1.13.1 Bijlage Werkgroep Drentse griffiers - Nota Samen werken voor Drenthe 2024

Samen werken voor Drenthe Drenthebrede afspraken voor Drentse gemeenschappelijke regelingen, gemeenteraden en colleges

Eerste versie: 11 augustus 2021

Tweede versie: 18 november 2024

Inhoudsopgave Inleiding ....................................................................................................................................... 3 Oorspronkelijke afspraken 2021 ......................................................................................................... 3 Tussentijdse evaluatie 2024 ................................................................................................................ 3 1. Eenduidige procedure P&C-cyclus GR-en ................................................................................... 4 Oorspronkelijke wensen 2021 ............................................................................................................. 4 Huidige wensen 2024 .......................................................................................................................... 5 Werkafspraken vanaf 2025 ................................................................................................................. 5 2. Onderleggers bijeenkomsten en ontwerpbegrotingen ............................................................... 8 Drentse oplegger GR-en ...................................................................................................................... 8 Onderlegger bijeenkomsten ................................................................................................................

8 3. Duidelijkheid financiële kaders GR-en ....................................................................................... 9 4. Slotopmerkingen .................................................................................................................... 11 Elkaar aanspreken op nakomen van afspraken................................................................................. 11 Samenwerking op drie niveaus ......................................................................................................... 11 Gedrag ............................................................................................................................................... 11 Niveau inhoudelijke advisering ......................................................................................................... 11 Bijlage 1. Drentse oplegger GR-en ................................................................................................ 12 Bijlage 2. Toelichting op financiële uitgangspunten ....................................................................... 14 Bijlage 3. Achtergrond en totstandkoming notitie ......................................................................... 16

2

Inleiding In Drenthe wordt al heel lang samengewerkt. Het hunebed op de voorkant van deze notitie is daarvan misschien wel het mooiste voorbeeld. Ruim 5000 jaar geleden al bouwden de inwoners van Drenthe grafmonumenten die alleen door samenwerking tot stand konden komen. En ook in onze tijd wordt samengewerkt. Door de jaren heen hebben gemeenten om uiteenlopende redenen belangrijke onderdelen van hun takenpakket ondergebracht in zogeheten gemeenschappelijke regelingen. Hierbij bleven gemeenten weliswaar verantwoordelijk voor deze taken, maar kwam de uitvoering verder van hen af te staan. Het gevolg daarvan was een groeiend gevoel bij raads- en collegeleden van verminderde (politieke) invloed op de uitvoering van deze taken. Eind 2018 hebben de Drentse griffiers het VDG-bestuur om hulp gevraagd bij het vergroten van deze invloed en werd besloten om hiervoor gezamenlijk een nieuwe werkgroep GRIP op GR-en (hierna: GRIP) in te stellen. Deze werkgroep heeft vooral ook gekeken naar wat er in het verleden al is gedaan en heeft in 2021 veel dingen samengebracht in de notitie Samen werken voor Drenthe. Deze versie van de notitie uit 2024 bouwt voort op de eerdere versie uit 2021 en de notitie met afspraken over GR-en uit 2015. In bijlage 3 vindt u meer achtergrondinformatie over de totstandkoming van de notitie.

Oorspronkelijke afspraken 2021 •

• •

Eenduidige procedure in Drenthe voor P&C-cyclus van GR-en (hoofdstuk 1) • Invoeren Voorjaarsoverleggen • Invoeren Intergemeentelijke Deelnemersoverleggen • Vervroegen aanleverdatum ontwerpbegroting naar 15 april • Invoeren uiterlijke data voor behandeling ontwerpbegrotingen in raden Eenduidige vorm voor ontwerpbegrotingen voor heel Drenthe (hoofdstuk 2) • Invoeren Drentse oplegger GR-en voor ontwerpbegrotingen Meer duidelijkheid over de financiële kaders voor GR-en (hoofdstuk 3) • Invoeren financiële spelregels Drentse GR-en

