1.35.1 Bijlage memo - Verslag archiefbeheer over 2021 gemeente Meppel

Het verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2021

1

Kenmerk: 1637505/1639899 Versie d.d. 14 juni 2022 Directieteam

d.d. 2022

Vastgesteld door B & W

d.d. 2022

Ter kennisneming in de Raad d.d. 2022

2

Inhoud

Blz.

Hoofdstuk 1 Algemeen ............................................................................................................ 4 1.1 Inleiding ........................................................................................................ 4 1.2 Het tweede Coronajaar ……......................................................................... 4 1.3 Wettelijk kader verslag Archiefbeheer ....................................................... 5 1.4 Werkwijze ...................................................................................................... 6 1.5 Inventarisatieprojecten ................................................................................ 6 1.6 Terugblik ....................................................................................................... 7 1.7 Interbestuurlijk Toezicht archiefbeheer ..................................................... 7 1.8 Tot slot .......................................................................................................... 8 Hoofdstuk 2 Verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2021 ....................................................................... 9 Bijlage: Overzicht uit te voeren actiepunten ................................................. 22

3

Hoofdstuk 1

Algemeen

1.1 Inleiding Voor u ligt het verslag archiefbeheer over het jaar 2021. Het verslag laat zien in hoeverre het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Meppel voldoet aan wet- en regelgeving. Het college van burgemeester en wethouders informeert de gemeenteraad en de provincie Drenthe in het kader van de horizontale verantwoording en het interbestuurlijk toezicht (IBT) van de provincie. Dit verslag is gebaseerd op het onderzoek van 10 kritische prestatie indicatoren (KPI’s), volgens het format dat de VNG in overleg met de provinciale archiefinspectie heeft opgesteld. De beantwoording van deze KPI’s is de leidraad voor het opstellen van het jaarverslag archiefbeheer. De indicatoren geven inzicht in hoeverre het archief- en informatiebeheer bij de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving. De KPI’s zijn afgeleid van de voor de gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Uit de toetsing van de KPI-vragenlijst komen verbeterpunten naar voren waarop actie genomen moet worden. Het betreft toetsing aan de hand van de volgende KPI’s: 1. 2. 3.

9. 10.

Lokale regeling; Interne kwaliteitszorg en toezicht; Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en Duurzaamheid archiefbescheiden; Digitale archiefbescheiden; Vernietigen en vervreemding van archiefbescheiden; Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots; Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; Rampen, calamiteiten en veiligheid; Middelen en mensen.

1.2

Het tweede Coronajaar

4. 5. 6. 7. 8.

COVID-19 en het archiefbeheer Ook bij de gemeente Meppel werd thuiswerken de nieuwe norm, met uitzondering van cruciale functies en werkzaamheden. Het thuiswerken trof ook het archiefbeheer. De dagelijkse werkzaamheden werden zowel analoog als digitaal uitgevoerd. Fysieke bezoeken van archiefbezoekers werden zoveel als mogelijk uitgesteld. Bij sommige vragen was het mogelijk om geheel via de digitale weg informatie te verstrekken. Archief- en informatiebeheer Onder de noemer archief- en informatiebeheer onderscheiden wij twee hoofdactiviteiten, te weten: - Dienstverlening ten behoeve van de bedrijfsvoering: postregistratie, informatie beschikbaar stellen aan medewerkers, ondersteuning van medewerkers bij digitaal zaakgericht werken, controles binnen het zaaksysteem, analoog en digitaal archiefbeheer; 4

-

Projecten: bijvoorbeeld e-depot, Joodse eigendommen, migratie gegevens naar Djuma, project HR-documenten, Project Bronbestand Omgevingsvergunningen, Digitale Revolutie, e.d.

Archiefprojecten, die voor 2021 waren gepland en voornamelijk analoog waren, hebben geen doorgang kunnen vinden als gevolg van de COVID-19-maatregelen. Het verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2021 zal dan ook niet veel verschillen ten opzichte van het Verslag over 2020. 1.3

Wettelijk kader verslag Archiefbeheer

De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wrgt) - per 1 oktober 2012 in werking Getreden - regelt de herziening van het interbestuurlijk toezicht (IBT). Interbestuurlijk Toezicht betreft het toezicht van de ene overheid op de andere. Het nieuwe toezicht is soberder, selectiever en risicogerichter geworden en gaat uit van vertrouwen van de toezichthouder in de onder toezicht staande organisatie. Het is in eerste instantie niet aan de toezichthouder, maar aan vertegenwoordigende organen als de Gemeenteraad en Provinciale Staten om toezicht te houden op de uitoefening van medebewindstaken door de colleges. De Gemeenteraad heeft hierdoor, naast het toezicht op de zorg voor archieven, ook de verantwoordelijkheid voor het toezicht op het (informatie)beheer. In de brief van 6 juni 2014, kenmerk 22/3.2/2014003253, beschrijft het college van Gedeputeerde Staten van Drenthe het beoordelingskader voor het interbestuurlijk toezicht. In dit beoordelingskader zijn zowel de toetsingscriteria als de benodigde informatiearrangementen vastgelegd. Dit betreft de domeinen Monumentenwet, Huisvesting Statushouders, Ruimtelijke Ordening, Archiefzorg, Financiën en Wabo. Het informatiearrangement voor het domein Archiefzorg is als volgt: -

Interne verantwoording en beoordeling (in de reguliere jaarlijkse beleidscyclus) op de vier afgesproken, risicogerichte cruciale thema's:

1. Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem: 2. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht; 3. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld: 4. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in daartoe geëigende omgevingen.

