Accountantsverslag 2020 gemeente Meppel

ACCOUNTANTSVERSLAG 2020

Gemeente Meppel

12 mei 2021

Aanbiedingsbrief

Aan:

Geachte leden van de raad,

de raad van de gemeente Meppel t.a.v. de griffier Postbus 501 7940 AM MEPPEL

Wij hebben de jaarrekening 2020 van gemeente Meppel (hierna te noemen ‘gemeente’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 18 september 2020, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2020. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies van de jaarrekeningcontrole opgenomen.

Groningen, 12 mei 2021

Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.

Kenmerk: 1038040/RvH/RHB/AMT/005

Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Dit jaar kwamen daar nog de gevolgen van het coronavirus bij, waardoor wij niet bij u op locatie konden langskomen en alle informatie en vragen digitaal hebben moeten afstemmen. Het gevolg hiervan was een iets minder efficiënt proces vanwege de inherente beperkingen aan de digitale middelen.

Desondanks denken wij dat het proces goed is verlopen. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de gemeente bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

drs. R.H. Bouman RA

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard accountantscontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING

5

AANDACHTSPUNTEN VOOR 2021



De jaarrekening 2020 is getrouw.



Wij verstrekken conform voorgaand jaar een verklaring met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid, vanwege onrechtmatigheden in de naleving van de wet-en-regelgeving rondom de EU- aanbestedingen.



Daarnaast hebben wij € 2,3 miljoen aan onzekerheden geconstateerd, met name in het Sociaal Domein.



Jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening.



De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd en De WNT is nageleefd.



Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSabijlage.



De samenwerking is constructief en plezierig verlopen.

ONTWIKKELING GREX / SOCIAAL DOMEIN

RESULTAAT 2020

Naar aanleiding van onze controle over het boekjaar 2020 willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor 2021 benoemen.

1.

Financiële positie van Meppel

2.

Aanbestedingsrechtmatigheid

3.

Grip op de lasten rondom het sociaal domein

4.

Uitvoering eerste jaar rechtmatigheidsverantwoording

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

Begroting (na wijziging)

Saldo van baten en lasten

-/- 612

-/- 3.587

Mutatie reserves

1.801

1.132

Resultaat

1.190

-/- 2.455



Het positieve resultaat van boekjaar 2020 wijkt aanzienlijk af van de begroting na wijziging (3,3%).



Het voordeel is een combinatie van tegenvallers in het Sociaal Domein en meevallers in de Algemene Uitkering, winstneming uit verkoop van gronden en door uitstel van werk als gevolg van de Corona-omstandigheden.

UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN RATIO WEERSTANDSVERMOGEN

Ontwikkeling GREX: 

Totale boekwaarde per ultimo 2020 bedraagt € 18,9 miljoen. De verliesvoorziening ca. € 10,5 miljoen.



Projectspecifieke risico’s zien met name toe op de exploitatie Nieuwveense Landen Fase I ad. € 3,0 miljoen.



2020

(x €1.000)

Tussentijdse winstneming in totaal € 0,8 miljoen.





Fout uit de controle op de aanbestedingsrechtmatigheid bedraagt € 1,6 miljoen voor boekjaar 2020.

De registratie verlofdagen blijkt onvoldoende en leidt tot een onzekerheid van € 300.000.

1,30 1,20

1,20

1,10

1,00

1,00 Ontwikkeling Sociaal Domein: 

Totaal nadeel binnen het programma van € 2,0 miljoen ten opzichte van de begroting na wijzigingen.



De onzekerheid voortkomend uit het sociaal domein (Wmo en jeugdzorg) bedraagt € 2,0 miljoen. Dit is aanzienlijk hoger dan de € 1,4 miljoen van voorgaand jaar.

DASHBOARD

JAARREKENING

De gemeente Meppel heeft de overige controlebevindingen gecorrigeerd in haar definitieve jaarrekening.

0,90 0,90

0,90

0,80 JR19

PB20

JR20

PB21

Voor het beeld van de gehele financiële positie verwijzen wij naar de financiële kengetallen in paragraaf 3.2.

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

6

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole 2.2 De jaarrekening is getrouw 2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.4 Aandachtspunten voor 2021

2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (1)

COVID-19 enorme impact op boekjaar 2020 Zie hiervoor onze managementletter en de BADO-notitie

7

Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2020 De situatie en ontwikkelingen rond het coronavirus hebben een grote impact gehad op het afgelopen jaar en dus ook op de jaarrekening over het boekjaar 2020. Ook voor 2021 zal dit naar verwachting nog in belangrijke mate het geval zijn. Wij hebben in onze managementletter u hierover ook al geïnformeerd en zijn de afgelopen periode meerdere keren in overleg geweest met uw organisatie. Eind februari is de BADO-notitie met betrekking COVID-19 “effecten en risico's voor decentrale overheden” uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is behandeld in de Sectorcommissie Decentrale Overheden van de NBA en is daarmee ook richtinggevend geweest bij onze controle van de jaarrekening 2020. Wij verwijzen voor deze aandachtspunten, de impact op getrouwheid en rechtmatigheid, de controleaanpak en de specifieke attentiepunten ten aanzien van de posten in de jaarrekening naar deze notitie (zie: notitie-effecten-en-risicos-corona-voor-jaarrekening2020-decentrale-overheden.pdf (nba.nl)). In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en onze controleverklaring.