Tussentijdse evaluatie 2024 Op initiatief van de Drentse griffiers is er een eerste tussentijdse evaluatie gehouden om terug te kijken op de eerste twee jaar. Het doel van deze evaluatie is om inzicht te verkrijgen in de werking van de nota Samen werken voor Drenthe en waar mogelijk met verbetervoorstellen te komen. Uit de evaluatie blijkt dat de nota in algemene zin positief is ontvangen door de betrokken doelgroepen, maar er zijn duidelijke verschillen in hoe de diverse regio’s invulling geven aan de nota. De evaluatie toont een overwegend tevreden beeld over de huidige werkwijze, maar er zijn ook punten van aandacht en verbetermogelijkheden, vooral wat betreft de eenduidigheid en effectiviteit van de processen rondom de P&C-cyclus en de overlegmomenten zoals het voorjaarsoverleg en de zomermarkt. De conclusie en verbetervoorstellen zijn besproken en akkoord gevonden in de griffierskring op 18 november 2024 en tijdens de vergadering van het algemeen bestuur van de VDG op 8 november 2024. In deze versie van de nota zijn de verbetervoorstellen verwerkt. Een volgende evaluatie van deze nota staat gepland in 2028.

3

Overzicht Wijzigingen op hoofdlijnen 2024 1. De bepalingen uit de nieuwe wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr) zijn verwerkt in het document. Het schema inzake de P&C cyclus is hierop aangepast. 2. Herziening van overlegmomenten gemeenschappelijke regelingen en raden: - Informatiebijeenkomst GR-en is optioneel en vindt begin december plaats op regionaal niveau. - Winteroverleg (voorheen voorjaarsmarkt) is optioneel en vindt eind januari / februari plaats op gemeentelijk niveau. - Zomeroverleg (voorheen zomermarkt) is verplicht en vindt eind april / mei plaats op regionaal niveau. - Thema bijeenkomst / werkbezoek GR Is optioneel en wordt georganiseerd door de GR-en zelf. 3. Verbetering van opleggers: - Informatiebijeenkomst GR-en Voor de informatiebijeenkomsten stelt iedere GR een informatiebrief op. - Winteroverleg De informatiebrieven voor de informatiebijeenkomsten GR-en kunnen gebruikt worden om tijdens het winteroverleg met de AB/DB-leden het gesprek te voeren. - Zomeroverleg Elke GR stelt een oplegger op voor de ontwerpbegroting, conform bijlage 1 van de nota Samen werken voor Drenthe. In deze oplegger ligt de nadruk op twee zaken: 1) inzichtelijk maken van de belangrijkste wijzigingen en aandachtspunten in de begroting, 2) aangeven van de mogelijkheden waar de gemeenteraad invloed op kan uitoefenen. 4.

Intergemeentelijk Deelnemersoverleg (IDO) is komen te vervallen. 5. De verantwoordingsgesprekken zijn komen te vervallen. 6. De aanbeveling vanuit de evaluatie met betrekking tot het verkennen van de uitbreiding intergemeentelijke raadswerkgroepen is opgenomen. 7. Het volgende evaluatiemoment is gepland in 2028.

1. Eenduidige procedure P&C-cyclus GR-en Er was behoefte aan duidelijkheid over het proces rond kaderbrieven, waarbij gevraagd werd om in heel Drenthe met alle GR-en en gemeenten dezelfde afspraken te maken. Bij de totstandkoming van deze nota is er gekeken naar wat er in Drenthe op dit moment al gebeurt en welke wensen er bij verschillende betrokkenen leven.

