Bestuursrapportage 2022

31

Tijdelijke inhuur personeel Gedurende de corona periode waren de teams Publiekszaken en Klant Contact Centrum uit voorzorg in tweeën gesplitst. Dit is inmiddels grotendeels teruggedraaid. Ondanks dat de coronamaatregelen zijn versoepeld is er een hoger ziekteverzuim waar te nemen, dit komt onder andere door positief geteste medewerkers en door de verminderde weerbaarheid van de medewerkers. Om de kwalitatief goede continuïteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen zijn daarom bepaalde voorzorgsmaatregelen ingevoerd, zoals de tijdelijke inhuur van extra personeel en flexibele inzet medewerkers. Hiervoor wordt een beroep gedaan op de reserve corona.

32

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Wat valt onder dit programma? Onderdelen

 Algemene dekkingsmiddelen

Product

59

Portefeuillehouder

Van der Haar

Actuele ontwikkelingen Gemeentefonds De raming uit de programmabegroting is gebaseerd op de meicirculaire 2021. We hebben inmiddels een september- en decembercirculaire 2021 ontvangen. Met name de systematiek van “Samen de trap op en samen de trap af” heeft in deze circulaires geleid tot een hogere gemeentefondsuitkering. Die methode houdt in dat de omvang van het gemeentefonds is gekoppeld aan de ontwikkeling van de rijksuitgaven. Dat wil zeggen stijgen de rijksuitgaven, dan stijgt de uitkering voor de gemeenten evenredig mee. Omgekeerd is ook het geval, dalen de rijksuitgaven dan krijgen gemeenten ook minder uit het gemeentefonds. Met name de septembercirculaire kondigde extra rijksuitgaven aan. Ook het schrappen van de ingestelde opschalingskorting voor 2022 levert een meevaller op. Deze korting is ingesteld met de bedoeling dat de opschaling van gemeenten zou leiden tot synergievoordelen. De opschaling is echter niet gerealiseerd terwijl de korting in eerste instantie wel bleef staan. In de decembercirculaire zijn extra middelen beschikbaar gesteld voor verbetering van de dienstverlening en compensatie voor hogere zorgsalarissen Sociaal domein (Jeugd en Wmo). Begin april hebben we een maartbrief 2022 ontvangen. Deze brief gaat voornamelijk in op de belangrijkste effecten uit het coalitieakkoord voor het gemeentefonds. Uitwerking daarvan komt in de aanstaande meicirculaire.

Daarnaast geeft de maartbrief informatie over het budget voor de energietoeslag. Gemeenten krijgen de bevoegdheid om dit jaar via categoriale bijstand een eenmalige tegemoetkoming voor de gestegen energieprijzen toe te kennen aan huishoudens met een laag inkomen (zie ook programma 3). Verder wordt aangegeven dat het kabinet heeft besloten om per 1 januari 2023 het nieuwe verdeelmodel in te voeren. Voor Meppel komt dit nadelig uit. In onze programmabegroting hebben we vanaf 2023 al rekening gehouden met de voorlopige effecten van de herverdeling.

33

Financiële mutaties Exploitatie Product

Omschrijving

Mutatie raming

Structureel/ Incidenteel

Lasten Algemene ondersteuning

Onderuitputting kapitaallasten

145

I

Baten Deelnemingen

Geen dividenduitkering vanuit Wadinko

-40

I

Deelnemingen

Lagere dividentuitkering Rendo

-300

S

Algemene uitkeringen

Hogere gemeentefondsuitkering op basis van september- en decembercirculaire 2021

2.469

I

Algemene uitkeringen

Hogere gemeentefondsuitkering als gevolg van compensatie energietoeslag

1.390

I

Totaal Overzicht Algemene dekkingsmiddelen

3.664

Bedragen x 1.000 (- = nadeel / + = voordeel)