5

1.4

Werkwijze

In 2018/2019 is de werkwijze - die sinds 2014 wordt gehanteerd - geëvalueerd. Vanuit het werkveld, de gemeenten en de waterschappen, en ook de Provincie zelf, was men niet tevreden over de effecten van het toezicht en over de aansluiting op de praktijk. Daarnaast wil de toezichthouder in spelen op de Agenda Toekomst van het Toezicht en zich voorbereiden op de nieuwe Archiefwet 2023/2024. In het Uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht door de provincie Drenthe over het jaar 2021 werd voor het Archief het volgende Informatie-arrangement vastgesteld: ➢ Het verslag van de interne verantwoording. Hierbij worden ofwel de beschikbare cruciale thema’s, dan wel de in samenwerking met de toezichthouder vastgestelde eigen risicogerichte thema’s als uitgangspunt genomen. Ieder thema krijgt een beoordeling goed, voldoende of onvoldoende en daaruit wordt ook een totaaloordeel afgeleid. De wijziging ten opzichte van het vorige informatiearrangement is dat het nu is aangevuld met de vastgestelde eigen risicogerichte thema’s van de gemeenten. Voor de gemeente Meppel werden voor 2021 de volgende risicogerichte cruciale thema’s vastgesteld: 1. Kwaliteitssysteem Wordt er een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden toegepast? 2.

Bewaarstrategie Beschikt de organisatie over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de daarvoor geldende ordeningsstructuur? 3. Vervanging Past de organisatie op correcte wijze vervanging van archiefbescheiden toe? 4. Overbrenging Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de organisatie, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? 5. Openbaarheidsbeperkingen Heeft de archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Deze thema’s werden uitgewerkt in het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer gemeente Meppel. Deze vijf thema’s zijn ook voor 2021 gehanteerd. 1.5

Inventarisatieprojecten

Naast de thema’s in het Plan van Aanpak Risicoanalyse werden bij de gemeente Meppel ook nog archieven/archiefdelen aanwezig die nog moeten worden geïnventariseerd.

6

Deze worden weergegeven in onderstaand overzicht. Daarbij is aangegeven of de inventarisatie een hoge, gemiddelde of lage prioriteit kent. De grootschalige inventarisaties zullen in afzonderlijke project- of archiefbewerkingsplannen beschreven worden, inclusief de daarvoor benodigde gelden/begroting (voor inhuur van externen). Archiefdeel Prijzenbureau voor onroerende zaken afdeling vervreemding Verkoopakten en diverse overeenkomsten Losse bouwtekeningen Sonderingen en berekeningen Meppel Verordeningen/modellen/jaarverslagen/ instructies/wetgeving Dossiers Sociale Zaken (Wvg/Abw) Kleuterschool Keuringsdienst Commissie Handel + Industrie Brandweer N.V. Parkzwembad Vleeskeuringsdienst Lyceum/Gymnasium Archiefdeel Periode Prioriteit Periode Kleuterleidsteronderwijs Vereniging Veiligverkeer Meppel e.o. Noodopvang stichting Stichting Markttentoonstelling Meppel Welzijnsraad Afstudeeropdrachten Schoolraad 1973-1982 Onderafdeling kanton Meppel AVPB 3 kasboeken Groene Kruis Kadasterboeken Kadastrale leggers Legger Wegen en huurcontracten Diverse losse stukken/rapporten

1.6

Periode 1946-1949

Prioriteit Hoog

Periode 2021-2022

1924-1969

Hoog

2021-2022

1945-1980 1947-1990 1805-1944

Hoog Hoog Hoog

2021-2022 2021-2022 2021-2022

Tot 2004 1931-2000 1939-1980 1936-1941 1930-1990 ca.1930-1970 ca. 19001970 ca. 19501960 ca. 19801990 ca. 19331945 1982-1986 1954 1954-1986 1979-2000 ca. 19601980 1925-1945 1964-1977 1928-1949 -

Gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld Gemiddeld

2022-2023 2022-2023 2022-2023 2022-2023 2022-2023 2022-2023 2022-2023

Gemiddeld

2022-2023

Gemiddeld

2022-2023

Laag

2023-2024

Laag Laag Laag Laag Laag

2023-2024 2023-2024 2024-2024 2023-2024 2023-2024

Laag Laag Laag Laag Laag Laag

2023-2024 2023-2024 2023-2024 2023-2024 2023-2024 2023-2024

Terugblik

Het archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2020 werd door de Provincie Drenthe gekwalificeerd als voldoende. Landelijk zijn de volgende beoordelingen en criteria afgesproken: 7

Beoordeling Goed

Criteria Er wordt voldaan aan de wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vijf cruciale thema’s (Zie pag. 5-6).

