1.31 Fraude en risicobeheersing ambtelijke inleiding 16-9-21 in auditcommissie.pdf

BIFOM / Inleiding 02-09-2021 Bron: Verzoek JK, mail LD, uitvoering GA

Inleiding fraude- en risicobeheersing in Meppel t.b.v. Auditcie Het (gemeentelijk) handelen is, op alle nivo’s, voorzien van allerlei risico’s. De gemeente gaat hier op de volgende wijze mee om: 

Algemeen Alle medewerkers van de gemeente hebben de eed of belofte afgelegd en daarmee aangegeven dat zij de overheidsmacht die hen is toevertrouwd niet zullen misbruiken en de morele juistheid van hun handelen zullen nastreven. Dit wordt mede onderbouwd en bekrachtigd door hun persoonlijke VOG.



Managers Daarnaast hebben alle managers te maken met de wettelijke verplichting vanuit de Arbowet om de RisicoInventarisatie & Evaluatie opvolgend met plannen van aanpak vanuit de Arbo-cyclus uit te voeren.



Financiën Voor de behandeling van de financiële risico’s zie: de actuele Begroting, Toetsingskader BBV, Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.



Oneerlijk handelen Ondanks alle voorzorgen gaat het wel eens mis in de gemeentelijke organisatie zelf, maar ook bij onze inwoners en leveranciers. Hiervoor is de laatste jaren meer en meer aandacht en daarom is dit ‘oneerlijke handelen’ het onderwerp van deze inleiding.

Fraudebeheersing en – bestrijding Het doel van de gemeentelijke bestuurslaag is o.m. het regelen van diverse zaken voor onze burgers. Bij de het contact met de burger moet er een balans worden gevonden in het spanningsveld van optimale dienstverlening, kwaliteit van persoonsgegevens, privacy, beveiliging en fraudebestrijding. Daarvoor krijgt de gemeente vanuit het Rijk en de gemeentelijke heffingen de financiële middelen voor. Door beleid en procedures op te stellen (en te handhaven) voor de verschillende processen waarborgt de gemeente een uniforme afhandeling van de zaken en voorkomt zij dat de gelden bij de verkeerde persoon of instelling terecht komen. De koers van de gemeente Meppel kent 3 kernbegrippen: 1. de bedoeling van vraagstukken centraal de juiste dingen 2. betrouwbaar partnerschap goed 3. samen flexibel aan de slag. doen. Aan de bedoeling en de koers van de gemeente kunnen risico’s afbreuk doen en één groep van risico’s in het bijzonder, want die schaden het zelfvertrouwen, het imago en de financiële positie van de gemeente behoorlijk.

1 van 4

Begrippen In het landschap van oneerlijk handelen kennen we o.a. de volgende begrippen. •

Integriteit Eerlijk en respectvol.

•

Oplichting Opzettelijk bedriegen door oneerlijke voorstelling van zaken.

•

Onrechtmatigheid Niet in overeenstemming met wet- en regelgeving handelen.

•

Ondermijning Crimineel, onderwereld maakt gebruik van bovenwereld.

•

Misbruik Opzettelijk verkeerd gebruik van mogelijkheden.

•

Oneigenlijk gebruik Gebruik van de regels, niet in overeenstemming met de bedoeling, de opzet.

•

Fraude Opzettelijk en doelbewust handelen in strijd met de regels met het oog op eigen of andermans (financieel) gewin, tot schade aan de organisatie.

Er loopt een traject op het gebied van Ondermijning, dit wordt hier niet behandeld. Om op koers van de gemeente te blijven heeft de gemeente aandacht voor zaken die de integriteit schaden en Fraude, Misbruik en Oneigenlijk gebruik in de hand werken.