Het proces van de totstandkoming en controle van de jaarrekening is goed verlopen

De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19 Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft zowel het samenstellen van de jaarrekening als onze controle grotendeels digitaal en op afstand plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit proces hebben wij de volgende opmerkingen: • Ook al zijn we het digitale werken al meer dan een jaar gewend, het blijft bijzonder mooi om te constateren dat het mogelijk is geweest de jaarrekening tijdig op te stellen en te controleren. De samenwerking was, ondanks alle COVID-19 maatregelen, plezierig en constructief. • Het proces heeft als gevolg van Corona-omstandigheden geen noemenswaardige vertraging opgelopen. • De impact van Corona-omstandigheden op de rechtmatigheid van lastenstromen zoals inkopen (prestatielevering) en subsidies hebben wij getoetst. • Vanuit onze Corona-impact checklist achten wij de impact op de jaarrekening voldoende toegelicht en verwerkt in de paragraaf van de jaarstukken. • De specifieke werkzaamheden als gevolg van Corona zijn aan de voorkant met uw organisatie afgestemd. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid dit proces met u te evalueren.

De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in paragraaf Corona op pagina 10

Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeente vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeente en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. De gemeente heeft er daarom voor gekozen om in één overzichtelijke paragraaf toe te lichten welke gevolgen COVID-19 op de gemeente Meppel heeft (gehad) en welke maatregelen, activiteiten en werkzaamheden de gemeente heeft genomen. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij naar de paragraaf Corona van de jaarstukken.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (2)

Verantwoording verplichting stuwmeer verlofdagen

8

Verantwoording verplichting stuwmeer verlofdagen (netto vlottende schulden, <1 jaar) Conform het BBV dienen eventuele reserveringen ten aanzien van vakantiegeld en –dagen niet te worden verantwoord als sprake is van zogenaamde arbeidsgerelateerde verplichtingen van gelijkblijvend niveau. Ten aanzien van de reservering vakantiedagen dient echter in het geval van een eventueel stuwmeer/spaarverlof wel een schuld opgenomen te worden op basis van artikel 44, lid 1a, BBV. Als gevolg van de Coronamaatregelen blijkt dat er sprake is van een hogere reservering van verlofuren ten opzichte van voorgaande jaren. Meppel heeft inzichtelijk gemaakt hoe de verhouding is van het verlofsaldo per ultimo boekjaar ten opzichte van voorgaande jaren. Hieruit blijkt dat het boekjaar 2020 een significant hoger totaal verlofsaldo kent. In overleg met Meppel is besloten om de maximale verplichting van € 600.000 voor het stuwmeer aan verlofdagen toe te lichten in de jaarrekening onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen. Voor de verplichting van de stuwmeer verlofdagen resteert een onzekerheid aangezien er geen goed inzicht is bij de gemeente Meppel in het correcte saldo aan verlofdagen. Dit is naar onze waarneming het gevolg van onvoldoende interne controles in het registratieproces. De totale onzekerheid hebben wij geraamd op € 300.000.

Wij benadrukken het belang van de correcte registratie van de verlofsaldi en adviseren het college hier komend jaar maatregelen voor te treffen.

Tozo-regeling

Tozo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de Coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten: 

Tozo 1: aanvragen tussen 1 maart 2020 tot 1 juni 2020



Tozo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020



Tozo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021

Uw gemeente heeft in het kader van de Tozo-regeling een voorschot van het rijk ontvangen van € 2,9 miljoen. Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af aan het rijk. De bestedingen in het kader van de Tozo-regeling over 2020 bedragen € 2,5 miljoen voor levensonderhoud en € 0,2 miljoen verstrekking in het kader van bedrijfskapitaal. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd aan de hand van de aanwijzingen van het ministerie in de nota verwachtingen accountantscontrole d.d. 8 april 2021 en de nadere richtlijnen van de sector commissie decentrale overheden van de NBA. Uit onze controle zijn geen fouten of onzekerheden gebleken. Wij hebben de toetsing van fouten en onzekerheden in ons oordeel meegewogen aan de hand van de aanwijzingen zoals opgenomen in hoofdstuk 9 van de nota verwachtingen accountantscontrole en gerapporteerd in bijlage B bij dit rapport. Op grond van de Tozo-regeling worden fouten en onzekerheden verwerkt in de definitieve rijksbijdrage Tozo. Wij achten deze voor de gemeente Meppel nihil.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 De jaarrekening is getrouw

De jaarrekening 2020 is getrouw

9

Wij hebben bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Meppel een goedkeurende controleverklaring afgegeven met betrekking tot de getrouwheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben enkele controleverschillen geconstateerd met een beperkte omvang welke door de gemeente zijn gecorrigeerd. Naast de geconstateerde en verwerkte controleverschillen, zijn tijdens onze controle tevens resterende controleverschillen geconstateerd ten aanzien van getrouwheid. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 55.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

Reservering verplichting stuwmeer verlofsaldo

-

300

§2.1

Sociaal domein – pgb Jeugdzorg en Wmo

-

314

§4.2

Sociaal domein – Wmo ZIN

-

389

§4.2

Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN

-

1.340

§4.2

Totaal

-

2.343

1.100

3.300

55

165

Getrouwheid

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden) Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie

Het college heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij deze verschillen accepteert en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende verklaring verstrekt met betrekking tot de getrouwheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening

10

Naast de gecorrigeerde controleverschillen en de vastgestelde onzekerheden in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 55.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. Verklaring met beperking verstrekt met betrekking tot de rechtmatigheid als gevolg van de aanbestedingsrechtmatigheid

POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

-

2.343

§2.2

Rechtmatigheid

Ongesaldeerde getrouwheidsfouten en/of onzekerheden Aanbestedingsrechtmatigheid

1.644

Totaal

1.644

2.343

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

1.100

3.300

55

165

Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie

§4.4

Wij concluderen dat de resterende controleverschillen inzake de aanbestedingsrechtmatigheid gezamenlijk materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een verklaring met beperking verstrekt met betrekking tot de rechtmatigheid. Opvolging 2020 inzake het proces rondom de vaststelling van subsidies In ons accountantsverslag van voorgaand jaar hebben wij gerapporteerd over het vaststellingproces van subsidies. Tijdens de controle van dit boekjaar is vastgesteld dat voor ca. € 0,7 miljoen (2019: € 1,1 miljoen) aan subsidies vanuit voorgaande jaren geen vaststelling heeft plaatsgevonden. Binnen het totale bedrag per ultimo boekjaar heeft € 0,5 miljoen betrekking op specifieke vaststellingen met betrekking tot het zwembad. Het overige bedrag ca. € 0,2 miljoen aan nog vast te stellen subsidies betreffen diverse partijen. Op basis van de reeds vastgestelde subsidies is een inschatting gemaakt van het effect van de vaststelling. Wij concluderen conform voorgaand jaar dat dit niet leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout, maar dat sprake is van een formele rechtmatigheidsfout. Ten opzichte van voorgaand jaar is gedeeltelijke opvolging zichtbaar middels een daling van € 0,4 miljoen. Ons advies van voorgaand jaar om het proces rondom vaststelling van subsidies nader vorm te geven blijft ook voor toekomstig boekjaar relevant.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.4 Aandachtspunten voor 2021

11

Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor het komende jaar benoemen. 1. Financiële positie van Meppel De financiële positie van de gemeente Meppel is in lijn met voorgaand jaar. De kengetallen laten eenzelfde beeld zien. Hoewel de positie lichte verbeteringen toont, blijft de financiële positie van de gemeente Meppel zorgelijk. De gemeente heeft voldoende aandacht voor haar financiële positie en dit staat nadrukkelijk op de agenda van college en raad. 2. Aanbestedingsrechtmatigheid Vanuit onze controle op de aanbestedingsrechtmatigheid hebben wij een fout van € 1,6 miljoen geconstateerd (€ 100.000 hoger dan voorgaand jaar). Bij de uitvoering van onze controle op de spendanalyse kwamen diverse aandachtspunten naar voren die eventueel ook in volgend boekjaar opnieuw een rechtmatigheidsfout kunnen veroorzaken. Wij benadrukken het belang van de tussentijdse uit te voeren spendanalyse en kritisch eventuele bijzonderheden te evalueren. De aandachtspunten zijn met uw VIC-medewerker gecommuniceerd en bekend binnen uw ambtelijke organisatie. 3.

Grip op de lasten rondom het sociaal domein Wij hebben in onze management letter 2020 de gemeente Meppel geattendeerd op het creëren van grip op de lasten binnen het sociaal domein. De gemeente Meppel heeft in 2019 en 2020 het interventieplan uitgevoerd met daarbij uitgeschreven financiële taakstellingen. De speerpunten door Meppel gesteld in de programmabegroting 2021 betreffen preventie en het creëren van aanvullend inzicht middels dataanalyses. Voor boekjaar 2020 is de lastenoverschrijding op het programma Sociaal Domein € 6,2 miljoen ten opzichte van de begroting na wijzigingen. Exclusief de onvoorziene Tozo-regeling is sprake van een lastenoverschrijding ca. € 3,6 miljoen. Het aandachtspunt vanuit de management letter 2020 benadrukken wij derhalve nogmaals middels dit verslag. Zie voor een verdere toelichting over het Sociaal Domein (Wmo, jeugdzorg) paragraaf 4.2. 4. Eerste jaar invoering rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is vanuit onze voorgaande rapportages uitgebreid toegelicht. In 2021 zal het eerste jaar van uitvoering plaatsvinden. De gemeente Meppel heeft de afgelopen jaren zichtbaar aandacht besteed aan de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen de organisatie. Wij zien de VIC van de gemeente Meppel als een belangrijke schakel voor het implementatieproces van de rechtmatigheidsverantwoording.

Aangezien er begin 2021 een wisseling heeft plaatsgevonden van uw VICmedewerker, betreft dit een aandachtspunt bij het implementatieproces. Wij denken graag met de gemeente Meppel mee bij vraagstukken die ontstaan gedurende de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

12

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Resultaat 2020 3.2 Uw financiële positie vergeleken 3.3 Ons beeld van uw financiële positie

3.1 Resultaat 2020

Resultaat 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 3,6 miljoen

13

Het resultaat van gemeente Meppel over het jaar 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 1,6 miljoen voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: 2020

BEGROTING NA WIJZIGINGEN

VERSCHIL

IN %

Saldo van baten en lasten

-/- 612

-/- 3.587

2.975

82,9%

Onttrekkingen reserves

2.973

2.312

661

28,6%

-/- 1.171

-/- 1.180

9

0,1%

1.190

-/- 2.455

3.645

>100%

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)

Dotatie aan reserves Resultaat

Belangrijkste afwijkingen in het resultaat 2020 op programma’s Sociaal Domein en algemene dekkingsmiddelen

