77 DOC-23-687765 - 9e. WFA - advies zienswijze begroting 2024

Begroting 2024 gemeenschappelijke regelingen Westfries Archief

Risicoprofiel: laag

DOC-23-687765

Doelstelling GR (tekst uit de regeling) 1. Het openbaar lichaam is ingesteld met als doel de belangen van de deelnemers met betrekking tot de zorg, het beheer, de bewaring en het ter beschikking stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties van de deelnemende gemeenten te behartigen alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zever deze niet zijn overgebracht (artikelen 30 en 32 Archiefwet 1995). 2. Het openbaar lichaam heeft tevens als doel het in het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis middels het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaalhistorisch bronnenmateriaal en deze op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar stellen aan en dienstbaar maken voor een breed publiek. Voorstel zienswijze raad Een positieve zienswijze af te geven op de begroting 2024, inclusief meerjarenraming 2025-2027. Argumenten Er zijn enkele wijzigingen in de begroting 2024 ten opzichte van de kadernota 2024. Die betreffen de loonkosten (uitbreiding 1 fte), de DVO dienstverlening (indexering rechtgetrokken) en de onttrekking aan de reserve (€ 20.000,- voor digitalisering bouwvergunningen).

Verwerking zienswijze kadernota naar begroting Reactie gemeente zienswijze kadernota Op 16 februari 2023 heeft de raad besloten een positieve zienswijze af te geven op de kadernota 2024 en de begrotingswijziging 2023. Reactie gemeenschappelijke regeling op zienswijze kadernota N.v.t. Samenvatting doelstellingen Beleidsmatig 





Het Westfries Archief (WFA) ontwikkelt het Westfries eDepot door; het eDepot komt ten goede aan de informatiehuishouding van de aangesloten gemeenten. Digitale bouwvergunningen zijn opgenomen in het eDepot en zijn daarmee toegankelijk voor belanghebbenden. Ook is de eerste uitplaatsing Documentmanagement Systeem geschied: medewerkers van de gemeente Hoorn hebben hier de beschikking toe. Na het volledig overgaan van de regio op digitaal archiveren zal het WFA overgaan tot het hanteren van een verdeelsleutel voor digitaal archief. Het WFA verwacht de komende beleidsperiode het laatste fysieke (papieren) archief en zet daarom vol in op digitale dienstverlening. Er wordt advies en ondersteuning geboden op het gebied van duurzame toegankelijkheid en digitale archiefvorming. WFA biedt deze ondersteuning sinds 2020 in de vorm van een Adviseur Digitale Informatie (ADI) en vanaf 2022 is daar een operationeel manager bijgeplaatst. Ook organiseert het WFA kennissessies voor de aangesloten overheden, omdat veel overheden in de regio met dezelfde vraagstukken en opgaven kampen. Zo draagt het WFA

Begroting 2024 gemeenschappelijke regelingen

 



bij aan de kwaliteit van de informatievoorziening bij zijn partners en bespaart het zijn partners tijd en kosten. Het WFA ontwikkelt educatief beleid. Door de COVID-19 pandemie heeft online educatie een vlucht genomen en hier wordt blijvend op ingezet. Er is een achterstand ontstaan in het beschrijven en ontsluiten van archieven. Deze archieven zijn daardoor nog niet vindbaar en raadpleegbaar voor het publiek. Het WFA werkt er hard aan om deze opgebouwde werkvoorraad bij te werken en verwacht dat dit vijf jaar zal gaan duren. Er worden in 2024 verrijdbare stellingen aangebracht om de ruimte in het fysiek depot te vergroten, alsmede zorgt het project digitalisering bouwvergunningen voor meer ruimte.

Financieel De basis voor de begroting 2024 is de kadernota 2024. Het Westfries Archief gebruikt de volgende uitgangspunten: -

Loonindexcijfer: 7,5% (2023: 2,3%) Prijsindexcijfer: 6,1% (2023: 2,3%) Interne rente: Geen (2023: geen) Weerstandsvermogen: Maximaal 2,5% van de totale lasten (2023: 2,5%)

De begroting sluit meerjarig. Samenvatting doelstellingen in relatie tot het Pact van Westfriesland Gezien de regiogemeenten samen de GR WFA vormen, versterkt deze de boodschap tot samenwerking en onderschrijft het, onder andere middels het regionale project digitaliseren bouwvergunningen, de ambities van het Pact. Algemene bevindingen Eind 2023 volgt er een nieuw beleidsplan voor de periode 2024-2027, omdat het huidige in 2023 afloopt. Financiële consequenties a. Gemeentelijke bijdrage De bijdrage voor de gemeente Medemblik bedraagt € 441.104,- (2013: € 388.404,-) b. Kengetallen Pagina 16 van de begroting 1. Netto schuldquote: -4. Een ratio van 1 of lager wordt gekwalificeerd als voldoende. Meerjarig voldoet het WFA aan deze norm 2. Solvabiliteitsratio: 25%. Een hoge ratio betekent dat de organisatie relatief veel eigen vermogen heeft en goed in staat is om aan de financiële verplichtingen te voldoen. Met een percentage tussen de 20% en 50% valt het WFA in de neutrale categorie. De neutrale categorie wordt gehaald door de tijdelijke bestemmingsreserves en het ontbreken van lopende geldleningen. 3. Structurele exploitatieruimte: 4,00%.

Begroting 2024 gemeenschappelijke regelingen Het WFA heeft voldoende structurele baten om de structurele lasten te dekken. Hoe hoger het percentage hoe beter. Risico’s Op pagina 10 en 11 worden een aantal risico’s benoemd maar verder niet gekwantificeerd. Wel wordt aangegeven welke maatregelen er worden genomen om de risico's zoveel mogelijk te beperken. Beleidsmatig  Onvoldoende ruimte in de fysieke depots: De fysieke collectie van het WFA raakt binnenkort aan de beschikbare capaciteit. Door het bestuur zijn maatregelen genomen om dit risico te mitigeren door onder andere rolstellingen te plaatsen.  Teruglopende aantallen online bezoekers: Digitalisering en het aanbieden van online diensten blijven zoals aangegeven in de tekst van de begroting 2024, een speerpunt van het WFA, met als reden dat de behoefte eraan groot is en nog groter wordt. Dit blijkt echter niet uit de cijfers (jaarrekening 2022) van online bezoekers. Deze aantallen dalen de afgelopen jaren, ondanks de beperkingen rond Covid-19. (2020: 124.197, 2021: 114.104, 2022: 94.844) Hier wordt geen verklaring voor gegeven of een maatregel voor aangedragen.  Risico op belangenverstrengeling: Gemeente Hoorn heeft een tweeledige rol ten aanzien van het WFA. Zij is deelnemer van de GR, maar ook faciliterende partij en berekent de door haar gemaakte kosten (gebouw, personeel, ICT etc) door aan de GR.

Deze kosten zijn in de begroting inzichtelijk gemaakt. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bedraagt € 44.000,- en is daarmee beperkt. Gezien de beperkte omvang van de algemene reserve is in 2022 besloten om een bestemmingsreserve in te stellen om risico's op te vangen. Deze bedraagt eind 2022 € 325.000,- en loopt af naar € 0 in 2026. Financieel Naast de bestaande bestemmingsreserve wordt er een tweede bestemmingsreserve ingesteld voor ziekteverzuim. Het vormen hiervan heeft geen effect op de gemeentelijke bijdrage.