1.12.1 College - 42.1 Bijlage 1. Getekende Programma van Eisen

Huisvesting gemeente Meppel 19 januari 2023

Getekend Programma van Eisen

Huisvesting gemeente Meppel Getekend Programma van Eisen 01. Inleiding 02. Doelstelling 03. Locatie & Gebouwaspecten 04. Werkplekconcept 05. Dienstverlening & Hospitality 06. Raadzaal 07. Ruimtelijke eisen 08. Duurzaamheid & Circulariteit 09. Techniek, klimaat en comfort 10. Sfeer en beeldverwachting 11. 3 Scenario’s 12. Bronvermelding Bijlagen A. Plattegronden 3 scenario’s B. Plattegronden bestaande situatie C. Analyse gebouwstructuur D. Ruimtestaat E. Overzicht medewerkers F. Samenvattingen Workshops G. Kostenindicatie totaal H. Notitie INNAX Installatieadviseurs BV

01. Inleiding

01. Inleiding Huisvesting gemeente Meppel 1.1. Algemeen

1.2. Leeswijzer

De laatste jaren is bij de gemeente Meppel de behoefte ten aanzien van onder meer de werkomgeving voor medewerkers en ontvangstmogelijkheden voor bezoekers gewijzigd. Dit fenomeen zie je bij veel Nederlandse gemeenten en bedrijven. Het coronatijdperk heeft hierin voor een extra versnelling gezorgd. Zo is het incidenteel thuiswerken in Meppel doorgegroeid naar plaats- en tijdonafhankelijk werken: hybride werken. Deze manier van werken vraagt iets anders van de werkomgeving, dan de inmiddels 17 jaar oude inrichting kan bieden.

Het voorliggend document beschrijft de volgende hoofdstukken: • Hoofdstuk 2 beschrijft allereerst de doelstellingen van de gemeente. Hierin staan de ambities en doelstellingen van de organisatie met betrekking tot de huisvesting; • Hoofdstuk 3 maakt de huidige situatie inzichtelijk. In dit hoofdstuk worden de locatie en de gebouwaspecten nader toegelicht van zowel het stadhuis als de gemeentewerf; • Hoofdstuk 4 beschrijft het werkplekconcept. Hierin wordt weergegeven wat de gewenste nieuwe werkplekomgeving is in het stadhuis én de gemeentewerf; • Hoofdstuk 5 gaat het over dienstverlening en hospitality. Een beschrijving van de uitgangspunten voor de publieksomgeving; • Hoofdstuk 6 beschrijft de uitgangspunten voor de herinrichting van de raadzaal in het stadhuis; • Hoofdstuk 7 beschrijft de ruimtelijke eisen. Hier wordt het ruimtebeslag van de diverse ruimten in kaart gebracht met de bijbehorende eisen en wensen; • Hoofdstuk 8 geeft inzicht in de ambities en adviezen op het gebied van duurzaamheid en circulariteit; • Hoofdstuk 9 is een beschrijving van de technische randvoorwaarden.

Een technische beschrijving van de eisen en wensen met betrekking tot techniek, klimaat en comfort; • Hoofdstuk 10 beschrijft de beoogde uitstraling en sfeer voor de diverse ruimtelijke onderdelen; • Hoofdstuk 11 is een overzicht van de drie mogelijke toekomstscenario’s voor de huisvesting, van minst ingrijpend tot meest ingrijpend. • Hoofdstuk 12 is de bronvermelding. Hier staan de stukken die ten grondslag liggen aan dit document.

Voor de organisatie was het duidelijk dat de huidige kantoorindeling en -inrichting niet meer bijdraagt aan innovatie en creatie en dat het medewerkers geen efficiënte, effectieve en inspirerende werkomgeving biedt. En dit alles is wel van belang wil de organisatie er voor de Meppeler samenleving zijn en volgens de koers van Meppel werken: de bedoeling van het vraagstuk centraal kunnen stellen, een betrouwbare partner zijn en flexibel samen aan de slag te kunnen. Ook met het oog op de moeizame arbeidsmarkt kan een inspirerende en flexibele werkomgeving hét verschil maken bij het binden, boeien en vasthouden van personeel kapitaal. Naast de werkomgeving voor medewerkers heeft de gemeente Meppel ook behoefte aan vernieuwing en ontwikkeling op gebied van ontvangstmogelijkheden (balies/ spreekkamers) voor inwoners/instellingen en de raadzaal van het stadhuis. Door herinrichting van de kantoren kunnen stadhuis en gemeentewerf weer klaar zijn voor de volgende 15 à 20 jaar. En kan het stadhuis op die manier een plek zijn voor een prettig en waardevol ontvangst van inwoners/instellingen, waar medewerkers in een prettig werkklimaat de inwoners/instellingen tot dienst kunnen zijn. Een gebouw waarin ontmoeting centraal staat en waarin de som der functionele delen meer is dan een goed en gezond werkgebouw met een baliefunctie.

Dit Getekend Programma van Eisen (GPvE) documenteert de kansen van de bestaande context en formuleert en illustreert de inhoudelijke thematiek die centraal staat in de opgave. Het document geeft richting aan de mogelijkheden van een ruimtelijke vertaling van toekomstig programma en geeft inzicht in de mogelijkheden en beperkingen van de opgave. We vertalen deze documentatie naar drie mogelijke toekomstscenario’s voor de huisvesting van de gemeente Meppel, van minst ingrijpend tot meest ingrijpend. Deze scenario’s zijn ontwikkeld in overleg met de vertegenwoordigers vanuit de gemeente. Daarna zijn deze elk voorzien van een kostenindicatie, welke als bijlage bij dit document hoort. In deze kostenindicatie zijn de mogelijke wijzigingen aan de installaties meegenomen, dit deel van de kostenindicatie is door INNAX Installatieadviseurs BV verzorgd. Zij hebben tevens een advies met betrekking tot de verduurzaming van het gebouw in zijn totaliteit uitgebracht, dit advies is als bijlage aan dit document toegevoegd.

04

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Samenvattingen van de workshops, analyses van het bestaande gebouw en inventarisatie van de eisen en wensen per ruimte (red; ruimtestaat) en inventarisatie van specifieke eisen en wensen binnen de organisatie worden in de bijlagen gesommeerd, alsook een overzicht van de investeringskosten per scenario. Veel leesplezier toegewenst!

1.3. Begrippenlijst

1.4. Disclaimers

•

•

• •

• • •

•

•

05

Stadhuis Het gebouw aan de Grote Oever te Meppel. Momenteel biedt het gebouw huisvesting aan de Gemeente Meppel en aan de politie. Gemeentewerf Het gebouw aan de Eekhorstweg te Meppel. Scope gemeentewerf De ruimtes in de gemeentewerf die binnen deze huisvestingsopgave vallen en potentieel verbouwd zullen worden. Het gaat om de werkplekomgeving, overlegruimtes en de kantine. INNAX Installatieadviseur, gecontracteerd door de Gemeente Meppel. Flexfactor Het aantal werkplekken per fte medewerker. Rust - ruis - reuring Het concept voor de zonering in de werkplekomgeving. Rondom stijgpunten en in ontmoetingszones vindt logischerwijs reuring plaats. Door diverse typen werkplekken afwisselend van elkaar te plaatsen, ontstaan beschutte/luwe zones, waar visueel en ook akoestisch rustig gewerkt kan worden. BVO Bruto-vloeroppervlakte. Het vloeroppervlak van de ruimte, dan wel van meerdere ruimten, gemeten (volgens NEN 2580) op vloerniveau langs de buitenomtrek van de (buitenste) opgaande scheidingsconstructie, die de desbetreffende ruimte(n) omhullen. GO Gebruiksoppervlakte. Het vloeroppervlak van de ruimte, dan wel meerdere ruimten, waarvoor wordt ingeschat dat deze nuttig gebruikt kan worden. Kortgezegd: de bruto-vloeroppervlakte minus de gevels. Dus inclusief binnenmuren.