De belangrijkste afwijkingen van de begroting na wijzigingen worden veroorzaakt door het nadeel zichtbaar vanuit het programma Sociaal Domein (€ 2,0 miljoen). Dit wordt echter gecompenseerd met de voordelen behaald binnen de programma’s algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien (€ 3,3 miljoen); economische zaken en grondzaken (€ 640K) en ontwikkeling openbare ruimte (€ 450.000). Het nadeel binnen het Sociaal Domein ziet met name toe op de uitvoering van de zorg in natura van de jeugdzorg (€ 2,4 miljoen) en gedeeltelijk op de zorg in natura van de WMO (€ 630.000). Een gedeelte van het nadeel binnen het programma Sociaal Domein wordt gecompenseerd door een hogere uitkering Buig (€ 800.000). Zoals in paragraaf 2.4 benoemd achten wij het creëren van grip op de uitgaven binnen de jeugdzorg en WMO zorg in natura een aandachtspunt. De uitgavenstromen zijn verder toegelicht in paragraaf 4.2 van dit verslag. Het voordeel is te verklaren middels de aanvullende algemene uitkering ten opzichte van begroot (€ 2,4 miljoen), de uitkomsten van de tussentijdse winstneming bij de exploitatie van de gronden (€ 940.000) en door het uitstellen van de invoeringsdatum van de nieuwe omgevingswet (€ 405.000). Overige voordelen betreffen het gevolg van uitgestelde activiteiten als gevolg van de Corona-omstandigheden. In de jaarrekening zijn de verschillen per beleidsveld > € 50.000 nader toegelicht.

Voor een meer gedetailleerde analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening op pagina 176 en de toelichting bij de programma’s. Het resultaat 2020 wijkt bijna 3,3% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Op basis van onze ervaringsnorm bij decentrale overheden is een afwijking van 2-3% inherent aan een complex begrotingsproces.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.2 Uw financiële positie vergeleken

RATIO WEERSTANDSVERMOGEN

SOLVABILITEITSRATIO

1,30

40,0% 35,0%

1,20

25,0%

Gemeente

20,0%

1,00

15,0%

0,90

0,90

0,90

0,80

10,0% 5,0%

Gemid. NL*

8,5% 8,3%

8,0% 8,0%

0,0% JR19

PB20

JR20

PB21

NETTO SCHULDQUOTE

JR19

PB20

JR20

PB21

RATIO GRONDEXPLOITATIE

120,0%

20,0% 16,5%

99,0%

100,0% 80,0%

34,1%

30,0%

1,20

1,10 1,00

14

92,0%

93,0%

90,0%

18,0%

15,0%

18,3%

17,2% 12,7%

Gemid. NL*

60,0% 48,2%

40,0%

Gemeente

10,0%

Gemeente

Gemid. NL* 5,0%

20,0% 0,0%

0,0% JR19

PB20

JR20

PB21

JR19

PB20

JR20

PB21

* De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde over 2019 voor gemeenten in de categorie 20.000 tot 50.000 inwoners. Data gebaseerd op www.findo.nl.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien

Uw financiële positie is een blijvend aandachtspunt

15

Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Wij constateren in lijn met voorgaande jaren op basis van het beeld van uw weerstandsvermogen en uw financiële kengetallen dat de financiële positie van Meppel een blijvend aandachtspunt is.

Uw weerstandsvermogen is volgens eigen berekening voldoende

Weerstandsvermogen gemeente Meppel is volgens eigen berekening voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 5,8 miljoen. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente Meppel heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 6,3 miljoen, exclusief de belastingcapaciteit betreft dit € 5,7 miljoen. Het weerstandsvermogen van de gemeente Meppel is uiteindelijk 0,9 ultimo 2020. Uw weerstandsvermogen is naar uw eigen risico-inschatting en berekening voldoende.

Solvabiliteit ruim onder landelijk gemiddelde

Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2020 8,5%. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Meppel in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De solvabiliteit blijft in lijn met voorgaand jaar en ligt conform voorgaand jaar ruim onder het landelijk gemiddelde over 2019 voor gemeenten in de categorie tussen de 20.000 tot 50.000 inwoners.

De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen

Ratio grondexploitatie hoger dan het gemiddelde

DASHBOARD

De gecorrigeerde netto schuldquote bedraagt 93%. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het verleden. De netto schuldquote is significant hoger ten opzichte van de het landelijk gemiddelde voor gemeente in de categorie tussen de 20.000 tot 50.000 inwoners. De netto schuldquote is momenteel hoog, echter kan de gemeente wel aan haar langetermijnverplichtingen voldoen. Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van de gemeente Meppel is relatief hoog (17,2%) ten opzichte van het gemiddelde (12,7%), doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten relatief hoog is. Voor een inzicht in de omvang van de boekwaardes van de exploitaties per ultimo boekjaar en de verkopen van de exploitaties verwijzen wij naar paragraaf 4.3.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

16

4. Belangrijkste bevindingen 4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 Sociaal domein uitgelicht 4.3 Ontwikkeling grondexploitaties 4.4 Aanbestedingsrechtmatigheid 4.5 Begrotingsrechtmatigheid

4.6 BBV, WNT en SiSa

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording (1/2)

Zie managementletter 2020 voor de aandachtspunten in de interne beheersing Onze aanpak voor 2021 is vooral gegevensgericht

17

Interne beheersing en onze aanpak voor 2021 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze managementletter d.d. 24 november 2020. Samenvattend hebben wij geconstateerd dat er bij uw gemeente, net als veel andere gemeenten, nog aandachtspunten resteren. Dit betekent niet dat uw gemeente niet in control is, maar wel dat het in control zijn voor ons niet toetsbaar blijkt aan de hand van controlesporen in de processen en systemen. Het college heeft bewuste keuzes gemaakt ten aanzien van het de interne beheersing en gekozen voor een mix van systeemgerichte controle en gegevensgerichte controles (achteraf). Hierin accepteert de gemeente Meppel de risico’s, waarover wij in deze en eerdere management letters geadviseerd hebben. Wij kunnen die afwegingen vanuit risico’s, omvang van de organisatie en doelmatigheid goed volgen, maar uiteindelijk blijft dit de keuze van het college. Concreet betekent dit dat onze controle, evenals voorgaande jaren, voornamelijk gegevensgericht blijft.

