Auditplan gemeente Meppel 2022
Tekst van het document
CONTROLEPLAN 2022
Gemeente Meppel Waarborgen van de onafhankelijkheid en objectiviteit
Aanbiedingsbrief
de raad van de gemeente Meppel t.a.v. de griffier Postbus 501 7940 AM MEPPEL
Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij ontvangt u ons controleplan voor de jaarrekeningcontrole 2022 van uw gemeente. Dit plan beschrijft de reikwijdte van onze werkzaamheden en de naar onze mening voornaamste factoren die van belang zijn voor de controle van deze jaarrekening. Met dit auditplan willen wij u zo goed mogelijk informeren over de wijze waarop wij de controle 2021 vormgeven en u ondersteunen in de uitoefening van uw opdrachtgeversrol richting de accountant. Via dit auditplan beschikt u over een concreet document aan de hand waarvan u de afspraken en verwachtingen ten aanzien van de controle tussentijds en achteraf kunt evalueren.
Groningen, 8 september 2022 Kenmerk: EJJ/RvH/1038040
De onderwerpen, die in dit plan aan de orde komen, maken onderdeel uit van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die wij toepassen bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening en andere controle opdrachten. Graag geven wij u de mogelijkheid om in het verlengde van de controleopdracht ons specifieke aandachtspunten mee te geven. In onze rapportages koppelen wij vervolgens de resultaten ten aanzien van uw aandachtspunten expliciet terug. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze, E.J. Jongsma RA Partner en extern accountant gemeente Meppel Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA INHOUDSOPGAVE
VOLGENDE PAGINA
Inhoudsopgave
1. DOEL EN REIKWIJDTE VAN DE CONTROLE
2. NORMENKADER
3. VERANTWOORDELIJKHEDEN
4. MAATWERK
1. Doel en reikwijdte van de controle – Gemeente Meppel Uw primaire opdracht voor 2022 is ongewijzigd ten opzichte van 2021 Voldoet de jaarrekening aan de in de wet gestelde eisen? Getrouw beeld (in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten en Wet normering topinkomens) Financiële rechtmatigheid van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties Verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening
Uitkomsten: Managementletter & accountantsverslag Controleverklaring bij de jaarstukken 2022 en de verantwoording NIT.
1. DOEL EN REIKWIJDTE
2. NORMENKADER
3. VERANTWOORDELIJKHEID
4. MAATWERK
4
2. Belangrijkste elementen normenkader – Gemeente Meppel Externe wet & regelgeving Besluit begroting en verantwoording; (Europese) aanbestedingswet; Kadernota rechtmatigheid (commissie BBV).
Interne regelgeving Financiële verordening; Gemeentelijke verordeningen cf. normenkader
2022.
1. DOEL EN REIKWIJDTE
2. CONTROLEAANPAK
3. CONTROLEPROCES
4. KOSTEN
5
3. Verantwoordelijkheid gemeente Meppel Verantwoordelijkheid college Naleven van wettelijk voorschriften;
6
Rol raad/ commissie Toezicht houden op goed bestuur: goedkeuren van begroting, jaarverslag, meerjarenplan;
Borgen van de financiële rechtmatigheid; Controleren op naleven van de wet door het Opzetten van een effectieve interne beheersing
college;
die materiële afwijkingen voorkomt; Controleren of financiële middelen op de juiste Voorkomen en ontdekken van fraude; Opmaken van de jaarstukken
manier worden aangevraagd en besteed; Accountant aanstellen
Controle wordt uitgevoerd op basis van risicoanalyse
3. CONTROLEPROCES
2. NORMENKADER
3. VERANTWOORDELIJKHEID
4. MAATWERK
3. Verantwoordelijkheden BDO
7
BDO heeft zich te houden aan Controleverordening en controleprotocol/normenkader; Nederlandse controlestandaarden (NV-COS); Besluit accountantscontrole decentrale
overheden; Wet ter voorkoming van witwassing en
financieren terrorisme (melding ongebruikelijke transacties); Controleprotocol Wet normering topinkomens; Nota verwachtingen accountantscontrole SISA.