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

•

•

Indien in dit GPvE wordt verwezen naar wetgeving, regelgeving, normen en/of eisen moeten altijd de laatste versies van deze wetgeving, regelgeving, normen en/of eisen gehanteerd worden ook al verwijst dit GPvE naar een mogelijke eerdere versie. Het hanteren van de laatste versies is een verantwoordelijkheid van de ontwerper en zijn adviseurs. Ook waar dit niet specifiek in dit GPvE is vermeld. Dit GPvE is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld, maar mochten er in dit GPvE onverhoopt toch onvolkomenheden en/of conflicterende wensen/ eisen voorkomen dan zullen de ontwerper en zijn adviseurs hier melding van maken en direct met opdrachtgever contact opnemen. De tekeningen in dit document dienen niet gelezen te worden als ontwerp.

02. Doelstelling

Kickoff in Stadhuis Meppel

02. Doelstelling Getekend Programma van Eisen 2.1. Doelstelling Getekend Programma van Eisen In dit Getekend Programma van Eisen (GPvE) zijn de eisen, wensen en ambities voor de nieuwe situatie van de huisvesting voor de gemeente omschreven. In deze belangrijke stap van planvorming zijn de ambities en (technische) uitgangspunten van de nieuwe omgeving in een geïllustreerd Getekend Programma van Eisen verankerd. Dit is een documentatie van de kansen van de bestaande context en formuleert en illustreert de inhoudelijke thematiek die centraal staat in de opgave. Het document geeft richting aan de mogelijkheden van een ruimtelijke vertaling van het toekomstig programma en geeft inzicht in de mogelijkheden en beperkingen van de opgave. We vertalen deze documentatie naar drie mogelijke toekomstscenario’s voor de huisvesting van de gemeente Meppel, van minst ingrijpend tot meest ingrijpend. Tevens wordt inzicht gegeven in de investeringskosten per scenario. Het GPvE dient uiteindelijk als leidraad en toetsingskader voor het ontwerp.

2.2. Participatie Het verzamelen van input en het creëren van draagvlak hebben we georganiseerd door een kleine groep ambassadeurs uit de organisatie te vragen actief mee te denken en te doen in een drietal thematische workshops: ‘Werkplekconcept & comfort’, ‘Dienstverlening & Hospitality’ en de ‘Multifunctionele Raadzaal’. Uitstraling & Sfeer en Duurzaamheid & Circulariteit zijn onderwerpen die bij alle workshops op het programma hebben gestaan. De ambassadeurs vormden een representatieve dwarsdoorsnede vanuit de organisatie en zo vertegenwoordigden zij de verschillende gebruikers uit de organisatie. Zij hebben niet alleen hun persoonlijke input gegeven, maar ook ideeën en wensen uit de organisatie opgehaald om tijdens de workshops in te kunnen brengen. De output van deze workshops vormen de basis van dit Getekend Programma van Eisen en zullen aan de ambassadeurs en andere betrokkenen vanuit de gemeente worden gepresenteerd. Zo is er aan de start van het proces bijvoorbeeld ook een Kickoff bijeenkomst georganiseerd voor deze groep medewerkers.

2.3. Samenvatting Kickoff Tijdens de eerste bijeenkomst met alle ambassadeurs en andere betrokkenen vanuit de gemeente die deelnamen aan de verschillende thematische Workshops, de kickoff, werden de ideeën van en door de gemeente Meppel verder toegelicht aan de aanwezigen. In deze eerste stap stond de inhoudelijke ambitie van samenwerken in een duurzame nieuwe werkomgeving centraal en werden de verwachtingen naar elkaar helder gemaakt. Hieronder is de output van deze kickoff samengevat in 7 richtinggevende aanbevelingen. Voor een uitgebreid verslag van de bijeenkomst zie Bijlage F: Samenvattingen Workshops

08

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

7 richtinggevende aanbevelingen: 1. Het verhaal van Meppel vertellen we met de huisvesting van de gemeente. Dat doen we samen met en vóór de mensen van Meppel. 2. De huisvesting is gastvrij, aantrekkelijk en versterkt de verbinding. Voor zowel (nieuwe) medewerkers als bezoekers. 3. Huiselijke warmte & natuurlijk groen typeert de uitstraling. 4. De werkplekken zijn op orde in het stadhuis en de werf. Gewoon goed en passend bij de taken en manier van werken die we hebben. We zijn ons bewust van geld en hoeven geen gekkigheid. 5. Aanvullend op de werkplekken ontwikkelen we hele specifieke bouwstenen zoals bijvoorbeeld de pitstopruimte, chillruimte en ont-moetruimte. 6. Duurzaamheid is zichtbaar en bewust toegepast. Kiezen voor kwaliteit is kiezen voor de lange termijn. Als gemeente Meppel doen we wat we zeggen. 7. Het begeleiden van de verandering naar hybride werken is noodzakelijk. Mens, gebouw én ICT maken sámen de verandering waar.

03. Locatie & Gebouwaspecten

Gro

te O

eve

r

Locatie Stadhuis

Locatie Gemeentewerf

Eekh

orstw

eg

03. Locatie & Gebouwaspecten Uitgangspunten 3.1. Uitgangspunten Het stadhuis huisvest momenteel twee partijen: de gemeente en de politie. Daarnaast is er de gemeentewerf. De uitgangspunten voor de nieuw situatie zijn als volgt:

• • •

3.1.1. Gemeente Het stadhuis moet primair huisvesting bieden aan: • de bestuurlijke organisatie, te weten: de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders (college van B&W); • de ambtelijke organisatie. Het nieuwe stadhuis bestaat op hoofdlijnen uit: de frontoffice, de raads- en overlegruimten en de backoffice voor de gemeente Meppel. 3.1.2. Politie Het politiebureau bestaat ruimtelijk uit de volgende onderdelen: een spreekkamer, ophoudcellen (apart toegankelijk), kleedruimte, backoffice en parkeergarage. Zij maken gebruik van dezelfde wachtruimte als de gemeente. Tevens gebruiken zij de sanitaire voorzieningen in het stadhuis. Momenteel bevinden de diverse ruimtelijke onderdelen zich verspreid over het stadhuis. Dit leidt op een aantal locaties binnen het gebouw tot een onpraktische situatie met betrekking tot de toegangszones. Hier wordt in Hoofdstuk 3.7. Beveiligingszones verder op ingegaan. Het politiebureau zal gehuisvest blijven in het nieuwe stadhuis maar valt inhoudelijk buiten de scope van deze huisvestingsopgave. Wel wordt in de diverse scenario’s een uitspraak gedaan over de locatie van de politie binnen het gebouw. 3.1.3. Gemeentewerf De gemeentewerf is een integraal onderdeel van de gemeente en dient daarom meegenomen te worden in het nieuwe huisvestingsconcept.

Dit heeft met name betrekking op de werkplekomgeving, inclusief overlegruimtes en de kantine. De werkplaatsen vallen dus buiten de scope.

3.2. Kansen stadhuis De volgende kansen zijn geconstateerd om op het niveau van het gebouw het gebruik voor beide partijen in het stadhuis ten opzichte van de huidige situatie aanzienlijk te verbeteren. Deze luiden als volgt: • de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de entree vergroten; • het verbeteren van de locatie en vergroten van de veiligheid van de receptie; • het scheiden van de wachtruimte voor de gemeente en de politie; • de bewegwijzering voor de bezoekers verbeteren (o.a. lift naar het vergadercentrum); • het vergadercentrum voor bezoekers verplaatsen van de derde verdieping naar lager in het gebouw;

12

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

de locatie van de politie in het gebouw verplaatsen en centraliseren; De akoestiek verbeteren (spreekkamers en overlegruimtes maar ook de open werkplekomgeving); Inspirerende en activiteitsgerelateerde werkplekomgeving creëren.