Aandacht voor frauderisicobeheersing

Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie de NBA heeft hiertoe een notitie “Best practice maatregelen frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders” onderhanden. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen zoals de gemeenteraad bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude kunnen de gelegenheden tot fraude afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. Landelijk vinden er diverse pilots plaats waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude. De best practice van de NBA is erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten. Graag gaan wij met u in overleg over het vergroten van de actieve rol van de gemeenteraad/auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing. Bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de interne audit afdeling, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording (2/2)

Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021

18

Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2021 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt. Wij hebben vernomen dat op deze consultatie veel reacties zijn binnengekomen die door de commissie BBV worden verwerkt. Gelijktijdig vindt de wetsbehandeling in de Tweede Kamer plaats. Daarna volgen nog de nodige aanpassingen van het BBV en andere wetgeving. Desalniettemin is de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2021 wordt ingevoerd. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenten een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing.

Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, wordt de gemeente Meppel met ingang van verslagjaar 2021 immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie.

Stand van zaken binnen uw gemeente

Stand van zaken binnen uw gemeente Zoals in de aandachtspunten aangegeven heeft de Gemeente Meppel inmiddels diverse stappen genomen ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Er is door de ambtelijke organisatie en binnen het samenwerkingsverband SZMW een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Meppel heeft een middels het samenwerkingsverband SZMW de implementatie geformuleerd waarbij uw verbijzonderde interne controle een belangrijke rol speelt. De speerpunten betreffen het vergroten van de kennis binnen de organisatie, uniforme controleplannen, werkprogramma's en rapportages. De gemeente Meppel streeft middels de implementatie van het plan van aanpak te voldoen aan de (minimale) wettelijke vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording ultimo boekjaar 2021.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Sociaal domein uitgelicht (1/3)

Sociaal Domein 2020 bedragen circa € 21,8 miljoen

19

Sociaal domein in de jaarrekening De lasten van gemeente Meppel met betrekking tot het Sociaal Domein inzake de jeugdzorg en Wmo (Pgb en ZIN) bedragen over 2020 circa € 21,8 miljoen. In hoofdlijnen zijn deze lasten als volgt opgebouwd: 2019

Begroting 2020 na wijzigingen

2020

Jeugdzorg ZIN

€ 7,7 miljoen

€ 9,8 miljoen

€ 11,9 miljoen

Wmo ZIN

€ 6,2 miljoen

€ 8,6 miljoen

€ 9,3 miljoen

Pgb

€ 0,7 miljoen

€ 0,7 miljoen

€ 0,6 miljoen

Totaal

€ 14,6 miljoen

€ 19,1 miljoen

€ 21,8 miljoen

ONDERDEEL

De lasten inzake het Sociaal Domein voor jeugdzorg en Wmo zijn € 2,7 miljoen hoger ten opzichte van de begroting na wijziging. Dit verschil inzake de lasten is grotendeels afkomstig vanuit de jeugdzorg, specifiek zorg in natura. Tevens is een significante stijging zichtbaar vanuit voorgaand jaar. De lastenoverschrijding is een gevolg vanuit extra lasten uit de open einde regelingen binnen de jeugdzorg en de Wmo. Voor de jeugdzorg zorg in natura betreffende de hogere lasten hieruit € 2,3 miljoen en voor de Wmo zorg in natura bedraagt dit € 635.000. Advies: evaluatie programmabegroting 2021 uitgavenstroom Sociaal Domein

De programmabegroting 2021 ligt qua omvang uitgavenstromen in lijn met de begroting na wijzigingen 2020. Gezien de overschrijding op het programma van het Sociaal Domein ten opzichte van de werkelijke lasten uit het boekjaar adviseren wij om een evaluatie te doen op deze uitgaven. Gezien de stijging van de lasten binnen de jeugdzorg ten opzichte van voorgaand jaar, blijft de grip op deze lasten een aandachtspunt. Gemeente Meppel heeft gedurende het boekjaar haar interventieplan afgerond. Verdere opvolging is zichtbaar middels extra speerpunten door de gemeente gesteld in de programmabegroting 2021 en zien toe op de preventie en het creëren van aanvullend inzicht middels dataanalyses.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Sociaal domein uitgelicht (2/3)

Fout pgb mede gebaseerd op projectiebrieven

Geraamde fout in de persoonsgebonden budgetten De SVB controleert zorgovereenkomsten, toetst facturen en declaraties en betaalt uit aan zorgverleners of andere instellingen. Uw gemeente verstrekt de beschikkingen pgb en is verantwoordelijk voor een adequate cliëntregistratie en het vaststellen van de prestatielevering. Uit de accountantscontrole 2020 bij de SVB blijkt dat landelijk sprake is van een afkeurend oordeel. Ten aanzien van de rechtmatigheidsfouten zijn de foutpercentages opgenomen in de gemeente specifieke projectiebrieven. Voor gemeente Meppel zijn de percentages voor rechtmatigheidsfouten en voor getrouwheidsfouten voor zowel de Wmo als Jeugdzorg opgenomen in onderstaande tabel: PGB PER CATEGORIE

