1.81.1 College - 37.1 Bijlage - Verslag archiefbeheer over 2024 gemeente Meppel

Verslag Archiefbeheer over het jaar 2024 Het verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2024

3004292

1 juli 2025

Inhoudsopgave 1.

Algemeen .......................................................................................................................................3 1.1. Inleiding ........................................................................................................................................3 1.2 Archief- en Informatiebeheer ...................................................................................................4 1.3 Wettelijk kader verslag Archiefbeheer .....................................................................................4 1.4 Uitvoeringsprogramma ............................................................................................................4 1.5 Inventarisatieprojecten ............................................................................................................6 1.6 Beoordeling 2023 ....................................................................................................................7 1.7 Interbestuurlijk Toezicht Archiefbeheer ...................................................................................8 1.8 Tot slot .....................................................................................................................................8

2.

Verslag over 2024 ..........................................................................................................................9

Bijlage 1

Beoordeling 2023 .............................................................................................................30

Bijlage 2

Voortgang Risicovolle thema’s 2024 .............................................................................32

2

1. Algemeen 1.1. Inleiding Voor u ligt het verslag archiefbeheer over het jaar 2024. Het verslag laat zien in hoeverre het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Meppel voldoet aan wet- en regelgeving. Het college van burgemeester en wethouders informeert de gemeenteraad en de provincie Drenthe in het kader van de horizontale verantwoording en het interbestuurlijk toezicht (IBT) van de provincie. Dit verslag is gebaseerd op het onderzoek van 10 kritische prestatie indicatoren (KPI’s), volgens het format dat de VNG in overleg met de provinciale archiefinspectie heeft opgesteld. De beantwoording van deze KPI’s is de leidraad voor het opstellen van het jaarverslag archiefbeheer. De indicatoren geven inzicht in hoeverre het archief- en informatiebeheer bij de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving. De KPI’s zijn afgeleid van de voor de gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Uit de toetsing van de KPI-vragenlijst komen verbeterpunten naar voren waarop actie genomen moet worden. Het betreft toetsing aan de hand van de volgende KPI’s: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Lokale regeling; Interne kwaliteitszorg en toezicht; Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en Duurzaamheid archiefbescheiden; Digitale archiefbescheiden; Vernietigen en vervreemding van archiefbescheiden; Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots; Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; Rampen, calamiteiten en veiligheid; Middelen en mensen.

3

1.2 Archief- en Informatiebeheer Onder de noemer archief- en informatiebeheer onderscheiden wij twee hoofdactiviteiten, te weten: •

Dienstverlening ten behoeve van de bedrijfsvoering: postregistratie, informatie beschikbaar stellen aan medewerkers, ondersteuning van medewerkers bij digitaal zaakgericht werken, controles binnen het zaaksysteem, analoog en digitaal archiefbeheer;

•

Projecten: Inventarisatie en bewerken archiefblok 1928-1990 en archiefblok 1990-1997.

1.3 Wettelijk kader verslag Archiefbeheer De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wrgt) regelt sinds 1 oktober 2012 de herziening van het interbestuurlijk toezicht (IBT). Interbestuurlijk Toezicht betreft het toezicht van de ene overheid op de andere. Dit toezicht is soberder, selectiever en risicogerichter geworden en gaat uit van vertrouwen van de toezichthouder in de onder toezicht staande organisatie. Het is in eerste instantie niet aan de toezichthouder, maar aan vertegenwoordigende organen als de Gemeenteraad en Provinciale Staten om toezicht te houden op de uitoefening van medebewindstaken door de colleges. De Gemeenteraad heeft hierdoor, naast het toezicht op de zorg voor archieven, ook de verantwoordelijkheid voor het toezicht op het (informatie)beheer.

1.4 Uitvoeringsprogramma In het Uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht door de provincie Drenthe over het jaar 2024 werd voor het Archief het volgende Informatiearrangement vastgesteld: •

de neerslag van de interne verantwoording, zoals die bij voorkeur jaarlijks wordt opgesteld voor de zorgdrager;

•

gegevens over de aanpak van risicovolle thema’s bij de toezichtontvanger. Deze thema's zijn maatwerk per toezichtontvanger;

•

ter onderbouwing kunnen de ingevulde kritische prestatie indicatoren (KPI’s) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) of andere meetgegevens worden opgevraagd.

4

Voor de gemeente Meppel werden voor 2024 de volgende risicogerichte cruciale thema’s vastgesteld: 1. Kwaliteitssysteem Wordt er een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden toegepast? 2. Overbrenging Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de organisatie, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? 3. Openbaarheidsbeperkingen Heeft de archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? 4. Voorbereiden inrichten en migratie zaaksysteem Wordt bij de voorbereiding voor het inrichten van het nieuw zaaksysteem input gevraagd vanuit de organisatie voor onder andere de te gebruiken zaaktypes? Wordt de data uit Djuma op de juiste wijze gemigreerd?

5

1.5 Inventarisatieprojecten Naast de thema’s in het Plan van Aanpak Risicovolle thema’s zijn bij de gemeente Meppel ook nog archieven/archiefdelen aanwezig die nog moeten worden geïnventariseerd. Het is nog niet bekend wanneer de inventarisatie van deze onderdelen zal plaatsvinden. In onderstaand overzicht staan de betreffende onderdelen weergegeven. Archiefdeel

Periode

Prioriteit

Prijzenbureau voor onroerende zaken afdeling vervreemding

1946-1949

Hoog

Verkoopakten en diverse overeenkomsten

1924-1969

Hoog

Losse bouwtekeningen

1945-1980

Hoog

Sonderingen en berekeningen Meppel

1947-1990

Hoog

Verordeningen/modellen/jaarverslagen/ 1805-1944 instructies/wetgeving

Hoog

Dossiers Sociale Zaken (Wvg/Abw)

Tot 2004

Gemiddeld

Kleuterschool

1931-2000

Gemiddeld

Keuringsdienst

1939-1980

Gemiddeld

Commissie Handel + Industrie

1936-1941

Gemiddeld

Brandweer

1930-1990

Gemiddeld

N.V. Parkzwembad

ca.1930-1970

Gemiddeld

Lyceum/Gymnasium

ca. 1950-1960

Gemiddeld

Kleuterleidsteronderwijs

ca. 1980-1990

Gemiddeld

Archief GR Scala

ca. 1967-2003

Gemiddeld

Vereniging Veiligverkeer Meppel e.o.