Oorspronkelijke wensen 2021 -

Eenduidigheid (door duidelijkheid en dus voorspelbaarheid) (Colleges en Raden) Ontkoppeling inhoudelijk gesprek GR-en-raden en behandeling P&C-cyclus (GR-directies) Ruimte voor differentiatie tussen GR-en (GR-directies) Gevoel van invloed bij raden vergroten (Raden) Intergemeentelijke samenwerking en afstemming (Raden, principe achter GR-en) Verduidelijken vertegenwoordigende rol AB-leden (Raden) Ambtelijk vooroverleg (VDG-PHO Financiën) Houd de procedure behapbaar (Divers)

4

2. Optioneel informatiebijeenkomst per regio in december Uit de evaluatie is gebleken dat iedereen het wenselijk acht dat raden en GR-en voldoende binding hebben. Dit contactmoment is bedoeld zodat de GR-en de raden kunnen informeren over actuele zaken of mogelijke knelpunten richting de ontwerpbegroting. Het is niet bedoeld om enkel feitelijke informatie te delen over de GR zelf. Dit gebeurt bij aanvang van een raadsperiode tijdens het introductieprogramma, in de jaarstukken of op locatie door uitnodiging van een GR. Door deze bijeenkomst vroegtijdig te plannen en te organiseren wordt voorkomen dat GR-en gedurende het jaar langs de raden moeten om belangrijke en actuele informatie te delen. Tegelijkertijd blijft ook het contactmoment raad – GR-en bestaan. Daarnaast kunnen de GR-en de mogelijke input nog meenemen in hun ontwerpbegrotingen. Hiervoor kunnen ze vooraf vragen formuleren voor de raden. 3. Optioneel winteroverleg per raad eind januari / begin februari. Dit overleg (voorheen voorjaarsoverleg genoemd) is erop gericht om als raad in gesprek te gaan met zijn eigen AB/DB leden. Omdat veel gemeenten (Noord en Zuidoost) hier geen behoefte aan hebben is dit overleg optioneel. Het winteroverleg vindt eind januari / begin februari plaats op gemeentelijk niveau.

De naam winteroverleg past beter bij het moment en schept meer helderheid om verwarring met het zomeroverleg te voorkomen. 4. Ontwerpbegroting voor 15 april naar raden Wettelijk is het DB van een GR verplicht om uiterlijk 30 april de ‘algemene financiële en beleidsmatige kaders’ naar de raad te sturen, hieruit is destijds de kaderbrief ontstaan. Veel GR-en, colleges en raden worstelen met dit instrument. Tegelijkertijd is er in 2015 in Drents verband afgesproken om de ontwerpbegroting uiterlijk 1 mei naar de raden te sturen om voldoende tijd te hebben voor het formuleren van zienswijzen. Ook in de ontwerpbegroting staan uiteraard de kaders, maar dan veel meer ingevuld. In 2021 is afgesproken om de aanlevertermijn van de ontwerpbegroting te vervroegen naar 15 april, zodat het DB voldoet aan de wettelijke eis zonder een aparte kaderbrief te hoeven opleveren. In de wet staat expliciet dat de ontwerpbegroting door het DB naar de raden wordt gestuurd, voordat deze inclusief zienswijzen van de raden en commentaar op de zienswijzen aan het AB wordt aangeboden ter vaststelling. Dit voorkomt de bekende spagaat van AB-leden die als AB-lid al hebben ingestemd met de ontwerpbegroting en vervolgens na behandeling in de raad een zienswijze van hun raad in het AB moeten verdedigen bij de vaststelling van de definitieve begroting. 5.

Jaarrekening voor 15 april naar raden Wettelijk is het DB van een GR verplicht om uiterlijk 30 april een voorlopige jaarrekening naar de raden te sturen. De wet zegt verder niet wat de raden met de jaarrekening kunnen of mogen doen, maar de algemene lezing is dat raden deze ter informatie krijgen toegestuurd. 6. Verplicht Zomeroverleg per regio eind april / begin mei Het Zomeroverleg richt zich primair op het bespreken van de ontwerpbegroting en indien mogelijk en wenselijk het bespreken van zienswijzen. Het gesprek vindt per regio plaats tussen de raden en de GR-directeuren, ondersteund door de AB/DB leden. De verdere invulling van het zomeroverleg ligt bij de griffiers. Elke GR stelt een oplegger op voor de ontwerpbegroting, conform bijlage 1 van de nota Samen werken voor Drenthe. In deze oplegger ligt de nadruk op twee zaken: 1) inzichtelijk maken van de belangrijkste wijzigingen en aandachtspunten in de begroting 2) aangeven van de mogelijkheden waar de gemeenteraad invloed op kan uitoefenen

