw specifieke project.

Als gemeente moedigen we de samenleving aan om ook zelf met initiatieven te komen. Bijvoorbeeld in de vorm van een burgerinitiatief. Bij een burgerinitiatief komt het initiatief vanuit de samenleving, en niet vanuit de gemeente. Als gemeente juichen we dit soort initiatieven toe en proberen deze waar mogelijk te ondersteunen. We vragen hierbij ook wat van inwoners: • het initiatief richt zich op meer mensen dan alleen de initiatiefnemer. Veel mensen moeten gebruik kunnen maken van of betrokken zijn bij het initiatief. De initiatiefnemer kan aantonen wie voor- en eventuele tegenstanders zijn van de plannen. • de initiatiefnemer werkt actief mee aan de uitvoering van het plan. Bijvoorbeeld met eigen geld, tijd en materiaal. Bij het vaststellen van instrumenten van de Omgevingswet – zoals de Omgevingsvisie, het Omgevingsprogramma, het Omgevingsplan en de Omgevingsvergunning - moet de gemeente aangeven hoe belanghebbenden betrokken zijn bij de totstandkoming van deze instrumenten, welke resultaten dat heeft opgeleverd en hoe er invulling is 4 gegeven aan het participatiebeleid. Het doorlopen van het stappenplan in deze leidraad helpt je om aan deze eisen te voldoen.

Overheidsparticipatie Overweeg je te starten met een participatieproces, houd dan rekening met de volgende ingrediënten: Vanuit de optiek van deze leidraad ben je zelf als gemeente initiatiefnemer van het participatieproces wat je overweegt te starten. We hanteren in Meppel verschillende niveaus van participatie: raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Er zijn voor elk niveau inhoudelijke kaders om je aan te houden, vooraf vastgesteld door de gemeenteraad. De opbrengsten van de participatie worden meegewogen door het college van B&W en de gemeenteraad. Hoe hoger het gekozen niveau van participatie, hoe meer de gemeente zich committeert aan het overnemen van de uitkomsten.

Een participatieproces vraagt veel van de gemeente als initiatiefnemer, maar ook van betrokkenen. Op de volgende pagina vind je het ‘afwegingskader participatie’. Het kader is ontwikkeld door Pro Demos en bedoeld voor beleidsambtenaren, bestuurders en volksvertegenwoordigers die zich bezighouden met inwonerparticipatie bij de vorming en/of de uitvoering van beleid. Het beantwoorden van de vragen in het kader helpt je om te bepalen of het een goed idee is om participatie in te zetten voor jouw specifieke project.

Bij het vaststellen van instrumenten van de Omgevingswet – zoals de Omgevingsvisie, het Omgevingsprogramma en de Omgevingsvergunning moet de gemeente aangeven hoe belanghebbenden betrokken zijn bij de totstandkoming van deze instrumenten, welke resultaten dat heeft opgeleverd en hoe er invulling is gegeven aan het participatiebeleid. Het doorlopen van het stappenplan in deze leidraad helpt je om aan deze eisen te voldoen. Als gemeente moedigen we de samenleving aan om ook zelf met initiatieven te komen. Bijvoorbeeld in de vorm van een burgerinitiatief. Bij een burgerinitiatief komt het initiatief vanuit de samenleving, en niet vanuit de gemeente. Als gemeente juichen we dit soort initiatieven toe en proberen deze waar mogelijk te ondersteunen. We vragen hierbij ook wat van inwoners: • het initiatief richt zich op meer mensen dan alleen de initiatiefnemer. Veel mensen moeten gebruik kunnen maken van of betrokken zijn bij het initiatief. De initiatiefnemer kan aantonen wie voor- en eventuele tegenstanders zijn van de plannen. 5 • de initiatiefnemer werkt actief mee aan de uitvoering van het plan. Bijvoorbeeld met eigen geld, tijd en materiaal.

Afwegingskader participatie 1. Leent het beleidsvraagstuk zich voor inwonersparticipatie?

