Besluitenlijst Auditcommissie 14 januari 2021

BESLUITENLIJST AUDITCOMMISSIE GEMEENTE MEPPEL VAN DE VERGADERING OP DONDERDAG 14 JANUARI 2021– NR. 1 AANWEZIG: VOORZITTER: Mevrouw J. Bos (D66) LEDEN: Sterk Meppel: de heer K. de Vries PvdA: mevrouw J. Voetelink ChristenUnie: mevrouw I. Booij CDA: mevrouw S. Wolvekamp GroenLinks: de heer A. Peeks SP: de heer M. van Brussel VVD: de heer M. Verstraaten ADVISEURS: de heer J. van der Haar (portefeuillehouder), mevrouw H. Jonker en de heren R. Zwart en J. Overweg (rechtmatigheid) namens de gemeente Meppel, de heren R. Bouman, E.J. Jongsma en R. van Hoff namens BDO en de heren T. van der Woude en S. Muiser (m.b.t. rechtmatigheid) COMMISSIEGRIFFIER: mevrouw F. Koekoek

1. Opening De voorzitter heet allen van harte welkom in de eerste vergadering in 2021. Een speciaal welkom is er voor de heer M. Verstraaten (vanaf nu de vaste vertegenwoordiger namens de VVD-fractie) en de heer E. J. Jongsma, die vanaf het controlejaar 2021 als accountant vanuit BDO de controle zal uitvoeren. De heer Jongsma geeft een korte introductie. Op een vraag van mevrouw Booij (ChristenUnie) geeft de voorzitter kort aan wie er verder als adviseur aan tafel zitten. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt conform concept vastgesteld. 3. Besluitenlijst auditcommissie d.d. 16 september 2020 De besluitenlijst wordt conform concept vastgesteld. 4. Managementletter Gemeente Meppel 2020 (interimcontrole) De heer Bouman geeft een toelichting op de managementletter, hierbij gaat hij op onder meer de volgende zaken in:  De gemaakte keuze/afweging door het college t.a.v. risico/doelmatigheid is door de accountant te volgen;  Overige bevindingen liggen in lijn met voorgaande jaren;  Samenwerking en verantwoording interne controle verloopt goed;  Effecten coronacrisis; controle Tozo (De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers);  Rechtmatigheidsverantwoording.

Vanuit de commissie worden de volgende vragen en opmerkingen ingebracht:  De heer Verstraaten (VVD) vraagt naar de risico’s, met name op het terrein van de IT (interne controle). De heer Bouman geeft aan dat de applicaties, autorisaties niet goed in het systeem zitten. Omdat de risico’s intern worden aanvaard, zal dit in de komende adviseringen door hem kort worden benoemd. In aanvulling hierop vraagt mevrouw Wolvekamp (CDA) m.b.t. de omvang van onze organisatie of vergelijkbare gemeenten ook deze risico’s hebben. De heer Bouman heeft zo geen voorbeelden, maar wijst wel op het belang van (extra geld voor) IT. Portefeuillehouder van der Haar, geeft aan dat er wel controle plaats gaat vinden, maar niet tijdens het jaar maar achteraf. De heer Overweg geeft een aanvullende toelichting rond de geaccepteerde risico’s bij aanbesteding, prestatielevering, crediteurstamgegevens, verhuuropbrengst en ICT. Hierbij wordt gegevensgericht gewerkt, dus achteraf gecontroleerd.  Op een vraag van mevrouw Booij geeft de accountant aan dat de aanbestedingsregels steeds scherper worden, waarbij scherp in de gaten moet worden gehouden of subsidies niet richting (vormen van) inkoop gaan.  Mevrouw Wolvekamp (CDA) vraagt m.b.t. zorgcontinuïteit naar de rol van de raad.

De heer Bouman wijst hierin op de primaire rol van het college, voor de raad gaat het meer om het belang om hierover goed geïnformeerd te worden. Portefeuillehouder van der Haar geeft aan dat er zicht is op prestaties, die wel geleverd zijn en ook op de prestaties die niet geleverd zijn.  Mevrouw Voetelink (PvdA) vraagt naar de productverantwoordingen bij niet levering. De accountant komt hierop terug bij de verantwoording van de jaarrekening.  Mevrouw Bos (D66) vraagt naar de mogelijke ontwikkelingen rond een digitale begroting, hierop geeft de portefeuillehouder aan dat hiervoor iemand wordt aangetrokken. De commissie adviseert de raad om de managementletter voor kennisgeving aan te nemen. Aanvullend hierop geeft de commissie de raad de volgende (aandachts-)punten mee:  Samenwerking intern (o.a. VIC) met BDO is goed te noemen;  Er zijn geen grote onrechtmatigheden geconstateerd;  Intern is er aandacht voor de aanbevelingen vanuit BDO;  De onzekerheden rond corona;  De specifieke aandacht binnen de auditcommissie voor de analyse van de risico’s inzake de interne en IT-beheersing. 5. Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Na een inleiding van de voorzitter geeft de heer Muiser aan de hand van een PowerPointpresentatie een toelichting. Zie bij de auditcommissie in iBabs (14-01-2021) voor de presentatie.