6

7. Bespreken ontwerpbegroting in raden voor 1 juli Voor de behandeling van de ontwerpbegrotingen heeft de werkgroep GRIP in 2021 aan de gemeenteraden geadviseerd om de samenwerking te zoeken en zoveel mogelijk tot gelijkluidende of zelfs gezamenlijke zienswijzen te komen. Deze stap is echter niet opgenomen in het overzicht, omdat raden dit op verschillende manieren kunnen invullen. Een voorwaarde voor het kunnen samenwerken is wel dat in alle raden de ontwerpbegrotingen op ongeveer hetzelfde moment worden behandeld, daarom is in het overzicht hiervoor een uiterlijke datum voor behandeling in de raden opgenomen. Net als de wijze van samenwerking laat de werkgroep ook de precieze wijze van behandeling aan de raden. Hiervoor zijn bijvoorbeeld de volgende mogelijkheden: - Rechtstreeks bespreken in (een bijeenkomst van) de raad, al of niet in aanwezigheid van ABleden - Eerst behandeling in het college en vervolgens een raadsvoorstel behandelen in de raad - Een (voor)bespreking in een intergemeentelijke raadswerkgroep en/of commissie (zie ook Wgr) met besluitvorming in afzonderlijke raden NB: Niet voor iedere GR is het financieel en politiek belang even groot. Een raad kan er daarom voor kiezen om voor sommige GR-en niet de hele bovenstaande procedure te volgen en bijvoorbeeld alleen de ontwerpbegroting af te wachten.

Visueel overzicht Ter illustratie is hieronder het tijdspad visueel weergegeven met daarin de bijeenkomsten en de ondersteunende stukken.

7

2. Onderleggers bijeenkomsten en ontwerpbegrotingen Naast behoefte aan duidelijkheid over de behandeling van P&C-stukken is er ook behoefte aan duidelijke afspraken over de kaderbrieven. De Wgr stelt weinig kaders voor de kaderbrieven. In de nota van 2021 is de kaderbrief komen te vervallen doordat met de ontwerpbegroting voldaan wordt aan de wettelijke vereisten. Tegelijkertijd is er ook afgesproken om met een vaste Drentse oplegger voor de ontwerpbegroting te werken voor alle gemeenten en alle GR-en in Drenthe (zie bijlage 1).

Drentse oplegger GR-en De Drentse oplegger GR-en heeft ten doel dat raadsleden snel overzicht krijgen van alle relevante informatie in de ontwerpbegroting zodat de ontwerpbegroting vooral nog dient voor nadere toelichting. Tegelijkertijd kan de gevraagde informatie in de oplegger worden gezien als een set criteria voor de informatie die in ieder geval in de ontwerpbegroting moet zijn terug te vinden. Tot slot kunnen de opleggers ook voor ambtelijke advisering en behandeling in de colleges gebruikt worden. Het advies is daarom om de oplegger in het hele besluitvormingsproces te gebruiken en hierin ook de ambtelijke adviseringen en conceptzienswijzen op te nemen. Gelet op de hernieuwde overlegmomenten is het gewenst om bij ieder overlegmoment een onderliggend document te gebruiken.