Inwonersparticipatie: doen of niet doen?

JA

JA

Waarom, wanneer, wie met welke rol en hoe lang?

A. Is er voldoende beleidsruimte? Is er voldoende juridische ruimte: is bestaande wet- en regelgeving een belemmering? Valt er iets te kiezen? Kortom: Kunnen inwoners echt invloed uitoefenen? B. Is het beleidsonderwerp geschikt? Hebben inwoners kennis en/of ervaringen op dit beleidsonderwerp?

NEE

2. Zijn noodzakelijke randvoorwaarden vervuld?

NEE

A. Is er voldoende tijd voor inwonersparticipatie in dit beleidsproject? B. Moet je de Raad en/of het college betrekken, hoe en is daar voldoende tijd voor? C. Is er voldoende geld en ambtelijke tijd beschikbaar?

3. Waarom? Benoem doel van inwonersparticipatie in dit beleidstraject. Het doel van participatie is dus: de kennis en ervaring in de samenleving over het leven in Meppel te benutten, zodat inwoners zich gehoord voelen en de kwaliteit van en het draagvlak voor beleid wordt vergroot.

4. Wanneer? In welke beleidsfasen geeft u participatie een plaats? A. Agendavorming. Inwoners dragen onderwerpen aan voor beleid. B. Beleidsvorming. Deelnemers geven advies of denken mee over beleidsalternatieven. C. Besluitvorming. Gemeentebestuur/Raad neemt zelf besluit of geeft kader aan waarbinnen beslissingsbevoegdheid wordt gedelegeerd aan bepaalde groep inwoners. D. Uitvoering. Inwoners denken/doen mee in de beleidsuitvoering. E. Evaluatie. Inwoners hebben rol in beoordeling van effecten van beleid. Inwonersparticipatie in de hele beleidscyclus is zelden haalbaar. Maak een keuze voor nadruk op het voortraject (agendavorming en planvorming) of het natraject (uitvoering en evaluatie). In bijna alle gevallen neemt het bestuur of de gemeenteraad formeel het besluit.

Inwonersparticipatie afraden

5. Welke rol en verantwoordelijkheid krijgen deelnemers? A. Ze worden geraadpleegd. Inwoners geven desgevraagd hun mening. B. Ze adviseren over beleid. Deelnemers geven beredeneerd advies aan de gemeente. C. Ze coproduceren. Deelnemers werken mee aan beleidsalternatieven. D. Ze beslissen. Een groep burgers, zoals een wijkraad, neemt besluiten binnen door de gemeenteraad aangegeven kaders.

De verantwoordelijkheid van inwoners en hun invloed op het beleidsproces neemt toe van a. naar d. Daarmee neemt ook de verplichting toe van gemeenteraad en college om de resultaten mee te wegen in de besluitvorming.

6. Wie? Stel vast welke burgers erbij 7. Wat is de duur van het traject? A. Structureel. betrokken moeten worden. Zijn er B. Incidenteel kortlopend. Variërend randvoorwaarden voor de van één avond tot ca. twee groepsgrootte? maanden. Bepaal wie de belanghebbenden zijn van jouw project. Belangrijke vragen C. Incidenteel langer lopend. Langer hierbij zijn: Welke inwoners, ondernemers en andere partijen hebben directe belangen bij het onderwerp? Welke personen of groepen moeten in ieder geval actief worden uitgenodigd om mee te doen? Dit is van belang voor organisatie, werving en publiciteit. Minder direct voor het te kiezen instrument.

dan twee maanden, maar wel duidelijk begrensd in de tijd.

Met het doorlopen van dit kader heb je bepaald of participatie voor 6jouw project relevant en interessant is. Als het antwoord daarop volmondig JA is, kun je door naar de volgende stap: de voorbereiding.

Voorbereiding Goede voorbereiding is het halve werk.