Voldoende

1. Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vijf cruciale thema’s. 2. Er is een passend verbeterplan en/of er is voldoende aannemelijk gemaakt dat het te lopen risico aanvaardbaar is.

Onvoldoende 1. Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vijf cruciale thema’s. 2. Er is geen passend verbeterplan geformuleerd of voorzien en/of er worden duidelijk onaanvaardbare risico’s gelopen. Bron: Provincie Drenthe

Op basis van de beoordeling voldoende is de conclusie dat nog verschillende projecten op het gebied van archiefbeheer moeten worden uitgevoerd bij de gemeente Meppel ter verbetering van de kwaliteit van het archiefbeheer. 1.7

Interbestuurlijk Toezicht archiefbeheer

Het Interbestuurlijk Toezicht archiefbeheer 2021 bestaat uit dit verslag met bevindingen over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2021. 1.8

Tot slot

Het jaarlijks opstellen het verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2021 brengt met zich mee - naast de verantwoording - dat een dynamisch overzicht wordt gecreëerd van de nog uit te voeren werkzaamheden, voor nu en in de toekomst. Iets waar wij als gemeente Meppel ons zeker van bewust zijn, maar in sommige gevallen aanpassing van de planning vergt, mede als gevolg van COVID-19.

8

Hoofdstuk 2 Verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2021. KPI 1

LOKALE REGELING Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

De archiefvorming van gemeenten - zoals Meppel - valt onder de Archiefwet 1995. Ondanks dat het begrip archief meestal wordt geassocieerd met informatie van oudere datum, gaat de wet over het geheel van informatie. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis voor de wijze waarop de gemeente Meppel uitvoering geeft aan de Archiefwet. Archiefverordening 2016 De gemeente beschikt over een Archiefverordening betreffende de archiefzorg en het toezicht op het archiefbeheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven, Hierin is de zorg geregeld die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven die door de gemeentelijke organen worden gevormd, het beheer, de mensen, de middelen en het toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer. In de Archiefverordening is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige Archiefverordening van de gemeente Meppel is op 27 oktober 2016 vastgesteld door de gemeenteraad. Gedeputeerde Staten heeft kennisgenomen van de Archiefverordening. De verordening is actueel. Besluit Informatiebeheer 2019 Hierin zijn de voorwaarden beschreven waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het huidige Besluit Informatiebeheer is op 17 december 2019 vastgesteld.

Reglement voor bezoekers van het archief 2016 Hierin zijn de huishoudelijke regels beschreven voor het raadplegen van onze archieven. Het huidige reglement is vastgesteld op 13 december 2016. Wijziging Overheidstaken Op 1 januari 2014 is de RUD Drenthe (Regionale Uitvoeringsdienst) van start gegaan. De RUD Drenthe is een uitvoeringsorganisatie op het gebied van de milieuwetgeving, -regelgeving en –handhaving. Haar klanten zijn de gemeenten en de provincie Drenthe.

9

Doordat de RUD Drenthe een beperkte gemeenschappelijke regeling is, blijven de gemeenten zelf verantwoordelijk voor het vormen en ontsluiten van de milieuarchieven. Gemeenschappelijke regelingen Door de gemeente Meppel wordt het inschrijfregister Wet gemeenschappelijke regelingen bijgehouden. Mandaatregeling Het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit van de gemeente Meppel is opnieuw vastgesteld op 26 mei 2020 en werd van kracht op 9 december 2021. . Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een Archiefverordening, een Besluit Informatiebeheer, een Mandaatregeling en een bezoekersreglement. Beoordeling: Goed. KPI 2

INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

Kwaliteitssysteem archiefbeheer Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden (digitaal en fysiek) voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en –controle. Het geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaatsvindt. Zonder een kwaliteitssysteem wordt onvoldoende gestuurd op kwaliteit, bewaking en de juiste uitvoering van de procedures. In 2019 werd een start gemaakt voor een werkbaar kwaliteitszorgsysteem. Door het Directieteam is op 5 december 2019 het besluit genomen een Plan van Aanpak uit te werken voor de invoering van het kwaliteitszorgsysteem. Als referentiekader voor het digitaal archiefbeheer werd gekozen voor het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en RODIN 2. Op 29 juni 2021 werd het plan van aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer gemeente Meppel door B & W vastgesteld en ter kennisname aan de Gemeenteraad gezonden in juli 2021. In september 2021 werd gestart met de invoering van het Plan van Aanpak.