Rechtmatigheid fouten en financiële fouten pgb onder rapporteringstolerantie Onzekerheden pgb geraamd op € 314.000

DASHBOARD

20

FINANCIËLE RECHTMATIGHEIDSFOUT

FINANCIËLE GETROUWHEIDSFOUT

Jeugdzorg

1,98%

1,84%

Wmo

1,87%

1,67%

De financiële rechtmatigheidsfout en getrouwheidsfouten voor de pgb van de gemeente Meppel zijn onder de rapporteringstolerantie. Tevens is het verschil tussen de verantwoording in de jaarrekening en de verantwoording van de SVB van gesaldeerd onder de rapporteringstoleranties. In het kader van de rechtmatigheid is er derhalve geen sprake van een controleverschil ten aanzien van de pgb. De SVB toetst niet op levering van de zorg. Hierdoor is er sprake van een onzekerheid. De processen van pgb Jeugdzorg en Wmo lopen op een aantal onderdelen verschillend, waardoor voor Jeugdzorg en Wmo niet dezelfde zekerheid wordt verkregen. Tevens verkrijgt de gemeente aanvullende zekerheid vanwege de ontvangsten van het CAK. Op basis van het zekerheidspercentage dat de gemeente Meppel hierdoor verkrijgt, zijn de onzekerheden voor pgb geraamd op circa € 314.000. Wij hebben een review gedaan en kunnen steunen op de werkzaamheden van de accountant van de SVB. Daarbij concluderen wij dat de formele fouten zoals geconstateerd door de accountant van de SVB geen impact hebben op het rechtmatigheidsoordeel over de jaarrekening 2020 van uw gemeente.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Sociaal domein uitgelicht (3/3)

Onzekerheid ten aanzien van prestatielevering Productieverantwoordingen liggen in lijn met de gemeentelijke lasten Resterende onzekerheid Wmo ZIN circa € 389.000

Resterende onzekerheid Jeugdzorg circa € 1.340.000

21

Wmo ZIN De productieomvang van Wmo ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2020 circa € 6,1 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Wmo ZIN vindt plaats vanuit de gemeente Meppel. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Wmo ZIN vraagt de gemeente Meppel per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol. Uit onze controle blijkt dat er door de gemeente Meppel verschillen zijn geconstateerd tussen de eigen administratie en de productieverantwoordingen welke zijn voorzien van een controleverklaring. De productieverantwoordingen zijn in lijn met de lasten in de jaarrekening. Tevens is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten.

Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2020 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 389.000. Jeugdzorg ZIN De productieomvang van Jeugdzorg ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2020 circa € 9,1 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Jeugdzorg ZIN vindt net als bij Wmo ZIN plaats vanuit de gemeente Meppel. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Jeugdzorg ZIN vraagt de gemeente Meppel per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol. Voor deze variant geldt dat net zoals bij de Wmo ZIN dit dan alsnog tot een onzekerheid leidt omtrent de geleverde prestatie. Uit onze controle blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controleinformatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht.

In lijn met Wmo ZIN is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2020 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 1.340.000.

Terugdringen onzekerheid binnen de Wmo en Jeugdzorg

DASHBOARD

Terugdringen onzekerheid Wmo en Jeugdzorg (Pgb en ZIN) De onzekerheden in de lasten Wmo en Jeugdzorg ten aanzien van de prestatielevering van de zorg zijn voor gemeente Meppel relatief hoog. Voor 2020 is voor een bedrag ad € 2.043.000 aan onzekerheden aangemerkt tegenover € 654.000 voor 2019. Wij concluderen dat gemeente Meppel zelfstandig meer grip kan creëren op de prestatielevering van (een groot deel van) de lasten inzake Wmo en Jeugdzorg.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties (1/2)

Overzicht gronden per 2020

22

De ontwikkeling van de boekwaarden Per ultimo 2020 is de boekwaarde van de grondexploitaties € 18,9 miljoen. Dit is een stijging ten opzichte van 2019 van € 0,8 miljoen. De boekwaarde is een saldo van € 29,4 miljoen waardering van de totale GREX en een voorziening van € 10,5 miljoen. De ontwikkeling van de boekwaarde van gronden in 2020 is als volgt weer te geven (zie ook toelichting in de jaarrekening).

(*€ 1.000)

Totaal bedrijventerreinen

Investeringen 835

Inkomsten -/- 1.761

5.166

285

-/- 951

Danninge Erve Zuid Fase II Het Vledder BC Nieuwveense Landen Fase I Overig

6.734

634

-/- 300

10.078 6

1.540 336

-/- 217 -/- 575

Voorziening grondexploitatie

-/- 10.628

Totaal gronden

Tussentijdse winstneming

BW 31-12-2019 6.775

18.132

Mutatie voorzieningen

Resultaatneming 599

BW 31-12-2020 6.447

112

4.612

-/- 34 113

11.367 -/- 120

7.068

-/- 152

3.630

-/- 3.805

-/- 152

-/- 10.476

790

18.898

Winstneming Het voorzichtigheidsbeginsel leidt ertoe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. In de notitie Grondexploitatie is opgenomen dat voor winstneming de Percentage of Completion (POC) methode geldt: voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd dient tussentijds naar rato van de voortgang van de grondexploitaties winst te worden genomen. Hiervoor moet het resultaat op de grondexploitatie wel op betrouwbare wijze kunnen worden ingeschat. Dit is mogelijk wanneer het waarschijnlijk is dat de economische voordelen die aan het project zijn verbonden naar de gemeente zullen toevloeien. Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat er voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen: 1. Het resultaat op de grondexploitatie kan betrouwbaar worden ingeschat; én 2. De grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én 3. De kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd). Voor de grondexploitaties van gemeente Meppel heeft deze methode geresulteerd in een winstneming van circa € 0,8 miljoen op totaalniveau. De winstneming komt met name uit de projecten: Noord II (440.000) en Danninge Erve Zuid II (€ 110.000).