ca. 1933-1945

Laag

Stichting Markttentoonstelling Meppel

1954

Laag

6

Archiefdeel

Periode

Prioriteit

Noodopvang stichting

1982-1986

Laag

Welzijnsraad

1954-1986

Laag

Afstudeeropdrachten

1979-2000

Laag

Schoolraad 1973-1982

ca. 1960-1980

Laag

Onderafdeling kanton Meppel AVPB

1925-1945

Laag

3 kasboeken Groene Kruis

1964-1977

Laag

Kadasterboeken

-

Laag

Kadastrale leggers

-

Laag

Legger Wegen en huurcontracten

1928-1949

Laag

Diverse losse stukken/rapporten

-

Laag

1.6 Beoordeling 2023 Het archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2023 werd door de Provincie Drenthe gekwalificeerd als goed (zie bijlage 1). Landelijk zijn de volgende beoordelingen en criteria afgesproken: Beoordeling

Criteria

Goed

Er wordt voldaan aan de wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vijf cruciale thema’s (Zie pag. 6).

Voldoende

1. Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vijf cruciale thema’s. 2. Er is een passend verbeterplan en/of er is voldoende aannemelijk gemaakt dat het te lopen risico aanvaardbaar is.

Onvoldoende

1. Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vijf cruciale thema’s. 2. Er is geen passend verbeterplan geformuleerd of voorzien en/of er worden duidelijk onaanvaardbare risico’s gelopen.

Bron: Provincie Drenthe 7

Op basis van de beoordeling goed is de conclusie dat het archiefbeheer van de gemeente Meppel voldoet aan de wettelijke eisen, zoals samengevat in de vijf cruciale thema’s. Stilzitten is er niet bij, aangezien er nog verschillende projecten op het gebied van archiefbeheer op de to-do-lijst staan ter verbetering van de kwaliteit van het archiefbeheer.

1.7 Interbestuurlijk Toezicht Archiefbeheer Het Interbestuurlijk Toezicht archiefbeheer 2024 bestaat uit: •

het verslag met bevindingen over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2024;

•

voortgang Plan van Aanpak Risicovolle thema’s 2024; Zie ook bijlage 2. Het volledige plan is op 23 september 2024 naar Gedeputeerde Staten van Provincie Drenthe gemaild.

1.8 Tot slot Het jaarlijks opstellen het verslag over het beheer van nog niet naar de archief-bewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2023 brengt met zich mee - naast de verantwoording - dat een dynamisch overzicht wordt gecreëerd van de nog uit te voeren werkzaamheden, voor nu en in de toekomst. Iets waar wij als gemeente Meppel ons zeker van bewust zijn en hard aan wordt gewerkt.

8

2. Verslag over 2024 Uitwerking van het verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats KPI 1

LOKALE REGELING Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

De archiefvorming van gemeenten - zoals Meppel - valt onder de Archiefwet 1995. Ondanks dat het begrip archief meestal wordt geassocieerd met informatie van oudere datum, gaat de wet over het geheel van informatie. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis voor de wijze waarop de gemeente Meppel uitvoering geeft aan de Archiefwet. •

Archiefverordening 2016

De gemeente beschikt over een Archiefverordening betreffende de archiefzorg en het toezicht op het archiefbeheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven, Hierin is de zorg geregeld die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven die door de gemeentelijke organen worden gevormd, het beheer, de mensen, de middelen en het toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer. In de Archiefverordening is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige Archiefverordening van de gemeente Meppel is op 27 oktober 2016 vastgesteld door de gemeenteraad. Gedeputeerde Staten heeft kennisgenomen van de Archiefverordening. De verordening is actueel. •

Beheerregeling Informatiebeheer Meppel

In deze regeling wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Op 17 december 2019 is deze regeling door het college van Burgemeester en Wethouders vastgesteld. •

Reglement voor bezoekers van het archief 2016

Hierin zijn de huishoudelijke regels beschreven voor het raadplegen van onze archieven. Het huidige reglement is vastgesteld op 13 december 2016.

9

•

Omgevingsdienst Drenthe (v.h. Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe)

Op 1 januari 2014 is de Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe (RUDD) van start gegaan. De RUDD is een uitvoeringsorganisatie op het gebied van de milieuwetgeving, -regelgeving en – handhaving. Haar klanten zijn de gemeenten en de provincie Drenthe. Doordat de RUDD een beperkte gemeenschappelijke regeling is, blijven de gemeenten zelf verantwoordelijk voor het vormen en ontsluiten van de milieuarchieven. •

Gemeenschappelijke regelingen

Door de gemeente Meppel wordt het inschrijfregister Wet gemeenschappelijke regelingen bijgehouden. •

Mandaat-, volmacht-, en machtigingsbesluit archiefzorg

Het huidige Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit van de gemeente Meppel is sinds 14 februari 2024 van kracht.

Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een Archiefverordening, een Beheerregeling Informatiebeheer, een Bezoekersreglement en een Mandaat-, volmacht-, en machtigingsbesluit.

Beoordeling: Goed.

10

KPI 2

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

•

Plan van Aanpak Risicovolle thema’s Archiefbeheer

De risicovolle thema’s uit het Plan van Aanpak voor 2024 zijn: 1. 2. 3. 4.

Kwaliteitssysteem Overbrenging Openbaarheidsbeperkingen Voorbereiden inrichten en migratie zaaksysteem

•

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden (digitaal en fysiek) voldoet aan de toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en –controle. Het geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaatsvindt. Zonder een kwaliteitssysteem wordt onvoldoende gestuurd op kwaliteit, bewaking en de juiste uitvoering van de procedures. In 2019 werd een start gemaakt voor een werkbaar kwaliteitszorgsysteem. Door het Directieteam is op 5 december 2019 het besluit genomen een Plan van Aanpak uit te werken voor de invoering van het kwaliteitszorgsysteem. Als referentiekader voor het digitaal archiefbeheer werd gekozen voor het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en RODIN 2. In 2023 is begonnen met de invoering van KIDO light. Op basis van het project E-depot Pilot Informatieplattegrond Gemeente Meppel zijn er 13 applicaties getoetst op basis van de

11

werkbladen uit KIDO light. Dit zijn cruciale applicaties waaraan duurzaamheidseisen worden gesteld met een hoge risicoprofiel en impact. Dit betreffen de volgende applicaties: Applicaties DMS Djuma iBabs De Netwerkschijf Key2Burgerzaken Key2Begraven Key2Belastingen Projectwise/Microstation Suite voor Sociaal Domein Centric Leefomgeving Company Webcast Key2Finance Tercera-go Roxit KCS (website) Emailarchivering en chatberichten