10

De belangrijkste verbeterpunten uit het plan van aanpak zijn: 1. Kwaliteitssysteem: implementatie kwaliteitssysteem; 2. Bewaarstrategie: opstelling van een overzicht van alle archiefbescheiden; 3. Vervanging: actualisering van het handboek vervanging; 4. Overbrenging: publiceren inventarissen en opstellen verklaringen van overbrenging; 5. Openbaarheidsbeperkingen: bepaling van openbaarheidsbeperkingen. Gekwalificeerde gemeentearchivaris Van oudsher heeft de gemeente Meppel geen gemeentearchivaris aangesteld zoals die wordt genoemd in de Archiefwet. Op basis van de Archiefwet, art. 32, lid 1. is hiervoor in de plaats de gemeentesecretaris aangewezen. Verslag toezicht archiefbeheer Op grond van artikel 10 van de Archiefverordening dient de gemeentesecretaris jaarlijks verslag te doen aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van niet overgedragen archiefbescheiden. Op grond van artikel 11 van de Archiefverordening dient het college jaarlijks verslag aan de raad te doen over wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet (art. 30, lid 1. zorg voor de archiefbescheiden). Het jaarverslag Archiefbeheer wordt sinds 2014 jaarlijks uitgebracht aan het College van B & W. Het jaarverslag over 2020 is door het college van B&W vastgesteld op 29 juni 2021 en ter kennisname doorgestuurd naar de gemeenteraad in juli 2021.

Conclusie: De gemeente Meppel heeft een begin gemaakt met de implementatie van een kwaliteitszorgsysteem ingericht volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 op grond waarvan door middel van geregelde audits de analoge en digitale beheeromgeving kan worden getoetst. Hiervoor wordt de systematiek van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) gevolgd. Door het Directieteam werd daarvoor op 5 december 2019 het besluit genomen een Plan van Aanpak uit te werken voor de invoering van het kwaliteitszorgsysteem in 2021/2022. Zie hiervoor ook het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer gemeente Meppel. Bij de gemeente Meppel is de gemeentesecretaris aangewezen als gemeentearchivaris. Het verslag met betrekking tot het toezicht op het archiefbeheer en het beheer van de archiefbewaarplaats over 2020 is op 29 juni 2021 aan het College uitgebracht en in juli 2021 ter kennisname aan de gemeenteraad. Beoordeling: Voldoende

11

KPI 3

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Documentair structuurplan (DSP) Op grond van artikel 18 van de Archiefregeling 2010 dient de gemeente te beschikken over een Documentair Structuurplan (DSP). Een DSP is een actueel-, compleeten logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Met een DSP-overzicht wordt vastgesteld of documenten c.q. data – die voor bewaring in aanmerking komen – op andere locaties worden bewaard dan in het centrale archief. Zonder zo’n overzicht bestaat de kans dat informatie ten onrechte wordt vernietigd of door niet tijdige conversie op termijn niet meer te raadplegen is. Bij de gemeente Meppel is geen volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden aanwezig. Wel zijn er verschillende losse onderdelen, zoals het model DSP/i-Navigator voor zaaktypen in het Document Management Systeem (DMS). In de i-Navigator zijn alle processen opgenomen die door de gemeente Meppel worden uitgevoerd. De i-Navigator is geïmporteerd in Djuma. Hierdoor worden de juiste zaaktypes/processen aan de zaken gekoppeld. Het zaaksysteem geeft daarmee een automatisch ordening en archivering van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.

Een ander los onderdeel is de in de gemeentelijke organisatie aanwezige applicaties die niet zijn gekoppeld aan het Document Management Systeem (DMS) Djuma. De gemeente Meppel maakt sinds mei 2019 gebruik van het volgens (bij aanschaf) NEN 2082 gecertificeerde document management systeem (DMS) Djuma van Circle BV te Sittard. Om volledig digitaal te werken is een vervangingsbesluit genomen (met terugwerkende kracht vanaf het begin van de substitutie in 2013), met daaraan gekoppeld een handboek vervanging opgesteld in 2017. Het handboek vervanging zal in 2022 verder worden geactualiseerd. Na de inrichting van het DMS Djuma is de applicatie niet opnieuw gecertificeerd. Dit is een aandachtspunt en zal worden meegenomen in het Kwaliteitssysteem. Het systeem kent koppelingen met Office 2010 (Microsoft), iNavigator (SDU), Key2Datadistributie (Centric) ten behoeve van de Basisregistratie Personen (BRP) en het Nieuw Handelsregister (NHR), Word Online, GBA-V via handmatige 12

