1.4 RUD- Brief Najaarsrapportage RUD Drenthe met bijlage

SPUK – Specifieke Uitkeringen Alle omgevingsdiensten kunnen een specifieke uitkering aanvragen voor 2 onderwerpen: Interbestuurlijk programma Voor de opvolging van deze aanbevelingen uit het onderzoek van de commissie Van Aartsen is een Interbestuurlijk Programma Versterking VTH-stelsel (hierna: IBP) vastgesteld. De subsidie is bedoeld voor de versterking van het VTH-stelstel en nadrukkelijk bedoeld om de extra activiteiten in het kader van IPB uit te voeren. Hiervoor zijn in de regeling 14 activiteiten opgenomen die bijdragen aan de pijlers uit het IBP. De activiteiten zijn onderverdeeld in collectieve activiteiten en facultatieve activiteiten. Voor de collectieve activiteiten wordt van alle omgevingsdiensten inzet verwacht. Voor het facultatieve deel is geen verplichte inzet vereist. Energie Ook voor energie kan een uitkering worden aangevraagd. Deze uitkering is bedoeld voor extra ondersteuning op het gebied van toezicht en handhaving ten aanzien van energiebesparingsplicht, opleiding, en andere onderwerpen. Met de Specifieke Uitkering kan over meerdere jaren de kwaliteit of ondersteuning voor toezicht en handhaving worden versterkt. Zo kunnen we als omgevingsdienst in de periode van 2022 tot en met 2026 verder professionaliseren. De komende periode onderzoeken we welke mogelijkheden deze subsidie ons biedt.

20

5

Mens en organisatie Om een evenwichtige organisatie te zijn en te blijven moeten we investeren in onze mensen. Daarom zoeken we steeds de balans tussen werken, ontwikkelen en gezondheid. We leveren grote inspanningen om het ziekteverzuim en het capaciteitsprobleem op te lossen. Daarnaast zorgen we dat de informatiesturing van de organisatie op orde is.

5.1

Ziekteverzuim

We kampen met een hoog ziekteverzuim. Er is vanaf mei echter wel een duidelijk dalende trend ingezet ten opzichte van de eerste vier maanden. Het ziekteverzuimpercentage in augustus is 7,9%, dit is ongeveer gelijk aan het ziekteverzuimcijfer in augustus 2021 (7,8%). Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage over de periode januari tot en met augustus ligt op 10,8% en is daarmee fors hoger dan in dezelfde periode vorig jaar (8,7%). Of dit (mede) is veroorzaakt door corona, is niet met zekerheid te zeggen. Wel sluit het aan op het landelijke beeld over het eerste kwartaal van 2022, waarin het CBS het hoogste verzuim ooit in Nederland heeft gemeten.

Figuur 1: Ziekteverzuim tot en met augustus 2022, in relatie tot voorgaande jaren

Een afname van het totale ziekteverzuim tot onder de begrote 7% over heel 2022 lijkt niet realistisch. Indien de resterende maanden van 2022 op hetzelfde niveau blijven als het verzuimpercentage van de maand augustus, dan zal dit resulteren in een gemiddelde over heel 2022 van ruim 9%. We hopen het ziekteverzuim terug te dringen door meer aandacht te geven aan verzuimbegeleiding. Hiervoor zijn de teamleiders gekoppeld aan een HR-adviseur. Daarnaast richten we ons op preventie. We organiseren workshops, bijvoorbeeld over omgaan met werkstress.

21

5.2 Werken, Huisvesting en ARBO Project Huisvesting Door corona is er een nieuwe hybride manier van werken ontstaan. Dit is een van de redenen dat het vraagstuk rondom huisvesting in een stroomversnelling is gekomen. Ook andere redenen spelen hierin mee, zoals de groei van de organisatie, alle technische ontwikkelingen, het achterhaalde kantoortuinconcept, maar ook aflopende huurcontracten. Om dit vraagstuk goed te kunnen beantwoorden is intern een projectgroep en een klankbordgroep ingericht, ondersteund door een extern bureau. Het doel is om huisvestingsvisie te ontwikkelen en een analyse te maken van de voor- en nadelen van de huidige locaties. Vervolgens worden er een aantal scenario’s uitgewerkt waarmee het MT en de OR een weloverwogen keuze kunnen maken over de toekomstige huisvesting. De eerste fase van het project is in september van start gegaan. Alle medewerkers worden hierbij betrokken.