Na het toetsen van de applicaties zijn de resultaten en aanbevelingen opgenomen in het Verbeterplan Informatiebeheer vanuit de Kwaliteitsmethode Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) opgesteld. Het Verbeterplan is overgedragen aan ICT onder verantwoordelijkheid van DIV. De eerste aanbevelingen vanuit het Verbeterplan zijn in 2023 en 2024 uitgevoerd. Zo heeft ICT maatregelen getroffen voor het archiveren van Email en chatberichten. In 2023 is de aanbesteding gestart voor een nieuw zaaksysteem ter vervanging van het zaaksysteem Djuma. In 2024 is het zaaksysteem xxllnc Zaken aanbesteed. Vanaf me 2024i tot en met

12

december 2024 heeft de inrichting en migratie vanuit Djuma plaatsgevonden dit in combinatie met kwaliteitscontroles en steekproeven. Op 3 december 2024 is het nieuwe zaaksysteem live gegaan. Daarnaast is voor het archiveren van de website (Roxit KCS) een andere partij gevonden, te weten Archiefweb.eu. In 2024 hebben de IT architect/Informatiemanager en de Beleidsmedewerker Documentaire Informatievoorziening handen en voeten gegeven aan het structureel inrichten van de uitvoering van het Kwaliteitssysteem. Er zijn bijvoorbeeld procesafspraken gemaakt omtrent het aantal vergaderingen, wie de leden zijn en welke activiteiten plaats moeten vinden. Daarnaast zijn nog enkele onderdelen uit het Verbeterplan KIDO uitgevoerd. Zo is het nieuwe zaaksysteem xxllnc Zaken aanbesteed en geïmplementeerd, is de aanbesteding voor een nieuw systeem voor Burgerzaken opgestart ter vervanging van Key2Burgerzaken. De data van Key2Begraven is overgezet naar de Cloud en zijn de voorbereidingen gestart voor het uitfaseren van de netwerkschijf in 2025. •

Handboek Vervanging

Op 5 september 2023 is door het college van Burgemeester en Wethouders het geactualiseerde Handboek Vervanging vastgesteld. •

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

Van oudsher heeft de gemeente Meppel geen gemeentearchivaris aangesteld zoals die wordt genoemd in de Archiefwet. Op basis van de Archiefwet, art. 32, lid 1. is hiervoor in de plaats de gemeentesecretaris aangewezen. •

Verslag toezicht archiefbeheer

Op grond van artikel 10 van de Archiefverordening dient de gemeentesecretaris jaarlijks verslag te doen aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van niet overgedragen archiefbescheiden. Op grond van artikel 11 van de Archiefverordening dient het college jaarlijks verslag aan de gemeenteraad te doen over wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet (art. 30, lid 1. zorg voor de archiefbescheiden). Het jaarverslag Archiefbeheer wordt sinds 2014 jaarlijks uitgebracht aan het college van B&W. Het jaarverslag over 2023 is door het college van B&W vastgesteld op 11 juni 2024 en door de gemeenteraad voor kennisgeving aangenomen op 20 juni 2024.

13

Conclusie: De gemeente Meppel heeft verder uitvoering gegeven aan de implementatie van het Kwaliteitszorgsysteem volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 op grond waarvan door middel van geregelde audits de analoge en digitale beheeromgeving kan worden getoetst. In 2023 is hiervoor het Verbeterplan Informatiebeheer vanuit de Kwaliteitsmethode Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) opgesteld. Zowel in 2023 als in 2024 zijn de eerste aanbevelingen uitgevoerd, zoals de aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem xxllnc Zaken. Bij de gemeente Meppel is de gemeentesecretaris aangewezen als gemeentearchivaris. Het verslag met betrekking beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats 2023 is op 11 juni 2024 aan het college uitgebracht en op 20 juni 2024 ter kennisname aan de gemeenteraad toegestuurd. Beoordeling: Goed

KPI 3

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

•

Documentair structuurplan (DSP)

Op grond van artikel 18 van de Archiefregeling 2010 dient de gemeente te beschikken over een Documentair Structuurplan (DSP). Een DSP is een actueel-, compleet- en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Met een DSP-overzicht wordt vastgesteld of documenten c.q. data – die voor bewaring in aanmerking komen – op andere locaties worden bewaard dan in het centrale archief. Zonder 14

zo’n overzicht bestaat de kans dat informatie ten onrechte wordt vernietigd of door niet tijdige conversie op termijn niet meer te raadplegen is. Als onderdeel van het Documentair Structuurplan (DSP) is op 5 september 2023 door het college van Burgemeester en Wethouders het Archievenoverzicht en Bewaarstrategie vastgesteld. •

Archievenoverzicht

Het Archievenoverzicht is een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente Meppel berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Voor een overzicht van de digitale informatie wordt gebruik gemaakt van: 1. de i-Navigator met daarin opgenomen alle processen en zaaktypen die door de gemeente Meppel worden uitgevoerd en gebruikt. De i-Navigator is geïmporteerd in het voormalige zaaksysteem Djuma tot 3 december 2024. In het nieuwe zaaksysteem xxllnc Zaken vanaf 3 december 2024. Hierdoor worden de juiste zaaktypes/ processen aan de zaken gekoppeld. Het zaaksysteem geeft daarmee een automatisch ordening en archivering van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden; 2. Het zaaksysteem; 3. overzicht van alle applicaties met de daarin aanwezige documenten en data; 4. Informatieplattegrond. •

Bewaarstrategie

De Bewaarstrategie beschrijft de maatregelen die de organisatie toepast om haar informatie, zowel digitaal als analoog, duurzaam toegankelijk te maken en te houden. De gemeente Meppel maakt gedurende de periode mei 2019 tot en met 2 december 2024 gebruik van het volgens (bij aanschaf) NEN 2082 gecertificeerde zaaksysteem Djuma van Visma Circle BV te Eindhoven. Sinds 3 december 2024 is het nieuwe zaaksysteem xxllnc Zaken van xxllnc te Amsterdam, dat bij aanschaf ISO 16175: 2020 is gecertificeerd met betrekking tot de archiveringsfunctionaliteiten. Om volledig digitaal te werken is een Vervangingsbesluit genomen (met terugwerkende kracht vanaf het begin van de substitutie in 2013), met daaraan gekoppeld een Handboek Vervanging opgesteld in 2017. Het Handboek Vervanging is geactualiseerd en op 5 september 2023 door het college van Burgemeester en Wethouders vastgesteld. Na de inrichting van het zaaksysteem xxllnc Zaken is de applicatie niet opnieuw gecertificeerd. Dit is een aandachtspunt en zal worden meegenomen in het kwaliteitssysteem. 15