koppeling, Ibabs en Kofax (BMConsultants). De documenten worden gescand op een resolutie van 300DPI. Hiervoor is één scanner in gebruik van het type Kodak i 3400 met software van Kofax BMC, Kofax Capture 9.0.3. De digitale beheeromgeving in het centrale zaaksysteem voldoet aan de te hanteren normen en kaders (NEN-2082/RODIN). Wel ligt er nog een relatie met het te hanteren kwaliteitssysteem. Tot slot zijn er diverse losse inventarissen aanwezig. Hierin staan vermeld, per archiefperiode, welke dossiers aanwezig zijn. Systeem voor toegankelijkheid De analoge (fysieke) archieven zijn in goede-, geordende- en toegankelijke staat. De archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Meppel zijn geplaatst in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De authenticiteit en context zijn goed te herleiden uit de fysieke dossiers. De archieven zijn toegankelijk door middel van archiefinventarissen. Deze zijn zowel in fysieke als in digitale vorm aanwezig. Daarnaast zijn de inventarissen te raadplegen op www.drentsarchiefnet.nl en op www.meppel.nl. Het (analoog) dynamisch archief is rechtstreeks toegankelijk. De dossiers zijn geordend volgens de systematiek van de Basis Archiefcode (BAC). Zowel de analoge als de digitale archiefbescheiden zijn eenvoudig terug te vinden in het DMS Djuma via diverse zoekingangen.

In 2014 is het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale overheden (TMLO) als landelijke standaard metadatering vastgesteld. Met behulp van het TMLO kunnen alle decentrale overheden hun informatie straks op dezelfde manier metadateren. Dat is een belangrijk hulpmiddel om informatieprocessen en –systemen op elkaar te laten aansluiten. In 2017 is het metagegevensschema van Meppel daarop aangepast en vastgesteld. Duurzame materialen en gegevensdragers De gemeente Meppel maakt voor de bewaring van fysieke archiefbescheiden gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen volgens de Archiefregeling 2010. De materialen worden besteld bij Lyreco. Het gebruikte papier, Black Label Office van Canon, voldoet aan de NEN-norm 2728 en ICN-1. De archiefbestanden, die zich in de archiefbewaarplaats en deels in de archiefruimte bevinden, zijn nog niet allemaal (goed) bewerkt en omgepakt naar duurzame materialen. Dit betreffen voornamelijk de archieven tot 1998. Van deze werkzaamheden werd in 2021 een inventarisatie gemaakt (zie het overzicht op pag. 6).

13

Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een document management systeem (DMS) voor het registreren en beheren van gemeentelijke archiefbescheiden dat bij aanschaf in 2019 conform NEN 2082 gecertificeerd was. Na de inrichting is het DMS niet opnieuw gecertificeerd. Bij de gemeente Meppel is geen volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden aanwezig. Dit onderdeel is opgenomen in het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer gemeente Meppel. In 2017 is het metagegevensschema van Meppel aangepast aan het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers voor het beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden, zoals omschreven in de Archiefregeling 2010. Beoordeling: Voldoende. KPI 4

DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN in het bijzonder Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?

De gemeente Meppel kiest voor RODIN 2 als referentiekader voor het digitaal informatiebeheer. Met dit referentiekader kunnen de audits/inspecties worden uitgevoerd op het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving. Daarnaast is het belangrijk om een handboek te hanteren, om periodiek te controleren en te evalueren. Voldoet het gemeentelijk archiefbeheer nog aan de wettelijke vereisten en normen/standaarden? Djuma accepteert alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling 2010. Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen in het PDFA-1a formaat. Grootformaat documenten worden gescand in TIFF- of PDF-formaat. Naast externe documenten wordt Djuma ook gebruikt voor de opslag van interne documenten. De te bewaren documenten worden handmatig of automatisch geconverteerd naar PDFA-1a. De gemeente Meppel maakt ook gebruik van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, omdat er functionaliteitsverlies optreedt bij het opslaan naar Open Document Format (ODF) bijvoorbeeld bij Excel.

14

Vanuit de procesapplicatie (Djuma) wordt geen gebruik gemaakt van compressie- of encryptietechnieken. Op netwerk-opslag niveau (de manier waarop bestanden opgeslagen worden op het SAN onder het netwerk operating system) is wel degelijk sprake van encryptie, compressie en de-duplicatie. Dit is van toepassing op alle bestanden en applicaties over het hele netwerk en volkomen transparant voor de gebruikers. Bij conversie naar een andere procesapplicatie (DMS) wordt uitvoerig getest of bestaande bestandsformaten te ontsluiten zijn, zodat gegarandeerd geen gegevens verloren gaan. Dit is een voorwaarde voor digitale duurzaamheid en een absolute eis voorafgaand aan een geplande conversie of migratie. Conclusie: De gemeente Meppel kiest voor RODIN 2 als referentiekader voor het digitaal informatiebeheer. Daarnaast is het belangrijk om een Kwaliteitshandboek te hanteren, om zo het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving van tijd tot tijd te controleren en te evalueren. Djuma accepteert alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling 2010. Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen in het PDF/A-1a formaat. Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie- of encryptietechnieken. In een Informatiebeveiligingsplan dient een toekomstige conversie/migratie goed te worden beschreven.