Arbeidsomstandigheden De formatie bij HRM is uitgebreid met een adviseur die zich voor een deel bezighoudt met het Arbobeleid. Daarnaast is er een Arbo-coördinator aangesteld en twee preventiemedewerkers. Door het uitbreiden van de capaciteit op het gebied van arbeidsomstandigheden kunnen flinke stappen worden gezet. De komende maanden staan in het teken van een nulmeting en het uitrollen van de noodzakelijke en/of verplichte trainingen en cursussen. Momenteel worden er anti-agressie trainingen gegeven aan medewerkers die daar in het werkveld mogelijk mee te maken krijgen en is er een start gemaakt met VCA VOL (Veiligheid, Gezondheid, en Milieu Checklist Aannemers) trainingen. In de komende maanden krijgen alle medewerkers een Preventief Medisch Onderzoek aangeboden. De medewerker krijgt hierdoor inzicht in zijn eigen mentale en fysieke gezondheid. De organisatie krijgt inzicht in risico’s op organisatieniveau en door middel van groepsrapportages inzicht in eventuele verbeterpunten ten bate van werkplezier, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.

Interne klachtenafhandeling In 2022 is één klacht ontvangen en afgehandeld over het gedrag en de bejegening van medewerkers naar anderen. Er zijn daarna geen nieuwe klachten binnengekomen die onder de regeling zijn afgehandeld.

5.3 Formatie en inhuur We kennen een redelijk groot verloop. Een deel van de medewerkers verlaat de organisatie voor een functie elders, een ander deel heeft de pensioengerechtigde leeftijd bereikt of is met vervroegd pensioen. Er is ook sprake geweest van arbeidsongeschiktheid. De vacatures zijn onder andere ingevuld door instroom van inhuur-medewerkers naar een vaste aanstelling. Daarnaast doen we aan interne scholing doen voor kandidaten die wel bij de organisatie passen maar nog niet over de benodigde vakkennis beschikken. Bovendien hebben we stagiaires en trainees een plek kunnen geven. Openstaande vacatures, opleiden en begeleiden gaat ten koste van de directe productiviteit. Om de vacatures in te vullen, het ziekteverzuim op te vangen en aanvullende opdrachten te kunnen uitvoeren hebben we de eerste 8 maanden gemiddeld 13,5 fte in moeten huren.

5.4 Informatie sturing Wet politiegegevens (WPG) Vanwege de verplichte WPG-audit is een onderzoek uitgevoerd naar de opzet, het bestaan en de werking van beheersmaatregelen die dienen te waarborgen dat we voldoen aan de wettelijke eisen van de WPG

22

en het Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren. De externe audit heeft een aantal zorgpunten opgeleverd die door aanschaf van een registratiesysteem grotendeels worden opgelost. De aanschaf van dit systeem is inmiddels in gang gezet. Eind 2022 wordt de verplichte interne audit uitgevoerd met daarbij de focus op de resterende aandachtspunten.

Robotisering Er is een pilot opgezet, waarmee de toepassing van robotisering van administratieve processen wordt onderzocht. Naar verwachting wordt de pilot eind 2022 afgerond waarna besloten wordt in hoeverre robotisering ingezet kan worden.

Aanschaf en implementatie Bodem Informatiesysteem (BIS) In september zal het nieuwe BIS uitgebreid worden getest door verschillende medewerkers van team Bodem. Hierna worden de werkzaamheden aan het nieuwe systeem vervolgd.

Digitale uitwisseling documenten (StanDUR) Alle gemeenten hebben inmiddels StanDUR ingevoerd. Hiermee kunnen we digitaal gegevens uitwisselen die belangrijk zijn voor de uitvoering van de Omgevingswet. In opdracht van de accounthouders wordt een werkgroep geformeerd met inhoudsdeskundigen van elke deelnemer inclusief de RUD. Deze werkgroep heeft als doel de verdere doorontwikkeling van de StanDUR.