Toelichting op de tabel: Algemene ondersteuning Dit betreft de totaalpost van de onderuitputting van de kapitaallasten. Dat geeft binnen de verschillende programma’s een voordeel. Volgens onze financiële verordening beginnen we met het afschrijven op een investering in het jaar dat volgt op het jaar dat de investering is gedaan. De uitvoering van een aantal investeringen die waren gepland vorig jaar loopt nog door naar dit jaar. Er wordt in 2022 daardoor minder afgeschreven dan gedacht bij de begroting 2022. Per saldo een voordeel van € 145.000. Deelnemingen Wadinko heeft besloten over 2021 geen dividend uit te keren aan de aandeelhouders. Meer dan de helft van de participaties heeft steun van het rijk gekregen in het kader van de Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW). Eén van de voorwaarde van deze maatregel is het beperken van onder meer dividenduitkering. Het is namelijk niet de bedoeling dat door het verkrijgen van overheidssteun de aandeelhouders extra worden beloond. N.V. Rendo Holding heeft besloten over 2021 minder dividend uit te keren aan de aandeelhouders. We krijgen ongeveer een derde minder uitgekeerd. Dit als gevolg van hoge investeringen in met name de energietransitie. De verwachting is dat het dividend de komende jaren ook lager wordt.

Gemeentefondsuitkering Voor het jaar 2022 is het gunstige verschil van bijna € 2,5 miljoen voornamelijk het gevolg van de systematiek “samen de trap op en samen de trap af”. Voor de gemeente Meppel gaat dat om circa € 1,2 miljoen extra (wellicht komen daar nog kosten tegenover te staan als gevolg van loon- en prijsontwikkelingen). Ook het schrappen van de opschalingskorting levert Meppel € 0,5 miljoen op. Voor het steunpakket corona ontvangen wij voor 2022 nog ruim € 0,2 miljoen. Het resterende bedrag betreft voornamelijk extra middelen voor verbetering van de dienstverlening en een compensatie voor hogere zorgsalarissen Sociaal domein (jeugd en Wmo). Voor Meppel is via de maartbrief een raming opgenomen van € 40,00 per inwoner als compensatie voor de energietoeslag inclusief uitvoeringskosten. Dat komt neer op circa € 1.390.000. De compensatie van het rijk en de kosten voor uitvoering en uitbetaling van de tegemoetkoming aan de huishoudens (zie programma 3) verlopen budgetneutraal. 34

Overzicht overhead Wat valt onder dit programma? Onderdelen

 Overhead

Product

58

Portefeuillehouder

Van der Haar

Actuele ontwikkelingen Huisvesting en Facilitair Het coronatijdperk heeft onze manier van werken structureel beïnvloed. Hybride werken (plaats- en tijdonafhankelijk) is de manier die aansluit bij de behoeften van medewerkers. Deze gewijzigde manier van werken heeft daarnaast duidelijk gemaakt dat de kantoren op stadhuis na 17 jaar en ook op de werf verouderd zijn. Kantoortuinen van 50 á 60 personen dragen niet bij aan innovatie en creatie laat staan dat het een efficiënte, effectieve en inspirerende werkomgeving is. En met de moeizame arbeidsmarkt van deze tijd draagt een werkomgeving ook nog in grote mate bij aan het binden en boeien van medewerkers. Mede vanuit goed werkgeverschap is het noodzakelijk om te komen tot een herinrichting om de kantoren weer toekomstproof te maken voor de volgende 20 jaar. In 2022 onderzoeken we de verschillende mogelijkheden. Naar verwachting doen we de raad hierover begin 2023 een voorstel. Informatisering & automatisering Bij de programmabegroting 2022 is een uitbreiding van de formatie meegenomen voor Informatisering. In 2021 is al een start gemaakt met de uitvoering van het Verbeterplan Informatisering. In het eerste kwartaal van 2022 is een wervingscampagne gestart, om op diverse vacatures goed personeel te krijgen.