Voorkomen moet worden dat bij langjarig duurzaam beheer van informatie gegevensverlies optreedt. Beoordeling: Voldoende KPI 5

VERNIETIGEN EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Vernietiging archiefbescheiden Door de gemeente Meppel wordt jaarlijks de voor vernietiging in aanmerking komende fysieke archiefbescheiden vernietigd. De vernietiging vindt plaats op basis van de: 1. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996 (en actualisaties daarvan) voor de documenten tot 1 januari 2017; 2. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017; 3. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020. Voor de papieren archieven worden jaarlijkse vernietigingsrondes uitgevoerd. Voordat de vernietiging daadwerkelijk plaatsvindt, wordt de lijst met de te vernietigen archiefbescheiden ter beoordeling aan de organisatie voorgelegd. Hiervan wordt een verslag opgesteld. Na de daadwerkelijke vernietiging wordt een verklaring van 15

vernietiging, inclusief een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden, opgemaakt en gearchiveerd. De jaarlijkse vernietiging van de analoge dossiers per 1 januari 2021 heeft plaatsgevonden. Digitale vernietiging vanuit het zaaksysteem Djuma over 2020 en 2021 heeft i.v.m. ziekte van een medewerker nog niet plaatsgevonden. Vervanging archiefbescheiden Sinds augustus 2013 werkt de gemeente Meppel in principe volledig digitaal. Het volledig digitaal werken werd op 19 december 2017 geformaliseerd. Tijdens deze vergadering werd door het College van B&W het Handboek Vervanging en het Besluit tot vervanging archiefbescheiden Gemeente Meppel 2017 vastgesteld. Op 9 januari 2018 werden deze documenten naar de toezichthouder verzonden en op 18 januari 2018 werd het Handboek Vervanging en het Besluit gepubliceerd. Het Handboek Vervanging en het bijbehorende Besluit traden met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 augustus 2013. In 2018 werd het Handboek geïmplementeerd en uitgevoerd. Het handboek vervanging zal dit jaar verder worden geactualiseerd. In het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2020 Archiefbeheer gemeente Meppel is opgenomen het aanpassen van het Handboek Vervanging naar de huidige situatie. Dit onderdeel is doorgeschoven naar 2022.

Hotspotmonitor Een hotspot is een onderwerp dat volgens de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, maar wat voor de gemeente Meppel een speciale betekenis heeft. Een procedure voor regelmatige aanwijzing van archief-hotspots moet worden ingevoerd om de archivering van actuele of lokaal belangrijke zaken te garanderen. Eind 2021 werd besloten de coronacrisis als archief-hotspot aan te wijzen. Belangrijke documenten over dit onderwerpen zijn voor blijvende bewaring aangewezen. Vervreemding van archiefbescheiden Van vervreemding is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. Vervreemding van archiefbescheiden heeft in 2021 niet plaatsgevonden.

16

Conclusie: De gemeente Meppel weegt zorgvuldig af wanneer de aanwezigheid van bescheiden niet meer van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. De vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden vindt plaats volgens de gebruikelijke archiefwettelijke procedure. Dit is toegepast op de digitale bestanden met vernietigingstermijn tot en met 31 december 2019. De gemeente Meppel heeft het Handboek Vervanging en het Besluit tot vervanging archiefbescheiden Gemeente Meppel 2017 vastgesteld. Hierdoor wordt voldaan aan het besluit om papieren archiefbescheiden te mogen vervangen door digitale reproducties (substitutie of vervanging). Er heeft in 2021 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Beoordeling: Voldoende. KPI 6

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Het (archief)wettelijk onderscheid tussen overgebracht en niet-overgebracht is in de gemeente Meppel niet doorgevoerd. Dossiers jonger dan 20 jaar worden nog regelmatig geraadpleegd en al snel in de archiefbewaarplaats opgeslagen. Deze dossiers zijn formeel niet overgebracht en vallen daarmee ten aanzien van openbaarheid onder het regime van de Wet open overheid (Woo). Het secretarie-archief van 1928-1990 (185 m1) voldoet niet aan de eisen van de Archiefwet en dient zo spoedig mogelijk te worden geïnventariseerd. Het archief had feitelijk in 2010 al bewerkt moeten worden in het kader van de wettelijke overdracht. Ook het blok 1990-1997 (67 m1) dient zo spoedig mogelijk te worden bewerkt om aan de eisen te voldoen. Beiden archiefblokken dienen derhalve nog dit jaar te worden geïnventariseerd. Gelijktijdig met de bewerking kunnen op dossierniveau bepalingen t.a.v. de openbaarheid worden vastgesteld. Conclusie: De gemeente heeft de overdracht van een gedeelte van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats conform de (archief) wettelijke procedure van overbrenging nog niet officieel geregeld. Verbeteringen in deze procedure zijn daarom zeer noodzakelijk. De archiefblokken 1928-1990 en 1990-1997 moeten met de hoogste urgentie worden bewerkt. Beoordeling: Onvoldoende.