Onderlegger bijeenkomsten Informatiebijeenkomst Voor de informatiebijeenkomst stelt iedere GR een informatiebrief op. Hoewel er geen vast format is, kan de structuur van eerdere gespreksnotities voor het winteroverleg (voorheen voorjaarsoverleg genoemd) als basis dienen. De informatiebrieven worden bij voorkeur twee weken voorafgaand aan de bijeenkomst gedeeld met de raden. De informatiebrieven worden gebruikt om: 1) Inzicht te geven in de actuele zaken en ontwikkelingen van de GR, 2) De dialoog tussen raad en GR te faciliteren, en 3) Input te leveren voor het winteroverleg met de AB/DB-leden. 4) De informatiebrieven kunnen ook dienen als basis voor het winteroverleg. Winteroverleg De informatiebrieven die zijn opgesteld voor de informatiebijeenkomsten GR-en kunnen tevens gebruikt worden om tijdens het winteroverleg met de AB/DB-leden het gesprek te voeren over de ontwerpbegroting, en mogelijk richting mee te geven. Zomeroverleg Voor het zomeroverleg is dit de zoals hierboven beschreven uitgewerkte Drentse oplegger. Deze is opgenomen als bijlage 1 bij deze notitie. In deze oplegger ligt de nadruk op twee zaken: 1) inzichtelijk maken van de belangrijkste wijzigingen en aandachtspunten in de begroting 2) aangeven van de mogelijkheden waar de gemeenteraad invloed op kan uitoefenen

8

3. Duidelijkheid financiële kaders GR-en In raden en colleges wordt vrijwel ieder jaar geconstateerd dat de begrotingen van de GR-en alleen maar uitzetten en dat daar weinig tegen te doen is. Van tijd tot tijd, zeker in financieel moeilijke tijden, proberen gemeenten taakstellingen op te leggen, maar zelden succesvol en vaak weinig doelgericht of onderbouwd. Daarbij komt dat de verhouding tussen GR-begroting en gemeentebegroting soms mank loopt omdat er geen afspraken zijn over bijvoorbeeld indexering. Een GR kan met 2% indexeren terwijl een deelnemende gemeente met 1,5% indexeert, waardoor afwijkingen ontstaan in de gemeentebegroting. Bovendien wordt afstemming van beide begrotingen extra bemoeilijkt doordat de GR-begroting al voor 1 augustus klaar moet zijn en de gemeentelijke begroting pas in de eerste helft van november. Al deze zaken resulteren in discussies over financiën die discussies over de inhoud verdringen en die met financiële spelregels eenvoudig zijn op te lossen. Uit de tussentijdse evaluatie is gebleken dat vrijwel alle doelgroepen grotendeels tevreden zijn over de huidige financiële spelregels. Deze blijven daarom gehandhaafd.

Financiële spelregels Indexatie 1. Voor het prijsindexcijfer gaan we uit van de prijsontwikkeling van de Prijs Bruto Binnenlands Product zoals opgenomen in het Centraal Economisch Plan (CEP) met lange tijdreeksen van het CPB per peildatum 1 november (Jaar T-2). 2. Het loonindexcijfer is op basis van de Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers zoals opgenomen in het Centraal Economisch Plan (CEP) met lange tijdreeksen van het CPB per peildatum 1 november (Jaar T-2). 3. De standaard verhouding loon-/prijsontwikkeling wordt vastgelegd op 70/30. De gemeenschappelijke regeling kan van deze verhouding afwijken. In dat geval moet dit worden onderbouwd voor de deelnemers (vermoedelijk bij de informatiebrief). 4. De gemeenschappelijke regelingen gebruiken het onder 1.1 en 1.2 genoemde indexatiecijfer afgerond op één cijfer achter de komma - zelf en expliciet als basis voor de jaarlijks op te stellen informatiebrief, begroting en de daarbij bijbehorende berekeningen van de deelnemersbijdrage. De deelnemersbijdrage en gedragslijn autonome ontwikkeling 1. De deelnemersbijdrage wordt in het lopende begrotingsjaar niet aangepast. Een incidenteel voor- of nadeel komt tot uiting in het rekeningresultaat van de gemeenschappelijke regeling. 2.