De stand van uw verliesvoorzieningen is licht gedaald ten opzichte van voorgaand jaar.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Ontwikkeling grondexploitaties (2/2)

Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld

23

Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s:  Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.  Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?  Prijs: inherent gevolg van de economische crisis is dat de verkoopprijzen van woningen en dus van grond onder druk staan. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen? Deze drie P’s zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten gechallenged.

De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2020 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen.

Projectspecifieke risico’s toegelicht

Projectspecifieke risico’s De gemeente Meppel heeft in lijn met voorgaand jaar de onderbouwing van de project specifieke risico’s middels de rapportage van Metafoor. Metafoor brengt zowel de algemene risico’s ten behoeve van de risicoparagraaf alsmede de project specifieke risico’s ten behoeve van de grondexploitaties. Wij hebben een toets gedaan ten aanzien van de risico’s en de onderliggende berekening. Voor boekjaar 2020 is sprake van een projectrisico ten aanzien van exploitatie de Nieuwveense Landen Fase I ad. € 3,0 miljoen. Qua omvang vormt hierin de prijsvolatiliteit per m² voor de inbrengwaarde bij de grondaankopen het voornaamste risico (€ 2,0 miljoen). Het risico is ontstaan naar aanleiding van taxaties met afwijkende uitkomsten voor de m²-prijs. Uit onze controle blijkt dat een best-estimate is opgesteld van de projectspecifieke risico’s conform de BBV-richtlijnen. De geraamde risico’s zijn aanvaardbaar als project specifieke risico’s, waarbij de berekening goed onderbouwd is door de gemeente middels de onderliggende rapporten van Metafoor.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.4 Aanbestedingsrechmatigheid

24

Aanbestedingen In het kader van de rechtmatigheidscontrole hebben wij de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde spendanalyse (beoordeling achteraf van alle crediteuren op juiste naleving aanbestedingsregels). Ten aanzien van de aanbestedingen wordt door de gemeente Meppel gesteund op de spendanalyse die achteraf plaatsvindt en wordt opgesteld door uw VIC. Een controle op het al dan niet aanbesteden wordt niet volledig afgedwongen in het inkoopproces en ook gedurende het jaar wordt onvoldoende analyse gedaan op de rechtmatigheid van de aanbestedingen. Uit de intern uitgevoerde spendanalyse over boekjaar 2020, blijkt dat uw VIC bovenstaande genoemde aandachtspunten goed heeft onderbouwd en dat hierdoor Meppel actief heeft gehandeld om de controle van de Europese aanbestedingen aan te scherpen. Middels de SDO notitie heeft Meppel de rechtmatigheid van de lasten van ICT, lasten als gevolg van stapeling van facturen en de lasten omtrent de inhuur van personeel benoemd als aandachtspunten. Totale onrechtmatigheidsfout ad. € 1,6 miljoen.

Uit de intern uitgevoerde spendanalyse over boekjaar 2020, blijkt dat een aantal contracten vanuit het verleden (2018/2019) zijn doorgelopen, waardoor deze in 2020 op basis van de gerealiseerde besteding de aanbestedingsgrens overschrijden en kwalificeren als onrechtmatig. Daarbij is, vanwege personele omstandigheden, gekozen om het opstellen van een nieuwe raamovereenkomsten voor ingenieursdiensten uit te stellen. Het gevolg hiervan is dat deze opdrachten zonder (aanbestede) overeenkomst zijn voortgezet. Hierdoor is in 2020 sprake van een onrechtmatigheid. Naast deze onrechtmatigheden zijn nog een aantal overige opdrachten geconstateerd, waarbij een onjuiste procedure is gehanteerd. Het totaal aan onrechtmatigheid als gevolg van de aanbestedingsregels bedraagt afgerond € 1,6 miljoen. Als gevolg van de omvang van deze fout geven wij een controleverklaring met beperking af. Uw VIC heeft naar aanleiding hiervan een position paper opgesteld aangaande de rechtmatigheid van lasten die gemaakt zijn voor uw inhuur personeel activiteiten en overige dienstverlening waar sprake is van een risico op de overschrijding van het drempelbedrag. Uit het position paper van de VIC volgt een aanvullend aandachtspunt ten aanzien van het risico dat uitgevoerde inkopen zonder degelijke raming met een overeenkomstige opdracht leiden tot een verhoogd risico op een toekomstige onrechtmatigheid.