Vorm

TIP:

Wanneer uit stap 1 naar voren is gekomen dat participatie voor jouw project relevant is, komt een belangrijk onderdeel van succesvolle participatie om de hoek kijken: de voorbereiding! Hierin staan 2 belangrijke vragen centraal:

Als het participatieniveau duidelijk is, kies je hoe je precies in gesprek gaat met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties (je ‘belanghebbenden’). Bepaal welke werkvorm of combinatie van verschillende instrumenten het beste lijkt. Organiseer je een brainstorm of enquête? Komen mensen naar jou toe of ga je naar de mensen toe? Betrek je ook kinderen en jongeren?

Een interessante tool om tijdens de voorbereiding te gebruiken is de app THiNK! van de VNG. In THiNK! is de kennis over participatie van 180 gemeenten gebundeld. De app biedt antwoord op drie kernvragen: 1. Hoe kun je maatwerk bieden qua participatie en toch consistent zijn? 2. Hoe kun je een participatiekader maken? 3. Welke participatietool past het beste bij een concrete participatiestap?

1. Wat is de beïnvloedingsruimte? 2. Welke vorm van participatie past het best?

Beïnvloedingsruimte Op de volgende pagina is een overzicht weergegeven van de verschillende participatieniveaus die we in Meppel hanteren: raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Onze insteek in Meppel is zoveel mogelijk mét de samenwerking te werken. We streven dus naar de hogere niveaus van participatie, waarin inwoners meer invloed kunnen uitoefenen. Als er niet aan de voor het niveau benodigde randvoorwaarden kan worden voldaan (bijvoorbeeld qua benodigde gemeentelijke capaciteit) dan ga je een treetje lager. Dat mag er uiteraard niet toe leiden dat gemakshalve voor een laag niveau wordt gekozen. We hanteren een ambitieuze insteek, maar wel binnen de mogelijkheden. Wees open en eerlijk over de gekozen aanpak en de mate waarin het plan samen gemaakt en aangepast kan worden. Zo zorg je ervoor dat betrokkenen de juiste verwachtingen hebben en voorkom je teleurstelling achteraf.

Onthoud dat de manier waarop je in gesprek gaat, in verhouding staat tot wat je wilt bereiken. Uitgangspunt is: de investering in tijd, geld en moeite van iedere betrokkene weegt op tegen het doel. Onderstaande vragen kunnen helpen bij de keuze: • Wat is de voorgeschiedenis? • Welke andere projecten zijn van invloed? • Met welke proces- en inhoudelijke kaders heb je te maken? • Welke verlangens en/of belangen hebben zij? • Wie zijn je belanghebbenden? • In hoeverre verschilt de mate van invloed per stakeholder? • Welke rol hebben wij als gemeente(raad) in dit participatieproces, en wanneer? • Beschikken belanghebbenden over voldoende informatie om te kunnen participeren?

Kijk voor inspiratie op www.participatiewijzer.nl. Hier vind je een groot aantal voorbeelden van werkvormen en instrumenten.

Je kunt de app vinden in de app-stores van Google en Apple op de zoekwoorden 'THiNK! participatie versneller'.

Uit de Meppeler Koers (2019)

Met het afronden van deze stap ben je klaar voor het ‘echte werk’: de uitvoering. Nu ga je daadwerkelijk 7 met je belanghebbenden in gesprek.

Informeren zou je kunnen zien als het

Vormen en rollen Participatievorm

Raadplegen

Rol bestuursorgaan Het college of de gemeenteraad bepaalt grotendeels zelf de agenda, maar vraagt de mening, ervaringen en ideeën van belanghebbenden.

laagste niveau van participatie. Omdat het eenrichtingsverkeer is, noemen we dat in Meppel geen participatie, maar een randvoorwaarde om te kunnen participeren. Dit doe je altijd.

Rol inwoner

Mate van invloed

De samenleving is gesprekspartner en laat weten wat zij ervan vindt.

