1.36 College - 31. Memo - Bestuurlijke reactie accountantsverslag en voortgang boardletter 2025

Raadsmemo Kenmerk Aan Van Datum Onderwerp Afschriften voor

: 3618323 : Gemeenteraad : College : 19 mei 2026 : Bestuurlijke reactie accountantsverslag en voortgang boardletter 2025 : Managementteam gemeente Meppel

Geachte raad, Deze reactie geeft inzicht in de wijze waarop het college opvolging geeft aan de aanbevelingen, welke verbetermaatregelen zijn ingezet en welke punten bestuurlijke aandacht behoeven. De memo vormt tevens de basis voor de monitoring van de voortgang in de auditcommissie (mei en november).

Reactie accountantsverslag De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening van onze gemeente. Dat betekent dat ze van mening zijn dat de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheids-verantwoording, een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie. De accountant constateert dat de basis van de interne beheersing op orde is, en dat er op onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Er zijn geen urgente bevindingen die opgelost moeten worden. Alle bevindingen zijn constructief van aard en gericht op de langere termijn. Het is daarmee aan het college en de raad om een afgewogen oordeel te geven over de urgentie en prioritering van de verbetermaatregelen. We kunnen dus een bewuste afweging maken op welk niveau we de verbetering inzetten; op operationeel, beleidsmatig en/of normatief niveau. Uit de uitgevoerde analyse blijkt dat de financiële positie van onze gemeente als geheel goed is. Dit komt doordat er de afgelopen jaren positieve resultaten zijn geboekt. Ze zien daarbij dat er ook dit jaar grote verschillen zijn tussen de initiële begroting en de realisatie. De ontvangsten van het rijk zijn hiervan de grootste oorzaak. Dit laat ook zien hoe moeilijk het voor de gemeente is om stabiel financieel beleid te voeren in de continu wisselende omstandigheden.

Het belangrijkste aandachtspunt is de kwaliteit van de informatiewaarde richting de raad. De accountant constateert dat de samenhang tussen beleidsvoornemens,

concrete doelen, maatschappelijke effecten en indicatoren nog onvoldoende is uitgewerkt. Samenvattend komt de accountant tot de volgende aanbevelingen om de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen te verbeteren: • Leg de inhoud van de paragrafen goed langs de meetlat van het BBV. • Versterk de koppeling tussen de paragrafen in de begroting en de paragrafen in de jaarrekening; • Voorzie kwalitatieve analyses van verklarende kwantitatieve analyses; • Maak meer gebruik van grafieken en infographics. Deze input nemen wij mee in het opstellen van de begroting 2027 Voortgang boardletter 2025 De boardletter bevat de bevindingen en aanbevelingen van de accountant ten aanzien van de interne beheersing, rechtmatigheid en bedrijfsvoering van de gemeente Meppel. Zoals aangekondigd in onze “bestuurlijke reactie op de boardletter 2025” komen wij nu terug met de voortgang op bestuurlijk aandachtspunten zodat de auditcommissie in staat gesteld wordt om deze te bespreken in mei (zie tabel volgende pagina).

Nr 1

Onderwerp P&C-cyclus en financiële sturing:

Doc BL25

2

Risicobeheersing en weerstandsvermogen

BL25

3

Soft controls

BL25

4

Onderhoud kapitaalgoederen

BL25

Stand van zaken De budgethoudersregeling is geactualiseerd en de rollen en verantwoordelijkheden zijn benoemd. De afgelopen periode heeft de nadruk gelegen op het leren werken volgens deze nieuwe afspraken. In de komende periode ligt de focus op het verder versterken van de koppeling tussen maatschappelijke doelen (het nieuw op te stellen collegeprogramma) en de begroting/verantwoording, waar de raad / auditcommissie ook een rol hebben in de totstandkoming van kpi’s. Grote risico’s bij grondexploitaties, sociaal domein, investeringsprojecten en verbonden partijen vragen om actieve monitoring en sturing. Met het verder professionaliseren van ons projectmanagement werken we aan continue verbeteringen. In 2025 is de beheersing van de grote projecten een speerpunt van de interimcontrole geweest. Hier zijn geen bijzonderheden uit naar voren gekomen. Een volgende stap voor ons is om te komen tot risicomanagement in plaats van risico inventarisatie. We starten in 2026 met de verdere vormgeving van het risicomanagement bij de (grotere) investeringsprojecten en grondexploitaties. De accountant benadrukt het belang van soft controls (houding, gedrag, cultuur, leiderschap) als randvoorwaarde voor effectieve interne beheersing. We geven hier mede invulling aan door te werken met een strategische personeelsplanning. Deze staat eind 2026 klaar.

Verder staan we aan het begin van het operationaliseren en toetsbaar maken van soft controls. De verbeterslag is in gang gezet doordat de relevante beheerkaders geïnventariseerd zijn en waar nodig geactualiseerd. Deze moeten we nog formaliseren (vandaar nog rood). Het is de basis voor jaarlijkse reservering vanaf 2029 (zie begroting 2026). Een volgende stap is om te werken aan een strategische investeringsagenda. 1 of 2 op orde, maar nog niet allemaal

Checkpunten (kort): 1. Besluit & eigenaarschap (wie, wat, wanneer) 2. Implementatie (ingevoerd in processen/instrumenten) 3. Borging/ toetsbaarheid (werkt het aantoonbaar; periodieke check) alle 3 op orde (en daarmee afgerond)

0 op orde of cruciaal element ontbreekt (bijv. formalisering)

Voortgang

Tot slot Het college onderstreept het belang van samenwerking, lerend vermogen en continue verbetering. De raad en auditcommissie worden (elk vanuit hun eigen rol) uitgenodigd om input te leveren en samen te werken aan verdere versterking van de interne beheersing en rechtmatigheid. Waar uw raad dit van het college verlangt zal het college, zoals gebruikelijk, bij de behandeling in de auditcommissie een toelichting verschaffen. Ook over deze nieuwe vorm van het volgen de voortgang. Wij danken de accountant voor de samenwerking bij de totstandkoming van de jaarrekening en waarderen het afgegeven controleoordeel. ----------------------------------------------------///-----------------------------------------------------------