Overall: Waarborgen van de onafhankelijkheid en objectiviteit
1. DOEL EN REIKWIJDTE
2. CONTROLEAANPAK
3. VERANTWOORDELIJKHEID
4. MAATWERK
4. Maatwerk – Planning (1/4)
8
Start reguliere cyclus
Dynamisch proces inclusief SCRUM
Korte communicatielijnen
Persoonlijke aanpak
April Mei
Augustus – September
Controle jaarrekening Accountantsverslag Controleverklaring
Delen lijst op te leveren stukken VIC jaarplan
Pre-audit jaarrekening posten
Februari Maart
Geen verrassingen tijdens de jaarrekeningcontrole
Controle specifieke verantwoording NIT tijdig afgerond
1. DOEL EN REIKWIJDTE
2. CONTROLEAANPAK
3. VERANTWOORDELIJKHEID
Reëel controleplan afgestemd op uw specifieke situatie
Afstemming VIC jaarplan
Indien nodig bijstellen van onze afspraken
Processen in scope zijn:
Interimcontrole managementletter
Oktober november
4. MAATWERK
Planning & Control
Inkopen & Aanbesteden
Parkeeropbrengsten
Personeelsproces
Verbonden partijen en
Uitkeringen in geld
WMO & Jeugd
Subsidies
Belastingen
Grondexploitaties
samenwerkingsrelaties
IT-beheersing
4. Maatwerk – Ons dashboard over 2021 van Meppel (2/4) STREKKING CONTROLEVERKLARING
AANDACHTSPUNTEN VOOR 2022
De jaarrekening 2021 is getrouw.
Wij verstrekken conform voorgaand jaar een verklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid, vanwege onrechtmatigheden in de naleving van de wet-en-regelgeving rondom de EU- aanbestedingen.
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 1.290.000 respectievelijk € 3.600.000.
De programmaverantwoording en de paragrafen zijn verenigbaar met de jaarrekening en bevatten geen materiële onjuistheden.
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.
De WNT is nageleefd.
Geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage.
ONTWIKKELING GREX / SOCIAAL DOMEIN
9
RESULTAAT 2021
2021
2021 kenmerkte zich door de vele onzekerheden die spelen. Onzekerheden onder andere op het vlak van corona, het uitblijven van een kabinetsakkoord en het sociaal domein. Maar ook toenemende krapte op de arbeidsmarkt.
(x €1.000)
Jaarrekening
Begroting (na wijziging)
4.446
-/- 2.479
773
769
5.180
-/- 1.710
Saldo van baten en lasten
Naar aanleiding van onze controle over het boekjaar 2021 zijn vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor 2022 benoemd
Mutatie reserves Resultaat
Aandachtspunten in relatie tot de financiële positie
Aanbestedingsrechtmatigheid
Doorontwikkeling organisatie mede in verband met rechtmatigheidsverantwoording door het college (vanaf 2022)
Het positieve resultaat van boekjaar 2021 wijkt aanzienlijk af van de begroting na wijziging.
Verbeterpunten proces jaarrekeningcontrole
Het voordeel is in lijn met voorgaand jaar een combinatie van tegenvallers in het Sociaal Domein gecompenseerd door aanvullende baten en meevallers in de Algemene Uitkering, winstneming uit verkoop van gronden en door uitstel van werk als gevolg van de Corona-omstandigheden.
BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN
Ontwikkeling grondexploitatie:
Totale boekwaarde per ultimo 2021 bedraagt € 42,4 miljoen. De verliesvoorziening die hierop in minder wordt gebracht bedraagt ca. € 10,5 miljoen
De exploitatie van complex Nieuwveense landen kent voor € 4,8 miljoen aan projectspecifieke risico’s (2020: €3,0 miljoen)
Tussentijdse winstneming in totaal € 663.000
Significante nieuwe grondaankopen ad. €10,4 miljoen omtrent de grondexploitatie Noord III/IV
Ontwikkeling Sociaal Domein:
Stijgende kostenontwikkeling binnen het programma van € 2,0 miljoen ten opzichte van de gewijzigde begroting. De hogere kosten t.o.v. de begroting worden gecompenseerd door aanvullende baten
De onzekerheid voortkomend uit het sociaal domein (Wmo en jeugdzorg) bedraagt € 1,3 miljoen. Dit is daling van € 0,7 miljoen ten opzichte van voorgaand jaar, terwijl het lastenniveau is toegenomen.
1. DOEL EN REIKWIJDTE
2. NORMENKADER
Fout uit de controle op naleving van de EU aanbestedingsregels bedraagt € 2,5 miljoen voor boekjaar 2021 (2020: 1,6 miljoen)
De stijging van de fout op de aanbestedingsrechtmatigheid is afkomstig van de lasten van ICT (€ 0,6 miljoen), lasten als gevolg van stapeling van facturen en lasten inhuur van personeel (€ 0,3 miljoen). Wij adviseren om zo snel mogelijk om de bestaande inkopen die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen op de juiste manier aan te besteden.