Deze moet leiden tot een bezetting die op orde is, om zo ook de verschillende beoogde maatregelen uit het Verbeterplan te gaan uitvoeren. Personeel Hoge ambities, (wettelijke) ontwikkelingen, complexere casuïstiek, het opvangen van taken van medewerkers die vertrekken leiden tot een overbelasting van het gemeentelijk apparaat. Gekwalificeerde mensen zijn moeilijk te vinden. Het duurt daardoor langer voordat vacatures zijn ingevuld. Dit zorgt bovendien voor risico van uitval. Ook de gevolgen van corona en de oorlog in Oekraïne hebben hierop effect. Vanuit goed werkgeverschap is het belangrijk te weten dat er grenzen zijn aan de flexibiliteit en inzet van onze mensen. Een te lange overbevraging van onze mensen heeft effect op de vitaliteit, flexibiliteit van de organisatie, maar ook op het werkplezier en de kwaliteit.

35

Financiële mutaties Exploitatie Product

Omschrijving

Mutatie raming

Structureel/ Incidenteel

Lasten Personeel

Uitvoeren audit Wpg

-30

I

Personeel

Opschonen en overbrengen archief

-50

I

Personeel

Facilitair adviseur

-75

I

Personeel

Uitbreiding formatie VIC

-47

S

Informatisering & automatisering

Digitalisering P&C proces

-35

I

Totaal Overhead

-237

Bedragen x 1.000 (- = nadeel / + = voordeel)

Toelichting op de tabel: Personeel Uitvoeren audit Wpg Voor 31 december 2021 moeten gemeenten een verplichte interne en externe-audit voor naleving van de Wet politiegegevens (Wpg) uitvoeren. Een eerste inventarisatie geeft weer dat er nog veel verbeterslagen gemaakt moeten worden om te voldoen aan de richtlijnen van de Wpg. Doel is in 2022 volledig daaraan te voldoen. Dit jaar wordt een kostenpost van € 30.000 verwacht voor afrondende werkzaamheden gericht op de werkprocessen en het coördineren & aansturen van de audit Wpg. Opschonen en overbrengen archief Een belangrijke functie van een gemeente is om documenten en uiteindelijk archiefstukken in originele staat en zorgvuldig te bewaren. Ze te beschrijven en openbaar te maken wanneer wet- en regelgeving dat verplicht stelt. Met name rondom het beschrijven en openbaar maken dan wel een beperking daarop zetten zijn achterstanden ontstaan. Ten tijde van corona en al daarvoor heeft het cluster documentaire informatievoorziening te maken gehad met onderbezetting en beperkte mogelijkheden om het werk alsnog uit te voeren. Inmiddels zijn we meermaals geïnformeerd vanuit de provincie dat we deze stappen te zetten hebben en een start moeten maken met de overbrenging. Dit leidt ertoe dat in 2022 een partij gecontracteerd moet worden die deze werkzaamheden uit gaat voeren.

De geschatte inzet is in totaliteit € 120.000 waarvan we verwachten dit jaar € 50.000 nodig te hebben. Het overige bedrag van € 70.000 voor 2023 nemen we mee in de aanstaande programmabegroting. Facilitair adviseur Bij het herinrichtingstraject (als gevolg van hybride werken en toekomstproof maken van de kantoren) is facilitair advies onontbeerlijk. Binnen de organisatie is deze expertise niet aanwezig. Daarom ramen we voor facilitair advies inclusief werkbudget € 75.000. Onderzoek dit jaar zal uitwijzen wat er verder in de toekomst nodig is op het gebied van herinrichting en facilitair advies.