3.3. Omvang Stadhuis kelder ca. 890 m2 begane grond ca. 1430 m2 eerste verdieping ca. 1900 m2 tweede verdieping ca. 1840 m2 derde verdieping ca. 1600 m2 ____+ totaal ca. 7660 m2 GO Gemeentewerf (scope) begane grond ca. 440 m2 ____+ totaal ca. 440 m2 GO

3.4. Wet- en regelgeving Het gebouw en de daarin aanwezige installaties voldoen minimaal aan de wettelijk geldende eisen, de regelgeving en de procedurevereisten. Voor de ontwerpuitgangspunten betreft het onder andere de navolgende Wet- en regelgeving. Gezien de aanwezige dynamiek, moeten altijd de meest recente wetten m.b.t. regelgeving worden toegepast, voor iedere actuele fase in het project. Landelijk: • Bouwbesluit; • NEN-normen, DIN-bladen en NPR-richtlijnen; • Wet milieubeheer; • Arbo-eisen (onder andere arbobesluit, arboregeling, arbobeleidsregels en informatiebladen Arbeidsinspectie); • Comfortniveau conform richtlijnen voor kantoren Rijksvastgoedbedrijf; • Internationaal Toegankelijkheids Symbool (ITS); • NEN 2443 ‘parkeren en stallen van personenauto’s op terreinen en in garages’. Gemeentelijk: • Bestemmingsplan; • Gemeentelijke bouwverordening en eisen plaatselijke brandweer; • Lokale nutsbedrijven; • Redelijke eisen van Welstand. Specifiek (indien van toepassing): • Eisen toeleverende nutsbedrijven;

• •

Besluit horeca en milieubeheer (regels met betrekking tot gebruik); HACCP-normen.

3.5. Beeldkwaliteit en beeldverwachting Op basis van dit document worden geen wijzigingen aan de gevel van zowel het stadhuis als de gemeentewerf voorzien. Het betreft een studie naar de mogelijkheden en beperkingen van het interieur. Het eventueel vergroten van de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de entree valt buiten de scope van deze huisvestingsopgave maar zou in het hierop volgende traject in overleg met de architect van het gebouw overwogen kunnen worden.

3.6. Gebouwlogistiek stadhuis Ten behoeve van diverse logistieke stromen kent het gebouw de volgende ontsluitingen: • Hoofdentree gebouw (mindervalide toegang tot stadhuis); • Personeelsentree gebouw; • Expeditie (laden/lossen); • In-/uitrit fietsenstalling; • Ingang ophoudcellen; • Nooduitgangen (waarvan 1 tevens dienst doet als 24-uurs entree voor de politie). Er zijn in hoofdlijn 7 logistieke stromen te onderscheiden, te weten: • de publieksstroom; • de verkeersstroom van de gemeenteraadsleden (24 u/dag mogelijk); • de verkeersstroom van bezoekers van bijeenkomsten zoals raadsvergaderingen en bezoekers van het bestuur, de directie en de medewerkers; • de verkeersstroom van bestuur, directie en medewerkers; • de goederenstroom; • de verkeersstroom van bezoekers voor het politiebureau; • de verkeersstroom van medewerkers van het politiebureau. Interne logistieke stromen worden goed gescheiden van bezoekersstromen en politiestromen (dag en nacht). De hoofdentree moet een representatieve uitstraling hebben en als zodanig vanaf de openbare ruimte zichtbaar en herkenbaar zijn. Vanuit de centrale hal moeten eveneens (interne) toegangen en routes naar de backoffice, het bestuur en de raadsen overlegruimten gerealiseerd worden. In het navolgende wordt ingegaan op de verkeersstromen. 3.6.1.

De publieksstroom Bezoekers voor de frontoffice worden via de hoofdentree, de host, de receptie of een informatiezuil naar de juiste balie, spreekkamer of de wachtruimte doorverwezen. Het publiek kan voor alle zaken op de begane grond terecht. Publieksgerelateerde diensten zijn daarom op de begane grond gesitueerd. Er is een fysieke scheiding tussen het publieke deel en het bestuurlijke/ambtelijke deel met een

13

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

toegangscontrole. 3.6.2. De verkeersstroom van de gemeenteraadsleden en de bezoekers De vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies vinden plaats in de raadzaal en in de multifunctionele overlegruimten. De raadsleden en bezoekers worden via de hoofdentree ontvangen in de centrale hal. Vanuit de centrale hal zijn de raads- en overlegruimten toegankelijk. 3.6.3. De verkeersstroom van bezoekers Bezoekers melden zich bij de receptie in de centrale hal en worden doorverwezen naar een aangewezen wachtruimte. De medewerkers van het bestuurssecretariaat halen de bezoekers voor het college op uit de aangewezen wachtruimte en begeleiden ze naar de afspraak. De medewerkers uit de backoffice halen de bezoekers zelf op uit de wachtruimte. Bezoek wordt ten alle tijde terugbegeleid naar de centrale hal. 3.6.4. De verkeersstroom van medewerkers Tijdens gebruikstijden betreden de medewerkers het stadhuis via de personeelsentree of via de hoofdentree. De personeelsentree is nabij de (brom) fietsenstalling gesitueerd. Nabij deze ingang is een sanitaire groep met de doucheruimte van het personeel. 3.6.5. De goederenstroom In de nabijheid van de personeelsingang is de goedereningang gesitueerd. Deze moet dusdanig zijn gesitueerd dat het laden/lossen het personeel niet in de weg staat en andersom.

De bevoorrading vanuit de expeditie naar de magazijnen moet op een logische en efficiënte wijze plaatsvinden. De goederenstroom is gescheiden van de publieksstroom. Magazijnen, expeditie en containerruimte zijn bij elkaar gesitueerd. 3.6.6. De verkeersstroom van bezoekers voor het politiebureau Bezoekers melden zich bij de receptie in de centrale hal. Bezoekers worden doorverwezen naar de wachtruimte voor het politiebureau. De politiemedewerkers halen de bezoekers op uit de wachtruimte en begeleiden ze naar de spreekkamer(s) van de politie. 3.6.7. De verkeersstroom van medewerkers van het politiebureau Medewerkers betreden het politiebureau via de personeelsentree of via de hoofdentree. De personeelsentree dient nabij de (brom)fietsenstalling te worden gesitueerd. Nabij deze ingang is een sanitaire groep met doucheruimte.

3.7. Beveiligingszones De centrale hal is vrij toegankelijk. Om toegang te krijgen tot de diverse beveiligingszones dient toegangscontrole aanwezig te zijn. Toegang tot het gebouw gaat met behulp van een autorisatiesysteem (bijvoorbeeld een pas).

Het is noodzakelijk dat het stadhuis 24 uur per dag gedurende 7 dagen per week betreden kan worden. Een mogelijkheid is om medewerkers die te allen tijde toegang tot het gebouw moeten kunnen hebben hiertoe te autoriseren. Bepaalde ruimten zijn niet voor alle medewerkers toegankelijk, zoals de backoffice ruimte achter de balies en de serverruimte. Ook dit wordt geregeld door middel van een autorisatiesysteem. De calamiteitenruimte moet voor de geautoriseerde personen op ieder moment van de dag bereikbaar zijn. De (brom)fietsenstalling is een ‘niet-openbare’ voorziening en alleen toegankelijk voor de medewerkers en politie. Buiten de openingstijden kan men de (brom) fietsenstalling vanuit het gebouw alleen met autorisatie betreden en verlaten.

De nieuwe huisvesting kent de volgende beveiligingszones: • De publieksomgeving (centrale hal) binnen openingstijden en dus met aanwezigheid van toezicht, iedereen kan hier binnentreden zonder voorafgaande aankondiging; • Speciale aandacht is vereist voor de balies, spreekkamers, werkplekomgeving burgerzaken en kluisruimte die op de scheiding tussen de frontoffice en de backoffice zijn gesitueerd en de beveiliging van persoonsbewijzen en dergelijke; • Het ambtelijke deel van de backoffice, pantry‘s en de facilitaire ruimten uitsluitend toegankelijk voor medewerkers (bestuur en ambtelijke organisatie) met een autorisatie (pas) en bezoekers/leveranciers die zich bij de receptie hebben gemeld en daarop toegang hebben gekregen; • De raads- en overlegruimten: overdag toegankelijk (tenzij gelegen in de backoffice) voor medewerkers en fracties. ‘s Avonds toegankelijk voor de fracties en publiek in verband met de (raads)vergaderingen; • Het politiebureau kent zijn eigen beveiligingszone en is uitsluitend toegankelijk voor politiemedewerkers; • Indien de nieuwe situatie ruimte biedt aan externe partijen om zich in het gebouw te huisvesten dan dienen deze hun eigen beveiligingszone te krijgen, volledig ontkoppeld van de overige beveiligingszones.

3.8. Technische schouw Door INNAX Installatieadviseurs BV is een technische rapportage opgesteld van de installaties in het huidige gebouw. Dit is noodzakelijk voor risicobeheersing in kosten(calculatie) en planning, onafhankelijk van de verschillende scenario’s. Zie bijlage H.

