Besluitenlijst nr. 4 - Auditcommissie 7 september 2023

BESLUITENLIJST AUDITCOMMISSIE GEMEENTE MEPPEL VAN DE VERGADERING OP DONDERDAG 7 SEPTEMBER 2023 AANWEZIG: VOORZITTER: de heer R. van Leeuwen (SteM) LEDEN: ChristenUnie: mevrouw I. Booij CDA: mevrouw C. Heijink GroenLinks: mevrouw A. de Vlieg VVD: de heer H. van Scheijen D66: de heer A. de Vos ADVISEURS: de heer K.J. de Vries (portefeuillehouder), mevrouw H. Jonker en de

heren R. Zwart, R. Tollenaar en R. Bolijn namens de gemeente Meppel en de heren E.J. Jongsma en R. van Hoff namens BDO. COMMISSIEGRIFFIER: de heer W.J. Spoelstra

1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet iedereen van harte welkom. Hierbij geeft hij aan dat de heer H. Timmer (PvdA), de heer M. van Brussel (SP) en de Rekenkamer Meppel met kennisgeving afwezig zijn. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt conform concept vastgesteld. 3. Besluitenlijsten auditcommissie d.d. 8 juni 2023 De besluitenlijsten van de auditcommissie op 8 juni 2023 wordt conform concept vastgesteld. 4. Afstemmingsoverleg De voorzitter vertelt kort wat het afstemmingsoverleg inhoudt en waar dit voor dient. Er zijn geen nadere mededelingen. 5. Aanwijzingen accountantscontrole 2023 De heer Jongsma geeft een toelichting door middel van een presentatie voor de aanpak van de accountantscontrole voor het jaar 2023. Er hebben zich een aantal wijzigingen voorgedaan in primaire wet- en regelgeving, dit heeft het gevolg dat de primaire opdracht van de accountantscontrole is gewijzigd ten opzichte van 2022. De wijziging zit er in dat de controle over 2023 voornamelijk zal gaan over getrouwheid. Dit komt tot uiting in de vragen: ‘klopt de jaarrekening?’, ‘kloppen de cijfers?’. Dit wordt getoetst aan de hand van het Besluit begroting, de verantwoording provincies en gemeente (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT). Het college moet, aanvullend op de huidige taken, voor 2023 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken.

De heer Jongsma geeft de auditcommissie mee dat de panelen nog wel in beweging zijn rondom externe wet- en regelgeving over hoe de rechtmatigheidsverantwoording vormgegeven moet worden. Het zou volgens hem verstandig zijn om, wanneer er meer duidelijkheid is, om nog een keer met de organisatie, maar ook met de auditcommissie, te kijken wat dat betekent voor de accountantscontrole.

1

De heer De Vos vraagt wat de toegevoegde waarde is van de accountantscontrole rondom IT. • De heer Jongsma geeft aan dat het in het bijzonder gaat om de systemen die voor de jaarrekening van belang zijn zoals de uitkerings- en financiële administratie. Het gaat dan voornamelijk om de controle of de informatie veilig wordt opgeslagen en dat het gebruikersbeheer goed is. Dit is echter wel de minimumpositie van de controle. Mevrouw De Vlieg vraagt hoe in de controle de duurzaamheidsdoelstelling van Meppel wordt meegenomen. • De heer Jongsma antwoordt dat dit niet wordt meegenomen. Er staat op dat terrein vooral voor (grote) bedrijven veel te veranderen vanaf 2025, voor gemeenten lijkt het er vooralsnog niet op dat een dergelijke audit plaats moet vinden op duurzaamheidsaspecten. Mevrouw De Vlieg stelt daarop aanvullend de vraag of het ook mogelijk is dat een gemeente zelf om een duurzaamheidstoetsing kan vragen. • De heer Jongsma antwoordt dat dit zou kunnen, maar dat er in dat geval eerst een nulmeting zou moeten plaatsvinden en duidelijk zou moeten zijn wat de doelstellingen zijn en hoe daarover wordt verantwoord alvorens dit goed kan worden uitgewerkt in de accountantscontrole. Dit is echter op dit moment nog buiten de wettelijke kaders die aan de accountantscontrole worden gesteld.

