1.9 College - 52. Memo - Evaluatie Koers

Memo Kenmerk Aan Van Datum Onderwerp Afschriften voor

: 2010699/2010705 : Leden van de gemeenteraad : College van de gemeente Meppel : 18 oktober 2024 : Raadsmemo evaluatie koers :

Inleiding Het is alweer enige tijd geleden dat wij u als raad hebben bijgepraat over de ontwikkeling in onze organisatie. Voor het corona-tijdperk was dit een gebruik en na corona is het gaandeweg meer overgegaan in het bijpraten van u als raad over meer inhoudelijke organisatie onderwerpen. Denkt u daarbij aan digitalisering, informatisering, dienstverlening en huisvesting. Door middel van deze memo praten wij u als raad graag bij over ontwikkelingen in onze organisatie en dan specifiek over het onderwerp Koers. Koers Meppel heeft de organisatievisie ‘Koers’, in 2019 vastgesteld, als richtinggevend document voor de organisatie. Koers geeft antwoord op de vraag hoe we als organisatie kunnen (blijven) inspelen op snelle en sterk veranderende vraagstukken vanuit de maatschappij en goed om (blijven) gaan met toenemende complexiteit van vraagstukken. Het antwoord op de deze vraagstukken is een beweging, verwoord in Koers. Er is immers ook geen pasklaar antwoord voor de veelheid taken die we als gemeente doen en te doen hebben. Voor ieder taakveld kan dat iets anders concreets betekenen. Koers beschrijft zes algemene doelen voor de hele organisatie die we willen bereiken: 1. Beter aansluiten bij de bedoeling. 2. Meer flexibel en wendbaar. 3. Betere resultaten door nieuw samenspel. 4. Beter koers houden. 5. Meer transparant en betrouwbaar. 6. Meer ruimte bieden.

Om deze doelen te bereiken zijn er drie algemene bewegingen gedefinieerd als strategie die ons als organisatie helpen deze doelen te behalen. Aan deze drie bewegingen wilde organisatie continu werken. Deze zijn als volgt beschreven: a. Samen flexibel aan de slag; b. Betrouwbaar partnerschap; c. De bedoeling van vraagstukken centraal stellen.

We zijn inmiddels een aantal jaar op weg met Koers. We hebben de Koers bepaald en de Koers vertaald in o.a. het sturingsmodel van de organisatie en Koers uitgevoerd. In de afgelopen jaren is hard gewerkt. Diverse ontwikkelingen zijn vormgegeven. We staan voor grote uitdagingen en belangrijke, maar lastige keuzes. Tegelijk doen zich weer nieuwe contexten voor waar wij niet omheen kunnen, zoals bijvoorbeeld de arbeidsmarkt die de komende jaren steeds ingewikkelder gaat worden, en ook de digitale transformatie. Evaluatieonderzoek Het bovenstaande maakt dat wij maart jl. opdracht hebben gegeven aan Fanny Kunneman Audit en Advies om een evaluatie uit te voeren. De evaluatie is een moment om stil te staan bij wat de intenties waren, hoe het de gemeente in de afgelopen vijf jaar is vergaan en wat ze daar zelf, op elk niveau uit kan concluderen. De opzet van de evaluatie is dat vanuit vier verschillende brillen is gekeken naar Koers. De vier brillen zijn: 1. De organisatiecultuur is in beeld gebracht aan de hand van zogenaamde ‘ongeschreven regels’. 2. Alle voornemens van de organisatie (zoals op papier gezet) zijn verwoord in normen, die vervolgens zijn getoetst op de werking van de voornemens. 3. Een klein deel van het onderzoek is de wijze waarop externe stakeholders (burgers op straat, maar ook een paar samenwerkingsrelaties) kijken naar de toepassing van Koers onderzocht. 4.

De bewegingen van Koers in de praktijk, toegepast door medewerkers, management en directie. Het onderzoek is met grote betrokkenheid van de medewerkers uitgevoerd, o.a. in de vorm van enquêtes, vele interviews en workshops in alle teams. Resultaat van het evaluatieonderzoek Het resultaat van het evaluatieonderzoek is als bijlage toegevoegd aan dit memo. Wij vinden dat de onderzoeksresultaten goed weergeven dat we mooie stappen hebben gezet, en dat het tegelijk nog niet af is, dat er nog veel te doen is. We zijn in ontwikkeling én we blijven in ontwikkeling. Het is zichtbaar dat er hard gewerkt is en nog steeds wordt om onder andere de basis op orde te brengen en de vragen van inwoners en ondernemers en bestuur te beantwoorden. Ter illustratie een tweetal voorbeelden waarin goede vooruitgang is geboekt: + Onder de vlag van ‘betrouwbaar partnerschap’ is de bedrijfsvoering, meer specifiek ook de P&C-cyclus (begroting , PPN, jaarstukken etc.) en de Financiën beter op orde gebracht. + Doorontwikkeling van wijkgericht werken leidt tot positieve samenwerkingen zowel extern met maatschappelijke partijen, als intern tussen teams in de organisatie. Ook twee voorbeelden uit de evaluatie die aangeven dat het anders en beter kan: + Het samenbindende verhaal van Meppel ontbreekt. Waarom we welke dingen doen is niet bekend (genoeg).

Wat is ons verhaal ? Hierbij aanhakend kan het strategisch vermogen van de organisatie versterkt worden.

+ Door de groei van de organisatie (gegroeid van ca 300 naar ca 400 medewerkers) en veel wisselingen bij directie en management heeft de sturing van de organisatie meer aandacht nodig. Een aantal teams is te groot geworden waar ook naar gekeken moet worden. Tenslotte is een ander perspectief van terugkijken hier op zijn plaats. Het eerste jaar na vaststelling van Koers was geprioriteerd op een noodzakelijke aanpassing van de organisatiestructuur, en minder op Koers zelf. Daarnaast is de focus van de organisatie twee jaar lang tijdens de corona-periode erop gericht geweest om de essentiële onderdelen van dienstverlening aan burgers en bedrijven overeind te houden, en niet op het realiseren van Koers. Vervolgproces Het evaluatieonderzoek geeft als een foto weer waar we staan als organisatie. Gezamenlijk zijn we verantwoordelijk voor het vervolg, wij maken met elkaar de organisatie. Sommige adviezen uit de evaluatie kunnen redelijk snel worden opgepakt. Andere punten vereisen een meer lange adem, of een keuze. Het vervolgproces zal leiden tot een vervolgopdracht Organisatieontwikkeling 2025-2029. De evaluatie is hier input voor, echter niet solo leidend omdat zich ook nieuwe uitdagingen aandienen zoals eerder opgemerkt waar wij iets mee moeten en willen.

Afrondend Graag willen wij de vroegere werkwijze om jaarlijks de raad bij te praten over dit onderwerp weer nieuw leven inblazen. De vorm waarin we dat zouden kunnen doen, willen we graag afstemmen in het fractievoorzitter-overleg.