1.13 Werkgroep Drentse griffiers - Aanbiedingsbrief - Nota Samen werken voor Drenthe 2024 (geanonimiseerd)

Geachte gemeenteraden, colleges, GR-directies en griffiers, Door de jaren heen hebben gemeenten om uiteenlopende redenen belangrijke onderdelen van hun takenpakket ondergebracht in zogeheten gemeenschappelijke regelingen (GR). Eind 2018 hebben de Drentse griffiers het initiatief genomen bij het vergroten van de invloed op GR-en. Hierbij is de Vereniging van Drentse Gemeenten (VDG) betrokken. Dit heeft in 2021 geleid tot de nota “Samen werken voor Drenthe”. Op initiatief van de Drentse griffiers is er een eerste tussentijdse evaluatie gehouden om terug te kijken op de eerste twee jaar. Hierbij is de VDG betrokken. Middels een enquête zijn zowel de Drentse gemeenten als de deelnemende GR-en bevraagd over hun ervaringen ten aanzien van de (werking van) de nota. Op basis van de respons kan gesproken worden van een representatief beeld. Naar aanleiding van de evaluatie zijn er door de werkgroep, bestaande uit de griffiers van Hoogeveen, Noordenveld en Emmen, een aantal verbetervoorstellen gedaan. Deze verbetervoorstellen zijn eerst voorgelegd aan de Drentse gemeenten (raden, colleges en griffiers) als de deelnemende GR-en. Vervolgens zijn de verbetervoorstellen, inclusief de reacties, besproken en vastgesteld tijdens de vergadering van het algemeen bestuur van de VDG op 8 november 2024 en in de griffierskring op 18 november 2024.

Op basis van de verbetervoorstellen is de nota samen werken voor Drenthe aangepast. In de bijlage treft u de nieuwe nota aan. Tevens zijn de belangrijkste wijzigingen opgesomd in een tweede bijlage. De nieuwe werkwijze sluit aan op de wensen en behoeften van zowel de Drentse gemeenten als de GR-en. Waarbij de belangrijkste wijzigingen zitten in de overlegmomenten: - Op regionaal niveau is er begin december optioneel een informatiebijeenkomst met GR-en mogelijk; - Het winteroverleg vervangt de voorjaarsmarkt eind januari/begin februari en is optioneel per gemeente; - Het zomeroverleg vervangt de zomermarkt eind april/begin mei en is verplicht. Het overleg vindt plaats op regionaal niveau; - GR-en kunnen altijd zelf een themabijeenkomst of werkbezoek organiseren voor de raad. Bovengenoemde werkwijze brengt met zich mee dat er een uniforme basis ligt voor de overlegmomenten die aansluiten bij de praktijk waarbij tegelijk tegemoet gekomen kan worden aan de regionale en lokale wensen. Gelet op het doorlopen proces gaat de nieuwe werkwijze per 1 januari 2025 in. Het verzoek aan de GR-en, de raden, de griffies en de ambtelijke organisaties is om hier rekening mee te houden en conform de nieuwe werkafspraken het proces te laten verlopen. Voor een soepele implementatie zal enige mate van flexibiliteit en maatwerk nodig zijn.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Mede namens de Drentse griffiers

Griffier Emmen

− −

Griffier Hoogeveen

Griffier Noordenveld

Bijlage 1: Gewijzigde Nota Samen werken voor Drenthe Bijlage 2: Wijzigingen op hoofdlijnen Nota Samen werken voor Drenthe