De heer Jongsma vervolgt en eindigt zijn presentatie met een opsomming van aandachtspunten voor 2023. Deze aandachtspunten zijn: 1. De beheersing van risico’s die voortvloeien uit de boekwaardes van de grondexploitaties; 2. Aandachtspunten in relatie tot de financiële positie en realisatie van het financieel actieplan; 3. Borging aanbestedingsrechtmatigheid en doorpakken op geconstateerde onrechtmatigheden uit het verleden die doorlopen on 2023 en 2024; 4. Het vergroten van de beheersing van opgaven door in de zetten op Digitale Bestuurskracht; 5. Het vergroten van de IT-beheersing. De heer Bolijn vertelt dat het college mikt op 30 november voor het aanbieden van de financiële verordening, de nota rechtmatigheid, de verordening doelmatigheid en rechtmatigheid en de controleverordening. Dit omdat deze stukken allemaal vanuit dezelfde wet- en regelgeving veranderd moeten worden. De heer De Vos vraagt of het ook mogelijk is om de auditcommissie mee te nemen in de wijziging voorafgaand aan de besluitvorming, mits dit planning technisch lukt. • De heer Bolijn antwoordt dat als de behoefte heerst in de raad om dit te doen, er in overleg moet worden getreden met de griffie De voorzitter vraagt aan de commissie of er behoefte is voor het inplannen van een extra auditcommissie. Deze behoefte is er. De griffie zal een moment in november prikken om deze sessie te laten plaatsvinden.

De voorzitter vraagt of er nog andere vragen zijn met betrekking tot de stukken van de accountantscontrole.

2

Mevrouw Booij vraagt waarom de accountant nogmaals een rechtmatigheidstoetsing doet wanneer dit ook al door de gemeente zelf wordt gedaan. • De heer Jongsma antwoordt dat dit wordt gedaan om te controleren of de beweringen van het college ook onderbouwd zijn. Dit betekent niet dat de accountant de controle gaat overdoen, maar meer dat er wordt vastgesteld dat het college toetsingen heeft gedaan waarmee de getrokken conclusies gerechtvaardigd worden. 6. Evaluatie werkzaamheden accountant De voorzitter vraagt of er raadsleden zijn met opmerkingen over de werkzaamheden van de accountant. Dit is niet het geval. De heer De Vries stelt ook dat vanuit het college positief wordt gekeken naar de werkzaamheden van de accountant. Dit geldt andersom ook vanuit de accountant. 7. Verdiepingssessie risicomanagement en weerstandsvermogen (specifiek de risicobeoordeling) De voorzitter geeft het woord aan de heer Bolijn. De heer Bolijn geeft een presentatie over wat het risicomanagement van de gemeente Meppel inhoudt, wat de gemeente daar op dit moment mee doet en wat er verbeterd kan worden. De meest belangrijke begrippen in de nota zijn: de gevolgen, kansen, effecten en beheersmaatregelen van de verschillende risico’s. Er moet door de raad een afweging worden gemaakt welke risico’s als acceptabel en welke juist als onacceptabel worden geacht, niet alles kan immers worden voorkomen.

Op dit moment wordt er al een externe toetsing van verschillende risico’s gedaan, ook wordt tijdens de begroting en de jaarrekening de risicoprofielen geüpdatet en worden er interne voortgangsgesprekken gehouden om niet verrast te worden. De nieuwe nota zal dan vooral moeten gaan over de ontbrekende spelregels. In het bijzonder over wat er gedaan moet worden wanneer een norm niet wordt gehaald, wanneer er zich een risico voordoet en wat er gedaan moet worden rondom het belangrijkste risico, de grondexploitatie. Daarnaast ontbreekt er bijvoorbeeld een koppeling tussen de beleidsprogramma’s en de risico’s en moet er een streefwaarde voor de overige financiële kengetallen worden opgesteld. De heer De Vos vraag of het niet een ingewikkeld verhaal wordt wanneer alle risico’s moeten worden doorgerekend, er zitten namelijk vaste financiële kaders aan. • De heer Bolijn stelt dat er vooral een keuze moet worden gemaakt of er voor bepaalde risico’s aparte reserves moeten worden aangelegd. De prioritering hiervan is aan de gemeenteraad. De heer De Vries komt met een toevoeging over welke bedragen er nu in de begroting staan en stelt dat er heel secuur en nauwkeurig moet worden gekeken wanneer er met financiën worden geschoven. Mevrouw Booij vraagt wat er wordt gedaan als er zich grote risico’s voordoen die onvoorzien zijn en of op dat moment het risicoprofiel moet worden aangepast.

• De heer Bolijn stelt dat juist bij de twee jaarlijkse momenten het risicoprofiel kan worden geüpdatet en geactualiseerd.