17

KPI 7

ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Archiefbewaarplaats/Archiefruimte De gemeente beschikt over een eigen archiefbewaarplaats met archiefruimte in het Stadhuis. Deze archiefbewaarplaats/archiefruimte is op 16 december 2008 door Gedeputeerde Staten van Drenthe goedgekeurd met besluitnummer 6.2/2008013962. De gemeente beschikt ook over een archiefruimte. Deze is gelegen in dezelfde ruimte als de Archiefbewaarplaats. De Archiefregeling 2010 geeft geen specifieke eisen voor de bouw en inrichting van een serverruimte of datacentrum. Door Het Expertise Centrum is een checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte ontwikkeld. Al eerder had ook het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) een toetsingskader voor de digitale Beheersomgeving van permanent te bewaren archiefbescheiden opgesteld, te weten “ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot” (2008). De laatste versie dateert van december 2012 en is te vinden op de website www.lopai.nl. Door de gemeente Meppel is voor de serverruimte al in 2019 een checklist ingevuld. E-depot De gemeente Meppel beschikt niet over een E-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden. De gemeenten heeft samen met het Drents Archief, de Provincie Drenthe en enkele gemeenten in 2018/2019 een onderzoek hebben gedaan naar een gezamenlijke E-depotvoorziening in de provincie Drenthe. Op 27 juni 2019 werd het resultaat van de verkenning gepresenteerd.

Als vervolg daarop heeft een aantal gemeenten met de initiatiefnemers in een viertal bijeenkomsten verder nagedacht over een raadpleegschil. Al in 2020 hebben enkele bedrijven hun systemen gepresenteerd voor de invulling van een raadpleegschil voor het E-depot. Deze presentaties hebben nog niet geleid tot de aanschaf van een systeem. Door het Drents Archief is de gemeente Meppel gevraagd deel te nemen aan een 3jarige pilot omtrent de inrichting van een E-depot en welke zaken erbij komen kijken wanneer het digitale archief van de gemeente wordt overgezet naar een E-depot. Actuele vragen daarbij zijn bijvoorbeeld: gaat dit 1 op 1 over, of moet het huidige systeem worden aangepast ? De pilots die de komende 3 jaren worden behandeld zijn: 1. Metadatamapping zaaksysteem Djuma en het e-depot (2021); 2. Proces van opname documenten in het e-depot beschrijven (2022): Export procedure; Ingest procedure (opname in het e-depot); Toegankelijkheid voor publiek en ambtenaar; Proces van overbrengen. 18

3. In kaart brengen welke informatieobjecten wanneer in aanmerking komen voor het e-depot (2023). Door deel te nemen aan deze pilot wordt onder deskundige begeleiding ervaring opgedaan en zijn we in staat om over 3 jaar een goed onderbouwde keuze te maken of de gemeente Meppel zelf een E-depot gaat inrichten of dat wordt aangesloten bij het E-depot van het Drents Archief. Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een door Gedeputeerde Staten van Drenthe goedgekeurde openbare archiefbewaarplaats, die aan (archief) wettelijke vereisten voldoet. Het verdient aanbeveling om bij toekomstige aanpassingen van of uitbreiding van de gemeentelijke serverruimte met de Checklist en de ED3 richtlijnen rekening te houden. De definitieve keuze over deelname aan een gemeenschappelijke provinciale E-depotvoorziening of een eigen E-depot inrichten wordt in 2024 gemaakt op basis van de ervaringen met de 3-jarige pilot van het Drents Archief. Beoordeling: Voldoende. KPI 8

TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor een ieder te raadplegen. Openingstijden, bezoek- en correspondentieadres zijn eveneens op www.meppel.nl aangegeven. Een overzicht van tarieven is ook op de website van de gemeente te vinden. De kosten voor onderzoek en kopieën/scans van archiefbescheiden staan vermeld in de op 28 september 2017 door de gemeenteraad vastgestelde Legesverordening van de gemeente Meppel. In de archiefbewaarplaats die tevens als archiefruimte wordt gebruikt staan twee soorten bestanden, te weten de openbaar toegankelijke bestanden (zo worden deze behandeld) en de geplaatste bestanden. Geplaatste bestanden betreffen geen overgebrachte archieven. Er zijn geen verklaringen van overbrenging opgesteld voor de archieven over de periode 1928 tot 1998 die aanwezig zijn in de archiefbewaarplaats. Hierdoor zijn er ook geen besluiten genomen voor de eventuele beperking van de openbaarheid van eventuele archiefbestanddelen. Zie hiervoor ook KPI-punt 6 van dit Verslag. Dit onderdeel was opgenomen in het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2020 Archiefbeheer gemeente Meppel. Door de maatregelen omtrent COVID-19 is dit onderdeel in 2021 (net als in 2020) nog niet tot uitgevoerd gebracht. De planning is om uiterlijk in medio 2022 deze verklaringen van overbrenging te laten vaststellen inclusief de beperkingen aan de openbaarheid. 19