Door het positieve resultaat is de solvabiliteit (eigen vermogen t.o.v. totaal opbrengsten) toegenomen. Maar blijft de solvabiliteit een aandachtspunt.
Formele onrechtmatigheid aangaande de identificatieplicht binnen het sociaal domein van € 1,1 miljoen.
De gemeente Meppel heeft de overige controlebevindingen gecorrigeerd in haar definitieve jaarrekening.
3. VERANTWOORDELIJKHEID
4. MAATWERK
Door de investeringen in Noord III/IV neemt de boekwaarde en de ratio toe. Deze moeten nog terugverdiend worden bij verkoop.
4. Maatwerk – Risico-inschatting (3/4)
10
Ontwikkelingen gemeente Meppel en risico-inschatting voor onze controle
NALEVING WETGEVING, WAARONDER EU AANBESTEDEN EN RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING COLLEGE
ONTWIKKELINGEN FINANCIËLE POSITIE
PRESTATIELEVERING SOCIAAL DOMEIN (M.N. WMO, JEUGD EN PGB)
TOTSTANDKOMING JAARREKENING
FRAUDERISICO’S EN BEHEERSING DAARVAN
Realistisch tijdspad? Wanneer Raad in beeld? OVERIGE SPEERPUNTEN AUDITCIE? IT ONGEAUTORISEERDE MUTATIES IN SYSTEMEN Follow up eerdere jaren
1. DOEL EN REIKWIJDTE
2. NORMENKADER
GRONDEXPLOITATIES Haalbaarheid ramingen Noord III/IV
3. VERANTWOORDELIJKHEID
4. MAATWERK
4. Maatwerk – Nieuwe accenten (4/4)
11
Invoering rechtmatigheidsverantwoording
Impact fraude in de controleverklaring
Doorontwikkeling organisatie in verband met
De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie
rechtmatigheidsverantwoording door het college; De VIC-samenwerking tussen een aantal Drentse gemeenten op
dit punt is stopgezet, waardoor Meppel dit zelfstandig moet organiseren. Het uitvoeren en beheersen van het traject van rechtmatigheidsaudits en het zelfstandig vormen van een oordeel hieromtrent is niet gelukt over boekjaar 2021; Voor 2022 zou daarbij wat ons betreft aandacht gegeven moeten
worden aan het volgende: Per onderdeel van de organisatie beoordelen in hoeverre borging van de rechtmatigheid binnen de primaire procesgang is geborgd. Aandacht voor inrichting en borging van het uitvoeren van rechtmatigheidsaudits op basis van een vooraf opgestelde planning binnen de reguliere planning en control cyclus en de (tussentijdse) rapportage hierover naar college en zo mogelijk ook auditcommissie en raad.
van fraude ligt bij het college. De raad heeft hierbij een controlerende taak; Wij gebruiken de fraudedriehoek om een nadere analyse te
maken van de frauderisico’s: Druk/Incentive; Attitude/Rationaliseren; Gelegenheid. Het is onze verantwoordelijkheid als accountants om door
planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude of van fouten. Met name ten aanzien van ‘gelegenheid’ geldt dat de organisatie
de mogelijkheid heeft om dit te beïnvloeden door hiervoor voldoende maatregelen te treffen.
ATTITUDE / RATIONALISEREN 1. DOEL EN REIKWIJDTE
2. NORMENKADER
3. VERANTWOORDELIJKHEID
4. MAATWERK
12
nieuwe perspectieven In de nieuwe economie doen kansen zich sneller voor dan ooit. Nieuwe spelregels geven een boost aan zakelijk werken. En een nieuwe generatie staat klaar om het anders te doen. Beter, slimmer, innovatiever. Wie succesvol wil ondernemen, moet zelf ook vernieuwen. Open staan voor verandering. En met open vizier kijken naar de mogelijkheden die voor ons liggen.
bdo.nl
Nieuwe perspectieven, dát is wat BDO u wil bieden. En kan bieden, dankzij onze unieke combinatie van lokale marktkennis en een internationaal netwerk. Persoonlijke dienstverlening en een professionele aanpak. BDO helpt u graag om vanuit een andere invalshoek naar uw business te kijken. Zodat u de juiste beslissingen neemt om uw organisatie sterker, wendbaarder en succesvoller te maken. Of u nu een mkb-bedrijf, familiebedrijf, publieke organisatie of internationale onderneming bent. BDO kijkt graag met u vooruit. Samen komen we tot nieuwe inzichten en nieuwe kansen in uw markt. Samen creëren we nieuwe perspectieven.