3

De heer Bolijn vervolgt en sluit zijn presentatie af met dat vooral de bewustwording rondom risico’s moet worden vergroot en het gesprek moet worden aangegaan. De heer De Vos vraagt hoe de risicobedragen in procenten zijn vastgesteld. Er worden in de nota namelijk wegingen gemaakt van bepaalde percentages. • De heer Bolijn antwoordt dat door simpelweg in de nota aan te geven dat bijvoorbeeld 25% laag, 50% middel en 75% een hoog risico is, dat probleem getackeld kan worden. Er kan ook worden gekozen om te kijken hoe groot de kans is dat een bepaald risico zich het komende jaar of over twee jaar voordoet. Zo wordt het helder waarom voor een bepaald percentage gekozen is. 8. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. 9. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 10. Aanbesteding accountantsdienst 2024-2027 De heer De Vos vertelt dat er een uitgebreid stuk over de aanbesteding door de organisatie is opgesteld en is doorgenomen door de leden van deze commissie. Een aantal punten zijn aangepast en nu ligt er een stuk wat gebruikt kan worden voor de aanbestedingsprocedure. Mevrouw De Vlieg vraagt of het een goed idee is om de effecten van de klimaatcrisis mee te nemen in de accountantscontrole van de gemeente. • De heer De Vos stelt dat dit vooral een grote inspanning vraagt, zonder dat dit veel toegevoegde waarde heeft.

Zijn gevoel is dat het beter is om meer in de programma’s zelf duurzaamheidsdoelstellingen vast te leggen in plaats van achteraf een extra controle te houden. • De heer Van Scheijen stelt dat het beter is om eerst principes af te spreken in de raad voordat dit achteraf wordt gecontroleerd. • Mevrouw Booij stelt dat het vooral een lastig dilemma is. De invulling van een duurzaamheidsprincipes zou vooral als trigger moeten werken om te verduurzamen en is bang dat wanneer er direct strenge controles opzitten dit vooral averechts gaat werken. Zij ziet er meer in dat er vooral in het nieuw te maken beleid extra voorwaardes worden geschept over duurzaamheid in plaats van achteraf te controleren in de auditcommissie. • Mevrouw Heijink sluit zich aan bij wat er eerder gezegd is. Mevrouw De Vlieg vult aan dat het niet zozeer om het behalen van de doelstelling en het controleren daarvan gaat, maar meer over de kosten waar de gemeente Meppel voor komt te staan ten aanzien van klimaatverandering. Er komt rond dat thema financieel veel op de gemeente af en daar moet de organisatie klaar voor zijn.

4

De heer De Vries snapt het verzoek van mevrouw De Vlieg niet helemaal en vraagt om een extra uitleg. • Mevrouw De Vlieg antwoordt dat bedrijven binnenkort verplicht zijn een behoorlijk uitgebreide rapportage over de financiële gevolgen van de duurzaamheidsmaatregelen die zij moeten nemen, maar ook de gevolgen waar zij tegenaan lopen die rechtstreeks gevolg zijn van de klimaatcrisis. Gemeenten zijn hier niet toe verplicht, maar het lijkt mevr. De Vlieg verstandig om zelf als gemeenteraad initiatief te nemen en deze toetsing ook bij onze gemeente te houden. De heer de Vries stelt dat wat mevrouw de Vlieg omschrijft niet verplicht is voor bedrijven maar dat er iets anders verplicht is en vraag aan de accountant hoe dit zit. • De heer Jongsma vult aan dat bedrijven zich moeten verantwoorden over bijvoorbeeld uitstoot of over het naleven van de geldende milieuwetgeving. Elk bedrijf moet omschrijven wat hun impact is op het milieu en wat voor impact het milieu op het bedrijf heeft. Op basis daarvan moet een bedrijf bepalen wat voor hen belangrijk is en hoe zij dit duurzaam kunnen invullen. Hij adviseert dat de gemeente Meppel doelstellingen zou kunnen stellen op het gebied van duurzaamheid om naar te streven.

Waar het gaat om financiële verantwoording hierover dan ziet hij niet zozeer de koppeling met klimaat, behalve waar dit gaat om het eerdergenoemde risicoprofiel waar gekeken kan worden wat voor effecten klimaatverandering op de gemeente Meppel kunnen hebben. 10. Sluiting Onder dankzegging voor ieders inbreng sluit de voorzitter de auditcommissie om 20:30 uur. Vastgesteld in de vergadering van DD MM JJJJ voorzitter, R. van Leeuwen

commissiegriffier, J. Kemper

5