2 van 4

Stand van zaken De gemeente is ook niet van gisteren en heeft tot nu toe al een heleboel zaken opgepakt en in werking gesteld. We noemen de volgende zaken: 1. De gemeente heeft zich te houden aan hogere wetgeving Daarmee is het grote kader van ons doen en laten bepaald. 2. De gemeente kan daarbinnen lokaal beleid en lokale regels stellen Binnen die wetgeving is vaak ruimte voor de menselijke maat, het eigen gezicht van de gemeente, maar wel met onderbouwing van de afwijkende besluitvorming. 3. De gemeente selecteert de medewerkers Niet iedereen die de juiste opleiding en ervaring heeft kan in dienst komen van de gemeente. Naast het CV en de motivatiebrief is er ook de waarborg van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), waarop de gemeente haar medewerkers selecteert. 4. De gemeente heeft procesbeschrijvingen vastgelegd; de procedures Daarmee waarborgt de gemeente dat de - materieel significante - processen op dezelfde uniforme wijze uitgevoerd worden. 5. Processen hebben ingebouwde beheersmaatregelen In de processen en procedures bestaan allerlei beheersmaatregelen om ervoor te zorgen dat de procedure juist gevolgd wordt. - Alleen subsidie met een aanvraag, - Alleen salaris als je in dienst bent, - Alleen betaling voor geleverde spullen, - Alleen uitkering met controle op inkomsten, - Alleen zorg voor inwoners, etc.

Dit is m.n uitgewerkt in de signalering en controle bij omgevingsvergunningen en in het sociaal domein, uitkeringen (heronderzoek, 4-ogen, handhaving). 6. De gemeente kent lijncontroles Tijdens het proces, bij de uitvoering van de procedures, worden zaken afgedwongen door het systeem of gecontroleerd door de medewerkers zelf die de juiste uitvoering van de procedures waarborgen. Pas als Pietje de aanvraag in het systeem heeft gezet, kan Jantje een afspraak maken voor een keukentafelgesprek. Pas als Pietje de tarieven heeft ingebracht, kan Jantje ze vrijgeven voor gebruik. 7. De gemeente kent een onafhankelijke controle De juiste afhandeling van de procedures wordt gecontroleerd door de accountant m.b.v. de onafhankelijke interne controle op de lijncontroles en beheersmaatregelen binnen de processen, tijdens de interim- en de jaarrekeningcontrole.

3 van 4

Plan van aanpak Ondanks alle zaken die al geregeld zijn gaat het toch nog wel eens mis. En dat gebeurd te vaak. Er zijn mensen die fouten maken, zaken nalaten of ronduit verkeerd doen. Als dat niet opzettelijk is spreken we van een fout en die proberen se samen op te lossen. Maar als er opzet in het spel is, dan is het fraude. Omdat de gemeente de (financiële) last van fraudeurs niet ten koste van de ‘eerlijke’ inwoners wil laten gaan en ook n.a.v. de aanbeveling van onze accountant wil de gemeente expliciet aandacht besteden aan fraude. We willen dit op de volgende wijze vormgeven: 1. Inventarisatie Om te bepalen welke risico’s de gemeente op dit gebied loopt zijn we op dit moment bezig om de procedures en de daarbinnen aanwezige beheersmaatregelen door te lichten vanuit het oogpunt van de Beheersing van Integriteit, Fraude, Oneigenlijk gebruik en Misbruik (BIFOM). De adviseur VIC heeft hierin een centrale plaats omdat deze over de vastgestelde procesbeschrijvingen en de resultaten van de controle hierop beschikt. De resultaten worden vastgelegd en bijgehouden in een actueel register. 2. Evaluatie De planning van de oplevering van dit register en de evaluatie daarvan is de jaarrekeningcontrole 2021. 3.

Eventuele vervolgstappen Wanneer de evaluatie aanleiding geeft tot het opstellen van een anti-fraude beleid, een verordening of aanpassing van de procedure zullen we daarbij rekening houden met: - eerlijke mensen lijden niet onder fraudeurs en - fraudeurs worden gemeld en bestraft. Gerben Aukema, Adviseur VIC

Documentatie Begroting 2020.pdf Managementletter 2020 Jaarrekening 2020 ZIA bifom 20181201 - NBA sgpb fraudeprotocol.pdf ZIA bifom 20210208 - rapport werkgroep NBA.docx BIFOM Register (actueel).xlsx https://www.nba.nl/over-de-nba/veranderagenda-audit/werkgroep-fraude/ https://www.nba.nl/dashboard/fraude/

4 van 4