1.24 College - 73. Memo - Detailfase organisatieontwikkeling Port of Zwolle

Memo Kenmerk: Aan:

Gemeenteraad

Van:

College van burgemeester & wethouders

Datum:

11-11-2025

Onderwerp:

Detailfase organisatieontwikkeling Port of Zwolle

Inleiding De gemeenten Meppel, Zwolle en Kampen werken samen binnen Port of Zwolle aan een toekomstbestendig, duurzaam en economisch sterk havenbedrijf. Deze samenwerking is in 2015 geformaliseerd middels een raadsbesluit tot oprichting van “Port of Zwolle coöperatie U.A.”. De afgelopen jaren heeft Port of Zwolle laten zien van groeiende betekenis te zijn. Het in 2022 opgestelde Ambitiedocument vormt hierbij een belangrijke leidraad. Gezamenlijk havenbeheer, marketing en acquisitie van havenactiviteiten en het leggen van verbindingen tussen ondernemers, stakeholders en andere belanghebbenden hebben tot merkbare resultaten geleid. Na deze periode van groei en ontwikkeling wordt voorgesteld de organisatie van Port of Zwolle een volgende stap in de organisatie te laten maken. Dit om voldoende daad- en uitvoeringskracht te genereren. Daarom wordt sinds 2023 gewerkt aan concrete organisatievoorstellen. In de strategie- (2024) en hoofdontwerp-fase (maart 2025) zijn de richtinggevende principes vastgesteld voor de verdere ontwikkeling van de organisatie. De ALV Port of Zwolle heeft aan het einde van elke fase richtinggevende uitspraken gedaan. Het hoofdontwerp is geconcretiseerd in het detailontwerp. Het bijgevoegde besluitvormingsdocument vormt de afronding van deze detailfase, waarin de organisatieinrichting, formatie en bijbehorende financiële consequenties zijn uitgewerkt.

De raden van de gemeenten zijn tussentijds, over de organisatieontwikkeling op de hoogte gehouden middels raadsinformatiebrieven en een in maart 2025 gehouden informatiebijeenkomst in de raadszaal in Zwolle. Middels deze raadsmemo wordt de raad geïnformeerd over het detailontwerp. Detailontwerp nieuwe organisatie Aan het detailontwerp is gewerkt door een team inhoudelijk, financiële en hr-medewerkers vanuit alle drie de gemeenten. Zij zijn daarbij ondersteund door Berenschot. Ook op management-niveau (stuurgroep) is meerdere malen overleg gevoerd. Dit detailontwerp schetst de toekomstige inrichting van Port of Zwolle ten aanzien van:

1. Taken. Port of Zwolle neemt (een deel van de) taken over die nu bij de gemeenten belegd zijn. Het betreft havenoperatie (toezicht, klantcontact, nautische taken), externe betrekkingen (aantrekken subsidies, public affairs, relatiebeheer) en beleid en strategie (duurzaamheid, economische ontwikkeling, ondermijning). 2. Ontwerp organisatiestructuur. Port of Zwolle krijgt een compacte, professionele structuur met drie lijnteams (Havenoperatie, Externe Betrekkingen, Beleid & Strategie), aangestuurd door een managementteam. De gemeenten Meppel, Zwolle en Kampen blijven verantwoordelijk voor ruimtelijke ordening, milieu, veiligheid en economie. De organisatie zal in de basis bestaan uit 7,8 fte. Daarvan komt 1,6 fte uit Kampen over, 1,25 fte uit Meppel en 1,2 fte uit Zwolle. 3. Managementstructuur. De directeur is eindverantwoordelijk, ondersteund door de directiesecretaris en twee coördinatoren (een voor team Havenoperatie en een voor team Externe Betrekkingen). De directiesecretaris vervult ook de rol van plaatsvervangend directeur en coördinator Beleid & Strategie. 4. Coördinatie- en verantwoordingsmechanismen. De overlegstructuur is ingericht en deels operationeel: er is een ALV, een stuurgroep, een accountgroep en er zijn taakveldoverleggen per team. Governance en besluitvorming zijn geborgd. Gestreefd wordt naar een budgettaire neutrale overdracht van taken.

Dit vergt een strikte toepassing van het principe “mens volgt werk”. De financiële effecten verschillen per gemeente. Voor Meppel betreft het een overheveling van circa € 160.532,= aan formatie- en inhuurbudgetten. Dit naast de al vastgestelde jaarlijkse bijdrage van €203.000,=. De daadwerkelijke personele overgang vindt plaats volgens het principe “mens volgt werk” en wordt zorgvuldig voorbereid in overleg met betrokken medewerkers en de OR. De Meppeler ondernemingsraad heeft inmiddels positief geadviseerfd over deze stap. De budgettair neutrale overgang betekent ook dat er voor de ontwikkeling van met name de commerciële activiteiten wordt uitgegaan van een groeimodel. De mate waarin dit groeipad wordt doorlopen is afhankelijk van de mate waarin PoZ succesvol is in het binnenhalen van subsidies en incidentele middelen. Proces De colleges van B&W van Zwolle, Kampen en Meppel hebben de afgelopen periode besloten tot het vaststellen van het detailontwerp, inclusief de organisatorische en financiële consequenties. 3 jaar na de implementatie van deze organisatie-stap zal een evaluatie worden uitgevoerd. Tenslotte Met deze stap wordt de slagkracht van Port of Zwolle vergroot, zodat de havenregio zich verder kan ontwikkelen tot een duurzame, efficiënte en innovatieve logistieke hub.

Door het bundelen van kennis en uitvoering bij de Port of Zwolle wordt de dienstverlening professioneler, efficiënter en beter afgestemd op regionale en landelijke opgaven. Hiermee zet de “Port of Zwolle” een functionele stap naar verdere zelfstandigheid. Kaderstellende en beleidsvormende taken blijven bij de gemeenten. De verantwoordings- en rapportagestructuur wordt geprofessionaliseerd. Bijlage: “Samen van Wal – Besluitvorming ten behoeve van de detailfase Port of Zwolle”