Het zaaksysteem kent koppelingen met Microsoft 365, i-Navigator (SDU), Key2Datadistributie (Centric) ten behoeve van de Basisregistratie Personen (BRP) en het Nieuw Handelsregister (NHR), Centric Leefomgeving (CLO), Word Online, GBA-V via handmatige koppeling, ibabs en Kofax (BMConsultants). De documenten worden gescand op een resolutie van 300DPI. Hiervoor is een scanner in gebruik van het type Kodak 3100 Scanner met software van Kofax BMC, Kofax Capture 11.1. De digitale beheeromgeving in het centrale zaaksysteem voldoet aan de te hanteren normen en kaders (NEN-2082/RODIN). Wel ligt er nog een relatie met het te hanteren Kwaliteitssysteem. Tot slot zijn er diverse losse inventarissen aanwezig. Hierin staan vermeld, per archiefperiode, welke dossiers aanwezig zijn.

•

Systeem voor toegankelijkheid

De analoge (fysieke) archieven zijn in goede-, geordende- en toegankelijke staat. De archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Meppel zijn geplaatst in de gemeentelijke archiefbewaarplaats en staan vermeld op de Depotlijst 2024. De authenticiteit en context zijn goed te herleiden uit de fysieke dossiers. De archieven zijn toegankelijk door middel van archiefinventarissen. Deze zijn zowel in fysieke als in digitale vorm aanwezig. Daarnaast zijn de inventarissen te raadplegen op www.drentsarchiefnet.nl en op www.meppel.nl. Zowel de analoge als de digitale archiefbescheiden zijn eenvoudig terug te vinden in het zaaksysteem Djuma/xxllnc Zaken via diverse zoekingangen. In 2014 is het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale overheden (TMLO) als landelijke standaard metadatering vastgesteld. Met behulp van het TMLO kunnen alle decentrale overheden hun informatie straks op dezelfde manier metadateren. Dat is een belangrijk hulpmiddel om informatieprocessen en –systemen op elkaar te laten aansluiten. In 2017 is het metagegevensschema van Meppel daarop aangepast en vastgesteld. In september 2021 is het TMLO opgevolgd door Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Inmiddels wordt het MDTO sinds 3 december 2025 toegepast in het nieuwe zaaksysteem xxllnc Zaken.

16

•

Duurzame materialen en gegevensdragers

De gemeente Meppel maakt voor de bewaring van fysieke archiefbescheiden gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen volgens de Archiefregeling 2010. De materialen worden besteld bij Lyreco. Het gebruikte papier, Black Label Office van Canon, voldoet aan de NENnorm 2728 en ICN-1. De archiefbestanden, die zich in de archiefbewaarplaats en deels in de archiefruimte bevinden, zijn nog niet allemaal (goed) bewerkt en omgepakt naar duurzame materialen. Dit betreffen voornamelijk diverse projecten. Van deze projecten werd in 2021 een inventarisatie gemaakt (zie het overzicht op pag. 6/7). Conclusie: De gemeente Meppel beschikte over een zaaksysteem voor het registreren en beheren van gemeentelijke archiefbescheiden dat bij aanschaf in 2019 conform NEN 2082 gecertificeerd was. Sinds 3 december 2024 is een nieuw zaaksysteem, te weten xxllnc Zaken, geïmplementeerd, dat bij aanschaf ISO 16175: 2020 is gecertificeerd met betrekking tot de archiveringsfunctionaliteiten. Na de inrichting is het zaaksysteem xxllnc Zaken nog niet opnieuw gecertificeerd. Bij de gemeente Meppel is een volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden aanwezig. Dit is opgenomen in het Archievenoverzicht en Bewaarstrategie dat op 5 september 2023 door het college van Burgemeester en Wethouders is vastgesteld.

In 2017 is het metagegevensschema van Meppel aangepast aan het Toepassings-profiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) en sinds 3 december2024 geïmplementeerd in het nieuwe zaaksysteem. De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers voor het beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden, zoals omschreven in de Archiefregeling 2010. Beoordeling: Goed.

17

KPI 4

DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN in het bijzonder Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?

De gemeente Meppel kiest voor RODIN 2 als referentiekader voor het digitaal informatiebeheer. Met dit referentiekader kunnen de audits/inspecties worden uitgevoerd op het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving. Daarnaast is het belangrijk om een Kwaliteitshandboek te hanteren, om periodiek te controleren en te evalueren. Voldoet het gemeentelijk archiefbeheer nog aan de wettelijke vereisten en normen/standaarden? Djuma en xxllnc Zaken accepteren alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling 2010. Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen in het PDF/A-1a formaat. Grootformaat documenten worden gescand in TIFF- of PDF-formaat. Naast externe documenten worden Djuma en xxllnc Zaken ook gebruikt voor de opslag van interne documenten. De te bewaren documenten worden handmatig of automatisch geconverteerd naar PDF/A-1a. De gemeente Meppel maakt ook gebruik van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, omdat er functionaliteitsverlies optreedt bij het opslaan naar Open Document Format (ODF) bijvoorbeeld bij Excel. Vanuit de procesapplicatie (Djuma/xxlnc Zaken) wordt geen gebruik gemaakt van compressie- of encryptietechnieken.

Op netwerkopslagniveau (de manier waarop bestanden opgeslagen worden op het SAN onder het netwerk operating system) is wel degelijk sprake van encryptie, compressie en de-duplicatie. Dit is van toepassing op alle bestanden en applicaties die opgeslagen en gestart worden van het interne (on-premise) netwerk en volkomen transparant voor de gebruikers. Bij conversie naar een andere proces-applicatie (zaaksysteem) wordt uitvoerig getest of bestaande bestandsformaten te ontsluiten zijn, zodat gegarandeerd geen gegevens verloren gaan. Dit is een voorwaarde voor digitale duurzaamheid en een absolute eis voorafgaand aan een geplande conversie of migratie.

