Besluitenlijst auditcommissie 16 september 2021

BESLUITENLIJST AUDITCOMMISSIE GEMEENTE MEPPEL VAN DE VERGADERING OP DONDERDAG 16 SEPTEMBER 2021– NR. 3 AANWEZIG: VOORZITTER: Mevrouw J. Bos (D66) LEDEN: Sterk Meppel: de heer K. de Vries PvdA: mevrouw J. Voetelink ChristenUnie: mevrouw I. Booij CDA: mevrouw S. Wolvekamp GroenLinks: de heer A. Peeks SP: de heer X. Topma VVD: de heer M. Verstraaten ADVISEURS: de heer J. van der Haar (portefeuillehouder), mevrouw H. Jonker en de heren R. Zwart en G. Aukema (fraude- en risicobeheersing) namens de gemeente Meppel, de heren R. Bouman en R. van Hoff namens BDO en de heren H. Beerda (m.b.t. afstemmingsoverleg) COMMISSIEGRIFFIER: de heer J. Kemper

1. Opening De voorzitter opent de vergadering en het allen van harte welkom. Hierbij wordt het volgende aangegeven: De heren M. van Brussel (SP) en de heer E. J. Jongsma (BDO) zijn met kennisgeving afwezig. De heer van Brussel wordt vervangen door de heer X. Topma. De heer H. Beerda (lid rekenkamercommissie) schuift aan voor agendapunt 4 het afstemmingsoverleg. Verder schuiven de heren G. Aukema (adviseur VIC) en R. Bouman (BDO) aan bij agendapunt 6 fraude- en risicobeheersing. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt conform concept vastgesteld. 3. Besluitenlijst auditcommissie d.d. 20 mei 2021 De besluitenlijst wordt conform concept vastgesteld. 4. Afstemmingsoverleg Namens de rekenkamercommissie geeft de heer Beerda aan dat de rekenkamer momenteel bezig is met het onderzoek naar de effecten van de bestedingen binnenstad. Voor komende onderzoeken worden de raadsleden op korte termijn gevraagd om input te geven. De heer Bouman geeft aan dat BDO naast de reguliere zaken specifiek aandacht zal besteden aan het sociaal domein, inkoop en aanbesteding, rechtmatigheidsverantwoording en corona-zaken. Desgevraagd geeft portefeuillehouder van der Haar aan dat er intern geen plannen zijn voor specifieke onderzoeken. 5. Aanwijzingen accountantscontrole 2021 De heer van Hoff geeft aan dat BDO na hun aanscherping van de aanwijzingen v.w.b.

de SiSa (verantwoording specifieke rijksuitkeringen) en enkele aanvullingen normenkader goed aan de slag kan met het accountantsonderzoek. De commissie adviseert de raad om het voorstel over te nemen.

6. Fraude- en risicobeheersing De heer van Hoff geeft vanuit de BDO een inleiding aan de hand van een PowerPointpresentatie. Hierbij roept hij de auditcommissie op om de mogelijke risico’s te zien die op dit vlak bij de gemeente (kunnen) spelen en daarover eventueel besluiten te nemen. De heer Aukema licht de door hem opgestelde inleiding toe. Hierin staat de wijze waarop binnen de gemeente wordt omgegaan met fraude, wat daaraan al wordt gedaan en de geplande inventarisatie centraal. Desgevraagd geeft de portefeuillehouder op een vraag van mevrouw Bos aan dat de inventarisatie ook nadrukkelijk is bedoeld om eventuele witte vlekken (hebben we alle risico’s in beeld) scherp te krijgen. Verder geeft hij aan dat de relevante nota’s hierover uit 2013 naar aanleiding van de inventarisatie tot wijzigingsvoorstellen kunnen leiden. Op vragen van mevrouw Voetelink en Peeks geeft de portefeuillehouder aan dat hij navraag zal doen op welke wijze dit onderwerp binnen de organisatie is neergelegd en of hiervoor beleid is opgesteld. De heer de Vries vraagt om inzicht qua geld in de omvang en naar de balans van datgene wat we erin stoppen en wat het opbrengt. Hierop wordt door de heer Aukema geantwoord dat het eerst nodig is om goed inzicht te krijgen in de huidige aanpak.

Met betrekking tot risicobeheersing stelt mevrouw Bos voor om als auditcommissie voor te stellen om bij tussentijdse raadsvoorstellen met (grote) financiële effecten ook een besluit te nemen over de effecten daarvan op de reservepositie en een lijst op vragen van majeure projecten. Verschillende leden geven een eerste reactie. Afgesproken wordt om dit in de volgende vergadering opnieuw aan de orde te stellen. De heer Bouman geeft aanvullend aan dat dit desgewenst ook opgenomen kan worden in de P7C-planning. De heer Zwart geeft aan dat naast de kengetallen de duiding van het risico in het raadsvoorstel van belang is. De commissie adviseert om de BDO-presentatie en de ambtelijke inleiding specifiek onder aandacht van de raad te brengen en om dit onderwerp in de volgende auditcommissie te agenderen om nogmaals hierover van gedachten te wisselen, zodat eenieder zijn/haar gedachten hierover kan vormen. 7. Mededelingen De portefeuillehouder geeft aan dat een recente financiële tussenrapportage aangeeft dat er dit jaar geen significante overschrijdingen van budgetten wordt verwacht. Mevrouw Bos doet de suggestie om binnen de fracties aandacht te vragen voor de auditcommissie (nieuwe leden mee te nemen en te informeren) en om in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad ook onderwerpen van de auditcommissie op te nemen. 8. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 9.

Sluiting Onder dankzegging voor ieders inbreng sluit de voorzitter de bijeenkomst om 20:35 uur. Vastgesteld in de vergadering van 13 januari 2022. voorzitter, J. Bos

commissiegriffier, J. Kemper