De uitkomst biedt inzicht in hoe belanghebbenden over een bepaald onderwerp denken. De uitkomst wordt ter kennisgeving opgevat: de gemeente is niet verplicht iets te doen met de uitkomst.

Adviseren

Het college of de gemeenteraad vraagt een open advies waarbij er ruimte is voor dialoog met de samenleving.

De samenleving draagt ideeën, bedenkingen en oplossingen aan. Deze ideeën spelen een grote rol in de ontwikkeling van beleid.

Coproduceren

Het college of de gemeenteraad werkt op basis van gelijkwaardigheid met andere partijen samen.

De samenleving bepaalt samen met de gemeente de agenda, uitgangspunten en inrichting van het proces. Samen zoeken ze oplossingen en maken keuzes.

Meebeslissen

Het college of de gemeenteraad geeft de samenleving de bevoegdheid om binnen randvoorwaarden zelf beslissingen te nemen.

De inwoner heeft binnen bepaalde randvoorwaarden de ruimte gekregen om zelf te beslissen. Als dat zo is afgesproken, moet het bestuur deze beslissing overnemen.

De uitkomst is een advies van belanghebbenden aan het bestuur over de gewenste richting. Dit advies weegt zwaar mee in de besluitvorming. De gemeente moet goede argumenten hebben om adviezen niet op te volgen. Samen met een andere partij komt het voorstel inhoudelijk en/of financieel tot stand. De gemeente verbindt zich aan de gekozen oplossing, als deze valt binnen de vooraf vastgestelde kaders. Resultaten uit het proces hebben een bindende werking: de gemeente neemt de resultaten over, tenzij vooraf anders is afgesproken.

8

Vormen en rollen Visualisatie beïnvloedingsruimte De mate van invloed neemt toe naarmate het participatieniveau hoger wordt. Hoe hoger het gekozen niveau van participatie, hoe meer de gemeente zich committeert aan het overnemen van de uitkomsten. Het bevoegd gezag blijft weliswaar het orgaan dat bij besluitvorming de uiteindelijke afweging maakt en álle belangen onderling in samenhang afweegt, maar ze kan daarbij niet voorbijgaan aan het proces van participatie dat met inwoners is of wordt doorlopen. Bij het hoogste niveau van participatie hebben de resultaten uit het proces een bindende werking, mits de oplossing aansluit bij de vooraf (door het bevoegd gezag) gestelde kaders.

Zet hoog in! Is het niet mogelijk om aan de randvoorwaarden voor het niveau te voldoen, bijvoorbeeld omdat er te weinig budget of capaciteit is; of beperkte beïnvloedingsruimte, schaal dan af.

TIP:

zie bladzijde 11 en 12 voor voorbeelden van de verschillende niveaus

9

Bron: https://www.oldebroek.nl/Inwoners/Bouwen_en_verbouwen/Omgevingswet/Participatie_en_de_Omgevingswet

De rol van de gemeenteraad Een gemeenteraad die iets wil met inwonersparticipatie, kan vanuit haar drie rollen (volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend) een belangrijke bijdrage leveren aan participatieprocessen. Zo kan de Raad het college opdracht geven over een onderwerp een burgparticipatie traject te organiseren en daarvoor zelf kaders en randvoorwaarden formuleren (de controlerende rol). De Raad stelt kwaliteitseisen (voor de input en de uitkomsten) aan een participatieproces en laat het aan het college en de ambtenaren over om het proces te organiseren en uit te voeren. Over de gang van zaken van het participatieproces wordt de Raad geïnformeerd en legt het college verantwoording af aan de Raad. De Raad controleert achteraf het proces op de gestelde kwaliteitscriteria. Ze buigt zich in deze over de vraag of het proces goed is verlopen (zie vragen hiernaast), en niet over de inhoudelijke uitkomst (met uitzondering van de vraag of deze binnen de gestelde kaders past). Niet in elk participatietraject is de rol van de Raad hetzelfde. Elk participatieproces is anders. De grootte van projecten waar over geparticipeerd kan worden verschilt sterk. De participatie die komt kijken bij het inrichten van een speeltuin in de wijk, is anders dan bij de overgang naar aardgasvrije wijken.