18

Conclusie: De gemeente Meppel kiest voor RODIN 2 als referentiekader voor het digitaal informatiebeheer. Daarnaast is het belangrijk om een Kwaliteitshandboek te hanteren, om zo het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving van tijd tot tijd te controleren en te evalueren. Djuma en xxllnc Zaken accepteren alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling 2010. Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen in het PDF/A-1a formaat. Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie- of encryptietechnieken. In een Informatiebeveiligingsplan dient een toekomstige conversie/migratie goed te worden beschreven. Voorkomen moet worden dat bij langjarig duurzaam beheer van informatie gegevensverlies optreedt.

Beoordeling: Goed.

KPI 5

VERNIETIGEN EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN

Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

•

Vernietiging archiefbescheiden

Door de gemeente Meppel wordt jaarlijks de voor vernietiging in aanmerking komende fysieke archiefbescheiden vernietigd. De vernietiging vindt plaats op basis van de: 1. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996 (en actualisaties daarvan) voor de documenten tot 1 januari 2017; 2. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017; 3. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020.

19

Voor de papieren archieven worden jaarlijkse vernietigingsrondes uitgevoerd. Voordat de vernietiging daadwerkelijk plaatsvindt, wordt de lijst met de te vernietigen archiefbescheiden ter beoordeling aan de organisatie voorgelegd. Hiervan wordt een verslag opgesteld. Na de daadwerkelijke vernietiging wordt een Verklaring van Vernietiging, inclusief een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden, opgemaakt en gearchiveerd. De jaarlijkse vernietiging van de analoge dossiers per 1 januari 2024 heeft op 18 april 2024 plaatsgevonden. De digitale vernietiging vanuit het zaaksysteem Djuma van zaken met documenten tot en met 31 januari 2021 heeft eind 2024 plaatsgevonden. •

Vervanging archiefbescheiden

Sinds augustus 2013 werkt de gemeente Meppel in principe volledig digitaal. Het volledig digitaal werken werd op 19 december 2017 geformaliseerd. Tijdens deze vergadering werd door het college van B&W het Handboek Vervanging en het Besluit tot Vervanging archiefbescheiden Gemeente Meppel 2017 vastgesteld. Op 9 januari 2018 werden deze documenten naar de toezichthouder verzonden en op 18 januari 2018 werd het Handboek Vervanging en het Besluit gepubliceerd. Het Handboek Vervanging en het bijbehorende Besluit traden met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 augustus 2013. In 2018 werd het Handboek geïmplementeerd en uitgevoerd. Het Handboek vervanging is in 2022 verder geactualiseerd en op 5 september 2023 door het college van Burgemeester en Wethouders vastgesteld. •

Hotspotmonitor

Een hotspot is een onderwerp dat volgens de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, maar wat voor de gemeente Meppel een speciale betekenis heeft. Een procedure voor regelmatige aanwijzing van archief-hotspots moet worden ingevoerd om de archivering van actuele of lokaal belangrijke zaken te garanderen. Eind 2021 werd besloten de coronacrisis als archief-hotspot aan te wijzen. Belangrijke documenten over dit onderwerpen zijn voor blijvende bewaring aangewezen. Bij de gemeente Meppel is ook besloten de voordracht voor Hotspots in de gemeente Meppel te beleggen bij het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Op 27 februari 2024 is de Procedure Hotspotmonitor en op 12 maart 2024 zijn de Hotspots voor 2023 vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.

20

Voor 2023 zijn de volgende hotspots, met terugwerkende kracht, vastgesteld:

•

Vervreemding van archiefbescheiden

Van vervreemding is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. Vervreemding van archiefbescheiden heeft in 2024 niet plaatsgevonden. Conclusie: De gemeente Meppel weegt zorgvuldig af wanneer de aanwezigheid van bescheiden niet meer van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. De vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden vindt plaats volgens de gebruikelijke (archief)wettelijke procedure. Dit is toegepast op zowel de analoge dossier met de vernietigingstermijn 1 januari 2024 en de digitale bestanden met vernietigingstermijn tot en met 31 januari 2021. 21

De gemeente Meppel heeft het Handboek Vervanging en het Besluit tot Vervanging archiefbescheiden Gemeente Meppel 2017 vastgesteld. Hierdoor wordt voldaan aan het besluit om papieren archiefbescheiden te mogen vervangen door digitale reproducties (substitutie of vervanging). Op 5 september 2023 heeft het college van Burgemeester en Wethouders het geactualiseerde Handboek Vervanging vastgesteld. Er heeft in 2024 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Beoordeling: Goed.

KPI 6

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archief- bescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Het (archief)wettelijk onderscheid tussen overgebracht en niet-overgebrachte archieven wordt in de gemeente Meppel niet toegepast. Dit is om praktische redenen in de bedrijfsvoering niet gebeurd. Dossiers jonger dan 20 jaar worden nog veelvuldig geraadpleegd en al snel in de archiefbewaarplaats opgeslagen. Formeel zijn deze dossiers niet overgebracht, aangezien ze nog grotendeels in de dynamische werkprocessen worden gebruikt. In november 2022 is gestart met het inventariseren en beschrijven van het secretarie-archief van 1928-1990 (185 m1). Tegelijkertijd wordt de beperking van de openbaarheid van de dossiers bepaald. De verwachting was, dat dit project medio 2023 werd afgerond. Dit doel is niet gehaald en de afronding werd naar begin 2024 verplaatst. Op 1 februari 2024 is het project in concept afgerond met degenen die de inventarisatie hebben gedaan. In de fase van nacontrole werd het duidelijk dat diverse dossiers, die op vernietiging zijn weggezet, nader bekeken moeten worden. Door de implementatie van het zaaksysteem zijn deze werkzaamheden nog niet uitgevoerd. Het archiefblok 1928-1990 is dan ook nog niet officieel overgedragen en is de eventuele beperking nog niet vastgesteld. In het verlengde hiervan is ook het archiefblok 1990-1997 (67 m1) aanwezig. In september 2024 is door een externe medewerker Informatiemanagement begonnen met het bewerken van dit archiefblok.

De bedoeling is, om dit project medio 2025 af te ronden en over te dragen, inclusief het archiefblok 1928-1990.

22

Conclusie: De gemeente heeft de overdracht van een gedeelte van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats conform de (archief) wettelijke procedure van overbrenging nog niet officieel geregeld. In november 2022 is gestart met het bewerken van het secretarie- archief van 1928-1990 en is op 1 februari 2024 in concept afgerond. Met het bewerken van het archiefblok 1990-1997 is in september 2024 gestart. Beoordeling: Voldoende.