Bij ontwikkelingen als gevolg van veranderingen in het loon- en prijspeil wordt de deelnemersbijdrage in het komende begrotingsjaar (T+2) wel aangepast. 3. Voor het werkelijk prijsindexcijfer gaan we uit van de prijsontwikkeling van de Prijs Bruto Binnenlands Product zoals opgenomen in het Centraal Economisch Plan (CEP) met lange tijdreeksen van het CPB die jaarlijks in maart (T+1) worden afgegeven. 4. Voor het werkelijke loonindexcijfer gaan we uit van de Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers zoals opgenomen in het Centraal Economisch Plan (CEP) met lange tijdreeksen van het CPB die jaarlijks in maart (T+1) worden afgegeven. Weerstandsvermogen c.q. algemene reserve 1. De weerstandscapaciteit is aanwezig bij de deelnemers en beperkt bij de gemeenschappelijke regeling. 2. Het dagelijks bestuur (DB) van de gemeenschappelijke regeling vermeldt in de jaarstukken en begroting het verschil tussen benodigd en beschikbaar weerstandsvermogen in totaal en naar rato voor de afzonderlijke deelnemers. 9

3. Een algemene reserve is toegestaan om ontwikkelingen in het loon- en prijspeil af te dekken, met een maximale omvang van 2,5% van de lasten van het betreffende jaar. 4. Als de verwachting is dat de ontwikkelingen in het loon- en prijspeil boven de maximale omvang van 2,5% uitkomt, is afwijken van de richtlijn van 2,5% mogelijk. Hiervoor doet het DB van de gemeenschappelijke regeling een gemotiveerd voorstel aan het algemeen bestuur. 5. Het bedrag boven het vastgestelde maximum van de algemene reserve, vloeit naar rato van de deelnemersbijdrage terug naar de deelnemers. Hardheidsclausule 1. Wanneer bovenstaande regels leiden tot onredelijkheid of onbillijkheid kan de gemeenschappelijke regeling hiervan afwijken. 2. Voor de afwijking(en) wordt een motivatie gegeven in de ontwerpbegroting. In bijlage 2 vindt u een toelichting op bovenstaande uitgangspunten.

10

4. Slotopmerkingen Elkaar aanspreken op nakomen van afspraken Voor de effectiviteit van deze notitie zal doorslaggevend zijn of zowel raden als colleges en GR-en elkaar ook (durven) aanspreken op het nakomen van afspraken. Dit geldt voor alle drie, want van allen worden acties en veranderingen verwacht. Hiermee wordt ook van allen (personele) inzet verwacht, waarbij het uiteraard afhangt van hoe de situatie op dit moment al is bij een gemeente of GR en waarbij het soms niet gaat om extra inzet, maar meer om een verschuiving van die inzet. In de tussentijdse evaluatie zien we bereidheid om samen tot goede werkafspraken te komen en zal elkaar aanspreken voldoende zijn om afspraken ook in de praktijk te brengen. Het volgende evaluatiemoment zal plaatsvinden in 2028.

Samenwerking op drie niveaus Samenwerking is het sleutelwoord om echt sturing te krijgen op GR-en. Dit geldt vooral voor intergemeentelijke samenwerking. De raden hebben deze samenwerking de afgelopen jaren gezocht in drie regio’s. Het zou goed zijn om deze samenwerking ook uit te breiden naar het bestuurlijk en ambtelijk niveau. Het advies uit 2021 om als colleges, rekening houdend met de ontstane regio’s, de samenwerking te zoeken met de andere colleges in hun regio op het gebied van GR-en en dit ook te organiseren voor hun ambtelijke ondersteuning blijft staan. Een aanbeveling vanuit de evaluatie is om de intergemeentelijke raadswerkgroep IWGR-AANT (regio Noord) te handhaven en om tevens soortgelijke werkgroepen uit te breiden naar andere regio’s (of om dit te verkennen). Met als doel om de betrokkenheid van de raden te versterken en de gezamenlijke denkkracht te vergroten.

