78 DOC-23-687767 - 9f. WFA - advies zienswijze jaarrekening 2022

Jaarrekening 2022 gemeenschappelijke regelingen Westfries Archief

Risicoprofiel: laag

DOC-23-687767

Doelstelling GR (tekst uit de regeling) 1. Het openbaar lichaam is ingesteld met als doel de belangen van de deelnemers met betrekking tot de zorg, het beheer, de bewaring en het ter beschikking stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties van de deelnemende gemeenten te behartigen alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zever deze niet zijn overgebracht (artikelen 30 en 32 Archiefwet 1995). 2. Het openbaar lichaam heeft tevens als doel het in het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis middels het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaalhistorisch bronnenmateriaal en deze op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar stellen aan en dienstbaar maken voor een breed publiek. Voorstel zienswijze college Een positieve zienswijze af te geven op de jaarrekening 2022 en om het negatieve resultaat van € 42.148,- te onttrekken aan de bestemmingsreserve digitalisering. Argumenten In 2022 is in de bijgestelde begroting uitgegaan van een onttrekking van € 80.000,- ten behoeve van digitalisering van de bouwvergunningen. Dit is niet in 2022, maar in 2023 gerealiseerd. Hierdoor zijn de kosten in 2023 gevallen en is er een overschrijding ontstaan.

In 2022 is er € 65.940,29 in de bestemmingsreserve gestort om deze vertraging op te vangen. Zie ook Z-22-402839, Zienswijze jaarrekening 2021 WFA. Voorstel zienswijze raad N.v.t. (risicoprofiel laag) Samenvatting behaalde doelstellingen In 2022 zijn er 27.000 gedigitaliseerde bouwvergunningen opgenomen in de digitale archiefbewaarplaats (eDepot). Daarnaast is er een eerste succesvolle uitplaatsing van een Document Management Systeem (DMS) gerealiseerd: € 360.000,- digitale bestanden van de gemeente Hoorn zijn geplaatst in het eDepot en daarmee voor bevoegden toegankelijk. Doorontwikkeling van taken en competenties blijft noodzakelijk om aangehaakt te blijven bij de digitale ontwikkelingen ten aanzien van de wettelijke archieftaken. De formatie is in 2022 ongewijzigd. Tijdens toetsing in 2020 van het beheer van de overgebrachte archieven door de archiefinspecteur van een andere archiefinstelling zijn er de volgende verbeterpunten geconstateerd: 1. Implementeer een kwaliteitssysteem voor het beheer van overgebrachte informatie; 2. Stel een calamiteitenplan op voor archieven en archiefbewaarplaats; 3. Stel een procedure op voor inzage van beperkt openbare informatie. Punten 2 en 3 zijn gerealiseerd. Punt 1 staat voor medio 2023 op de rol.

1

Jaarrekening 2022 gemeenschappelijke regelingen Samenvatting behaalde doelstellingen in relatie tot het Pact van Westfriesland De achterstand in het regionale digitaliseringsproject bouwvergunningen 1902-2010 is ingelopen. Dit project sluit aan bij doelstelling 2 van deze GR; het project heeft tot doel de bouwvergunningen uit de regio beschikbaar te stellen en dienstbaar te maken aan een breed publiek. Algemene bevindingen Het resultaat voor bestemming is iets lager dan geraamd (raming –€ 100.000,-, realisatie –€ 142.000,-). Voorgesteld wordt om dit te dekken uit de bestemmingsreserve. De nieuwbouw van het WFA is in 2006 in gebruik genomen rekening houdend met een aanwas van archieven tot 2026. Een onderzoek is gaande naar de behoefte aan depotruimte voor de komende jaren, aangezien de depotruimtes vol beginnen te raken. Financiële consequenties a. Gemeentelijke bijdrage De gemeentelijke bijdrage bedroeg € 371.949,- en een extra bijdrage van € 15.330,- voor digitaliseringsproject 2022 b. Kengetallen Er is in de jaarstukken geen overzicht van de kengetallen Risico’s Beleidsmatig Mogelijke risico’s zijn: - Taakuitvoering bij langdurige uitval personeel. De algemene reserve is beperkt van omgang en niet toereikend om eventuele vervanging van langdurig zieke medewerkers op te vangen. Diefstal. Maatregel: extra vergrendeling van kostbare stukken.

En een vier ogen procedure bij beschikbaar stellen van stukken met hoge financiële waarde. Storingen in de klimaatbeheersingsinstallatie van de fysieke depots Maatregel: klimaatwaarden worden dagelijks gecontroleerd. Installaties regelmatig gereinigd. Leveranciersrisico digitalisering en restauraties. Storingen van het digitale archiveringssysteem. Maatregel: het eDepot voldoet aan specifiek gestelde informatie- en beveiligingsvereisten en normeringen. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bedraagt € 44.000,- en is daarmee beperkt Financieel Op pagina 7 worden een aantal benoemd maar verder niet gekwantificeerd. We wordt aangegeven welke maatregelen er worden genomen om de risico's zoveel mogelijk te beperken. Gezien de beperkte omvang van de algemene reserve is in 2022 besloten om een bestemmingsreserve in te stellen om risico's op te vangen. Deze bedraagt eind 2022 € 325.000,-

2