KPI 7

ARCHIEFBEWAARPLAATS, ARCHIEFRUIMTEN en E- DEPOTS

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

•

Archiefbewaarplaats/Archiefruimte

De gemeente beschikt over een eigen archiefbewaarplaats met archiefruimte in het Stadhuis. Deze archiefbewaarplaats/archiefruimte is op 16 december 2008 door Gedeputeerde Staten van Drenthe goedgekeurd met besluitnummer 6.2/2008013962. De gemeente beschikt ook over een archiefruimte. Deze is gelegen in dezelfde ruimte als de archiefbewaarplaats. De Archiefregeling 2010 geeft geen specifieke eisen voor de bouw en inrichting van een serverruimte of datacentrum. Door Het Expertise Centrum is een checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte ontwikkeld. Al eerder had ook het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) een toetsingskader voor de digitale Beheeromgeving van permanent te bewaren archiefbescheiden opgesteld, te weten “ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot” (2008). De laatste versie dateert van december 2012 en is te vinden op de website www.lopai.nl. Door de gemeente Meppel is voor de serverruimte in 2019 een checklist ingevuld. •

E-depot

De gemeente Meppel beschikt niet over een E-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden. De gemeenten heeft samen met het Drents Archief, de Provincie Drenthe en enkele gemeenten in 2018/2019 een onderzoek gedaan naar een gezamenlijke E-depotvoorziening in de provincie Drenthe. Op 27 juni 2019 werd het resultaat van de verkenning gepresenteerd. Als vervolg daarop heeft een aantal gemeenten met de initiatiefnemers in een viertal bijeenkomsten verder nagedacht over een raadpleegschil. 23

In 2020 hebben enkele bedrijven hun systemen gepresenteerd voor de invulling van een raadpleegschil voor het E-depot. Deze presentaties hebben nog niet geleid tot de aanschaf van een systeem. Door het Drents Archief is de gemeente Meppel gevraagd deel te nemen aan een 3-jarige pilot omtrent de inrichting van een E-depot en welke zaken erbij komen kijken wanneer het digitale archief van de gemeente wordt overgezet naar een E-depot. Actuele vragen daarbij zijn bijvoorbeeld: gaat dit 1 op 1 over, of moet het huidige systeem worden aangepast? De pilots die in de periode 2021-2023 werden behandeld zijn: 1. Metadatamapping zaaksysteem Djuma en het E-depot (2021); 2. In kaart brengen welke informatieobjecten wanneer in aanmerking komen voor het E-depot (2022). 3. Proces van opname documenten in het E-depot beschrijven (2023/2024): •

Export procedure;

•

Ingest procedure (opname in het e-depot);

•

Proces van overbrengen;

•

Toegankelijkheid voor publiek en ambtenaar.

Voor de punten 1 en 2 zijn de volgende evaluatierapporten op- en vastgesteld: •

Evaluatieverslag E-depot Pilot Metadatering Gemeente Meppel

•

Evaluatieverslag E-depot Pilot Informatieplattegrond Gemeente Meppel

Door deel te nemen aan deze pilot wordt onder deskundige begeleiding ervaring opgedaan en zijn we in staat om na 3 jaar een goed onderbouwde keuze te maken of de gemeente Meppel zelf een E-depot gaat inrichten of dat wordt aangesloten bij het E-depot van het Drents Archief. Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een door Gedeputeerde Staten van Drenthe goedgekeurde openbare archiefbewaarplaats, die aan (archief) wettelijke vereisten voldoet. Het verdient aanbeveling om bij toekomstige aanpassingen van of uitbreiding van de gemeentelijke serverruimte met de Checklist en de ED3 richtlijnen rekening te houden. De definitieve keuze over deelname aan een gemeenschappelijke provinciale Edepotvoorziening of een eigen E-depot inrichten wordt in 2025/2026 gemaakt op basis van de ervaringen met de 3-jarige pilot van het Drents Archief. Beoordeling: Goed. 24

KPI 8

TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor een ieder te raadplegen. Openingstijden, bezoek- en correspondentieadres zijn eveneens op www.meppel.nl aangegeven. Een overzicht van tarieven is ook op de website van de gemeente te vinden. De kosten voor onderzoek en kopieën/scans van archiefbescheiden staan vermeld in de op 30 november 2023 door de gemeenteraad vastgestelde Legesverordening van de gemeente Meppel. In de archiefbewaarplaats, die tevens als archiefruimte wordt gebruikt, staan twee soorten bestanden, te weten de openbaar toegankelijke bestanden (zo worden deze behandeld) en de geplaatste bestanden. Geplaatste bestanden betreffen geen overgebrachte archieven. Er zijn geen Verklaringen van Overbrenging opgesteld voor de archieven over de periode 1928 tot 1998 die aanwezig zijn in de archiefbewaarplaats. Hierdoor zijn er ook geen besluiten genomen voor de eventuele beperking van de openbaarheid van eventuele archiefbestanddelen. Zie hiervoor ook KPI-punt 6 van dit Verslag. Dit onderdeel was opgenomen in het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer gemeente Meppel. Door de maatregelen omtrent COVID-19 is dit onderdeel niet in 2020/2021 tot uitvoer gebracht, maar per 1 november 2022. De planning was om uiterlijk in medio 2023 deze Verklaringen van Overbrenging te laten vaststellen inclusief de beperkingen aan de openbaarheid.

Dit is verplaatst naar medio 2025. De gemeente Meppel beschikt sinds 13 december 2016 over een door het College vastgesteld Bezoekersreglement voor het gebruik van de archieven en collecties van het gemeentelijk archief. Onder punt 5 van het gehanteerde Bezoekersreglement staan aanwijzingen voor het behoud en gebruik van archiefbescheiden. Hieruit kan worden afgeleid dat de archiefzorgdrager i.c. de beheerder van de archiefbewaarplaats een eventuele afwijzing van het gebruik van archiefbescheiden afdoende kan motiveren.

