Bijlage 2. Nut en noodzaak herinrichtingsplan stadhuis en werf

Bijlage 2 Nut en noodzaak herinrichting De aanleiding voor de herinrichting wordt hieronder aan de hand van een aantal voorbeelden uit de praktijk geschetst. Ze gaan in op nut en noodzaak van de herinrichting en zijn terug te leiden naar de uitgangspunten van de raad: privacy, akoestiek en veiligheid. Privacy/akoestiek • Medewerkers Jeugd die crisissituaties bespreken op een kantoortuin met 40 collega's/externen, omdat er geen vergader- of projectruimten beschikbaar zijn. • Crisiscassussen die met betrokken inwoners besproken worden in de raadzaal, omdat dat de enige ruimte is die echt akoestisch goed geïsoleerd is. • Projectruimten die ontbreken om met meerdere disciplines (in- en extern) in privacy te kunnen werken aan bijvoorbeeld een crisiscasus huiselijk geweld, een ondermijningscrisis, een mogelijke ontwikkeling als het vestigen en ontwikkelen van een entertainmentpark, of koninklijk bezoek. • De laatste jaren is het aantal medewerkers fors gegroeid (meer dan 100), meer medewerkers betekent ook meer overleg. Maar het aantal vergaderruimten is niet gegroeid en overleg vindt noodgedwongen plaats op afdelingen/kantoortuinen. Het gaat dan ten koste van onder meer de concentratie van anderen. • Spreek- en vergaderkamers waarbij je gesprekken in de kamer ernaast kunt ‘afluisteren’.

Dit geldt dus ook voor gesprekken met bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker, vertrouwenspersoon, vertrouwelijke projecten of sollicitatiegesprekken. • Spreek- en vergaderkamers zijn niet voorzien van digitale vergaderfaciliteiten. Terwijl inwoners/klanten en partners wel verwachten dat ze goed digitaal kunnen overleggen met de gemeente. Dat past ook bij de tijd waarin we nu leven. Veiligheid • Spreekkamers die geen speciale vluchtroutes of inrichting kennen die de veiligheid van medewerkers extra kunnen borgen. Terwijl er wel sprake is van een verruwing in de maatschappij. • Toegangsbeveiliging wordt niet langer ondersteund en daardoor is de werking niet meer te garanderen. Ook is aanpassing en uitbreiding van de segmentering met het huidige systeem niet mogelijk. Eenmaal binnen de beveiligde omgeving kunnen onbevoegden zich vrij bewegen. Deze situatie heeft zich in de praktijk al voorgedaan. • Bedreiging van medewerkers die werkzaam zijn in de hal van het stadhuis, door: • Klanten (inwoners) van de gemeente, vaak Sociaal Domein gerelateerd. • Klanten (inwoners) die de politie willen spreken. De gemeentelijke receptie is namelijk ook de receptie voor de politie, maar de politie is maar 5 uur per week op afspraak beschikbaar, terwijl het gemeentehuis 42.5 uur geopend is.

Receptiemedewerkers krijgen daardoor vaak te maken met boze en gefrustreerde inwoners die de politie fysiek willen spreken en wel op dat moment en niet een week later of binnen de 5 uur die beschikbaar is voor afspraken per week. • Veiligheidsbeleving voor medewerkers aan de receptie/hal stadhuis is zo nijpend dat nagedacht wordt over noodmaatregelen, omdat de herinrichting stadhuis en werf op zich laat wachten. Bovenstaande omstandigheden zijn voornamelijk terug te voeren op verbetering van zaken op gebied van veiligheid, akoestiek en privacy. Ze tonen aan dat herinrichting noodzakelijk is om het werk voor de samenleving en het coalitieakkoord goed uit te kunnen blijven voeren.

Coalitieakkoord Ook in het coalitieakkoord is nut en noodzaak van herinrichting onderkend: ‘Een belangrijke opgave voor de gemeentelijke organisatie is kunnen en leren omgaan met veranderingen en ontwikkelingen. Wil de organisatie de betrouwbare uitvoerder zijn van politieke besluiten, dan zijn regelmatig onderhoud en af en toe een diepte-investering nodig. De ontwikkelingen in de samenleving vragen extra inzet om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven. Dat vraagt veel inzet van iedereen en ook financiële middelen.’ Herinrichting van stadhuis en werf is dan ook de genoemde diepte-investering, die maakt dat stadhuis en werf klaar zijn voor de verdere toekomst.