De Raad moet zich daarom niet alleen afvragen welke rol zij pakt in een participatieproces, maar ook bij welke participatieprocessen zij wel een rol pakt en ook bij welke niet

Als het aankomt op de organisatie van participatieprocessen is het college in principe leidend, tenzij anders is afgesproken. Het is aan het college en de ambtelijke organisatie om het participatieproces te organiseren en uit te voeren.

Vooraf: keuzes maken • Waar heeft de samenleving invloed op, en waarop niet? • Om welk niveau van participatie gaat het? (raadplegen, adviseren, coproduceren, meebeslissen) • In hoeverre heeft de samenleving behoefte aan participatie? • Welke participatievraag wordt exact gesteld aan inwoners? • In hoeverre staat de gevraagde inspanning van de samenleving in verhouding tot de mate van invloed? • Welke kaders voor inhoud (bv. gespreksonderwerpen, financiën) en proces (bv. manier van gesprekken voeren, wie zijn belanghebbenden) geeft de gemeenteraad mee? • In hoeverre kunnen de kaders tijdens het proces gewijzigd worden? • In hoeverre en op welke wijze wil de gemeenteraad betrokken zijn bij de reflectie op het participatieproces? • Wat is het budget, de benodigde capaciteit en planning voor het proces? • Op welke wijze wenst de gemeenteraad op de hoogte te worden gehouden tijdens het proces? • Op welke manier doet het college achteraf verslag van het participatieproces?

Tijdens het participatieproces • In hoeverre wenst de gemeenteraad onderdeel uit te maken, in een actieve of passieve rol, van het participatieproces? • In hoeverre wil de gemeenteraad zelf gespreksmomenten met de samenleving organiseren?

Achteraf: het nemen van een besluit • Welke inspanning is gedaan om inbreng van alle belanghebbenden te verzamelen? • In hoeverre is er sprake van een diverse en pluriforme samenstelling van belanghebbenden met wie gesproken is? • Hoe is omgegaan met belangen en/of belangentegenstellingen? 10

Uitvoering Aandachtspunten In gesprek met de samenleving. Je hebt bepaald of participatie relevant is voor jouw project (stap 1) en hoe je het participatieproces het beste vorm kan geven (stap 2). Nu kun je daadwerkelijk in gesprek gaan met je belanghebbenden. Je hebt in stap 2 een begin gemaakt met hoe je dat zou willen doen. In deze stap ga je hiermee verder en voer je de participatie uit.

• Je hebt belanghebbenden voorzien van voldoende informatie om te kunnen participeren, zoals over relevante geschiedenis, wat je exact van ze vraagt en de kaders die gelden. • Je zorgt ervoor dat het participatietraject een duidelijk begin en einde heeft en dat je belanghebbenden hiervan op de hoogte zijn. • Je let erop dat je niet alleen ‘the usual suspects’ uitnodigt, maar ook probeert om mensen te spreken die niet zo snel hun mening geven. • Houd er rekening mee dat het altijd anders loopt dan van te voren bedacht. Wees dus wendbaar.

Communicatie Stem met de afdeling communicatie af via welke communicatiekanalen je belanghebbenden uitnodigt (bijvoorbeeld via de Meppeler Courant, RTV Meppel, de websites van de wijkplatforms (bijvoorbeeld www.wijkplatformcentrum.nl, briefjes in buurtcentra, een wijkbericht of sociale media kanalen). Maak je verwachtingen in de uitnodiging helder en laat mensen zich welkom en onmisbaar voelen.