25

Conclusie: De beschikbaarstelling van archiefbescheiden en de omgang met archiefbescheiden en bezoekers is grotendeels gebaseerd op de gebruikelijke praktijk bij andere archiefdiensten. Er zijn geen Verklaringen van Overbrenging opgesteld voor de archieven van 1928 tot 1998. Hierdoor wordt met de beperking van de openbaarheid van sommige archief-bestanddelen na 20 jaar geen rekening gehouden (zie ook punt 6). Het is van belang om voor de geplaatste – niet overgedragen – archiefbestand-delen van 20 jaar en ouder openbaarheidseisen of beperkende bepalingen te bepalen en vast te leggen Het inventariseren en beschrijven van het secretarie-archief van 1928-1990 (185 m1) is op 1 februari 2024 in concept afgerond. Tegelijkertijd werd de beperking van de openbaarheid van de dossiers bepaald. In september 2024 is gestart met het inventariseren en beschrijven van het archiefblok 1990-1997. Het Bezoekersreglement is formeel door het College in 2016 vastgesteld. Beoordeling: Voldoende.

26

KPI 9

RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID

Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?

De gemeente Meppel beschikt over een Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel dat op 27 augustus 2019 door het College van Burgemeester en Wethouders is vastgesteld. In het Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel is opgenomen een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen. Hiermee wordt bedoeld, dat in het Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel informatie is opgenomen over de instelling en de locatie (de verzamelplaats) waarheen bij een ernstige calamiteit de te ontruimen archieven en collecties dienen te worden gebracht Op 26 juli 2005 is een overeenkomst voor calamiteitenservice afgesloten met Documentenwacht te Beekbergen. Deze organisatie zorgt bij een calamiteit voor het totale logistieke proces; verpakking, vervoer, registratie, vakkundige verzorging en opslag. Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel vastgesteld op 27 augustus 2019. Beoordeling: Goed.

27

KPI 10

MIDDELEN EN MENSEN

Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Het cluster Documentaire Informatie Voorziening (DIV) maakt onderdeel uit van het team Informatie en Interne Dienstverlening en is bij de gemeente Meppel verantwoordelijk voor alle voorkomende werkzaamheden op het terrein van de documentaire informatievoorziening. Sinds 1 januari 2021 bestaat het DIV team uit vier vaste medewerkers, waarvan drie medewerkers 36 uur per werken en één medewerker 32 uur per week. In 2021/2022 was het team uitgebreid met vier tijdelijke medewerkers: •

het verwerken van de stukken van het Sociaal Domein (24 uur p.w.)

•

project Bronbestand Omgevingsvergunningen (20 uur p.w.)

•

project Bewerken archiefblok 1928-1990 (36 uur p.w.)

•

vervanging in verband met langdurige afwezigheid medewerker (16 uur p.w.)

Deze medewerkers zijn tot 1 februari 2024 / 1 maart 2024 werkzaam geweest bij de gemeente Meppel. Met ingang van 12 augustus 2024 is het DIV team tijdelijk uitgebreid met een externe medewerker Informatiemanagement (32 uur p.w.) ter ondersteuning van het team (16 uur p.w.) en het inventariseren en bewerken van het archiefblok 1990-1997 (16 uur p.w.). Bij de gemeente Meppel zijn mogelijkheden tot bij- en nascholing zijn aanwezig. Het opleidingsniveau van de medewerkers is voldoende, toegespitst op het vakgebied van de DIV’er gericht op de analoge en digitale archieven. Van oudsher heeft de gemeente Meppel geen gemeentearchivaris aangesteld zoals die wordt genoemd in de Archiefwet. Op basis van de Archiefwet, art. 32, lid 1. is hiervoor in de plaats de gemeentesecretaris aangewezen. Daarnaast is geen gemeentelijke archiefinspecteur aangesteld.

28

Conclusie: Voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden, zoals postregistratie en archiefvorming, stelt de gemeente Meppel voldoende middelen en mensen beschikbaar. In 2021/2022 is het Team DIV tijdelijk met vier medewerkers uitgebreid voor diverse onderdelen. Deze tijdelijke medewerkers zijn tot 1 februari 2024 / 1 maart 2024 werkzaam geweest bij de gemeente Meppel. Met ingang van 12 augustus 2024 is het DIV team tijdelijk uitgebreid met een externe medewerker Informatiemanagement (32 uur p.w.) ter ondersteuning van het team (16 uur p.w.) en het inventariseren en bewerken van het archiefblok 1990-1997 (16 uur p.w.). Bij de gemeente Meppel zijn geen gemeentearchivaris of een gemeentelijke archiefinspecteur aangesteld. Beoordeling: Goed.

29

Bijlage 1

Beoordeling 2023

30

31

Bijlage 2

Voortgang Risicovolle thema’s 2024

1. Kwaliteitssysteem

Wordt er een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden toegepast? •

Voortgang Sinds De uitvoering van het Verbeterplan Informatiebeheer begint meer en meer onderdeel te worden van de ICT projecten. Dit gebeurt in stapjes. Een voorbeeld is, dat momenteel een document wordt opgesteld met betrekking tot de aanbestedingseisen van ICT applicaties van de gemeente Meppel. Daarin is onder andere ook opgenomen dat vooraf moet altijd zijn bepaald of de ICT prestatie als archiefomgeving in gebruik genomen gaat worden of gekoppeld moet worden aan een van de archiefomgevingen om zo de archivering te borgen. In het verlengende hiervan worden dan de eisen opgenomen omtrent het archiveren. Sinds januari 2024 wordt door de Gemeente Meppel de Selectielijst emailbewaring van de VNG als richtlijn gehanteerd voor de e-mailarchivering. Dit houdt voor de gemeente Meppel het volgende in:

Sleutelrollen en archivering op basis van rollen

Soort berichten

Bewaartermijn

E-mail van medewerkers zonder sleutelfunctie

7 jaar

E-mail van medewerkers zonder sleutelfunctie

7 jaar

E-mail uit geautomatiseerde functionele e-mailboxen

3 maanden

E-mail uit gedeelde functionele e-mailboxen

1 jaar

E-mail van functionarissen op sleutelfuncties

bewaren

32

De sleutelfunctionarissen zijn geselecteerd middels de door de VNG vastgestelde selectielijst: leden van het college van burgemeester en wethouders, ambtelijk topfuncties waaronder de secretaris, directeuren en managers, compliancy officers (CISO, FG) en enkele overige functies (de ombudsman en de jeugdombudsman; voorzitter en leden en/of directeur van de rekenkamer; de raadsgriffier). Bij de gemeente Meppel zijn de volgende sleutelfunctionarissen aangewezen: de gemeentesecretaris, de gemeentedirecteur, het college van B&W, de directeur Schouwburg, de Teammanagers (Met 1x CIO rol), de Ombudsvrouw, de Rekenkamer postbus, de Griffier 2x, de VIC 2x (Met ciso rol) en de Functionaris Gegevensbescherming. Tot het Soort bericht E-mail uit geautomatiseerde functionele e-mailboxen behoren alle shared mailboxen behalve WOO gevoelige postbussen zoals Postbus@meppel.nl en Rekenkamer@meppel.nl. Deze vallen onder het Soort bericht E-mail van functionarissen op sleutelfuncties. Voor chatberichten is nog geen specifiek beleid opgesteld behalve dan dat er zakelijk geen gebruik wordt gemaakt van Whatsapp. In februari 2024 is de applicatie Suite voor het Sociaal Domein gekoppeld aan het huidige zaaksysteem Djuma. Deze koppeling is succesvol verlopen en functioneert naar tevredenheid.

