Bijlage 2 - Leidraad participatie initiatiefnemers

U heeft een idee, maar hoe zit het met participatie? Stel; u wilt aan de slag met een plan, een idee of initiatief in uw en onze fysieke leefomgeving, en u moet verslag doen van het participatietraject dat u heeft gevolgd. Als u de initiatiefnemer bent van dit plan, dan heeft u de verantwoordelijkheid om belanghebbenden mee te nemen in de nadere uitwerking hiervan. De gemeente Meppel helpt u hier graag bij. Omdat we u graag helpen, maar ook omdat we het belangrijk vinden dat de mooie plannen die er zijn voor onze fysieke leefomgeving zorgvuldig tot stand komen en bijdragen aan een omgeving waar we met elkaar prettig wonen, werken en leven. Om dit voor elkaar te krijgen is het belangrijk om belanghebbenden, bijvoorbeeld uw omwonenden, te betrekken bij uw plannen. En afhankelijk van uw plan kan het ook gaan om ondernemers of instellingen in uw omgeving. Een goed participatietraject, waaraan belanghebbenden deelnemen, ondersteunt u bij het komen tot een nog beter plan. Omwonenden, ondernemers en instellingen kunnen met hun vragen of eventuele zorgen ook bijdragen tot een creatieve oplossing. Daarnaast bestaat de gedachte dat beleid kwalitatief beter wordt én gemakkelijker geaccepteerd wordt.

De Omgevingswet In 2023 wordt de Omgevingswet ingevoerd. Met deze wet zullen 26 wetten op het gebied van de fysieke leefomgeving worden samengevoegd in één wet. Deze wet zal straks een nieuw wettelijk kader vormen voor alle onderwerpen die komen kijken bij het inrichten van de fysieke leefomgeving: milieu, water, bodem, geluid, lucht(kwaliteit), natuur, ruimtelijke ordening en monumentenzorg.

Participatie onder de Omgevingswet In de Omgevingswet wordt een grotere verantwoordelijkheid en meer eigen initiatief neergelegd bij de samenleving. Daarmee krijgt participatie een grote rol: het vroegtijdig op tafel krijgen van belangen, meningen en creativiteit. Het doel is om vervolgens met elkaar te komen tot betere plannen en daarmee een verbetering in de kwaliteit van de leefomgeving. Daarnaast streeft de wet op deze manier naar meer draagvlak en een snellere besluitvorming. Voor de omgevingsvisie, het omgevingsplan, omgevingsprogramma en projectprocedure gaat ook een motiveringsplicht gelden; we zijn dan als gemeente verplicht om bij een besluit aan te geven hoe we inwoners, ondernemers en instellingen hebben betrokken bij de voorbereiding van een plan en wat daarvan de resultaten zijn. In 2020 is ook de motiveringsplicht uitgebreid en dat betekent dat gemeenten nu ook verplicht zijn om een participatiebeleid op te stellen. U als initiatiefnemer moet bij het indienen van een omgevingsvergunning aangeven of en hoe er overleg is geweest met belanghebbenden. De initiatiefnemer is in principe niet tot participatie verplicht, maar kan door een besluit van de gemeenteraad hier wel toe verplicht worden.

Daarnaast bent u weliswaar niet verplicht een participatietraject te doorlopen, maar u bent wél verplicht om aan te geven of en hoe u inwoners, ondernemers en instellingen hebt betrokken bij uw plan en wat hiervan de resultaten zijn. Deze leidraad biedt hiervoor een handvat. Voor uw initiatief verwijzen wij u ook graag naar kwaliteitsmanifest waar wij u ook graag door laten inspireren.

1

Participatie; hoe doen we dat? Om u zo goed mogelijk door het participatieproces te loodsen, schetsen we een tiental stappen. Die zijn als volgt: 1. Breng belanghebbenden in beeld Breng alle belanghebbenden in beeld, zodat u weet wie er betrokken moet worden. Deze En denkt u hierbij ook aan mensen die groot belang hebben bij het onderwerp, maar niet zomaar betrokken zullen raken bij een participatietraject. Kijk daarbij naar de representativiteit; welk en wiens belang wordt ingebracht voor een zo compleet mogelijke representatie? Dan kunt u denken aan het effect van uw initiatief op uitzicht, geuroverlast, geluidsoverlast, milieu impact en dergelijke. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn bij uw initiatief en wiens mening u graag wilt meenemen. Denk hierbij aan bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie. Breng ook deze indirect betrokkenen in beeld. 2. Breng mogelijke belangen en effecten in beeld En daarmee wordt bedoeld: wat is het effect van uw plan op de belanghebbenden die u heeft genoemd bij punt 1? Hoe worden zij geraakt? Zijn er gevolgen, heeft het effecten? Dit noemen we ook wel impactanalyse. Het is goed bij deze stap ook na te denken over hoe u omgaat met communicatie en participatie op dit punt. Het in kaart brengen van deze belangen helpt u bij het gesprek.

