Besluitenlijst 8 september auditcommissie 2022

BESLUITENLIJST AUDITCOMMISSIE GEMEENTE MEPPEL VAN DE VERGADERING OP WOENSDAG 8 SEPTEMBER - NR. 3 AANWEZIG: VOORZITTER: de heer R. van Leeuwen (SteM) LEDEN: ChristenUnie: mevrouw I. Booij CDA: mevrouw C. Heijink GroenLinks: de heer A. Peeks PvdA: de heer H. Timmer VVD: de heer J.R. Meesters ADVISEURS: de heer K.J. de Vries (portefeuillehouder), mevrouw H. Jonker en de heren R. Zwart en R. Bolijn namens de gemeente Meppel, de heren E.J. Jongsma en R. van Hoff namens BDO en COMMISSIEGRIFFIER: de heer J. Kemper AFWEZIG: de heren M. van Brussel (SP), A. de Vos (D66) en de heer H. Beerda (lid rekenkamercommissie)

1. Opening De heer Van Leeuwen opent de vergadering om 19:30 uur en heet iedereen van harte welkom. Hij introduceert kort de heer R. Bolijn (concern controller gemeente Meppel), die als adviseur de commissie gaat bijwonen. Afsluitend geeft hij aan dat de heren Beerda, van Brussel en de Vos met kennisgeving afwezig zijn. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt conform concept vastgesteld. 3.1 Besluitenlijst auditcommissie d.d. 1 juni 2022 De besluitenlijst wordt conform concept vastgesteld. De heer van Leeuwen vraagt naar aanleiding van de besluitenlijst naar het document betreffende risico- en fraudebeheersing waarover, richting commissie nog teruggekomen zou worden. Hierop geeft de portefeuillehouder de heer de Vries aan dat het bedoeling is om de risicoparagraaf van 2013 te actualiseren. 3.2 Bijeenkomst ¨Wat voor auditcommissie willen wij zijn¨ Na een korte toelichting van de voorzitter wordt door de commissie ingestemd met het organiseren van een bijeenkomst op dinsdag 1 november voor de leden van de auditcommissie en hun plaatsvervangers. Hierbij merkt de heer Peeks (GroenLinks) op dat hij aanvullend pleit voor een verdiepende cursus na deze bijeenkomst. 3.3 Besluitenlijst auditcommissie d.d. 1 juni 2022 BESLOTEN deel De besluitenlijst wordt conform concept vastgesteld. 4.

Afstemmingsoverleg De heer Jongsma (accountant) geeft een korte toelichting op de controlewerkzaamheden en de daarbij uit te voeren onderzoeken, zoals verwoord in het door BDO overgelegde auditplan gemeente Meppel 2022 (document opgenomen bij agendapunt 5). Desgevraagd geeft de heer de Vries (portefeuillehouder) aan dat het college geen voornemens heeft om in de komende periode onderzoeken (213a gemeentewet) te laten uitvoeren. In relatie tot dit onderwerp wijst hij wel op de interne evaluatie van de PenC documenten.

5. Aanwijzingen accountantscontrole 2022 De accountant, de heer Jongsma (accountant), geeft mede aan de hand van het door BDO opgestelde auditplan een toelichting op de te starten controle over het jaar 2022. Hierbij markeert hij het volgende: • Aan de aanbestedingsregels en het aanbestedingsproces zal vanuit BDO extra aandacht worden besteed. • Dit geldt ook voor de fraude- en risicoaspecten. Aandacht hiervoor is een nadrukkelijke taak van de accountant geworden. • Grondexploitaties, bedrijventerreinen (o.a. Noord III en IV). • En zoals gebruikelijk de financiële positie van de gemeente. Op vragen vanuit de commissie geeft hij het volgende aan: • Hoewel de wisseling van de rechtmatigheidsverantwoording van accountant naar college is uitgesteld • naar het boekjaar 2023, is de organisatie/college i.o.m. accountant bezig om deze taak over te nemen. • Daar waar mogelijk maakt de accountant gebruik van interne audits, indien deze voldoen aan de kwaliteitstoets. Vanuit de financiële medewerkers wordt desgevraagd aangegeven dat inmiddels is gestart met de implementatie van de digitalisering van de PenC stukken. Het streven is er op gericht om de jaarrekening 2022 digitaal te presenteren.

Naar aanleiding van de opmerking van de accountant inzake het (krappe) tijdspad van de gemeente inzake de jaarstukken, wordt er enerzijds gesproken over het eventueel eerst voorleggen van de jaarstukken zonder accountantsverklaring én anderzijds het belang om te kunnen sturen op de juiste documenten. Concreet wordt afgesproken om de planning (intern en accountant) te agenderen voor de volgende vergadering. De commissie adviseert de raad om conform het opgestelde raadsvoorstel te besluiten over de aanwijzingen accountantscontrole 2022. Hierbij worden vanuit de commissie geen specifieke aandachtspunten meegegeven. 6. Mededelingen De voorzitter stelt voor om in de eerste vergadering van het nieuwe jaar het agendapunt accountantsdiensten 2024 op te voeren. Dit met betrekking tot de keuze tussen verlening huidig contract of aanbesteding. De commissie stemt hiermee in. 7. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 8. Sluiting Onder dankzegging voor ieders inbreng sluit de voorzitter de auditcommissie om 20:05 uur. Vastgesteld in de vergadering van 19 januari 2023 voorzitter, R. van Leeuwen

commissiegriffier, J. Kemper