14

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Stadhuis Exterieur

15

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Stadhuis Publieksomgeving en raadzaal

16

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Stadhuis Werkplekomgeving

17

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Gemeentewerf Werkplekomgeving, overlegruimtes en kantine

18

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Stadhuis Oppervlakte

kelder ca. 890 m2 begane grond ca. 1430 m2 eerste verdieping ca. 1900 m2 tweede verdieping ca. 1840 m2 derde verdieping ca. 1600 m2 ____+ totaal ca. 7660 m2 GO

kelder ca. 1000 m2 begane grond ca. 1587 m2 eerste verdieping ca. 2150 m2 tweede verdieping ca. 2150 m2 derde verdieping ca. 2082 m2 ____+ totaal ca. 8969 m2 BVO

Algemene ruimte

Facilitaire ruimte

Kelder

Begane grond

Eerste verdieping

Tweede verdieping

Derde verdieping

19

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Gemeentewerf Oppervlakte (scope)

begane grond ca. 440 m2 ____+ totaal ca. 440 m2 GO

Algemene ruimte (scope)



100

100



Gemeentehuis Meppel





Gemeentehuis Meppel

 



Rodi van der Horst

  

Begane grond

 

 



 

Projectnummer



1 : 100





1400 x 841





 

20

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023



B8-0000

04. Werkplekconcept

Workshop ‘Werkplekconcept’ in Dronten

04. Werkplekconcept Uitgangspunten 4.1. Uitgangspunten 4.1.1. Hybride Werken In de basis wordt voor de nieuwe werkplekomgeving uitgegaan van ‘Hybride Werken’. De definitie luidt als volgt: “Hybride werken is een manier van werken waarbij medewerkers zelf een bewuste keuze maken hoe zij de werkzaamheden het meest effectief en efficiënt uit kunnen voeren, wanneer ze dit doen, met wie en waar.” Kortgezegd gaat het om plaats- en tijdonafhankelijk werken. ‘Hybride werken’ gaat qua plaatsonafhankelijkheid in eerste instantie over een balans tussen thuis- en op kantoor werken. Daarnaast wordt in het geval van het werk dat op kantoor wordt uitgevoerd, uitgegaan van activiteit gerelateerd werken. Werkzaamheden vinden niet standaard achter hetzelfde bureau plaats, maar de plaats is afhankelijk van de activiteit die de medewerker uitvoert. 4.1.2. Activiteit gerelateerde werkomgeving Bij een activiteit gerelateerde werkomgeving staat het vinden van de juiste balans tussen ‘concentratie’ en ‘communicatie’ centraal. Concentratie vraagt om afzondering: faciliteiten (werkplekken) die visueel en/of akoestisch zijn afgezonderd van andere werkplekken. Communicatie vraagt juist om faciliteiten (werk- én overlegplekken) die gebruikers uitnodigt met elkaar in gesprek te gaan en kennis te delen. 4.1.3. Overlegruimtes De benodigde overlegruimtes komen op verschillende locaties terug in het stadhuis.

De grotere ruimtes (die ook te gebruiken zijn door en met externen) in een centraal vergadercentrum en de kleinere ruimten in de werkplekomgeving zelf, zodat er altijd een overlegruimte is in de nabijheid van een werkplek. 4.1.4. Zonering De verschillende faciliteiten worden in een open en transparante werkomgeving samengebracht. Door de diverse typen werkplekken afwisselend van elkaar te plaatsen, ontstaan ondanks het open en transparante karakter van de inrichting van de werkomgeving binnen het werkconcept, toch beschutte/luwe zones, waar visueel en ook akoestisch rustig gewerkt kan worden. De nieuwe werkplekomgeving biedt ruimte, maar geen leegte. Zones van rust, ruis en reuring bevinden zich op logische posities in de werkplekomgeving. Bijvoorbeeld zones van reuring rondom stijgpunten en pantry’s.

23

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

4.1.5. Werkplekgebruik In dit concept zijn de werkplekken persoonsongebonden. Niemand heeft een eigen werkplek. Medewerkers kiezen de werk- of overlegplek die het beste past bij de werkzaamheden die op dat moment moeten worden uitgevoerd. Enkele specifieke werkplekken zijn functie gebonden (bijvoorbeeld balies, servicedesk, secretariaat, archief en handhaving) of medewerker gebonden voorkeursplekken (alléén op medische indicatie).

4.2. Maatpak voor Meppel Uit de workshop ‘Werkplekconcept’ is gebleken dat er in de huidige werkplekomgeving te weinig variatie is in de type werkplekken, overlegplekken en ontmoetingsplekken. Daarnaast wordt de huidige werkplekomgeving als te grootschalig ervaren. Dit brengt akoestische problemen met zich mee, naast de problematiek rondom de akoestiek van de overlegruimtes zelf. De nieuwe werkplekomgeving biedt keuze aan werknemers om een passende plek te vinden voor de aard van hun werk en voorkeuren: het bevat veel verschillende soorten werkplekken (klein-groter, open-gesloten, formeelinformeel) gecombineerd met aantrekkelijke en centrale ontmoetingsplekken. De nieuwe werkplekomgeving bevat tenminste de volgende bouwstenen: • Open werkplekken, bij voorkeur in clusters van 4. Uitzonderingen met clusters van 6 zijn mogelijk; • Gesloten werkplekken als projectruimtes (clusters van 4 of 6); • Kleine belplekken of Teams-plekken voor 1-2 personen; • Formele overlegruimtes voor 6-8 personen en 10-12 personen.

Incidenteel aangevuld met informele ‘hoge’ versie, een informele ‘lounge’ versie en een creatieve scrum-achtige ruimte (6-8 personen); • Ontmoetingsplek in open setting met een pantry(bar) in combinatie met bijvoorbeeld een aanlandtafel en/of lounge; • Faciliteiten als lockers, beperkte kastruimte (waar nodig, bijvoorbeeld bij ICT, servicedesk, etc.), garderobe en een service-unit (printer etc.). Toiletten zijn vanzelfsprekend. Het aanbod aan werkplekken omvat diverse werkpleksoorten die multifunctioneel kunnen worden benut (voorbeelden: een belplek voor 1-2 personen kan ook worden benut als overlegplek; op een loungewerkplek kunnen traditionele bureauwerkzaamheden plaatsvinden, maar ook samenwerken, overleg en ontmoeten).

4.3. Aantal werkplekken 4.3.1. Meppel groeit door Net als veel gemeenten heeft Meppel te maken met een groei van inwoneraantal en deze groei lijkt zicht door te zetten. Een groei van inwoners brengt ook een groter ambtelijk apparaat met zich mee, vandaar dat het belangrijk is om voldoende speling te hebben ten aanzien van werkplekken ook richting de toekomst. 4.3.2. Aantal medewerkers die werkplek gebruiken Het totaal aantal medewerkers op stadhuis en gemeentewerf die eind 2022 van een werkplek op kantoor gebruikmaken is circa 367-400 medewerkers. Net als veel andere gemeenten kampt ook Meppel met hogere inhuur dan normaal en een hoger aantal openstaande vacatures. Verder is te zien dat de laatste jaren het medewerkersaantal gestegen is, enerzijds doordat er nieuwe taken of functies bij zijn gekomen. Te denken valt aan ondermijning, opvang van vluchtelingen, ontwikkelingen binnen informatisering en Sociaal Domein etc. Anderzijds doordat medewerkers ook parttime werken en zo bijvoorbeeld met twee personen één vacature invullen. 4.3.3. Intern onderzoek werkplekgebruik Intern is onderzocht hoeveel werkplekken dagelijks gebruikt worden. Het gaat hierbij om het gebruik van de werkplekken met een vaste computer, gebruik van laptops (bruikleenapparatuur) is niet te meten.

Gemiddeld over het jaar 2022 loopt het maximale gebruik van werkplekken op tot rond de 140 werkplekken op piekdagen. In september 2022 is nog een aparte meting gedaan, om te kijken of zaken als hogere kosten voor energie, minder angst voor corona, meer behoefte om samen te komen of samen te werken zijn weerslag op deze cijfers zou hebben. Zichtbaar wordt dan dat het gemiddelde werkplek gebruik per dag stijgt ten opzichte van de gemiddelden over heel 2022. In september ligt het dagelijkse gemiddelde op de vier meest bezochte werkdagen tussen de 104 en 141. De piekbelasting (rond de 140) blijft echter gelijk. De verwachting is in de toekomst wel meer medewerkers gebruik gaan maken van een werkplek op kantoor, zodra de werkplekken weer voorzien zijn van dubbele schermen, het kantoor de manier van werken beter ondersteunt in interactie in inspiratie. 4.3.4. Hybride werken in relatie tot werkplekken In het coronatijdperk is door de organisatie onderzocht hoe de medewerkers van Meppel in de toekomst hun werk willen uitvoeren. Uitkomst van dat onderzoek is dat 86% van de medewerkers het werk op een hybride wijze wilde blijven uitvoeren. Dit heeft in 2022 geleid tot een visie ‘Hybride werken in Meppel’.

Hybride werken houdt in Meppel in dat medewerkers zelf een bewuste keuze maken hoe zij de werkzaamheden het meest effectief en efficiënt uit kunnen voeren, wanneer ze dit doen, met wie en waar. Kortgezegd gaat het dan om plaats- en tijdonafhankelijk werken. Waarbij de afstemming met de betrokken leidinggevende een vanzelfsprekendheid is.

24

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

4.3.5. Flexfactor van 0.7 naar 0.5 De cijfers laten deze ontwikkeling ook goed zien. In 2019 was de verdeling 81,6 % stadhuis (op werkdagen) en 18,4 % thuis/elders. En kijkend naar de maand september 2022 (dit in verband met de verschuiving meer naar kantoor door o.a. energiekosten) zijn percentages te zien van stadhuis 40,2% en thuis/elders 59,8%. Deze cijfers maken duidelijk dat de flexfactor voor Meppel naar beneden bijgesteld kan worden. Voorheen was de flexfactor 0.7 en voor de nieuwe situatie wordt uitgegaan van 0.5. De cijfers laten zien dat ook met een flexfactor van 0.5 er nog steeds voldoende speling is ten aanzien van werkplekken en kan prima volstaan worden met 180-200 werkplekken. In het ontwerp dient rekening gehouden te worden met de verdere toekomst en dat er over 5, 10 of 15 jaar - indien nodig - op plekken meer werkplekken toegevoegd kunnen worden.

4.3.6. Van aantal werkplekken naar vierkante meters Om richting te geven aan en grip te krijgen op de indeling van de nieuwe werkplekomgeving van de gemeente Meppel, is een ‘stempel’ ontwikkeld. Deze wordt omschreven als ‘werkdomein’ en omvat de faciliteiten en bouwstenen voor 40 werkplekken. Dit zijn de bouwstenen die uit de workshop ‘Werkplekconcept’ door de betrokkenen zijn genoemd. Door deze bouwstenen als het ware te verdelen over de 40 werkplekken, kunnen we rekenen met een concreet aantal vierkante meters per werkplek. Dit biedt houvast om op vlekkenplan-niveau de nieuwe werkplekomgeving een plaats te geven binnen het gebouw.

De opbouw van een werkdomein ziet er als volgt uit: Opbouw aantal m2 per werkdomein van 40 werkplekken: 240 = 40*6 m2 per wpl+leesruimte+scherm 80 = 2 m2 per wpl toeslag voor diversiteit werkplekken 40 = 2 overleg- / projectgroep ruimte voor 4-6p 40 = ontmoetingszone met pantry en informele ontmoetingsplekken (toepassing 1 per 3 werkdomeinen) 20 = 8 aanlandplekken 20 = 4 bel- / Teamsplekken 32 = 2 formele overlegruimtes voor 6-8 personen (toepassing 1 per 3 werkdomeinen) 8 = 1 formele overlegruimte voor 10-12 personen (toepassing 1 per 3 werkdomeinen) 40 = service-unit (printer, garderobe, lockers, dossierkasten etc) ____+ 520 m2 per 40 werkplekken = 13 m2 per werkplek 180 werkplekken x 13 m2 = 2.340 m2 GO werkplekomgeving Ondanks dat het áántal werkplekken onder invloed van Hybride werken en de bijstelling van de flexfactor zal verminderen in de nieuwe huisvestingssituatie, zal het aantal vierkante meters voor de werkplekomgeving in zijn totaliteit geen evenredige vermindering laten zien. De invulling van de werkplekomgeving zal namelijk onder invloed van het activiteitsgerelateerde werken veel gevarieerder zijn dan in de huidige situatie, met een grotere mix aan type werkplekken. Bovenstaande optelling laat zien dat het aantal vierkante meters per standaard werkplek hierdoor zelfs verdubbeld. De concrete ruimtebesparing in de werkplekomgeving zal dus beperkt zijn.

25

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Zonering Werkplekconcept Bollenschema Dit bollenschema is een visuele weergave van de in dit hoofdstuk beschreven uitgangspunten voor de werkplekomgeving. Het weergeeft de ruimtelijke relaties tussen de verschillende bouwstenen waaruit de werkplekomgeving bestaat, volgens het concept van de zonering: rust - ruis - reuring.

BEL / TEAMSPLEK BEL / TEAMSPLEK WERKEN

PROJECTRUIMTE

WERKEN ONTMOETINGS ZONE OVERLEG

AANLANDEN

SERVICE UNIT

REURING

BEL / TEAMSPLEK

RUIS WERKEN

RUST

26

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Zonering Werkplekconcept Rust - ruis - reuring

Informele ontmoetingen en overleggen in de reuringzone

Verbinding tussen verschillende afdelingen

Zonering op dynamiek: Van reuring naar rust Open en gesloten werkplekken weg van de dynamiek

27

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Bouwstenen Werkplekken

Gesloten werk-/overlegplekken

Open werk-/overlegplekken

Ontmoeten

Open werkplekken in clusters van 4

Formele overlegruimte 6-8 en 10-12 personen (laag)

Open overlegplek klein

Ontmoetingszone met pantry

Gesloten werkplekken als projectruimte

Informele overlegruimte 6-8 personen (hoog)

Open overlegplek 2-4 personen

Aanlandplek/lounge (nabij pantry)

Kleine belplekken of teamplekken

Informele overlegruimte (lounge of scrum)

Open overlegplek 6-8 personen

Service-unit (nabij pantry)

Flexibele werkplek zoals een aanlandplek

Flexibele grote overlegruimte voor 15-20 personen

28

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

05. Dienstverlening & Hospitality

Workshop ‘Dienstverlening & Hospitality’ in Sneek

05. Dienstverlening & Hospitality Uitgangspunten 5.1. Publieksomgeving gemeente De publieksomgeving is het gezicht van de gemeentelijke organisatie. Hier staat het contact en verbinding tussen de gemeente en haar klanten (inwoners, bedrijven en instellingen) centraal. De publieksomgeving is toegankelijk en gastvrij voor iedereen. Daarom bevindt het zich vooral op de begane grond van het stadhuis. De publieksomgeving bestaat uit een centrale hal met ontvangst, wachtruimte, balies, multifunctionele (spreek-)kamers en de multifunctionele raad- en trouwzaal. Aan de publieksomgeving worden in algemene zin de volgende functionele eisen en wensen gesteld: • een warm welkom in een gastvrije omgeving staat centraal; • de ontvangstbalie/receptie voor twee personen met zittende (en mogelijk naar je toebewegende) host is direct zichtbaar bij binnenkomst en bij voorkeur zelfs dichtbij de entree gesitueerd; • gasten kunnen kiezen tussen een mix aan soorten wachtplekken afgeschermd met beplanting; een leestafel met koffie, een lage of hoge zit. De wachtzone voor politie, college/organisatie en burgerzaken is van elkaar gescheiden*; • 3 ‘open en vriendelijke’ balies zijn genoeg, naast de tweepersoons receptie waar ook snelle uitgifte van documenten plaatsvindt.

Privacy, veiligheid en akoestiek zijn belangrijke aandachtspunten; • er zijn 3 beveiligde spreekkamers voor vier personen en één grotere spreekkamer voor 4-8 personen met vluchtroute; • tevens is er een ondertrouwkamer voor 8-10 personen met een feestelijke uitstraling; • veiligheid is een aandachtspunt voor het ontwerp van diverse bouwstenen en de positionering. (Rugdekking, afstand, vluchtroute, beveiligingsschil rondom vide en lift, etc.); • men kan de diepte van het gebouw ervaren doordat de achtergevel niet volledig is afgesloten met gesloten ruimten; • qua materialisatie en inrichting wordt rekening gehouden met zo efficiënt mogelijke schoonmaak. * In de huidige situatie bevindt de spreekkamer van de politie zich in de publieksomgeving van de gemeente en is de wachtruimte voor beide partijen gecombineerd. In de nieuwe situatie is het wenselijk de politie functioneel en visueel meer los te koppelen van de publieksomgeving van de gemeente. Op zijn minst door de wachtruimte voor de politie en gemeente van elkaar te scheiden.

31

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Zonering Publieksomgeving Bollenschema Dit bollenschema is een visuele weergave van de in dit hoofdstuk beschreven uitgangspunten voor de publieksomgeving. Het weergeeft de ruimtelijke relaties tussen de verschillende ruimtelijke onderdelen waaruit de publieksomgeving bestaat, volgens het concept van de zonering: rust - ruis - reuring.

verbinden

PANTRY / KOFFIEPUNT

SPREEKRUIMTEN

FOYER / WACHTRUIMTE

BALIES

RAADZAAL

VERGADERCENTRUM

rust 32

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

ONTVANGST

ruis

publieke hal

vergaderen

reuring

06. Raadzaal

Workshop ‘Multifunctionele Raadzaal’ in Stadhuis Meppel

06. Raadzaal Uitgangspunten 6.1. Uitgangspunten 6.1.1. Ruimtegebruik Het ontwerp van de raadzaal dient multifunctioneel te zijn (in sfeer en inrichting), zodat deze voor verschillende doeleinden kan worden ingezet. Gemeenteraadsvergaderingen en trouwen gelden als voornaamste specifieke functies, eventuele overige functies schikken zich aan die opstellingen. 6.1.2. Zichtbaarheid De raadzaal dient in verbinding te staan met de centrale hal. In de centrale hal bevindt zich een aangewezen ruimte, een ‘ontmoetingsplein’, in de nabijheid van de raadzaal. De raadzaal is zichtbaar vanuit de centrale hal, maar is in het geval van besloten vergaderingen wel afsluitbaar. 6.1.3. Tribune Het contact met de tribune is belangrijk, maar voorkomen moet worden dat dit leidt tot een minder gunstige tafelopstelling voor het politieke debat. De tribune is open, toegankelijk en uitnodigend. Bezoekers kunnen zonder te storen de raadszaal binnentreden en vertrekken. De tribune is gedeeltelijk verhoogd zodat ook de achterste rij goed zicht heeft op het politieke debat dat plaatsvindt. De tribune is ook toegankelijk voor mindervaliden. De tribune wordt zoveel als mogelijk uitgerust met banken i.p.v. losse stoelen. Dit komt de rust op de tribune (uitstraling en akoestiek) ten goede. Het aantal zitplaatsen op de tribune wordt gemaximaliseerd. Voor pers zijn vaste plaatsen op de tribune beschikbaar.

Deze plaatsen hebben een geschikt meubel zodat werken met een laptop/ipad en het plaatsen van meegenomen apparatuur gefaciliteerd wordt. Indien pers niet aanwezig is zijn deze plaatsen flexibel te gebruiken. 6.1.4. Uitloop Voor grote bijeenkomsten en raadsvergaderingen is de raadszaal (virtueel) uit te breiden, dit door middel van een op te zetten live-verbinding in alle ruimtes in het vergadercentrum. 6.1.5. Ondersteunende voorzieningen Alle gebruikers in de raadzaal (inclusief tribune) moeten over elektra-data aansluitingen kunnen beschikken. De raadzaal is daarnaast voorzien van goede audio- en visuele ondersteuning en heeft diverse vergaderfunctionaliteiten. In het ontwerp wordt rekening gehouden met het gebruik van interruptiemicrofoons. De raadzaal is voorzien van snel internet zodat pers snel kunnen uploaden, er gestreamd kan worden, etc. In en/of nabij de raadzaal bevindt zich een garderobe voor gasten. 6.1.6. Overig/praktisch • De raadzaal is toegankelijk voor mindervaliden; • Er is een mogelijkheid om vlaggen op te hangen; • Er is een kleedkamer voor de BABS (eventueel elders in het gebouw); • Er worden materialen gebruikt die tegen een stootje kunnen. Er moet koffie

35

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

•

kunnen worden gedronken in de raadzaal; Alle zitplekken in de raadzaal hebben goed zicht op een scherm. Dit houdt in dat zich minimaal drie schermen in de raadzaal bevinden, exact aantal afhankelijk van de opstelling.

6.2. Opstellingen Tijdens de workshop ‘Multifunctionele Raadzaal’ is de unanieme voorkeur uitgesproken voor een vaste opstelling, met flexibele elementen ter aanvulling of functionaliteit. Onderdeel van de vaste opstelling is een binnenring middels een bank. De vorm van de opstelling kan in diamant, U-vorm of ovaal. In alle gevallen opent de opstelling zich richting de entree. Uit de workshop kwam een voorkeur voor de diamantvorm naar voren. Deze opstelling wordt momenteel in de huidige situatie met tijdelijk meubilair getest. 6.2.1. Raads- en commissievergaderingen • De raad bestaat momenteel in totaal uit 23 raadsleden, het is de verwachting dat dit in de toekomst zal stijgen naar 25 tot 27 raadsleden; • De opstelling heeft één ring, de voorzitter en griffier zitten naast elkaar binnen deze ring; • De afstand tot elkaar in een raads- en commissievergadering is zo klein mogelijk om persoonlijk contact zo goed mogelijk te faciliteren. Het is belangrijk elkaar aan te kunnen kijken; • Het spreekgestoelte is gericht op de raad en het publiek; • Buiten de ring zijn zes plekken beschikbaar voor de drie tot vijf wethouders en de gemeentesecretaris, geschikt om enkele uren aaneengesloten de raadsvergaderingen bij te wonen. Het gebruik van laptop en opladen van telefoon is op deze plekken ook mogelijk.

In de buurt van de plekken voor de wethouders zijn (een aantal) plekken voor medewerkers (in het publiek) zodat zij snel kunnen schakelen met elkaar. • Naast de voorzitter en griffier zijn er ook twee plekken voor gasten beschikbaar binnen de ring, bestemd voor de kabinetschef en commissaris (v.d. Provincie). Deze bevinden zich tegenover de zitplaatsen van voorzitter en griffier. 6.2.2. Opstelling – aanvullende functies • Het is mogelijk om binnen de ring een intiemere sfeer te creëren. Het ontwerp heeft daarom een binnenring voor onder meer huwelijken en opiniërend vergaderen. De opening van de ring is van voldoende omvang zodat het bruidspaar de ring naast elkaar kan betreden. De looproute van de entree raadzaal tot aan de binnenring wordt vanuit meerdere perspectieven (toegankelijkheid minder validen, beweegruimte fotograaf, etc.) als belangrijk gezien. • Het bruidspaar, gedecoreerde of ander persoon die in het middelpunt van de belangstelling staat, kijkt de gasten aan en kan omringt worden door familie/ vrienden. Naar gelang de behoefte van het bruidspaar en het aantal gasten kan de positie van het bruidspaar t.o.v. de gasten gewijzigd worden.

• •

De BABS kan zowel het bruidspaar als de gasten toespreken. De opstelling heeft bij voorkeur een vast spreekgestoelte. De getuigen van het bruidspaar kunnen bij het moment van tekenen trouwakte plaats nemen naast het bruidspaar. Hiervoor zijn aan elke zijde 2 plekken beschikbaar. Er is een flexibele tafel aanwezig om het tekenen van de akte mogelijk te maken.

6.3. Aantallen Het totaal aantal plekken in de raadzaal is onderverdeeld in of deze zich binnen of buiten de ‘ring’ bevinden: Binnen ring: 1x 1x 2x 27x ____+ 31x

plek voor voorzitter plek voor griffie plek voor gasten plek voor raadsleden subtotaal binnen ring

Extra binnen ring: 1x katheder voor spreker 2x interruptie mircrofoons Buiten ring: 2x 6x 3x 20x (minimaal) ____+ 31x (minimaal) ____+ 62x

36

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

plek voor griffie plek voor (5) wethouders en (1) gemeentesecretaris plek voor pers zitplaatsen voor publiek subtotaal buiten ring

totaal aantal plekken

Opstelling Varianten

Diamantvorm voorkeursvariant

37

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Ovaal

U-vorm

07. Ruimtelijke eisen

07. Ruimtelijke eisen Programma van Eisen 7.1. Ruimtebehoefte totaal De genoemde oppervlakten zijn globale getallen. Voor verdere uiteenzetting van deze globale getallen wordt verwezen naar de ruimtestaat; zie bijlage D. Werkplekomgeving ca. 2808 m2 Werkplekomgeving college, bestuur en griffie ca. 468 m2 Ondersteunende voorzieningen ca. 605 m2 Publieke voorzieningen ca. 1070 m2 Raadzaal ca. 210 m2 Facilitaire ruimtes ca. 2098 m2 Politie (buiten scope) ca. 400 m2 ____+ totaal ca. 7660 m2 GO

7.2. Werkplekomgeving De in algemene zin gestelde functionele eisen en wensen aan de werkplekken voor de medewerkers staan beschreven in Hoofdstuk 4, Werkplekconcept. Hieronder een tekstuele toelichting op de gestelde functionele eisen en wensen van de specifieke ruimten. 7.2.1. Werkplek De standaard werkplek wordt in clusters (ook wel ‘eilanden’) van verschillende aantallen aaneengeschakeld. Uit de workshops is gebleken dat een cluster bij voorkeur niet meer dan 4 werkplekken telt. Clusters van 6 werkplekken mogen bij uitzondering voorkomen. De standaard werkplek is bedoeld om voor langere tijd aan te werken en dient daarom Arbo-conform te worden uitgevoerd. Alle standaard werkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau (deels tot stahoogte), een verstelbare bureaustoel en ingebouwd oplaadpunt of dockingstation. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m.* In de nabijheid van de werkplek zijn middelgrote lockers met een elektronisch systeem beschikbaar, 0,8 locker per medewerker. * De verschillende scenario’s hebben uiteenlopende uitgangspunten met betrekking tot de aanschaf van nieuw meubilair voor de werkplekomgeving. De in dit hoofdstuk beschreven eisen gelden voor het nieuwe meubilair. 7.2.2. Concentratiewerkplek De concentratiewerkplekken zijn afgesloten werkruimten voor aaneengesloten gebruik door één persoon of bij uitzondering twee personen.

Deze werkplek is bedoeld voor geconcentreerd bureauwerk, vertrouwelijke telefoongesprekken en online overleggen. De werkplek wordt Arbo-conform uitgevoerd. De positie van het bureau in de ruimte moet zodanig zijn dat de persoon die in de ruimte is zich maximaal kan concentreren en manoeuvreren. De scheidingswanden

39

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

moeten dusdanig transparant zijn dat men in de ruimte geen opgesloten gevoel heeft. Daarbij dient wel voldoende privacy te worden geboden voor geconcentreerd werk. Bij het werkblad dienen de wanden dan ook niet volledig transparant te zijn. De ruimte dient ook geschikt te zijn voor een-op-een persoonlijke gesprekken. Hiertoe is een bijzetstoel nodig in de ruimte. Alle concentratiewerkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m. 7.2.3. Aanlandplek De aanlandplek wordt gebruikt om tijdelijk aan te werken, bijvoorbeeld tussen afspraken door. Gezien de tijdelijke aard van gebruik wordt de werkplek niet Arboconform uitgevoerd. Deze plekken worden in de randen van de werkdomeinen of in de ontmoetingsgebieden gesitueerd om interactie en kennisdeling te stimuleren. De aanlandwerkplek kent diverse uitvoeringen; tafels met loungebanken of een werktafel geschikt voor meerdere personen met daaromheen verstelbare bureaustoelen. 7.2.4. Belplek De belplek is een kleine gesloten ruimte die gebruikt kan worden op de momenten dat medewerkers in de open werkplekken een individueel langdurig/intensief telefoongesprek moeten voeren. De belplek is geen volwaardige werkplek en is bedoeld voor tijdelijk gebruik. De werkplek wordt daarom niet Arbo-conform uitgevoerd.

Het is echter wel van belang dat er voldoende licht in de ruimte valt. De ruimte dient transparant te zijn. De belplekken bevinden zich tussen de standaard werkplekken. Ze worden voorzien van de benodigde akoestische voorzieningen zodat geen overlast wordt veroorzaakt. Bij situering op het midden van de vloer dient voldoende privacy te worden geboden voor geconcentreerd werk en mag er geen afleiding zijn voor de gebruiker(s) van de belplek. De belplek kent twee uitvoeringen: een hoge, smalle tafel met een hoge kruk of een tafel met een bureaustoel. De laatste is tevens geschikt voor bijvoorbeeld langere MS Teams-/Zoom-overleggen. In dat geval dienen voorzieningen aanwezig te zijn om op een hybride manier overleg met elkaar te hebben via videoconferencing. 7.2.5. Projectgroepruimte De reserveerbare projectgroepruimte (van 4-6 personen) is een ruimte waar medewerkers projectmatig kunnen samenwerken gedurende een aantal aaneengesloten uren. De werkplekken in deze ruimte worden daarom Arbo-conform uitgevoerd.

In de ruimte zijn voldoende faciliteiten, zoals een groot beeldscherm, ‘beschrijfbare wanden’, ophangmogelijkheden etc. om projectmatig samen te werken en brainstormen te ondersteunen. 7.2.6. Overlegruimte Naast het vergadercentrum (zie Hoofdstuk 7.5.2. Vergadercentrum) zijn er ook reserveerbare overlegruimtes in de werkplekomgeving (zie Hoofdstuk 4, Werkplekconcept).

Spoelbak met koud en warm water; Afvalbakken voor gescheiden afvalinzameling; Informele overlegplekken voor minstens 8 personen; Koelkast en vaatwasser; Koud/warm water unit

7.2.8. Service-unit In de nabijheid van de pantry is ook een service-unit, waar de printer staat.

In alle overlegruimtes dienen voorzieningen aanwezig te zijn om op een hybride manier overleg met elkaar te hebben via videoconferencing. De ruimten hebben verschillende ‘looks’ passend bij de verschillende typen overleg. Denk daarbij aan brainstormen en scrummen.

7.3. Werkplekomgeving college en griffie

De ruimten mogen niet te transparant zijn in verband met vertrouwelijkheid en afleiding; een redelijke mate van beschutting is daarom vereist (niet geheel voorzien van glazen wanden). De ruimten dienen om dezelfde redenen akoestisch optimaal geïsoleerd te zijn. Van buitenaf dient men te kunnen zien of de ruimte beschikbaar is of niet door de toepassing van deels glazen wanden.

7.3.1. Werkdomein college Het werkdomein van het college bestaat uit 7 werk-/overlegkamers: 1x Burgemeester 1x Gemeentesecretaris 5x Wethouders

Bij het inrichten van de overlegplekken dient te worden gestreefd naar een aangename verhouding tussen het volume van de ruimte en het volume van de inrichtingselementen. Bij de positionering van de overlegruimtes moet rekening gehouden worden met de routing, zodat de medewerkers niet ‘gestoord’ worden in hun werkzaamheden.

De werkkamers zijn ingericht met een in hoogte verstelbare vergadertafel, met daaraan vijf vergaderstoelen en een verstelbare bureaustoel. In elke ruimte is een kleine kast voor het opbergen van persoonlijke spullen. De werk-/overlegkamer van de burgemeester dient mede als calamiteitenruimte. Daarom hangt hier een tv-scherm.

7.2.7. Pantry De pantry’s bevinden zich op een logische plek in de werkplekomgeving zodat mensen elkaar daar kunnen ontmoeten. De pantry vormt het centrale punt binnen een werkdomein of op het grensvlak van meerdere werkdomeinen (zoals omschreven in Hoofdstuk 4, Werkplekconcept), en faciliteert ontmoeting, samenwerking en overleg.

Momenteel telt het college 3 wethouders. Met het oog op de toekomst en de daarin verwachte groei van de gemeente, wordt hier uitgegaan van 5 wethouders. Eventueel kunnen de werk-/overlegkamers die (nog) niet nodig zijn, tijdelijk dienst doen als extra overlegruimte.

