1.13 College - 2. Memo - Reactie managementletter 2023

Memo Kenmerk Aan Van Datum Onderwerp Afschriften voor

: 1842433/1842452 : Gemeenteraad Meppel : College van B&W Meppel : 9 januari 2023 : reactie managementletter 2023 :

Inleiding Net zoals voorgaande jaren heeft de accountant zijn managementletter opgeleverd en aangeboden aan het college en aan de raad. In de managementletter informeert de accountant u over zijn bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle betreffende de jaarrekening 2023. Hierbij is de huidige werkwijze dat deze managementletter zowel naar het college als naar de raad gestuurd wordt. In de managementletter staan ook bedrijfsvoeringsaspecten, die met name een college aangelegenheid zijn. Echter in het kader van de transparantie en de actieve informatieplicht wil het college graag een duiding geven op de managementletter 2023 Reactie Wij bedanken de accountant voor de uitgebrachte complimenten. Wij zien hierin de bevestiging dat we op de goede weg zijn met onze interne beheersing en ons ITbeheer. Ook het door de raad vastgestelde financiële actieplan vindt de accountant positief. Maar het college beseft zich ook dat er ruimte blijft voor verbetering. In hoofdstuk 2 worden ontwikkelingen en aandachtspunten beschreven. De accountant herhaalt zijn visie op de risico's met betrekking tot de grondexploitatie. De benoemde risico’s en aandachtspunten onderkennen wij en hebben onze aandacht. Specifiek wil het college benoemen dat jaarlijks de parameters van de grondexploitaties beoordeeld en aangepast worden waar nodig.

Dit wordt vastgelegd in de Uitgangspuntennotitie en parameteradvies Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) die door het college wordt vastgesteld. Deze parameters worden verwerkt in het MPG welke aan u als raad wordt voorgelegd. De uitwerking van het MPG is eveneens de basis voor de verwerking van de grondexploitaties in de jaarstukken. Hoofdstuk 3 behandelt de bevindingen in de significante processen. Hoofdstuk 4 gaat specifiek in op de IT beheersing. De accountant beschrijft in deze hoofdstukken hoe ze de controle uitvoeren wat de effectiviteit van de (controle)processen is en welke bevindingen ze heeft geconstateerd. Alles gericht op een goede en efficiënte uitvoering van de jaarrekeningcontrole. De bevindingen leiden tot adviezen die opgenomen zijn in de bijlage A en B van de managementletter. Deze adviezen neemt het college over. Hier zal het college invulling aan gaan geven. Ook heeft het college een aantal verbeteringen al doorgevoerd of zijn deze al in gang gezet. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij lopende ontwikkeltrajecten zoals bijvoorbeeld het advies om de volledigheid van registraties omgevingsvergunning te digitaliseren. Bij de update van het systeem zal hier nadrukkelijk aandacht aan worden besteed als onderwerp van verdere digitalisering.

Tot slot Waar uw raad dit van het college verlangt zal het college, zoals gebruikelijk, bij de behandeling in de auditcommissie een toelichting verschaffen. Wij zien uit naar een positief vervolg van onze samenwerking met de accountant bij de totstandkoming van de jaarrekening en het af te geven controleoordeel.