Gedrag De voorgestelde afspraken in deze notitie zijn instrumenteel. Of deze afspraken in de praktijk leiden tot de gewenste vergroting van de invloed van raden en colleges op GR’en en algehele duidelijkheid over werkwijzen, is sterk afhankelijk van het gedrag van alle betrokkenen. Met deze notitie worden instrumenten aangeboden en ook in de Wgr zitten instrumenten die kunnen worden gebruikt, zowel in de huidige als in de nieuwe. Deze nota kan niemand dwingen om die instrumenten in te zetten. Oftewel: je kunt een drinkbak bij een paard neerzetten, maar het paard moet zelf gaan drinken.

Niveau inhoudelijke advisering Het VDG-PHO Financiën vraagt aandacht voor inhoudelijke advisering. Als deelnemers zeggen ‘vang het op binnen eigen begroting’ dan zeggen GR’en ‘zeg maar wat we dan niet meer hoeven te doen’. Voor deelnemers is die vraag vaak niet te beantwoorden omdat zij zelf te weinig inhoudelijke kennis in huis hebben. Een oplossing daarvoor zou zijn dat er per GR gezamenlijk een ambtelijk specialist aangesteld wordt die inhoudelijk op goed niveau kan adviseren aan colleges (en raden). Hier is in de evaluatie niet op ingegaan. Het advies blijft daardoor staan.

11

Bijlage 2. Toelichting op financiële uitgangspunten Methodiek indexatie 1 en 2 Indexatie: https://www.cpb.nl/publicaties/, publicatietype CEP en jaartal en de verzamelde bijlagen CEP met lange tijdreeksen. Voor volgende jaren, jaartal in websiteadres aanpassen. Verzamelde bijlage CEP ‘jaartal’ met lange termijnreeksen, peildatum 1 november T-2, downloaden. In dit bestand zijn de volgende twee tabbladen van toepassing: ➢ Bijlage_01_CEP_jaartal; voor Prijs bruto binnenlandsproduct met een cijfer voor het betreffende begrotingsjaar ➢ Bijlage_02_CEP_jaartal; voor Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers voor het betreffende begrotingsjaar. Deze cijfers worden jaarlijks in maart gepubliceerd. In gevallen dat hier aanleiding voor bestaat, worden de cijfers gedurende het jaar herijkt. De meest recente cijfers die per 1 november beschikbaar zijn worden gehanteerd, waarbij de laatste publicatie op zijn laatst in maart van het lopende jaar heeft plaatsgevonden. Mogelijk dat de bijlagen jaarlijks een andere benaming hebben. 3 en 4 De cijfers die uit paragraaf 1 en 2 komen, worden in een verhouding van loon/prijsontwikkeling (70/30) samengebracht tot een gemiddeld indexatiecijfer, afgerond op één cijfer achter komma. Dit cijfer wordt bij de kaderbrief en begroting gebruikt voor de indexatie van de deelnemersbijdrage.

Afwijken van de verhouding kan alleen als dit in de kaderbrief wordt onderbouwd met een berekening. De toe te passen indexering heeft betrekking op de bruto deelnemersbijdrage, voor aftrek van eventuele door de GR gerealiseerde toegevoegde waarde en onttrekkingen aan reserves. Voorbeeldberekening indexatie gemeenschappelijke regelingen Prijsindexatie 2020 *)