Door de teams van het Sociaal Domein en DIV zijn afspraken gemaakt omtrent het scannen en registeren van de documenten. Verder werkt het team Sociaal Domein vanuit het zaaksysteem voor wat betreft het opstellen en versturen van de uitgaande post. Medio 2024 is gestart met het project Digitale Dienstverlening en dan in het bijzonder met de aanbesteding van een nieuwe website. De aanbesteding betreft het werven van een nieuwe leverancier voor een CMS en de opbouw van de nieuwe website. Hiermee wordt aangesloten op de visie van dienstverlening. Eén van de doelstellingen is dat de website van de gemeente Meppel begin van het tweede kwartaal van 2025 online is (bron: intranet Meppel). Sinds eind 2023 worden de huidige websites www.meppel.nl en https://meppel.bestuurlijkeinformatie.nl met Archiefweb.eu gearchiveerd. De intentie is om dit te continueren met de nieuwe website.

33

2. Overbrenging Overbrenging betekent, dat permanent te bewaren dossiers, ouder dan 20 jaar, worden overgebracht naar een aangewezen openbare archiefbewaarplaats. De gemeente Meppel heeft zelf een openbare archiefbewaarplaats. De status van de archiefbescheiden veranderen dan van Wet Open Overheid naar Openbaar. Bij de overbrenging kunnen nadere regels worden gesteld voor beperkte openbaarheid van bepaalde dossiers. Zie hiervoor ook punt 3. Aan een overbrenging zijn ook een Verklaring van Overbrenging en een inventaris gekoppeld. De inventaris wordt gepubliceerd op www.drentsachiefnet.nl. • Voortgang In februari 2024 is de inventarisatie en het bewerken van het archiefblok 19291989 (vh 1928-1990) afgerond. Het laten vaststellen van de Verklaring van Overbrenging door de zorgdrager zal in november/december 2024 plaatsvinden. Dit is later dan de geplande datum van 1 juni 2024. Eén en ander heeft te maken met het later opleveren van de inleiding op de inventaris. Hierdoor is het archiefblok 1929-1989 (vh 1928-1990) nog niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats en is de inventaris nog niet gepubliceerd. Half augustus 2024 is in het team DIV een trainee Informatiemanagement gestart die sinds begin september 2024 is begonnen met het bewerken en opschonen van het archiefblok 1990-1997 in samenwerking met de beleidsmedewerker DIV.

Zoals het er nu naar uitziet, zal dit project in het eerste kwartaal van 2025 zijn afgerond. Dit is later dan de planning. Een reden hiervoor is dan ook, dat het vinden van een geschikte kandidaat voor dit project enige tijd in beslag heeft genomen. Het samenvoegen van de inventarissen zal eind 2025 plaatsvinden.

3. Openbaarheidsbeperkingen Wanneer permanent te bewaren documenten/dossiers, ouder dan 20 jaar, worden overgebracht naar een aangewezen openbare archiefbewaarplaats verandert de status van de documenten van Wet Open Overheid naar Openbaar. Bij de overbrenging kunnen nadere regels worden gesteld voor beperkte openbaarheid van bepaalde documenten/dossiers. De beperkingen aan de openbaarheid kunnen voor een bepaalde termijn worden gesteld en met het oog op: 1. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; 2. het belang van de Staat of zijn bondgenoten; 34

3. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden. • Voortgang Het laten vaststellen van de Verklaring van Overbrenging door de zorgdrager zal in november/december 2024 plaatsvinden. Dit is later dan de geplande datum van 1 juni 2024. Eén en ander heeft te maken met het later opleveren van de inleiding op de inventaris. In het verlengde hiervan zal ook de beperking van de openbaarheid van het archiefblok 1929-1989 (vh1928-1990) gemeente Meppel in november/december 2024 worden vastgesteld. Het laten vaststellen van de beperking van de openbaarheid van het archiefblok 1990-1997 gemeente Meppel zal in het eerste kwartaal van 2025 plaatsvinden.

4. Voorbereiden inrichten en migratie zaaksysteem 2024 zal in het teken staan van de implementatie van een nieuw zaaksysteem. • Voortgang Inrichting zaaksysteem Met de leverancier van het nieuwe zaaksysteem vindt wekelijks overleg plaats om de stand van zaken te bespreken. Onderwerpen van bespreking zijn onder andere de diverse koppelingen, contacten met leveranciers, het plannen van de live gang, het inzetten van medewerkers van de leverancier in verband met ondersteuning, trainingen, etc. De functioneel beheerders van de gemeente Meppel zijn, in samenwerking met de leverancier, bezig de blauwdrukken voor de zaaktypen te bouwen. Wanneer deze gereed zijn, zullen ze worden gebruikt voor het bouwen van de 500 zaaktypen. Binnen de gemeente Meppel hebben enkele medewerkers zich als keyusers aangemeld voor het nieuwe zaaksysteem. Vanaf eind september 2024 worden zij intensief bij het inrichtingsproces betrokken, onder andere bij het testen van zaaktypen. In oktober 2024 zullen zij als key-users, een specifieke training volgen voor het nieuwe zaaksysteem. Daarnaast zullen de overige medewerkers van de gemeente Meppel die met het zaaksysteem werken een passende training volgen. Dit staat voor eind 2024 gepland.

35

Migratie Voor de migratie van de data uit het huidige zaaksysteem is een gespecialiseerd bedrijf ingeschakeld. Met hen vindt er ook wekelijks overleg plaats. Inmiddels hebben zij de data geanalyseerd en rapportages opgeleverd. Er zijn keuzes gemaakt wat en wanneer te migreren. Momenteel zijn we in de testfase om de data uit Djuma te mappen met zaaktypen in het nieuwe zaaksysteem. Daarnaast worden door ons de rapportages geanalyseerd op volledigheid.

36