Online vs. offline Bij participatie in de vorm van ontmoetingen: • Het doel van de ontmoeting is voor iedereen helder (kennismaken, brainstormen, plannen vormen, beslissen, evalueren, etc.) • Kent de groep elkaar niet? Dan is het belangrijk om eerst kennis te maken. • Je hebt een geschikte locatie gekozen, waar ruimte is voor de door jou gekozen werkvorm. • Houd in het achterhoofd dat mensen slechts 10 minuten echt kunnen luisteren en dat ze ervaringen beter onthouden. Ga dus op zoek naar interactie om samen te onderzoeken en na te denken. • Maak aan het eind van een sessie duidelijk of en op welke manier het proces een vervolg krijgt. Geef ook aan hoe je de groep betrokken houdt bij het vervolg van het proces.

Vind de ontmoeting offline of online plaats? Beide vragen een andere aanpak en werkvorm. Zorg dat deelnemers in staat zijn aan te sluiten en bij te dragen. Live ontmoetingen zorgen voor meer (ver)binding, maar vragen ook meer logistieke voorbereiding. Online en offline gaan hand in hand.

Reflectie Zorg ervoor dat je in je participatietraject een tussentijds reflectiemoment met je belanghebbenden inbouwt. 11

Enkele voorbeelden uit Meppel Herinrichting Koedijkslanden Bij de verschillende fasen van het project Koedijkslanden zijn er inloopavonden gehouden waar bewoners konden meedenken over de herinrichting van de openbare ruimte. Naar aanleiding van de opmerkingen van deze avonden zijn steeds een aantal scenario’s gepresenteerd, waar de bewoners op mochten stemmen. Het scenario met de meeste stemmen werd aangelegd. De projectleider van Koedijkslanden heeft deze participatie zelf vormgegeven en geïntroduceerd. Voor ingrepen in het fysieke domein is deze vorm van participatie (niveau: meebeslissen) uitermate geschikt.

Citizenlab Citizenlab is een online inspraakplatform waar inwoners hun mening kunnen geven over plannen voor Meppel. De gemeente kan plannen op het platform plaatsen, waarna inwoners ideeën kunnen meedenken en met elkaar in gesprek kunnen gaan. Dit is bijvoorbeeld gebeurt voor het project Noordpoort. Het gebruiken van het online platform is een laagdrempelige manier van participatie (niveau: raadplegen), waarmee je veel mensen kunt bereiken. Zo’n online platform wordt in veel gemeenten toegepast, zoals hier in Utrecht.

Warmtetransitie Vanaf het eerste moment dat er in Meppel gestart is met de Transitievisie Warmte zijn inwoners betrokken, aan de hand van verschillende participatiebijeenkomsten en zogeheten warmteborrels. De gemeente is samen met inwoners op zoek gegaan naar manieren om de transitie vorm te geven. Onder andere door in de wijken een tent neer te zetten en onder het genot van een ijsje in gesprek te gaan. Ondertussen werd er toelichting gegeven aan de hand van informatieborden en bood de gemeente concrete hulpmiddelen aan, zoals een energiebox. De ‘warmteborrels’ zijn een mooi voorbeeld van het participatieniveau ‘coproduceren’.

12

Inspiratie - voorbeelden van elders Initiatievenbudget Een van de manieren waarop Meppel invulling kan geven aan ‘meebeslissen’, is door het invoeren van een initiatievenbudget. Met dit budget kunnen grote en kleine initiatieven van inwoners worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld voor het opknappen van een pleintje, een activiteit in een buurthuis, een geveltuin of een ontmoetingsplek voor jongeren. Iedereen met een goed idee kan geld aanvragen uit het initiatievenfonds. Inwoners, maar ook organisaties. In Utrecht maken ze al gebruik van deze manier van besturen.

Jongerenraad In veel participatieprocessen is de inbreng van jongeren beperkt, ook al wordt getracht hen te benaderen. Dit is zonde, want ze hebben vaak goede en originele ideeën. Veel projecten hebben uiteindelijk ook effect op jongeren in Meppel, en gaan dus ook hen aan. Denk bijvoorbeeld aan het meedenken over maatregelen voor kinderen en jongeren die opgroeien in gezinnen met een laag inkomen. Het oprichten van een Jongerenraad kan een manier zijn om jongeren beter te betrekken bij beleid. Dit is een vorm van ‘adviseren’. Zeist is een voorbeeld van een gemeente waar ze dit doen.