Mocht uw initiatief veel belanghebbenden ‘raken’, is er mogelijk sprake van weerstand, gevoeligheden of tegenstrijdige belangen en heeft uw initiatief een groot effect op de omgeving of het landschap dan noemen wij dat een groot initiatief. Wij adviseren u dan om contact op te nemen met de gemeente om verdere stappen samen te bepalen. 3. Waarover kunnen belanghebbenden nog meedenken? Het is goed uzelf deze vraag te stellen voor u belanghebbenden gaat betrekken. U heeft nagedacht over de belangen, maar wat wilt u van belanghebbenden weten? Mogen ze suggesties doen om effecten te beperken, heeft u ruimte om er een co-productie van te maken, hebben ze een beslissende stem? Houd daarbij ook rekening met de eisen die aan uw initiatief worden gesteld door de wet of de gemeente. Door vooraf voor uzelf te bepalen welke mate van inspraak u aan belanghebbenden wilt geven en welke ruimte er nog in uw plan zit, schept u duidelijkheid voor zowel uzelf als voor andere belanghebbenden. Als u deze punten voor uzelf heeft uitgewerkt, is het tijd om het gesprek aan te gaan. 4. Grote plannen? Bel de gemeente! Om die vraag te beantwoorden kijkt u naar uw plan. Is het een groot plan met veel impact? Neem dan contact op met de gemeente Meppel. Dan kunnen we u ondersteunen met een contactpersoon die gedurende het traject uw aanspreekpunt blijft.

Deze contactpersoon kan u ook ondersteunen bij de participatie. In dat geval blijft de participatie wel nog steeds uw verantwoordelijkheid. 5. In gesprek met belanghebbenden Indien de grootte of impact van uw plan niet dusdanig is dat de hulp van de gemeente ingeroepen moet worden, kunt u zelf het gesprek met de door u aangewezen belanghebbenden gaan voeren. Dit kan individueel, maar ook in groepsverband. U voelt zelf het beste aan wat hierin een goed idee is. Geef de belanghebbenden de tijd zich voor te bereiden en probeer tijdens het gesprek belangen, bezwaren en zorgen boven tafel te krijgen. Dit gesprek is tevens het moment waarop u uw visie op participatie kunt delen. Welke ruimte is er wel, en welke niet? Maak hierover, én over het vervolg, goede afspraken. Indien u zich met uw plan bij de gemeente Meppel heeft gemeld, kunt u in overleg met uw contactpersoon deze gesprekken ook gaan voeren. Denk dan ook na over de aanwezigheid van 2

bijvoorbeeld raadsleden en/of wethouder, die zo alvast de ruimte krijgen na te denken over uw initiatief, de belangen en wat dit betekent voor besluitvorming. 6. Leg gemaakte afspraken vast Leg van elk gesprek alle bezwaren, zorgen, ideeën, opmerkingen en de gemaakte afspraken vast in een kort verslag. Schrijf daarbij ook op of u wel of niet uw plan aanpast op basis van die bezwaren, zorgen of opmerkingen en waarom. Stuur dit verslag, het liefst per email, naar omwonenden of andere belanghebbenden. Vraag om een schriftelijke reactie op het verslag en hang hier een termijn aan. Leg ook deze reactie vast in uw verslag door deze letterlijk over te nemen. Maak daarbij duidelijk van wie de reactie is. 7.

Koppel aan uw gesprekspartners terug wat u met hun opmerkingen gaat doen en waarom Ook met een zorgvuldig doorlopen participatietraject is de kans aanwezig dat niet iedereen het met uw plan eens is. Het is goed om aan deze mensen uit te leggen wat u doet met het bezwaar en waarom. Doe dit óók als u niets doet met het bezwaar. In het geval van een initiatief van het formaat waarbij u een contactpersoon van de gemeente heeft, koppel dan aan alle omwonenden terug wat de opbrengsten van het participatietraject zijn. Ook omwonenden die niet aanwezig waren bij de bijeenkomst. 8. Groot initiatief: stel (eventueel) uw participatieplan bij Soms loopt een proces of aanpak anders dan gedacht. Op basis van nieuwe inzichten door het participatieproces kan uw initiatief op onderdelen nog wijzigen. Maar ook het participatieproces zelf kan soms anders lopen, bijvoorbeeld doordat de belangen toch anders liggen dan van te voren is ingeschat. Tot slot kunnen gaandeweg het participatieproces belanghebbenden van gedachten veranderen of nieuwe belanghebbenden in beeld komen. Stel daarom uw proces, aanpak en belanghebbendenanalyse bij als dit nodig is. Uw contactpersoon bij de gemeente kan u hierbij helpen. Als u het participatietraject heeft afgerond en de bevindingen hiervan heeft opgesteld, kunt u uw verzoek of aanvraag indienen bij de gemeente. 9.

