DOC-22-607136 - Bespreeknotitie exploitatie en beheer (2).pdf

BESPREEKNOTITIE COMMISSIE Registratienummer Aan Van Datum Onderwerp Agendapunt

DOC-22-607136 De commissieleden Dagmar Alders 7 november 2022 Bespreeknotitie exploitatie en beheer <in te vullen door griffie>

Ter discussie Onderwerp Besluit voorkeursvariant Exploitatie en beheer MFA’s en sportzalen

Doel van deze bespreeknotitie Met deze bespreeknotitie: 1. informeert het college de raadscommissie over de stand van zaken van het project exploitatie en beheer MFA’s en sporthallen; 2. vraagt het college of de raadscommissie: a) zich kan vinden in de keuze om de voorkeursvariant ‘integrale externe verzelfstandiging’ (oprichting van een accommodatiebedrijf) nader uit te werken; b) aanvullende aandachtspunten en/of suggesties heeft.

Bestuurlijke besluitvorming In november 2021 bent u via een informatienota op de hoogte gebracht van de vervolgaanpak van het LTA. Onderdeel hiervan was de urgentie om op korte termijn tot een keuze te komen over de exploitatie- en beheer opzet van gemeentelijke MFA’s en sporthallen met een wettelijke verplichting tot gymonderwijs. In juli 2021 was u al geïnformeerd via een informatienota over het tijdelijk verlengen van de contracten van de huidige exploitanten.

Rollen en verantwoordelijkheden Het besluit tot het oprichten van een accommodatiebedrijf is een bevoegdheid van het college. Nadat het college hier een voorgenomen besluit over heeft genomen (medio april 2023), wordt u via een raadsvoorstel in de gelegenheid gesteld uw wensen en bedenkingen te uiten (conform de ex artikel 160 lid 2 tweede volzin en artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet). Om u zo goed mogelijk in positie te brengen in dit proces, leggen wij nu deze bespreeknotitie aan u voor.

Probleembeschrijving Op 7 juni 2022 heeft het college opdracht gegeven tot een onderzoek naar mogelijke vormen van exploitatie en beheer van MFA’s De Bloesem (Wognum) en De Muiter (Medemblik) en gymzaal De Munt (Medemblik), gymzaal De Krimper en sporthal De Klamp (beide Andijk). Dit onderzoek is onderdeel van het Lange termijn accommodatiebeleid (LTA). Het is urgent wegens aflopende contracten met de huidige exploitanten en omdat de beheerder van sporthallen in Andijk inmiddels pensioengerechtigd is en heeft aangegeven ook binnen afzienbare termijn te willen stoppen. Het onderzoek is nu uitgevoerd. In de afgelopen maanden hebben veel betrokkenen bijgedragen aan het onderzoek. Na diverse gesprekken met exploitanten, beheerders en verenigingen is een analyse gemaakt en een advies geformuleerd. Het

volledige onderzoeksrapport is als bijlage toegevoegd. De financiële bijlage staat in Ibabs achter een slotje. Wegens financiële gegevens over de exploitatie is deze bijlage niet openbaar. Doel Het doel van het onderzoek is het vinden van een passende, betaalbare en toekomstbestendige beheer- en exploitatievorm voor deze vijf accommodaties. Onderzoek Er is een analyse gemaakt van de huidige situatie en er zijn beoordelingscriteria in kaart gebracht. Uit de analyse blijkt onder meer: • een grote diversiteit van contracten, afspraken en regelingen; • dat geldstromen door elkaar lopen en niet (voldoende) inzichtelijk zijn; • het maatschappelijk rendement niet inzichtelijk is; • er veel klachten over het beheer zijn; • de regie vanuit gemeente ontbreekt. Binnen het onderzoek zijn de volgende beheer- en exploitatievormen verkend: • gemeentelijke exploitatie; • aanbesteding (huidige opzet); • separate externe verzelfstandiging (elke locatie een eigen Stichting of BV); • integrale externe verzelfstandiging (één BV voor alle locaties; sport/accommodatiebedrijf); • publiek-publieke samenwerking (SRO). Uit het onderzoek komt een duidelijke voorkeursvariant naar voren: ‘integrale externe verzelfstandiging’ (accommodatiebedrijf).

Dit is gebaseerd op de volgende beoordelingscriteria: • gemeentelijke invloed en waarborging maatschappelijke functies; • financieel rendement; • financieel risico; • expertise; • organisatiestructuur en personele aspecten. Integrale externe verzelfstandiging (accommodatiebedrijf) heeft de volgende voordelen: • geen winstoogmerk en borging maatschappelijke taken; • professionele organisatie; • eenduidig georganiseerd; • continuïteit; • ruimte voor lokaal maatwerk en inbreng; • kan ondersteunend zijn voor andere organisaties; • lagere kosten dan bij een marktpartij • niet aanbestedingsplichtig. Integrale externe verzelfstandiging heeft als nadeel dat de gemeente zelf weerstandsvermogen moet inbrengen.

Besluit college Op basis van de conclusies uit het onderzoek heeft het college besloten om te kiezen voor de voorkeursvariant ‘integrale externe verzelfstandiging’ in de vorm van een lokale BV (accommodatiebedrijf). Deze beheer- en exploitatie vorm wordt nader uitgewerkt in een businesscase.

U uit te spreken over • •

Het besluit van het college te kiezen voor de voorkeursvariant ‘integrale externe verzelfstandiging’. Deze beheervorm wordt nader uitgewerkt in een businesscase. Welke aanvullende aandachtspunten en suggesties u het college vanuit uw kader stellende rol mee wilt geven.

Communicatie De huidige exploitanten, beheerders en huurders/gebruikers worden op de hoogte gebracht van het besluit en de vervolgstappen.

Vervolg Het vervolgproces ziet er als volgt uit: De businesscase wordt nader uitgewerkt in samenspraak met de taakvelden en afdelingen financiën, vastgoed en juridische zaken. In de businesscase worden onder meer de volgende aspecten uitgewerkt; • rolverdeling en bestuurlijke vormgeving; • juridische vormgeving; • verslaglegging en informatieverwerking; • demarcatie onderhoud; • personeel en Organisatie; • financiële aspecten; • omzettingsproces; • accountmanagement/contractbeheer. Ook toetsen we of de huidige meer jaren onderhoudsplannen een compleet beeld geven wat komende jaren nodig is aan onderhoud. Daarbij brengen we in beeld wat nodig is voor de verduurzaming van de gebouwen. De financiële consequenties hiervan worden inzichtelijk gemaakt. De planning is als volgt: • uiterlijk half februari wordt de uitgewerkte businesscase aan het college voorgelegd; • na een positief voorgenomen besluit wordt, indien nodig, een adviesaanvraag naar de OR verstuurd; • • • • •

medio april wordt het voorgenomen besluit aan de raad voorgelegd opdat de raad conform de gemeentewet wensen en bedenkingen kan uiten; eind april volgt definitieve besluitvorming door college om vervolgens de raad hierover te informeren; indien nodig volgt een budgetaanvraag aan de raad; vanaf begin mei start de implementatie/oprichting van het accommodatiebedrijf; Vanaf 1 november 2023 start het accommodatiebedrijf met de uitvoering van deze taken.

Bijlagen Onderzoekrapport Exploitatie en beheer MFA’s en Sportzalen gemeente Medemblik