2,0%

Loonkostenindex 2020

3,2%

Indexatie 2020 Prijsindex 30% * 2% Loonkostenindex 70% * 3,2%

0,60% 2,24%

Indexatie gemeentelijke bijdrage 2020

2,8%

*) Zie bijlage van de Middellange Termijn Verkenning van het CEP2018

De deelnemersbijdrage en gedragslijn autonome ontwikkeling 1 Gedurende het begrotingsjaar worden geen begrotingswijzigingen aangeboden als gevolg van loon of prijsontwikkelingen. Mutaties in deelnemersbijdragen als gevolg van andere ontwikkelingen worden aan de raden voor zienswijze aangeboden. Uitgangspunt is wel om hierbij zoveel mogelijk aan te sluiten bij de reguliere P&C-cyclus. Uitgangspunt is dat een positief rekeningresultaat in de algemene reserve wordt gestort. Als deze de gestelde maximale hoogte heeft bereikt, vloeit het restant naar rato terug naar de deelnemers van de regeling. Het DB kan het AB een voorstel doen voor alternatieve aanwending. 2-4 Afwijkingen van werkelijke indexatie (jaar T) t.o.v. begrote indexatie (T-2), conform artikel 1.1 en 1.2, leiden tot correctie (positief en negatief) van de deelnemersbijdrage bij begroting (jaar T+2). Hierbij wordt gebruik gemaakt van dezelfde tabel als artikel 1, die in maart van T+1 worden gepubliceerd.

14

Weerstandsvermogen c.q. algemene reserve 1 Uitgangspunt is dat de weerstandscapaciteit bij de deelnemers is opgenomen en de gemeenschappelijke regeling alleen een beperkt weerstandsvermogen op de balans heeft. 2 Om als deelnemer voldoende weerstandscapaciteit op te nemen voor de risico’s van de gemeenschappelijke regeling, vermeldt de gemeenschappelijke regeling in de begroting en jaarstukken het niet afgedekte risico naar rato van de afzonderlijke deelnemers. 3-4 Om de gemeenschappelijke regeling wel een buffer te geven om financiële ontwikkelingen af te dekken, wordt een algemene reserve toegestaan van maximaal 2.5% van de lasten van het betreffende jaar. Het algemeen bestuur (AB) kan besluiten van dit percentage positief of negatief af te wijken. 5 Een overschrijding van het (in het AB) gestelde maximum, vloeit naar rato terug naar de deelnemers.

15

Bijlage 3. Achtergrond en totstandkoming notitie Totstandkoming notitie 2021 Notitie “Een Drents plan van aanpak voor betere sturing op gemeenschappelijke regelingen” naar VDG-bestuur en Drentse Griffierskring (1 april – 23 april) - 1 april afronding notitie in werkgroep GRIP - 16 april notitie bespreken in VDG-bestuur - 23 april notitie bespreken in Drentse Griffierskring - 28 april notitie versturen naar te consulteren organen Consultatieronde (28 april – 14 juli) - Gemeenteraden (formele reactie per brief vragen) - Colleges (formele reactie per brief vragen) - GR-directies (o.a. gesprek maar ook formele reactie per brief vragen) o 26 en 28 mei gesprek met alle directeuren o 14 juli verdiepend gesprek met vier directeuren - Gemeentesecretarissen (formele reactie per brief vragen) - VDG-PHO Financiën (formele reactie per brief vragen) Definitieve voorstellen procedures, vorm en financiën (20 augustus – 18 november) - 20 augustus reacties op consultatie vaststellen in werkgroep - 27 augustus terugkoppeling consultatieronde aan GR-directeuren - 12 november VDG-bestuur stelt definitieve notitie vast - 17 november Griffierskring stelt definitieve notitie vast - 18 november versturen notitie naar colleges, raden en GR-en met het verzoek uitvoering te geven aan de werkafspraken vanaf 1 januari 2022

Tussentijdse evaluatie 2024 -

Op initiatief van de Drentse griffiers en in samenwerking met het VDG, is er een eerste tussentijdse evaluatie gehouden om terug te kijken op de eerste twee jaar. Voorjaar 2024 consultatieronde bij gemeenteraden, colleges, GR-directies en griffiers: hoe bevallen de nieuwe afspraken? Voorjaar 2024 opstellen evaluatie. Najaar 2024 voorleggen evaluatie en verbetervoorstellen aan de geconsulteerde partijen. Najaar 2024 bespreken uitkomsten evaluatie en verbetervoorstellen in VDG-bestuur en Drentse Griffierskring. November 2024 verwerken afspraken in de notitie. 1 januari 2025 werken we volgens de afspraken in de notitie.

Evaluatie 2028 -

In 2028 staat de volgende evaluatie van deze notitie gepland.

16