De accountant geeft desgevraagd aan dat op dit moment het voorstel rond variant 1 als realistisch dan wel voor de hand liggend voor de gemeentelijke organisatie is te beschouwen. Op vragen van mevrouw Wolvekamp (CDA) wordt het volgende door de heer Muiser aangegeven. Een toelichting op variant 2 (soort van tussenvorm met doelmatigheidsvraagstukken á la rekenkamer).

Met “toon aan de top” wordt bedoeld dat dit onderwerp gedragen dient te worden door alle betrokkenen (organisatie, raad, etc. en niet alleen door de VIC’s ([informele samenwerking tussen de vier betrokken gemeenten]). Desgevraagd wordt op een vraag van mevrouw Voetelink (PvdA) aangegeven dat een van de controlepunten misbruik en oneigenlijk gebruik betreft. De commissie adviseert de raad om het voorstel over te nemen. 6. Memo inzake toezegging over systematiek heffing onroerende zaakbelastingen Portefeuillehouder van der Haar geeft hierover het volgende aan:  Memo opgesteld naar aanleiding van een hierover gedane toezegging.  Door de OZB-tarieven vast te stellen in de maand december is er meer gelegenheid het WOZ-bestand zo volledig mogelijk te controleren en kan zo dicht mogelijk bij de geraamde OZB opbrengst worden aangesloten. Op vragen van de heer Verstraaten geeft de portefeuillehouder aan dat vaststelling van de OZB-tarieven voor het opvolgende jaar onder meer moet plaatsvinden voor 1 januari om de aanslagoplegging tijdig in technische zin uit te kunnen voeren. De commissie adviseert om de memo onder aandacht van de raad te brengen. 7. Informatiebehoefte Corona effecten De voorzitter geeft aan dat in de vorige vergadering is gesproken over het al dan niet extra informeren van de raad over de corona effecten.

Mevrouw Wolvekamp CDA) vraagt in deze naar het advies van de accountant (scenarioanalyse opstellen). Portefeuillehouder van der Haar geeft aan dat het college in eerste instantie bezig is met het zicht geven in de jaarrekening op in- en uitgaven met betrekking tot corona. Daarnaast wordt er nog niet gedacht aan scenario’s. De heer Bouman adviseert om als gemeente alle (gederfde) kosten in beeld te brengen en daarna nadenken over scenario’s (anticiperen op mogelijkheden). Mevrouw Booij vraag in dit kader naar de beschikbaar gestelde middelen voor cultuur. De portefeuillehouder geeft aan dat de compensatie van het rijk moet worden gezien als algemeen middel. De gemeente kan zelf bepalen waaraan het wordt uitgegeven (niet geoormerkt). Afsluitend merkt de voorzitter op om dit punt in algemene zin op de volgende vergadering terug te laten komen. 8. Brieven begrotingsonderzoek en financieel toezicht provincie Drenthe Vanuit de commissie worden hierover geen vragen gesteld. De portefeuillehouder geeft vanuit het college een korte toelichting en geeft hierbij aan dat met betrekking tot de risico’s van de GREX (grondexploitaties) er nog een nieuwe/gewijzigde nota grondbeleid komt voor het zomerreces 2021. 9. Benoeming plaatsvervangend voorzitter auditcommissie De heer K.

de Vries (SteM) heeft zich hiervoor als enige kandidaat aangemeld en wordt door de commissie unaniem als plaatsvervanger aangewezen. 10. Ingekomen stukken/Mededelingen Hiervan wordt geen gebruik gemaakt.

11. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 12. Sluiting Onder dankzegging voor ieders inbreng sluit de voorzitter de bijeenkomst om 21:15 uur. Vastgesteld in de vergadering van 9 juni 2021. voorzitter, J. Bos

commissiegriffier,