Onder punt 5 van het gehanteerde bezoekersreglement staan aanwijzingen voor het behoud en gebruik van archiefbescheiden. Hieruit kan worden afgeleid dat de archiefzorgdrager i.c. de beheerder van de archiefbewaarplaats een eventuele afwijzing van het gebruik van archiefbescheiden afdoende kan motiveren. De gemeente Meppel beschikt sinds 13 december 2016 over een door het College vastgesteld bezoekersreglement voor het gebruik van de archieven en collecties van het gemeentelijk archief. Conclusie: De beschikbaarstelling van archiefbescheiden en de omgang met archiefbescheiden en bezoekers is grotendeels gebaseerd op de gebruikelijke praktijk bij andere archiefdiensten. Er zijn geen verklaringen van overbrenging opgesteld voor de archieven van 1928 tot 1998. Hierdoor wordt met de beperking van de openbaarheid van archiefbestanddelen na 20 jaar geen rekening gehouden (zie ook punt 6). Het is van belang om voor de geplaatste – niet overgedragen – archiefbestanddelen van 20 jaar en ouder openbaarheidseisen of beperkende bepalingen te bepalen en vast te leggen. Het bezoekersreglement is formeel door het College vastgesteld (zie ook punt 1). Beoordeling: Voldoende. KPI 9

RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?

De gemeente Meppel beschikt over een Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel dat op 27 augustus 2019 door het College van B&W is vastgesteld. In het Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel is opgenomen een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen. Hiermee wordt bedoeld, dat in het Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel informatie is opgenomen over de instelling en de locatie (de verzamelplaats) waarheen bij een ernstige calamiteit de te ontruimen archieven en collecties dienen te worden gebracht Op 26 juli 2005 is een overeenkomst voor calamiteitenservice afgesloten met Documentenwacht te Beekbergen. Deze organisatie zorgt bij een calamiteit voor het totale logistieke proces; verpakking, vervoer, registratie, vakkundige verzorging en opslag. Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel vastgesteld op 27 augustus 2019.

20

Beoordeling: Goed. KPI 10

MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Het cluster DIV maakt onderdeel uit van het team Informatie en Interne Dienstverlening en is bij de gemeente Meppel verantwoordelijk voor alle voorkomende werkzaamheden op het terrein van de documentaire informatievoorziening. Sinds 1 januari 2021 bestaat het team weer uit vier medewerkers, waarvan drie medewerkers 36 uur per week werken en één medewerker 32 uur per week. Bij de gemeente Meppel zijn er voldoende mogelijkheden tot bij- en nascholing. Het opleidingsniveau van de medewerkers is voldoende, toegespitst op het vakgebied van DIV’er gericht op de analoge en digitale archieven. In februari 2020 is de digitale vernietiging tot en met 31 december 2019 afgerond. Als gevolg hiervan kon de conversie van het DMS Verseon naar het zaaksysteem Djuma plaatsvinden. Van deze conversie is een verslag gemaakt. Van oudsher heeft de gemeente Meppel geen gemeentearchivaris aangesteld zoals die wordt genoemd in de Archiefwet. Op basis van de Archiefwet, art. 32, lid 1. is hiervoor in de plaats de gemeentesecretaris aangewezen. Daarnaast is geen gemeentelijke archiefinspecteur aangesteld. Conclusie: Voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden, zoals postregistratie en archiefvorming, stelt de gemeente Meppel voldoende middelen en mensen beschikbaar. In 2021 is het Team DIV ruim 10 maanden niet op volle sterkte geweest.

Deels als gevolg van COVID-19 maatregelen en deels als gevolg van ziekte en uitdiensttreding. Inmiddels is een nieuwe medewerker aangesteld. Bij de gemeente Meppel zijn geen gemeentearchivaris of een gemeentelijke archiefinspecteur aangesteld. Beoordeling: Voldoende

21

Bijlage:

Overzicht uit te voeren actiepunten 1.

Kwaliteitssysteem: verdere uitvoering geven aan het Plan van Aanpak (KIDO) kwaliteitszorgsysteem;

2.

Bewaarstrategie: uitwerken van een volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden;

3.

Vervanging: actualisering van het handboek vervanging;

4.

Openbaarheidsbeperkingen: inventariseren secretarie-archief blok 19281990 en blok 1990-1997, alsmede het vastleggen van een procedure en beperkings-gronden t.a.v. de openbaarheid van geplaatste archieven ouder dan 20 jaar;

5.

Overbrenging: opstellen van één generieke verklaring van overbrenging voor de geplaatste archieven ouder dan 20 jaar;

22