Aanwijzingen accountantscontrole jaarrekening 2023 gemeente Meppel

AANWIJZINGEN ACCOUNTANTS-CONTROLE JAARREKENING 2023 GEMEENTE MEPPEL

1.

Inleiding

Op grond van artikel 213, lid 2, Gemeentewet is de gemeenteraad (raad) verplicht een accountant aan te wijzen voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen (artikel 213, lid 3 en 4, Gemeentewet). De Raad van Meppel heeft in zijn vergadering van 20 december 2018 besloten de aanbesteding voor de accountantsdiensten 2019 – 2022 te gunnen aan BDO Audit & Assurance B.V. In het beschrijvend document bij de aanbesteding is de aard, inhoud en omvang van de inzet van de accountant aangegeven, in het bijzonder in het deel Programma van Eisen (hoofdstuk 5) waarmee BDO Audit & Assurance B.V. volgens verklaring van 9 november 2018 akkoord is gegaan. Vanaf het boekjaar 2023, is het contract voor accountantsdiensten verlengd maar neemt het college van burgemeester en wethouders (college) zelf een verklaring rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in het (financieel) rechtmatig handelen van de gemeente. Waar de accountant eerder een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich in 2023 tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Dit is dus inclusief de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording.

De accountant geeft vanaf het boekjaar 2023 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Object van controle is dus de jaarrekening 2023 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2023 zoals uitgeoefend door of namens het College van Burgemeester en Wethouders. 2. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel verdere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Meppel. De raad kan de accountant alleen verdere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. De minimumeisen kunnen dus worden verzwaard, maar niet worden verlicht.

3. Getrouwheid 3.1 Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213, lid 3, van de Gemeentewet is voorgeschreven zal de accountantscontrole van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, zich richten op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van de activa en passiva; - de getrouwe weergave van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); - de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheids-verantwoording; - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de accountantscontrole zullen de verdere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado)), de Kadernota Rechtmatigheid alsmede de stellige uitgangspunten en standpunten van de Commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Commissie BBV) en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NBA, bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder getrouwheid wordt begrepen, volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG), dat de in de rekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties getrouw tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, rechtmatigheidsverantwoording – als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel gegeven over het aspect van de financiële rechtmatigheid. Het college neemt, zoals eerder aangegeven zelf de verklaring over de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant zal enkel toetsen of de jaarrekening getrouw is.

Als en voor zover door de Raad van Meppel, op advies van de auditcommissie, ook nu nog specifieke aandachtspunten ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2023 worden aangedragen, zullen daarover nadere afspraken worden gemaakt met de accountant.

3.2 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant hanteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op getrouwheidscontrole en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. Het uitvoeren van de werkzaamheden met inachtneming van de toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren toleranties voorgeschreven. Deze minimumeisen zijn: Soort controleverklaring Fouten in de jaarrekening (in percentage van de lasten) Onzekerheden in de controle (in percentage van de lasten)

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

≤ 1%

>1% <3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3% <10%

≥ 10%

-

Onder fouten en/of onzekerheden wordt verstaan fouten en/of onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening en/of rechtmatigheid van de aan de jaarrekening ren grondslag liggende beheershandelingen. Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is “het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.” In de begroting 2023 zijn de totale jaarlasten begroot op € 134,682 miljoen. Op basis hiervan betekenen bovengenoemde percentages, dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,346 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 4,040 miljoen de getrouwheidsverklaring in de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Deze marges zijn gebaseerd op de begroting; maatgevend is uiteindelijk echter het werkelijke totaal van de betreffende lasten in de jaarrekening. Rapporteringstolerantie De definitie van de rapporteringstolerantie is "het bedrag waarboven de gemeenteraad wenst dat de accountant zijn bevindingen rapporteert in het verslag van bevindingen". De rapporteringstolerantie bedraagt 5% van de goedkeurings-toleranties zoals deze hiervoor aangegeven.

Het staat de accountant overigens vrij te rapporteren over bevindingen ten aanzien van lagere bedragen, die naar zijn oordeel bestuurlijk of anderszins relevant zijn. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement).

4. Normenkader en toetsingskader getrouwheid De accountantscontrole vanuit een getrouwheidsperspectief is voor het kalenderjaar 2023 limitatief gericht op: - De naleving van de van toepassing zijnde externe regelgeving, i.c. de wettelijke kaders op Europees en nationaal niveau, uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. - De naleving van het lokale kader dat, naast de begroting 2023, bestaat uit interne regelgeving voor wat betreft de door de Raad vastgestelde verordeningen uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.1 Ten aanzien van de interne regelgeving vindt uitsluitend een getrouwheid controle plaats naar het recht, de hoogte en de duur van financiële beheershandelingen, tenzij tegen derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. 2 De voor recht, hoogte en duur van belang zijnde bepalingen zijn aangegeven op een door Burgemeester en Wethouders aan de accountant te verstrekken overzicht. Als en voor zover bij de controle materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de Raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft.

Dit betekent dat interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten daar buiten vallen. Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld, is het onmogelijk te garanderen dat dit kader hiermee limitatief is. Dit betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader, niet voorziet dan wel (interpretatie-)ruimte laat, het College van Burgemeester en Wethouders gemandateerd is om beslissingen te nemen.

1 Een door B&W verstrekt recent overzicht van deze verordeningen is als bijlage 1. bijgevoegd;

indien daartoe aanleiding is zal dit door B&W worden aangepast. 2 Dergelijke tegen derden geformuleerde (financiële) voorwaarden zijn immers ook al relevant voor

de accountantscontrole betreffende de getrouwheid van de jaarrekening.

5. Rapportering door de accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interimcontrole In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt voor 01 november 2023 een verslag (management letter) uitgebracht aan het College. Bestuurlijk relevante zaken worden ook aan de Raad gerapporteerd. Verslag van bevindingen In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de Raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen bij de jaarrekening wordt door de accountant: ▪ een oordeel gegeven over de getrouwheid van de jaarrekening, rekening houdend met de in dit protocol bij onderdeel 2.2 opgenomen goedkeuringstoleranties; ▪ inzicht geven in de voor het oordeel geconstateerde fouten en onzekerheden, rekening houdend met de in dit protocol bij onderdeel 2.2. opgenomen rapporteringstoleranties; ▪ gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer daarover waarborgen.

Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, ten aanzien van getrouwheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de Raad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening definitief kan vaststellen.