1.35 College - 04. Memo - Reactie college op boardletter 2024

Memo Kenmerk Aan Van Datum Onderwerp Afschriften voor

: Klik hier als u tekst wilt invoeren. : Gemeenteraad Meppel : College van B&W Meppel : 14 januari 2025 : reactie college op boardletter 2024 :

Inleiding In februari heeft uw Raad ETL aangesteld als controlerend accountant voor de komende jaren. Onderdeel van deze opdracht is de jaarlijkse interimcontrole. De uitkomsten van deze controle deelt ETL, conform afspraak met de raad, in twee documenten. Te weten de managementletter ten behoeve van de organisatie en de boardletter ten behoeve van de raad. In deze rapportages heeft ETL haar bevindingen en observaties opgenomen ten aanzien van de interne beheersing van de gemeente Meppel voor zover deze geëvalueerd zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole. Met deze memo “reactie college op boardletter 2024” stelt het college de raad op de hoogte hoe ze omgaat met de bevindingen van de accountant. Reactie We herkennen de uitdagingen. Waar we vorig jaar de complimenten in ontvangst mochten nemen, constateerden wij zelf ook dat er ruimte voor verbetering is. ETL draagt hier aan bij door op een constructieve manier de bevindingen te delen. De boardletter is een verkorte weergave van de Managementletter en bevat de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen. Uit de bevindingen van ETL blijkt dat de interne beheersing als geheel beter gestructureerd moet worden, in het bijzonder in de eerste lijn. Ze geeft aan dat op veel gebieden dit reeds door onze organisatie is onderkend en verbetermaatregelen in gang zijn gezet.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verbetering van de P&C cyclus, de verhoogde aandacht voor risicomanagement en prestatiemanagement wat nu in de steigers komt te staan door zero based budgetting (zbb). Het is een voortdurende zoektocht naar balans van doelmatig- en doeltreffendheid bij de inrichting van het controlsysteem. In de managementletter heeft ETL de bevindingen (uit de boardletter) uitgewerkt in een dertigtal aanbevelingen. Het college heeft de directie van de gemeente Meppel verzocht om de opgenomen observaties en bevindingen te betrekken in de planvorming voor de verbetering van de interne beheersing en ondersteunt het advies

van ETL om de energie vooral te richten op het projectmatig aanpakken van (de aanbevelingen uit) de projecten Evaluatie Koers en het programma Balans Ambities en Middelen (BAM). BAM is met name zichtbaar door het traject ZBB/takendiscussie. Naast deze bevindingen die gericht zijn op de langere termijn zijn er drie urgente bevindingen die ETL signaleert. Deze hebben wij van een reactie voorzien. Proces Inkopen en factuurverwerking

Onderhoud kapitaalgoederen

Aanbestedingen

Belangrijkste reden Prestatielevering niet gewaarborgd in proces, geen verplichtingenadministratie

Diverse beheerkaders zijn verouderd; geen buffers voor groot onderhoud

Inkoop niet altijd betrokken onder aanbestedingsgrens beperkte kennis 1ste lijn

reactie Prestatielevering gaan we in het proces waarborgen door dit onderdeel te laten zijn van de nieuwe (in 2025) op te stellen budgethoudersregeling. Op dit moment controleren wij achteraf op prestatielevering Omdat een kader oud is, wil nog niet zeggen dat deze verouderd is. Alle beheerkaders zijn geïnventariseerd. Aankomend jaar gaan we expliciet vast stellen of beheerkaders actueel zijn. Met betrekking tot de buffers is de huidige werkwijze dat deze actualisatie onderdeel is van de perspectiefnota. De wens neemt toe om hier een voorziening of een reserve voor in te richten Er wordt periodiek een spend analyse uitgevoerd. Hierdoor houden we grip op de juistheid van aanbesteden. Ook worden afspraken aangescherpt in de nieuwe budgethoudersregeling (2025)

Tot slot Waar uw raad dit van het college verlangt zal het college, zoals gebruikelijk, bij de behandeling in de auditcommissie een toelichting verschaffen. Wij zien uit naar een positief vervolg van onze samenwerking met de accountant bij de totstandkoming van de jaarrekening en het af te geven controleoordeel.