23

6

Leren en ontwikkelen Om onze opdracht en ambities zo goed mogelijk te (blijven) vervullen, is het aantrekken, behouden en ontwikkelen van goede medewerkers van essentieel belang. Naast het bijbrengen van kennis en kunde vergroot leren en ontwikkelen de motivatie, de baantevredenheid en betrokkenheid van medewerkers.

6.1

Omgevingswet

De medewerkers bereiden zich op specialistisch vlak voor door workshops en seminars te volgen. Voor alle nieuwe collega’s wordt in de periode augustus tot en met december opnieuw de basistraining Omgevingswet aangeboden. Van de interne trainers vraagt dit een behoorlijke inzet en tijdsinvestering naast hun reguliere werkzaamheden. Om deze reden worden de geplande opfristrainingen voor andere medewerkers doorgeschoven naar begin 2023.

Opleidingen De krapte op de arbeidsmarkt is in onze organisatie volop merkbaar en dat zal voorlopig niet veranderen. Het aantal studenten dat een milieukunde studie afrondt is laag, terwijl de markt om mensen met deze achtergrond zit te springen. Mede hierdoor zijn veel vacatures binnen onze organisatie lastig te vervullen. We krijgen hierdoor in toenemende mate te maken met collega’s die voorheen werkzaam waren in een andere sector, maar nu een overstap hebben gemaakt naar het milieuvakgebied. Deze collega’s brengen enthousiasme en nieuwe ervaringen met zich mee, maar moeten zich het werk door werkleertrajecten nog eigen maken. Leerbehoeften en de vraag naar opleidingen neemt dan ook toe binnen de organisatie. Collega’s met minder ervaring vragen om meer begeleiding. Dit wordt vaak door direct betrokken collega’s gedaan, waardoor rekening moet worden gehouden met een tijdelijk verminderde productiviteit van deze medewerkers.

6.2

Project Employer Branding noordelijke omgevingsdiensten

In de zoektocht naar nieuw talent hebben we samen met de Omgevingsdienst Groningen (ODG) en de Friese omgevingsdienst (Fumo) in de afgelopen periode gewerkt aan een gezamenlijke arbeidsmarktcampagne. Bekendheid creëren voor ons werk is hierbij één van de voornaamste doelen. We willen mensen laten kennismaken met ons werkveld, onze vakgebieden en het betekenisvolle werk voor de regio. Begin september 2022 is de website www.werkenbijnod.nl live gegaan. Met deze website en online advertenties hopen we mensen aan te trekken die zich net als ons willen inzetten voor een schoon en veilig Noord-Nederland.

Trainees Een belangrijk onderdeel van de samenwerking is de ontwikkeling van een Young Professional Programma, dat bestaat uit onder andere een traineeship Vergunningen en een traineeship Toezicht & Handhaving. Gedurende twee jaar worden pas afgestudeerden op hbo- of wo-niveau opgeleid tot een vakbekwame vergunningverlener of toezichthouder. Ook na deze periode blijft er volop aandacht voor verdere ontwikkeling en ontplooiing. Door zelf trainees te werven, in dienst te nemen en op te leiden hopen wij met hen een duurzame arbeidsrelatie aan te gaan. De drie diensten zijn voornemens in januari 2023 met de eerste groep trainees te starten. Momenteel wordt gewerkt aan het vormgeven van het 24

wervings- en selectieproces en het opleidings- en ontwikkelprogramma. Dit laatste gebeurt in nauwe samenwerking met de ODNL Academie.

6.3

De RUD beweegt

Binnen onze organisatie willen we graag voortdurend verbeteren. We doen dit vooral van binnenuit en kijken dan met name op team- en clusterniveau wat anders kan. Dit heeft al tot een aantal goede ervaringen en verbeteringen geleid. Bijvoorbeeld door effectiever te overleggen of het toebedelen van rollen. Het team van gidsen van “de RUD beweegt” is aangevuld en versterkt.

6.4

Regionaal VTH beleid/ Uniform Uitvoerings- en Handhavingsstrategie.