Dien uw vergunningaanvraag in en voeg gespreksverslagen en een samenvatting van de communicatie toe Als u uw aanvraag indient, denk daarbij dan ook aan de gespreksverslagen en de (korte) samenvatting van het participatietraject. In deze samenvatting neemt u op of u alle belanghebbenden hebt gesproken, hoe de gesprekken zijn verlopen, of er spanningen waren en of er bezwaren zijn. Daarnaast geeft u aan of er naar aanleiding van het participatietraject wijzigingen zijn doorgevoerd in uw plan en zo ja, welke. Gemeente Meppel hecht waarde aan zorgvuldigheid en dat geldt ook voor de besluitvorming rondom een initiatief. Het is daarom belangrijk dat u inzicht biedt in de belangen, bezwaren, zorgen en andere opmerkingen. Dit doet u door het maken van verslagen van alle gesprekken. Deze verslagen (geen handtekeningenlijsten!) biedt u aan aan de gemeente. Het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad beslist over uw initiatief. Hierbij betrekt zij naast de inhoud van de aanvraag ook de opbrengsten uit de gesprekverslagen en de samenvatting van het participatieproces. De gemeente laat u weten wat het besluit is en hoe dat tot stand is gekomen. 10. Blijf belanghebbenden informeren Na het besluit van de gemeente op uw aanvraag voor een vergunning, een wijziging van het bestemmingsplan of principeverzoek, kunt u vervolgstappen nemen.

In sommige gevallen kunt u direct aan de slag met de uitvoering van uw initiatief. Bij een besluit op een principeverzoek, volgt nog een vervolgproces. Hoe uw traject ook verder gaat; het is altijd verstandig om belanghebbenden actief te blijven informeren over het besluit van de gemeente en de stappen die u gaat nemen. Geef ook aan wanneer u start met de voorgenomen werkzaamheden en waar men terecht kan met vragen of klachten. 3

De gemeente kan u ondersteunen De ondersteuningsmogelijkheid van de gemeente bij grote- of impacthebbende initiatieven hebben we besproken bij punt 4. Maar: ook bij kleinere initiatieven kan de gemeente u helpen met het vinden van de juiste manier waarop u communiceert met de omgeving.

Wettelijke mogelijkheden belanghebbenden Met het volgen van deze leidraad gaat u voordat u een aanvraag indient bij de gemeente eerst in gesprek met uw omgeving. Door het participatieproces biedt u de gemeente inzicht in de belangen van omwonenden en andere belanghebbenden. Daarnaast kunt u het draagvlak voor uw initiatief vergroten door uw beweegredenen uit te leggen en door omwonenden mee te laten denken. Omwonenden en andere belanghebbenden behouden echter de mogelijkheid om hun belangen te behartigen in de formele (vergunning)procedure. Zij kunnen zienswijzen indienen en bezwaar maken tegen bouwplannen. De gemeente kan vervolgens besluiten op deze bezwaren. Mocht een omwonende het daar niet mee eens zijn, dan kan er beroep in worden gesteld bij de rechtbank.

Er kan altijd iets veranderen Samenwerken is een proces waarbij de uitkomst van tevoren niet vast staat. Daarnaast is de wereld altijd in beweging, waardoor er continu veranderingen zijn waar we op in moeten spelen. Zeker bij grotere ruimtelijke initiatieven of projecten kan er gaandeweg iets gebeuren waardoor plannen weer veranderen. De tijd dat alles vast lag in procedures die we konden afvinken is voorbij. Dat geeft ruimte, maar maakt ook kwetsbaar: er kunnen dingen mis gaan. De vraag is hoe we daar mee omgaan als dat gebeurt. Het is dan zaak om als initiatiefnemer, gemeente en andere belanghebbende goed met elkaar in gesprek te blijven en elkaar goed uit te leggen waarom er andere keuzes worden gemaakt. Zo kunnen we blijven samenwerken en samen zoeken naar de beste oplossingen voor onze Meppeler samenleving.

Heeft u vragen of opmerkingen? Dan kunt u altijd terecht bij de gemeente Meppel. Telefoonnummer: 14 0522 e-mail: postbus@meppel.nl

4