Lunchen met de burgemeester De burgemeester van Den Helder startte het project “Lunchen met de burgemeester” op het online participatieplatform van de gemeente. Hierbij nodigde de gemeente de deelnemers van het platform uit om zich op te geven voor de lunch. Daarna werden willekeurig acht deelnemers geselecteerd. Zo konden inwoners op een informele maar diepgaande manier in gesprek met het stadsbestuur. Op deze manier werden inwoners op een creatieve wijze naar het platform geleid, zodat ze in de toekomst vaker deelnemen aan participatieprojecten. Een mooi voorbeeld van het niveau ‘raadplegen’ (en bovendien het vergroten van eigenaarschap onder inwoners.

13 Advies van de Jongerenraad van Zeist. Bron: gemeente Zeist Lunchen met de burgemeester.. Bron: gemeente Den Helder Logo van het initiatievenfonds in Utrecht. Bron: gemeente Utrecht

Afronding Het einde is pas het begin Het college zorgt altijd voor verslaglegging van het participatieproces achteraf, op de manier zoals vooraf afgesproken met de gemeenteraad. Dit noemen we een participatieverslag. In dit verslag geef je antwoord op de volgende vragen: • • • •

Welke participatieprocedure is er gevolgd? Wie hebben er geparticipeerd? Wat was hun inbreng? Welke punten van de participanten zijn overgenomen en welke niet? En waarom wel/niet? • Welke afspraken zijn er gemaakt op basis van de participatie? • Hoe tevreden zijn de participanten over het participatietraject en hun invloed?

Wat als we het niet eens worden? Een participatieproces opzetten betekent niet dat je eindigt met alleen maar blije deelnemers. Ook met een zorgvuldig doorlopen participatietraject is de kans aanwezig dat niet iedereen het met elkaar eens is. De uitkomsten van de besluitvorming sluiten niet altijd (geheel) aan bij de wensen en ideeën die deelnemers geuit hebben. Wat ons betreft is een bewijs van een zorgvuldig proces wanneer iemand zegt: “ik was het er niet mee eens toen ik begon. Ik ben het er nu nog steeds niet mee eens, maar ik begrijp wel waarom deze keuze gemaakt wordt". Het is aan het college van B&W en de gemeenteraad om zich te buigen over het voorstel en te bepalen of en hoe er invulling wordt gegeven aan het resultaat van de participatie. Zij wegen de ingediende ideeën en bezwaren af tegen het algemeen belang. In deze fase verdwijnen de belanghebbenden misschien wat meer naar de achtergrond. Zonde! Houd ze betrokken en neem ze mee in het proces. Zo laat je zien dat je de inbreng vanuit de samenleving serieus neemt.

Belangrijk Koppel de uitkomsten van de participatie met de belanghebbenden duidelijk en snel terug. Zowel tijdens het reflectiemoment halverwege, als na afloop van het traject. Het is goed om uit te leggen wat je doet met hun bezwaren en waarom. Doe dit óók als je deze inbreng niet meeneemt in het definitieve plan. Heeft de gemeenteraad een besluit genomen? Communiceer dit dan ook naar de betrokkenen. Geef waar mogelijk ook een toelichting waarom welke keuze is gemaakt.

Evalueren na afloop moet! Om niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden en te leren van elkaars ervaringen, is het belangrijk om samen met alle betrokkenen te evalueren en te leren. Wat is het resultaat, wie heeft meegedaan en zijn mensen tevreden over proces en uitkomst? Dit doe je aan het einde van het traject. Deel je ervaringen ook met anderen binnen de gemeentelijke organisatie van Meppel; bijvoorbeeld binnen je team. Zo worden we er samen steeds beter in.

14

15