Vorig jaar is de eerste fase van de uniform uitvoerings- en handhavingsstrategie (U&H-strategie) afgerond. Inmiddels wordt in een kleine werkgroep fase 2 voorbereid. Hierin gaan we de U&H-strategie in uitvoering brengen.

25

Bijlage 1 Drentse maat per deelnemer (peildatum 31-08-2022)

Drentse maat

uren planning

uren realisatie

% besteed

Aa en Hunze

3.803

2.080

55%

Assen

5.338

2.567

48%

Borger-Odoorn

4.395

2.730

62%

Coevorden

6.237

4.198

67%

De Wolden

5.968

2.662

45%

Emmen

16.341

9.123

56%

Hoogeveen

7.679

3.211

42%

Meppel

5.937

3.320

56%

Midden-Drenthe

8.117

4.349

54%

Noordenveld

3.476

2.287

66%

Provincie Drenthe

13.949

7.558

54%

Tynaarlo

3.691

1.717

47%

Westerveld

4.478

2.351

52%

Totaal Drentse maat

89.409

48.154

54%*

niet Drentse maat per deelnemer (peildatum 31-08-2022) niet Drentse maat Aa en Hunze Assen Borger-Odoorn Coevorden De Wolden Emmen Hoogeveen Meppel Midden-Drenthe Noordenveld Provincie Drenthe Tynaarlo Westerveld Totaal niet Drentse maat

uren planning 925 3.747 750 2.333 2.032 9.671 3.262 1.657 2.593 1.571 19.386 1.471 1.183 50.581

uren realisatie 622 1.825 780 1.011 1.221 4.551 1.525 1.177 1.608 773 8.637 1.310 1.520 26.561

% besteed 67% 49% 104% 43% 60% 47% 47% 71% 62% 49% 45% 89% 129% 53%*

*Na analyse zal in zijn totaliteit 10.552 uur toegevoegd worden aan de realisatie. Deze uren zijn opgebouwd uit vakinhoudelijk overleg, een percentage van de inzet van trainees en foutief geschreven uren. Het nieuwe tijdschrijfsysteem stelt ons in staat om beter te kunnen analyseren. De foutief geschreven uren bestaat o.a. uit uitvoerend werk wat is gedaan voor WOB-verzoeken.

26

Bijlage 2 Definitielijst: Term Meerwerk

Extra opdrachten

Risicogericht vergunnen

Risicogericht toezicht

Risicogericht werken

Drentse Maat

U & H strategie

Definitie Dit is werk op basis van vraagsturing. Werk wat het geprogrammeerde werk (in uren) overstijgt. Volgens de wet moeten we dat uitvoeren. Bij dreigend meerwerk overleggen we altijd direct met de opdrachtgever Dit is een lijst van specifieke extra opdrachten welke apart door de BG’s afzonderlijk of gezamenlijk wordt gefinancierd buiten het Jaarprogramma om. Op basis van risico’s, welke door de aangevraagde activiteiten mogelijk ontstaan, wordt urgentie en inzet voor behandeling bepaald. Op basis van risico’s, welke door de activiteiten mogelijk ontstaan, wordt urgentie en inzet voor toezicht bepaald. Op basis van risico’s, welke door de activiteiten mogelijk ontstaan, wordt urgentie en inzet voor bepaald. • De RUD Drenthe zal vanaf 2016 gaan opereren op een uitvoeringniveau dat passend wordt gevonden bij de Drentse situatie. Dit wordt de Drentse maat genoemd. • De Drentse maat (minimaal pakket aan producten en diensten, indien wenselijk kan er meer worden afgenomen) wordt uitgedrukt in termen van outputkwaliteit die per product en dienst van de RUD Drenthe wordt geleverd, en legt verbinding met de competenties die dit vraagt van de medewerkers. • Deze Drentse maat vormt een minimale basis waaraan iedere partner zich conformeert.

Daarvoor wordt op basis van valide en actuele inrichtingsgegevens een norm bepaald voor de frequentie, intensiteit en uren voor de taakuitvoering. Het strategisch beleidskader voor de taakuitvoering van de RUD Drenthe (Uniforme uitvoerings- en handhavingsstrategie)

27