36

Formatie Verbijzonderde Interne Controle (VIC) De gemeente Meppel werkte voor haar interne beheersing samen met de gemeenten Steenwijkerland, Westerveld en Zwartewaterland. Deze samenwerking is inmiddels beëindigd met name als gevolg van steeds wisselende bezetting. Voor deze samenwerking was geen afzonderlijk budget gereserveerd. Door de opheffing moeten alle controles weer door de eigen organisatie worden uitgevoerd. Ook ontwikkelingen worden niet meer gezamenlijk vormgegeven zoals bijvoorbeeld de rechtmatigheidsverantwoording en de audit op de Wet politiegegevens. De huidige formatie belast met de VIC is niet voldoende om al deze taken uit te voeren. We hebben uitbreiding nodig waarvan de kosten € 47.000 bedragen. Informatisering & automatisering Dit jaar zijn we gestart met digitalisering van het P&C proces. Daarvoor is in de begroting een investering opgenomen van € 120.000 er vanuit gaande dat we het pakket zelf aanschaffen. Dat is niet het geval. We betalen ieder jaar een bedrag voor afname van licenties, onderhoud en ondersteuning. Een kostenindicatie op basis van marktconsultatie laat zien dat we voor dit jaar € 35.000 extra nodig hebben (kosten implementatie inclusief projectleider). Voor de jaren erna vervallen de jaarlijkse kapitaallasten (€ 25.000 per jaar) omdat de investering niet doorgaat.

De jaarlijkse licentiekosten worden opgevangen binnen de bestaande financiële ruimte. Investeringen Investeringsplanning bedragen x € 1.000

Beschikbaar Mutatie krediet Nieuw krediet krediet 2022 berap 2022 2022

Begrote Begrote Mutatie inkomsten / inkomsten / inkomsten bijdrage van bijdrage van berap 2022 derden derden

Nettoinvestering (was)

Nettoinvestering (wordt)

Afschrijvingstermijn in jaren

Overhead Digitalisering Planning & Control

120.000

-120.000

-

Toelichting op de tabel: Zie hierboven onder ‘Informatisering & automatisering’.

37

-

-

-

5

Bijlage Begrotingswijziging Op basis van de mutaties opgenomen in deze bestuursrapportage, stellen we voor de programmabegroting 2022 als volgt te wijzigen: Programma

bedragen x € 1.000

Lasten

Baten

Saldo

1

Bestuur

-50

50

-

2

Openbare orde en veiligheid

50

36

86

3

-4.085

1.101

4

Sociaal domein Onderwijs

-262

198

-2.984 -64

6

Kunst, cultuur, recreatie en toerisme

-239

150

-89

7

Sport en bewegen

-287

45

-242

8

Ontwikkeling openbare ruimte

214

-

214

9

Beheer bestaande openbare ruimte

-475

-300

-775

10

Economische zaken en grondzaken

-960

833

-127

11

Duurzaamheid

9

120

129

12 ALG

Burgerzaken

-376

94

-282

Algemene dekkingsmiddelen

-208

3.519

3.311

O

Overhead

-75

192

117

-6.742

6.038

-704

Totaal Bedragen x 1.000 (- = nadeel / + = voordeel)

Bovenstaande tabel sluit niet één op één aan met de mutaties op de programma’s. Hieronder volgt een toelichting op de begrotingswijziging, Administratieve wijziging personeelsbegroting Er is een administratieve (budgetneutrale) wijziging doorgevoerd met betrekking tot de personeelsbegroting. Dit betreft onder andere een betere doorverdeling van de personele kosten ten opzichte van de programmabegroting. Verhoging prijzen brandstof/gas/elektra In deze bestuursrapportage zijn de financiële mutaties voor brandstof, gas en elektra genoemd in het programma waar ze het grootste effect hebben. Zo is de verhoging van de gasprijzen opgenomen in programma 7 ‘Sport en Bewegen’ en de verhoging van brandstof en elektra in programma 9 ‘Beheer bestaande openbare ruimte’. In bovenstaande begrotingswijziging zijn de mutaties in de raming van brandstof/gas/elektra beter gespecificeerd over de posten waar ze betrekking op hebben. Onderuitputting kapitaallasten Hetzelfde geldt voor de post onderuitputting kapitaallasten. In deze bestuursrapportage is deze mutatie als één post toegelicht onder ‘Overzicht algemene dekkingsmiddelen’. In bovenstaande begrotingswijziging is deze post verder gespecificeerd waarbij de ‘onderuitputting kapitaallasten’ terecht komt op het programma waar ze betrekking op hebben.

38

Bestuursrapportage 2022