Bijlage 3 Brief 20230627 toetreding Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief

Naam T.a.v. Adres Plaats

Gemeente Meppel De heer R. Korteland Postbus 501 7940 AM Meppel

Datum Ons kenmerk Behandeld door Onderwerp

27 juni 2023 CR/2023/4601 Corinne Rodenburg Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief

Geachte heer Korteland, Enige tijd geleden hebben wij de Drentse gemeenten geïnformeerd dat het Rijk per 1 januari 2025 uit de gemeenschappelijke regeling (GR) van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Drents Archief stapt. Graag vertel ik u in deze brief over de actuele stand van zaken rond die uittreding en de aansluiting van nieuwe partners bij onze regeling, naast de gemeente Assen. Tevens verzoekt het bestuur u met deze brief om een principe-uitspraak te doen over aansluiting van uw gemeente bij de GR Drents Archief en daarbij rekening te houden met de voorgestelde planning. Belangen en voordelen In presentaties in de Burgemeesterskring en de Ambtsgroep van gemeentesecretarissen zijn de Drentse gemeenten in 2021 geïnformeerd over het gezamenlijk belang van voortzetting van de GR Drents Archief. Hieronder hebben we de belangen en voordelen hiervan voor u samengevat: - Drents Archief beheert en ontsluit voor Drenthe meerdere belangrijke archieven; - Behoud van de rijkscollectie voor Drenthe, waarvoor we als Drentse overheden een collectieve verantwoordelijkheid hebben; - Kans om het informatiebeheer van de Drentse overheden te verbeteren waarin samenwerking en afstemming essentieel zijn. Hierdoor kunnen overheden beter aan hun ambities en verplichtingen voldoen.

- Bestuurlijke deelname aan het Drents Archief geeft de gemeenten meer mogelijkheden om invloed te hebben op het beleid; - Deelname aan de GR geeft inhoudelijke en kostenvoordelen bij het afnemen van archiefdiensten zoals het e-depot voor digitale archivering en invulling van de functie van gemeentearchivaris (verplicht per 1-1-2025). - Geen financieel risico voor GR deelnemers door structurele afspraken met het Rijk. Geen bestuurlijke drukte Uitgangspunt is dat deelname aan de GR niet leidt tot meer ‘bestuurlijke drukte’. Deelnemende gemeenten kunnen zich in het dagelijks bestuur laten vertegenwoordigen door collega bestuurders. Dit DB met drie of vier bestuurders vergadert hooguit vier keer per jaar. Ook in het Algemeen Bestuur kunnen gemeenten zich laten vertegenwoordigen. De halfjaarlijkse AB-vergaderingen hebben een sterk formeel karakter. Ze nemen zelden meer dan een half uur in beslag en zijn uitstekend digitaal te organiseren. Gelukkig waren de reacties tijdens de presentaties en later ook tijdens de Burgemeesterskring van 8 april 2022, overwegend positief. Ook tijdens de collegebezoeken die in 2022 en 2023 in het Drents Archief plaatsvonden, zijn de colleges geïnformeerd over het hoe en waarom van toetreding tot onze GR. Wij hopen ook uw college alsnog in 2023 te mogen ontvangen.

Brink 4 | 9401 HS Assen | entree Museumlaantje 0592 – 313523 | info@drentsarchief.nl | www.drentsarchief.nl

Duidelijkheid over financiën en regeling De gezamenlijke RHC’s hebben uitvoerig overlegd met het ministerie van OCW over het vastleggen van afspraken over de samenwerking en financiering na uittreding van het Rijk. De financiële bijdrage van het Rijk wordt uitgekeerd in de vorm van een Specifieke Uitkering (SPUK). Deze is structureel en blijft gelijk aan de huidige bijdrage van het Rijk. Wij zijn verheugd dat hiermee onze financiële zekerheid goed geborgd is voor de toekomst. De afspraken zijn vastgelegd in een bestuursconvenant dat de RHC’s en OCW naar verwachting deze zomer ondertekenen. Er is inmiddels een concepttekst voor de nieuwe regeling. Hierin zijn wijzigingen uit de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen 2022 en uitgangspunten van de nieuwe Archiefwet verwerkt. Nu rol en structurele financiële bijdrage van het Rijk helder zijn vastgelegd en er duidelijkheid is over de nieuwe regeling, is dit volgens ons een goed moment om met de mogelijke nieuwe partners van de GR Drents Archief nader in gesprek te gaan. Toetredingsproces is stappen - Q3 2023: verkrijgen van een principe uitspraak op bestuursniveau tot aansluiting GR Drents Archief van de nieuw aan te sluiten partners; - Q3 2023: enkele werksessies waarin beoogde toetreders verdergaande informatie krijgen over de juridische, bestuurlijke en financiële aspecten van de GR Drents Archief.

Hierbij zullen het Bestuursconvenant, de SPUK, Archiefwet en de modelregeling GR nader toegelicht worden; - Q4 2023: Besluitvorming toetreding tot GR in gemeenten. Desgewenst kunnen wij faciliteren in het opstellen van een concept raadsvoorstel of het verzorgen van een presentatie aan de raad; - Q1 2024: Formele bekrachtiging en ondertekening GR. Bespreken in college Wij hopen dat u nog steeds positief bent over een mogelijke toenadering tot de GR Drents Archief. Het huidige bestuur van het Drents Archief bestaat uit zowel rijks- als lokale bestuurders en een onafhankelijk lid. De bestuursleden Hans Hartog, Bert Jan ten Oever, Marco Out, Jan Seton en Maurice Hoogeveen hebben u er graag bij! Daarom verzoeken wij u om dit aan uw college van B&W voor te leggen. Uiteraard zijn we van harte bereid om u en/of uw college van alle benodigde informatie te voorzien. Ook bieden we u graag de mogelijkheid om met een delegatie van het bestuur van het Drents Archief in gesprek te gaan over uw deelname aan de gemeenschappelijke regeling Drents Archief. Wij zien uw reactie graag tegemoet. Met vriendelijke groet,

Maurice Hoogeveen Voorzitter bestuur

Corinne Rodenburg Directeur