De uitgaven welke hiermee samenhangen overschrijden per jaareinde nog niet het drempelbedrag voor 2020 en hebben wij niet als onrechtmatig aangemerkt. Wij onderschrijven echter wel het door de VIC benoemde risico op onrechtmatigheidsfouten voor volgend boekjaar.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.5 Begrotingsrechtmatigheid (1/2)

Begrotingsrechtmatigheid

25

Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft uw gemeente circa € 107,9 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 110,3 miljoen aan werkelijke lasten in 2020. Dit is in totaal een overschrijding van € 2,4 miljoen (2,2%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 104,3 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 109,7 miljoen aan werkelijke baten in 2020. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van 5,4 miljoen (5,2%). Naast het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten kent een gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. In 2020 is er per saldo circa € 1,8 miljoen aan de reserves onttrokken zodat het gerealiseerde resultaat € 1,1 miljoen positief bedraagt. De gemeenteraad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerd en gerapporteerd te worden aan de gemeenteraad.

Bij begrotingsoverschrijdingen die niet gedurende het jaar zijn voorgelegd aan de gemeenteraad is formeel sprake van een onrechtmatigheid. Echter hoeven deze overschrijdingen niet altijd te worden meegewogen in het accountantsoordeel bijvoorbeeld indien de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerd opbrengsten of overschrijdingen bij open-einde regelingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten zijn de begrotingsoverschrijdingen nader weergegeven en geanalyseerd. Controle begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de raad nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Belangrijk hierbij is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Zie hierna voor een overzicht van de lastenoverschrijdingen per programma en de eventuele overschrijdingen van investeringskredieten.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.5 Begrotingsrechtmatigheid (2/2)

Overschrijding lasten op twee programma's

26

Zoals blijkt uit de figuur op voorgaande pagina is op twee programma’s een begrotingsoverschrijding op de lasten te constateren. Deze zijn in te delen in de onderstaande categorieën zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. ONRECHTMATIG LASTENOVERSCHRIJDING PROGRAMMA

TELT NIET MEE IN OORDEEL

BEGROTINGSAFWIJKING

Geen sprake van onrechtmatigheden 3. Sociaal Domein (totaal € 6,2 miljoen)

Lastenoverschrijdingen bij open-einde regelingen/deels gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten

TELT WEL MEE IN OORDEEL

P

7. Sport en bewegen (totaal €296.000)

Lastenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar niet tijdig konden worden gesignaleerd. Vaak blijken zaken pas in het kader van het opmaken van de jaarrekening.

P

12. Burgerzaken (totaal €244.000)

Lastenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar niet tijdig konden worden gesignaleerd. Vaak blijken zaken pas in het kader van het opmaken van de jaarrekening.

P

ALG. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien (totaal €390.000)

Lastenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar niet tijdig konden worden gesignaleerd. Vaak blijken zaken pas in het kader van het opmaken van de jaarrekening.

P

Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de analyse begrotingsafwijkingen, zoals opgenomen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2020 (vanaf pagina 205).

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.6 BBV, WNT en SiSa

27

BBV wordt nageleefd

Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat gemeente Meppel de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd.

WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten

Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2020 niet meer bedragen dan € 181.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 van de gemeente Meppel niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Meppel voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

Geen bevindingen SiSa-bijlage

DASHBOARD

SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2020. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens Bijlage B.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

28

Bijlagen

A

Onze controle

B

Bevindingen SiSa-bijlagen

29

A. Onze controle

A. Onze controle (1/4)

30

Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van de gemeente Meppel, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV. Voor een uitgebreide beschrijving van onze aanpak verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging d.d. 18 september 2020 met kenmerk ‘RHB/TvdW/DC/1038040/021’. Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 1.100.000.

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 55.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de WNT-verantwoording en de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe. Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij bevestigen dat we geen giften hebben gegeven aan dan wel aangenomen van de organisatie of haar personeel. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (2/4)

31

Opdracht en controleaanpak Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 18 september 2020. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Onze controleaanpak is gebaseerd op een gegevensgerichte en risicogerichte benadering. Deze aanpak gaat uit van een risicoanalyse op transactiestromen, zoals verkoopactiviteiten en personeelszaken. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en operaties van gemeente Meppel. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening. De risico’s met een hoge waarschijnlijkheid van het zich voordoen en mogelijk materiële impact hebben in onze controle meer aandacht gehad. Deze risico’s betreffen:  Management override.  Onjuiste waardering van de Grondexploitaties.  Aanbestedingsrechtmatigheid.  De gevolgen van ongeautoriseerde handelingen in systemen.

Strekking van de controleverklaring Aangezien de jaarrekening 2020 van gemeente Meppel aan de daaraan te stellen eisen voldoet ten aanzien van de getrouwheid, maar niet ten aanzien van de bevindingen volgend uit de aanbestedingen, zijn wij voornemens een verklaring met beperking omtrent de aanbestedingen te verstrekken. Alle bevindingen voortvloeiend uit onze controle van de jaarrekening 2020 zijn afdoende behandeld en onze controle is afgerond. Continuïteit De waarderingen in de jaarrekening van gemeente Meppel zijn gebaseerd op de veronderstelling dat gemeente Meppel als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voorzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het college van burgemeester en wethouders ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (3/4)

Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen

32

De jaarstukken 2020 van uw gemeente bestaan uit:  het jaarverslag 2020 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen);  de jaarrekening 2020 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting inclusief SiSa-bijlage en taakvelden). In het onderdeel ‘programmaverantwoording’ van het jaarverslag dient informatie opgenomen te worden over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering etc.) het jaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onder de controle van de jaarrekening. Het primaire object van de accountantscontrole (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening (de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting). De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij getoetst. Bij onze controle hebben wij geen materiële afwijkingen tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar.