Getekend raadsbesluit Investeren in een toekomstbestendig gemeentehuis

niiåäëinbiik februari 2025

Raadsvergadering Zaaknummer

Z-24-505709

Documentnummer

DOC-24-938460

Onderwerp

investeren in een toekomstbestendig

gemeentehuis

illl

Agendapunt Jeroen Broeders

ilil

Portefeuillehouder(s)

Besluit De raad van de gemeente

Medemblik,

gelezen het bijbehorend voorstel van het college van burgemeester november2024; Medemblik

en Wethouders van

gelet op het raadsbesluit van lšjuli 2023 Waarin het college de opdracht heeft gekregen om het voorkeursscenario van het haalbaarheidsonderzoek “energieneutraal en efficiënt gemeentehuis Medemblik” verderuit te werken; en gelet op de motie 'Extra pakket maatregelen voor het gemeentehuis'

die bij de vergadering

van lšjuli 2023 is aangenomen;

gelet op het 'Programma

van eisen Raadzaal, fractiekamers,

griffieJ dat het presidium op leuni

2024 heeft vastgesteld;

overwegende uitgangspunt

dat de raad in zijn vergadering het amendement “invulling geven aan het heeft aangenomen; 'sober en doelmatig in

besluit te investeren

in het toekomstbestendig

maken van het gemeentehuis

installaties te vervangen en het noord- en middengebouw

te renoveren;

de raadzaal nieuw te bouwen aan de oostzijde van het noordgebouw, verbinding tussen het noord- en middengebouw; te investeren in een moderne werkomgeving

om de diversiteit in werkzaamheden

door de

met een grotere

met daarbij een

variëteit aan werkplekken

ook in de toekomst te kunnen ondersteunen;

de volgende kredieten ter beschikking te stellen: Een krediet van 6 7.767.000

voorde bouwkosten

Een krediet van 6 986.000

voor de inrichtingskosten

Aifåäëinbiik Een kredietvan

829.000 voor de bijkomende kosten beschikbaarte stellen en de van dit krediet in 2028 te dekken vanuit de Algemene reserve en de Reserve huisvesting gemeentehuis; extra afschrijvingslast

voor de installaties, die niet uit een krediet Worden gefinancierd

maarvanuit de

voorziening Gemeentelijke gebouwen, een aanvullende toevoeging aan de voorziening Gemeentelijke gebouwen door te voeren van 61.576.000 in 2025, en deze toevoeging te onttrekken aan de Algemene Reserve; vanaf 2028 extra structurele lasten van 6 64.000 ten behoeve van de huisvesting van het gemeentehuis ten laste te brengen van het begrotingsresultaat. het te besparen bedrag van totaal 6 650.000

in 2025 uit de algemene reserve te onttrekken en uit te geven aan de uitvoering van het stadsplan Medemblik. En draagt het college op: Subsidies aan te vragen voor de investeringen in de installaties en duurzaamheidsmaatregelen en deze ten goede te laten komen aan het totale investeringsbudget voor de renovatie van het gemeentehuis.

Aldus vastgesteld

in de openbare vergadering van de raad van de gemeente gehouden op lšfebruari 2025

De griffier,

De voorzitter,

Mede

blik,

Aïåäëlnbiik Voorstel van het college

november 2024

Ter besluitvorming Onderwerp

investeren in een toekomstbestendig

gemeentehuis

Aanleiding

de gemeente Medemblik, na de laatste fusie, in het huidige gemeentehuis aan de met enkele kleine aanpassingen Dick Ketlaan in Wognum. Het voormalige bankkantoorwerd, aan het interieur, in gebruik genomen als gemeentehuis. ln 2011 startte

De bouw van de panden Werd afgerond in 2004. Nu, 20jaar later, zijn de inrichting en installaties achterhaald. De installaties hebben het einde van verouderd en zijn de gebruiksmogelijkheden

hun technische levensduur bereikt en vertonen gebreken. Ook is de huidige indeling, met ruime overlegruimten en grote kantoortuinen, nog steeds die van maniervan het bankgebouw. Deze indeling past niet (meer) bij de moderne, activiteitgerichte Werken van de gemeente Medemblik. besluit is een volgende stap naar de hoogstnoodzakelijke en zo spoedig mogelijke renovatie van het gemeentehuis. We willen een duurzaam en energieneutraal gemeentehuis realiseren. De gemeente staat voor grote uitdagingen op financieel gebied. We Het voorliggende

investeren daarom sober en doelmatig

in het gemeentehuis.

Indien uw raad instemt met dit besluit, volgen hierna de fases van het opstellen van een voorlopig ontwerp, van het opstellen van een definitief ontwerp, van het doen van een aanbesteding en van het uitwerken naar een technisch ontwerp. Volgens de huidige planning kan de renovatie dan halverwege 2026 starten.

De feitelijke doorlooptijd

van de werkzaamheden is daarna sterk

afhankelijk van de nog nader uit te werken fasering. De volledige oplevering van het gerenoveerde gemeentehuis zal dus niet eerder dan in 2027 plaats gaan vinden.

2023: Haalbaarheidsonderzoek beschikbaar ln de raadsvergadering van lšjuli 2023 stelde uw raad een voorbereidingskrediet om het in een eerste haalbaarheidsonderzoek geschetste scenario “Energieneutraal en Efficiënt

gemeentehuis presenteren

Medemblik” verder uit te werken. De resultaten van deze nadere uitwerking

we hierbij.

zoals dat in 2023 aan uvv raad werd voorgelegd, betrof een eerste Het haalbaarheidsonderzoek, uitwerking van de mogelijkheden van ons gebouw. Hierbij is vooral gekeken naar de mogelijkheid 0,6 toe te passen en de publieksfuncties te centreren. ln het om een werkplekfactorvan de kosten vervolgens op kengetallenniveau geraamd, op basis werden haalbaarheidsonderzoek van referentieprojecten

en ervaringen bij vergelijkbare

(verbouw)projecten.

De bouwkundige

ingrepen aan het gebouw waar in dat onderzoek van werd uitgegaan, betroffen kleine, het verbeteren van plaatselijke werkzaamheden, zoals herstel- en vervangingswerkzaamheden, de akoestiek en het deels aanpassen van bijvoorbeeld tussenwanden.

iiiiåäëinbiik Inmiddels heeft uw raad, via het presidium, ook een “Programma fractiekamers en griffie" vastgesteld (zie bijlage

van eisen voor de Raadzaal,

2024: Masterplan Het afgelopenjaar

heeft architectenbureau Mecanoo het haalbaarheidsonderzoek, in samenwerking met het installatietechnisch bureau DGMR, verder uitgewerkt. Dit heeft geleid tot een masterplan (zie bijlage Ook in dit plan is weer sprake van een aantal scenariols.

Van de door Mecanoo geschetste scenario's heeft scenario M de voorkeurvan het college. Met het uitvoeren van dit scenario biedt het toekomstige gemeentehuis een effectieve en aangename werkomgeving voor onze medewerkers. De raadzaal voldoet aan alle vereisten op het gebied van zichtlijnen, akoestiek en geluidsisolatie. De entree van de modern ingerichte raadzaal is licht en biedt het publiek goed zicht op de raadsleden. Bovendien zijn de fractieruimtes,

gepositioneerd.

griffieruimte,

collegekamers

en het bestuurssecretariaat

Met de in dit scenario voorgestelde

nabij de raadzaal aanpassingen kan het gemeentehuis weer

decennia mee. Masterplan versus haalbaarheidsonderzoek Tussen het haalbaarheidsonderzoek en het masterplan bestaan op een tweetal elementen behoorlijke verschillen. ln het haalbaarheidsonderzoek was, zoals bekend, nog geen rekening gehouden met de positionering van een raadszaal. ln het masterplan is hieraan wel invulling gegeven met een nieuw te bouwen raadzaal aan de oostzijde van het noordgebouw en een verbinding tussen noord- en middengebouw. Verder is in het haalbaarheidsonderzoek

onvoldoende rekening gehouden met het toekomstgericht maken van de werkplekken. Deze aanpassingen vergen, ten opzichte van de in het haalbaarheidsonderzoek becijferde investeringen, een extra investering van 6 3,7 miljoen, te weten 621,5 miljoen voor raadzaal en verbinding en 6 2,2 miljoen voor toekomstgerichte werkplekken. Vier varianten voor de raadzaal ln dit voorstel wordt uitgegaan van een nieuwe raadzaal aan de oostzijde van het noordgebouw met een bijbehorende verbinding tussen noord- en middengebouw.

Erzijn drie alternatieve varianten overwogen, maar afgevallen: een uitgebouwde raadzaal op de huidige plek ln deze variant zou er onder meer ruimte zijn voor een ronde raadstafel. Deze variant levert, ten opzichte van het voorkeursscenario, een incidentele besparing op van circa 450.000. Bij deze variant blijft het zicht vanaf de tribune op de raadstafel beperkt. Ook de `smal|e, donkere' entree vanaf de centrale hal naarde raadzaal blijft hierbij intact. Bij de uitwerking van

dit scenario verdwijnt het huidige werkcafé, vanwege het uitgangspunt de publieksfuncties te centreren, maar komt daargeen plek meer voorterug op de plaats van de huidige raadzaal. Er is dan geen plek meer om te lunchen, voor(in)formele bijeenkomsten voor medewerkers of voor grotere publieksbijeenkomsten. Ook moeten we, hoogstwaarschijnlijk, een groter deel van het noordgebouw zelf blijven gebruiken. Dit gaat ten koste van de verhuurbare ruimte in het noordgebouw. alleen cosmetische ingrepen aan de huidige raadzaal

GEMEENTE

Medemblik een incidentele besparing op

Deze variant levert, ten opzichte van het voorkeursscenario,

van circa 61 miljoen. Deze variant kent dezelfde nadelen als de eerste alternatieve variant, met als extra nadeel dat er, vanwege de beperkte ruimte, nog minder aan het Programma van

Eisen voor de raadzaal tegemoet kan Worden gekomen. een nieuwe raadzaal aan de westzijde van het gebouw,

tussen noord-

en middengebouw.

De kosten van deze variant zijn naar verwachting substantieel hoger dan de kosten van de voorkeursvariant, vanwege de grotere bouwkundige ingreep die nodig is. Omdat de ingreep aan de voorzijde van het gebouw plaatsvindt, is het architectonische effect ook veel groter dan een ingreep aan de achterzijde van het gebouw zoals in de voorkeursvariant

Toekomstgerichte werkplekken De huidige inrichting van ons gebouw is nog gebaseerd op de tijd als bankgebouw. De manier waarop we tegenwoordig in een moderne gemeente samenwerken is veel diverser. De zijn essentieel in een modern gemeentehuis. en samenwerkingsfuncties ontmoetingsvan thuiswerken is de binding met de organisatie en de verbinding met collega's afgenomen. Daar moeten we als organisatie op inspelen, aangezien de betrokkenheid van medewerkers essentieel is voor het goed functioneren van de organisatie. Fysieke ontmoetingen moeten we dus faciliteren. De werkomgeving vervult hierin een belangrijke rol. Door de toename

Kantoorgebruikers hebben verschillende behoeften: zowel de behoefte aan geconcentreerd werken als aan ontmoeting, leren van elkaar en kennisdeling. ln het nieuwe gemeentehuis passen vergaderruimtes en we onze werkomgeving hierop aan: we voorzien in meer compacte optimaliseren de digitale mogelijkheden. We variëren in de verschillende soorten werkplekken, van een klassieke arbo-conforme werkplek tot flexibele vergader- en samenwerkingsruimten. Hierdoor maken we efficiënt en optimaal gebruik van de beschikbare ruimte. Voorstel te investeren

in het toekomstbestendig

maken van het gemeentehuis

doorde

installaties te vervangen en het noord- en middengebouw de raadzaal nieuw te bouwen aan de oostzijde van het noordgebouw, met daarbij een verbinding tussen het noord- en middengebouw; te investeren in een moderne werkomgeving met een grotere variëteit aan werkplekken om de diversiteit in werkzaamheden ook in de toekomst te kunnen ondersteunen; de volgende kredieten ter beschikking te stellen: Een krediet van 6 7.967.000 voorde bouwkosten Een krediet van 986.000 voor de inrichtingskosten Een krediet van 979.000 voor de bijkomende kosten beschikbaarte stellen en de extra afschrijvingslast van dit krediet in 2028 te dekken vanuit de Algemene te renoveren;

reserve en de Reserve huisvesting gemeentehuis;

die niet uit een krediet worden gefinancierd maar vanuit de voorziening Gemeentelijke gebouwen, een aanvullende toevoeging aan de voorziening in 2025, en deze toevoeging Gemeentelijke gebouwen doorte voeren van

voor de installaties,

te onttrekken

aan de Algemene Reserve;

GEMEENTE

Medemblik vanaf 2028 extra structurele lasten van 6 80.000 ten behoeve van de huisvesting van het gemeentehuis ten laste te brengen van het begrotingsresuitaat.

Beoogd resultaat Wij zijn een stevige, duurzame en toekomstbestendige organisatie die in staat is om te voldoen aan onze continu veranderende taken en zetten Waar mogelijk in op ambitie. We realiseren een

duurzaam en toekomstbestendig

gebouw voor alle bezoekers en gebruikers.

Argumenten 7.7 Onze installaties zijn aan het eind van hun technische levensduur Onze installaties zijn oud, onderdelen zijn vaak niet meer beschikbaar. Het kost steeds meer moeite om onze installaties zo goed en zo kwaad als het gaat in de lucht te houden. 7.2 De lucht- en klimaatbehandelingsinstallaties moeten Worden vervangen We ervaren, met name in de werkomgeving, een slecht binnenklimaat. Met de nieuwe installaties wordt voldaan aan de meest moderne eisen die aan een binnenklimaat worden gesteld. ln andere kantoren blijkt het ziekteverzuim hierdooraantoonbaar omlaag te gaan. 7.3 We dragen met ons gemeentehuis bijaan de verduurzaming van onze gemeente. Als gemeente staan we voor de uitdaging om in 2040 een energie neutrale gemeente te zijn. Samen met onze inwoners, ondernemers en organisaties werken we aan de overgang naar duurzame vormen van verwarmen voor huizen en gebouwen. Met de renovatie van ons gemeentehuis dragen we ook bij aan deze transitie. We vervangen onze verouderde installaties door duurzamere varianten om zo een duurzaam e'n prettig verblijfsklimaat te creëren voor onze bezoekers en medewerkers. ln het nieuwe gemeentehuis besparen we op energie, deze lagere kosten voor energie, zoals opgenomen in het haalbaarheidsonderzoek, zijn verwerkt in de

programmabegroting 2025 ev. 2.7 De nieuwe raadzaal voldoet aan het Programma van Eisen van de raad. Een afvaardiging van de raad stelde een Programma van Eisen op voor de huisvesting en inrichting van de raadzaal. Het plan wat nu voorligt voldoet hieraan. 3.7 Een modern kantoor ondersteunt goed werkgeverschap. We variëren in de verschillende soorten werkplekken, van een klassieke arbo-conforme werkplek tot flexibele vergader- en samenwerkingsruimten. De ervaring in kantoren die op deze manierzijn ingericht en waar toekomstgericht wordt gewerkt is dat mensen effectiever, efficiënter en met meer plezier werken. De ervaring leert dat de motivatie vaak toeneemt en het

ziekteverzuim omlaag gaat. Aantrekkelijk werkgeverschap leidt ertoe dat mensen langer bij een organisatie blijven werken en veel interessanter is voorjonge medewerkers. Verder richten we de omgeving op een inclusieve wijze in zodat het verbouwde gemeentehuis goed toegankelijk is voor bezoekers en medewerkers met een beperking. 3.2 Het gebouwis klaar voor toekomstige werkvormen Met de bouwkundige aanpassingen aan de werkplekken, richten we onze ruimtes in voor nu en toekomstige werkvormen, bijvoorbeeld met de komst van Al. We kunnen nu nog niet voorzien welke gevolgen dit op termijn voor onze werkzaamheden en daarmee de werkomgeving zal hebben. We werken onze inrichting zo uit, zodat in de toekomst makkelijk kan worden ingespeeld op nieuwe werkvormen of nieuwe omstandigheden. Hiermee maken we ons gebouw klaarvoor de toekomst.

GEMEENTE

Medemblik keer goed te doen 3.3 We hebben nu de kans om het in ln het haalbaarheidsonderzoek zijn slecht kleine aanpassingen aan de kantoorruimtes op de gangen en overleg- en werkplekken bleef grotendeels etages opgenomen. De structuurvan installaties en leidingwerk brengt echter met zich mee dat de plafonds grootschalig verwijderd Worden. Dit is de kans voor het moderniseren van de kantoorruimten. We benutten hierbij ook de 4e etage van het middengebouw als gehandhaafd.

De vervanging van de technische

De installaties verplaatsen we naar de parkeergarage 3.4 Met de verbinding noord- en middengebouw maken we ons gebouw toegankelijker kantoorruimte.

en

extra verhuurbare ruimte creëren we extra werkruimten Door de verbinding tussen onze gebouwen maken we een centrale entree voor al onze door ons gebouw. We bezoekers en optimaliseren we de verschillende (bezoekers)stromen

brengen de twee gebouwen letterlijk dichter bij elkaarwat samenwerking en ontmoeting stimuleert. De verbinding tussen het noord- en middengebouw is een kwantitatieve en kwalitatieve ingreep die ervoor zorgt dat we extra vierkante meters creëren. We maken twee uitbreidingen die extra ruimte opleveren (de raadzaal en de verbinding). Hierdoor creëren we ruimte voor extra werkruimte op de begane grond, voor bijvoorbeeld de griffie- en de ten opzichte van fractieruimten. Daarnaast ontstaat hierdoor extra verhuurbaarvloeroppervlak het haalbaarheidsonderzoek.

Kanttekeningen 1.1 De renovatie brengt tijdelijk overlast voor medewerkers en bezoekers met zich mee Onze dienstverlening gaat tijdens de renovatie door. Overlast voor medewerkers en bezoekers is helaas onvermijdelijk. Bij de verdere uitwerking maken we inzichtelijk hoe we de renovatie faseren en welke maatregelen we nemen om de overlast tot een minimum te beperken. 1.2 Het vraagstuk van eventuele tijdelijke huisvesting is nog niet nader uitgewerkt De komende tijd moet uitgewerkt worden of ertijdens de renovatie ook behoefte

zal zijn aan tijdelijke huisvesting. ln die uitwerking zal gekeken moeten worden naar de mogelijkheden van fasering van de renovatie, naar het tijdelijk inzetten ven beschikbaar eigen vastgoed, naar het eventueel stimuleren van thuiswerken, of naar het inzetten van de in gemeentelijk eigendom zijnde units die momenteel ingezet worden als tijdelijke klaslokalen. 1.3 De verdere verduurzaming van het zuidgebouw nemen we op in de routekaart voor het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed. Het zuidgebouw verhuren we en verschillende etages zijn daarvan al gemoderniseerd. Een grootscheepse renovatie is alleen mogelijk mits we vervangende ruimte aanbieden voor de huurders inclusief een vergoeding voor het verhuizen. We kiezen er nu voor alleen de te vervangen en de daarvoor benodigde verwarmingsketel en luchtbehandelingskasten we in de centrale hal de verlichting op de bovenste etage. Verdervervangen toevoerleidingen nemen we op in de routekaart en door ledverlichting. Overige verduurzamingsmaatregelen vinden daarmee pas op de langere termijn plaats. 1.4 ln de huidige situatie voldoen we niet aan de eisen voor het bieden van een gezonde en veilige werkplek. en over de stoffige omgeving (als Met name over de klimaatbeheersing en luchtbehandeling gevolg van het oude tapijt) zijn er klachten van medewerkers. De OR vraagt hier regelmatig aandacht voor.

Hoe langer het duurt alvorens de renovatie klaar is, hoe nijpender dit probleem zal

worden.

Aiiåäëinbtik 4.1 Als gevolg van dit investeringsbesluit, structureel meer gedoteerd

dient erna realisatie van het gemeentehuis

mogelijk

te gaan Worden aan de onderhoudsvoorziening.

Financiën De totale benodigde investering voor de renovatie bedraagt

Bouwkosten

18.578.000.

6 7.967.000

inrichtingskosten

986.000

Bijkomende kosten

6 2.579.000

Installaties

6 7.046.000

Totaal

618.578.000

Via dit besluit worden de volgende kredieten ter beschikking gesteld: Een krediet van 7.967.000 voor de bouwkosten

Een krediet van 6 986.000

voor de inrichtingskosten

Een aanvullend krediet van 6 979.000 voor de bijkomende kosten, bovenop het eerder vrijgegeven voorbereidingskrediet van De nog niet gedekte incidentele afschrijvingslast van dit aanvullende krediet wordt in 2028 voorê 271.000 gedekt vanuit de

Algemene reserve en voor 6 51.000 uit de Reserve huisvesting gemeentehuis. Het overgrote

deel van deze benodigde middelen is reeds verwerkt in de door uw raad begroting. Dit voorstel vergt daarbovenop een extra investering van, zoals in het bovenstaande is aangegeven, Deze is in de totaal benodigde en bovenstaande

vastgestelde

gespeci?ceerde

investeringen verwerkt. Het effect van deze (extra) investering is incidenteel 80.000 structureel vanaf 2028.

te dekken uit de Algemene reserve en

Deze investeringsbedragen zijn taakstellend. Bij het opstellen van de verschillende benodigde investeringsbudgetten is een post 'onvoorzien' opgenomen. Deze is gebaseerd op gangbare normen. Hiermee kunnen reguliere risico's zoals groter dan begrote prijsstijgingen en bouwkundige tegenvallers worden gedekt. Verder stellen we, voorafgaande aan het starten van de fase naar een technisch ontwerp, een zogenaamde bouwmanager aan, die dan verantwoordelijk is voor het gehele project en de beheersing van de kosten.

Motie Op 13ju|i 2023 heeft uw raad een motie aangenomen

waarin het college verzocht werd in 2024 een extra pakket maatregelen te presenteren voor, kortweg, het gebruik van hemelwater, en voor een groenere inrichting van de buitenruimte. Beide onderdelen maken op dit moment geen onderdeel uit van het onderhavige investeringsvoorstel.

Gebruik hemelwater Het aanleggen van een opvangreservoir,

leidingstelstel

door de gebouwen

investering is economisch

de benodigde pompen, ?iters, en een afzonderlijk voor het gebruik van hemelwater is mogelijk. Een dergelijke

niet rendabel. Mocht u hiertoch invulling aan willen geven dan moet u rekening houden met een investering van 180.000.

Medemblik Groenere buitenruimte

Het architectenbureau heeft naar aanleiding van de motie een globaal inrichtingsontwerp opgesteld voor het compleet vernieuwen van de tuin. Een tuin die aansluit bij het Westfriese landschap en openbaar toegankelijk is. Uiteraard voeren we bij de uitbouw van de raadzaal noodzakelijke aanpassingen aan de tuin door. Ook doen we enkele andere kleine aanpassingen in de openbare ruimte. Deze kosten zijn in dit voorstel meegenomen. Bij het compleet vernieuwen van de tuin moet u daarbovenop rekening houden met een investering van meer dan 6 2.000.000.

Uitvoering/evaluatie Bij de verdere uitwerking van het voorkeursscenario worden, naast de raad en de medewerkers, ook de bezoekers van het gemeentehuis betrokken. De planning ziet er als volgt uit: Opstellen voorlopig ontwerp: januari Opstellen

definitief ontwerp:

Aanbesteding:

mei 2025

juli- november 2025 november 2025 -februari

2026

Opstellen technisch ontwerp: februari 2026 -juni 2026 vanaf augustus 2026 Start renovatie: De feitelijke doorlooptijd van de werkzaamheden is daarna sterk afhankelijk van de nog nader uit te werken fasering. De volledige oplevering van het gerenoveerde gemeentehuis zal dus niet eerder dan in 2027 plaats gaan vinden.

Communicatie Uw raad wordt gedurende de uitvoering van dit project in ieder geval ieder kwartaal geinformeerd over de voortgang van het project. Een eerste rapportage wordt aan het begin van

het tweede kwartaal van 2025 aan u verstrekt. Ook informeren we het personeel via onze intranetpagina

Bllk. We hebben regelmatig contact

met de Ondernemingsraad.

Bijlagen Bijlage 2

Programma van Eisen Raadzaa|,fractiekamers Masterplan Mecanoo

Commissie

2 december2024

Bijlage]

en griffie

DOC-24-865617

DOC-24~861534