De reuring gaat vanaf deze plekken geleidelijk over in rust. De werkplekken in de nabijheid van de pantry’s bestaan voornamelijk uit aanlandwerkplekken, dit gaat over in standaard werkplekken. De pantry heeft een multifunctionele opzet en kan ook gebruikt worden voor (informeel) overleg. De ruimte heeft een informele uitstraling. Het definitieve aantal pantry’s moet worden bepaald op basis van het gebouwontwerp en is afhankelijk van het gekozen scenario. Binnen het gehanteerde kengetal van 13 m2 per werkplek is gerekend met één pantry op het scheidsvlak van drie werkdomeinen. Faciliteiten: • Koffieautomaat;

40

• • • • •

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

Het college behoudt een eigen zone binnen het gebouw. Het werkdomein van het college hoeft geen afgesloten zone te zijn, maar moet wel duidelijk (akoestisch) gescheiden zijn van overige voorzieningen in het stadhuis.

7.3.2. Bestuurssecretariaat Het werkdomein van het bestuurssecretariaat bestaat uit vier flexibel te gebruiken werkplekken. Dit domein staat in verbinding met het werkdomein van het college, zodat het secretariaat zicht heeft op de werk-/vergaderplekken van het college. De werkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m. In de nabijheid van het secretariaat is een wachtplek, in de vorm van een leestafel voor bezoekers/collega’s. 7.3.3. B&W-kamer Dit is een multifunctionele overlegruimte voor 12 personen waar het college van B&W (eventueel met een ander college of gedeputeerde staten) vergadert. Deze

overlegruimte is gesitueerd in de nabijheid van het werkdomein van het college. Het college heeft voorrang op gebruik van de B&W-kamer maar in overleg kan deze door anderen gebruikt worden.

en informele overlegruimten. Hierbij kunnen de zitplaatsen van het werkcafé tevens als werkplek dienen in het geval van een piek. Daartoe zijn diverse plekken voorzien van 230V voedingspunten.

Qua inrichting is de B&W-kamer onderscheidend van de reguliere overlegruimten en heeft deze een meer representatief karakter. De ruimte is ingericht met een vergadertafel met 12 stoelen maar is ook voor 6 personen prettig te gebruiken. De benodigde audiovisuele middelen om presentaties te kunnen geven en hybride te kunnen overleggen zijn aanwezig.

Het is wenselijk om het aangrenzende dakterras te activeren en toegankelijk(er) te maken en het als integraal onderdeel van het werkcafé te beschouwen. De toegang zou bijvoorbeeld door middel van een autorisatiesysteem (pas) mogelijk gemaakt kunnen worden.

7.3.4. Griffie Voor de griffie zijn een tweetal kamers beschikbaar: één kamer met 2 werkplekken en een kleine vergadertafel voor 4-6 personen en één kamer (voor de griffier) ingericht met een werkplek en een kleine vergadertafel voor 4-6 personen. Deze kamers/werkplekken zijn centraal gesitueerd in de nabijheid van het college en de werkplekomgeving van de ambtelijke organisatie. De werkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 m. In de tweepersoons werkkamer staat 1 verrijdbare hoge kast met 5 legborden. Tevens kunnen zij gebruik maken van de lockers, net als de rest van de organisatie.Naast een bureau staat in de werk-/vergaderkamer van de griffier een vergadertafel geschikt voor 6 personen en ook een hoge kast met 5 legborden.

7.4.3. Gym Bij de workshop ‘Werkplekconcept’ is de wens voor een aanvullende ‘bouwsteen’ uitgesproken: een gym. Dit hoeft geen uitgebreide sportfaciliteit te zijn. Denk aan een ruimte met onder andere de volgende elementen: loopband, hometrainer, ergometer, dumbells, boksbal, yoga, etc.

De vergaderkamer is voorzien van de benodigde audiovisuele middelen om presentaties te kunnen geven en eventueel hybride te kunnen overleggen.

7.5. Publieke voorzieningen

7.3.5. Leeskamer Voor de raadsleden is er een leeskamer, met een vergadertafel voor 4 personen. Deze ruimte is toegankelijk middels een autorisatiesysteem (pas). In de leeskamer bevinden zich de postvakken voor de raadsleden.

7.5.1. Publieksomgeving De publieksomgeving is laagdrempelig en aantrekkelijk. Het is een plek waar medewerkers, inwoners, ondernemers, relaties en bezoekers graag komen om contact met elkaar te hebben, advies te verkrijgen en informatie op te halen en te delen.

7.4. Ondersteunende voorzieningen 7.4.1. Werkcafé De voormalige kantine met aangrenzende keuken is sinds enkele jaren niet meer in gebruik. Met het nieuwe huisvestingsconcept is een revitalisering van deze ruimte denkbaar, in de functie van werkcafé. Het te hanteren cateringconcept en de bemensing moeten nog nader uitgewerkt worden. In het werkcafé kunnen medewerkers elkaar op (in)formele wijze ontmoeten, overleg voeren, een goede kop koffie drinken, de lunch gebruiken, maar ook werken. De ruimte heeft circa 40 zitplekken (exclusief dakterras) en wordt ingericht met diverse zitstijlen zodat tegemoet gekomen wordt aan de diverse vormen van verblijf (ontspannen, werken, overleggen en lunchen). Buiten de lunchtijden heerst er een informele sfeer in het eet-/werkcafé door de aanwezigheid van aanlandwerkplekken

41

7.4.2. Multifunctionele ruimte Voor grotere (interne) evenementen is een aparte multifunctionele ruimte wenselijk. De verschijningsvorm en inrichting liggen niet vast. De inrichting dient wel flexibel te zijn, zodat een diversiteit aan evenementen in deze ruimte kan plaatsvinden. Uit de workshops zijn een aantal aanvullende toepassingen voor (een deel van) deze ruimte naar voren gekomen: • studio voor het opnemen van talkshows, webinars, organisatiebijeenkomsten, inspiratiesessies, teamontwikkelsesies, etc.; • pitstopruimte/chillruimte/ont-moetruimte.

Huisvesting gemeente Meppel | INBO | 12883 | 19 januari 2023

De in algemene zin gestelde functionele eisen en wensen aan de publieksomgeving staan beschreven in Hoofdstuk 5, Dienstverlening en Hospitality. De faciliteiten voor het politiebureau worden in dit hoofdstuk buiten beschouwing gelaten. Faciliteiten: • centrale ontvangst/receptie; • wachtgebied (circa 20 zitplekken; leestafel, wachtbanken/stoelen etc.); • publieksbalies voor burgerzaken, sociaal domein en vergunningen; • spreekkamers; • ondertrouwkamer. Centrale ontvangst/receptie De centrale ontvangst/receptie is in het zicht van de hoofdentree gesitueerd. De receptie bestaat uit twee werkplekken; één daarvan is de zogenaamde

snelbalie voor het afhalen van paspoorten en rijbewijzen. De medewerkers achter de receptie zitten op ooghoogte van de bezoeker. De receptieplekken voldoen aan de algemene beveiligingseisen in het kader van de verstrekking van waardedocumenten en bevatten de volgende voorzieningen: • Paniekknop (ten behoeve van intern waarschuwen bij calamiteiten); • Ruimte voor randapparatuur; • Afgesloten kast voor gevonden voorwerpen. De apparatuur die gebruikt wordt bij de werkplekken achter de receptie mag niet toegankelijk zijn buiten openingstijden. Wachtgebied Het publieksgebied is voorzien van een wachtgebied waar bezoekers kunnen wachten op hun afspraak. Toiletvoorzieningen (waaronder een indervalidentoilet) zijn vanuit het wachtgebied bereikbaar. Naast de circa 20 wachtplekken (in diverse uitvoeringen), zijn de volgende voorzieningen aanwezig in het wachtgebied: • Aanmeldzuil (voorzien van touchscreen) en circa 2 oproepschermen; • Narrowcasting; • Leestafel ten behoeve van inzien vergunningen e.d.; • Koffie-/theecorner. Spreekkamers Er zijn 3 beveiligde spreekkamers voor 4 personen en 1 grotere spreekkamer voor 4-8 personen met vluchtroute. Deze zijn gesitueerd in de publieksomgeving.