86 Beantwoording commissievragen HvM 8.1 Begrotingen 2024 en jaarrekeningen 2022 gemeenschappelijke regelingen WFA.docx

Beantwoording vragen voorafgaand aan de raadscommissie Zaaknummer Documentnummer Naam commissielid Fractie Onderwerp

N. de Waal Hart voor Medemblik 8.1: Begrotingen 2024 en jaarrekeningen 2022 gemeenschappelijke regelingen WFA Datum waarop de vraag is gesteld 5 juni 2023 Beantwoording uiterlijk woensdag 15:00 uur voorafgaand aan de commissievergadering. Portefeuillehouder Afdeling

Westfries Archief Advies Zienswijze Begroting 2024 1.

Onder “Beleidsmatige doelstellingen” (2024) wordt op pagina 2 vermeld: “Er is een achterstand ontstaan in het beschrijven en ontsluiten van archieven. Deze archieven zijn daardoor nog niet vindbaar en raadpleegbaar voor het publiek. Het WFA werkt er hard aan om deze opgebouwde werkvoorraad bij te werken en verwacht dat dit vijf jaar zal gaan duren”. (einde citaat) Kunt u uitleggen hoe die achterstand dusdanig heeft kunnen oplopen waardoor het nu vermoedelijk 5 jaar kost om deze weg te werken? (niet tijdig gesignaleerd? niet tijdig aangepakt? niet goed aangepakt? et cetera.)

Antwoord

In 2014 werd door de gemeenten aan alle gemeenschappelijke regeling een bezuinigingstaak van 10% opgelegd. Dat was voor het Westfries Archief met een begroting die slechts voor een klein deel beïnvloedbaar is een hele zware opgave. Er is toen gekozen voor het afstoten van de taak inventarisatie en deze te beleggen bij vrijwilligers. Het blijkt de afgelopen jaren steeds moeilijker te zijn om vrijwilligers te vinden met de juiste competenties voor de uitvoering van deze werkzaamheden. De veelal omvangrijke archieven vragen om meer specialistische kennis en uitgebreidere beschrijvingen. Hierdoor is een achterstand ontstaan die in de komende jaren zal worden weggewerkt.

2.

Onder “Risico’s” wordt bij het kopje “beleidsmatig” (pag. 3) het volgende gemeld: “Teruglopende aantallen online bezoekers: Digitalisering en het aanbieden van online diensten blijven zoals aangegeven in de tekst van de begroting 2024, een speerpunt van het WFA, met als reden dat de behoefte eraan groot is en nog groter wordt. Dit blijkt echter niet uit de cijfers (jaarrekening 2022) van online bezoekers. Deze aantallen dalen de afgelopen jaren, ondanks de beperkingen rond Covid-19. (2020: 124.197, 2021:

114.104, 2022: 94.844) Hier wordt geen verklaring voor gegeven of een maatregel voor aangedragen.” (einde citaat) Wij begrijpen dat puur het online bezoeken van het WFA niet de enige reden van digitalisering is. Toch liggen o.i. de vragen voor de hand waarom het aantal onlinebezoekers de afgelopen 3 jaren is gedaald en wat er gedaan wordt om het aantal online-bezoekers weer te laten stijgen. Ondanks de laatste zin uit bovenstaande citaat heeft de leiding van deze GR zich hier ongetwijfeld over gebogen. Antwoord

Er zijn een aantal belangrijke redenen waardoor het aantal digitale verzoeken om informatie (lijken) te zijn afgenomen. -Het komt gedeeltelijk doordat de aanvragen door ambtenaren van de aangesloten gemeenten zelf niet langer via de website lopen. Deze hebben daarvoor een rechtstreekse toegang gekregen. -Gedurende de COVID periode zijn wij begonnen met het aanbieden van scans op verzoek. Deze aanvragen verlopen niet altijd via de website. -Daarnaast is de website van het Westfries Archief flink verouderd. Het aanbod is weliswaar toegenomen maar de functionaliteit van de website is niet meegegroeid. Het vernieuwen van de website is daarom een opgenomen in ons beleidsplan en zal in de loop van 2024 worden gerealiseerd. -Tot slot bieden wij onze data (en dus ook scans) sinds enige jaren aan als open data waardoor onze informatie ook via een tal van andere websites opgevraagd kan worden. Men hoeft dus niet altijd de website van het WFA zelf te raadplegen om onze scans en informatie te vinden en in te zien.

Advies Zienswijze Jaarrekening 2022 3.

Onderaan pagina 2 staat onder “Financieel”: : “Op pagina 7 worden een aantal (woordje vergeten = “risico’s”?) benoemd maar verder niet gekwantificeerd. Wel wordt aangegeven welke maatregelen er worden genomen om de risico's zoveel mogelijk te beperken. Gezien de beperkte omvang van de algemene reserve is in 2022 besloten om een bestemmingsreserve in te stellen om risico's op te vangen. Deze bedraagt eind 2022 € 325.000,-“ (einde citaat) Als risico’s niet zijn gekwantificeerd: op basis waarvan heeft u de omvang van de bestemmingsreserve bepaald?

Antwoord

De risicoparagraaf in de jaarrekening heeft geen betrekking op de bestemmingsreserve van € 325.000,-, die bedoeld is voor het grote digitaliseringsproject van de bouwvergunningen en het beleidsplan. Op 17 november 2022 heeft het AB van het Westfries Archief een nieuwe bestemmingsreserve ingesteld. Deze is bedoeld om de kosten ingeval van langdurig ziekteverzuim op te kunnen vangen. Er zit nog geen geld in deze bestemmingsreserve.