69 DOC-22-531244 - 8d. WFA - advies zienswijze begroting 2023

Begroting 2023 gemeenschappelijke regelingen Westfries Archief

DOC-22-531244

Risicoprofiel: laag

Doelstelling GR (tekst uit de regeling) 1. Het openbaar lichaam is ingesteld met als doel de belangen van de deelnemers met betrekking tot de zorg, het beheer, de bewaring en het ter beschikking stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties van de deelnemende gemeenten te behartigen alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zever deze niet zijn overgebracht (artikelen 30 en 32 Archiefwet 1995). 2. Het openbaar lichaam heeft tevens als doel het in het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis middels het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaalhistorisch bronnenmateriaal en deze op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar stellen aan en dienstbaar maken voor een breed publiek. Voorstel zienswijze raad Een positieve zienswijze af te geven op de begroting 2023. Argumenten De begroting is niet gelijk aan de kadernota 2023. Ten opzichte van de kadernota 2023 zijn de totale lasten gestegen met € 43.032,-. Hierdoor stijgt ook de gemeentelijke bijdrage. De verklaring hiervoor is dat bij het bepalen van de personeelskosten in de begroting 2023 is uitgegaan van de (geïndexeerde) personeelskosten in 2022.

Deze kosten vallen hoger uit dan de personeelskosten waar eerder in de kadernota 2023 rekening mee werd gehouden. Verwerking zienswijze kadernota 2022 naar begroting 2022 Reactie gemeente zienswijze kadernota Op 17 februari heeft de raad besloten een positieve zienswijze af te geven op de kadernota 2023. Reactie gemeenschappelijke regeling op zienswijze kadernota N.v.t. Samenvatting doelstellingen Beleidsmatig - Het Westfries Archief (afgekort: WFA) onderschrijft de ambities van het Pact. - Zij ontwikkelt het Westfries eDepot en heeft deze eind 2020 in gebruik genomen. Het eDepot komt ten goede aan de informatiehuishouding van de aangesloten gemeenten. De eerste digitale bestanden zijn bouwdossiers van de gemeente SED en zijn nu digitaal beschikbaar voor medewerkers en bewoners van de gemeente. Ook voor de gemeenten Medemblik en Hoorn zijn begonnen met digitalisering van de bouwdossiers. - Het WFA biedt advies en ondersteuning op het gebied van duurzame toegankelijkheid en digitale archiefvorming. Zij biedt deze ondersteuning sinds 2020 in de vorm van een Adviseur Digitale Informatie (ADI). De ADI bewaakt dat digitale archiefvorming aansluit op de toekomstige duurzame digitale archivering. - Het WFA ontwikkelt educatief beleid. Door de COVID-19 pandemie heeft online educatie ook bij het WFA een vlucht genomen.

- Er is een plan opgesteld om de opgelopen achterstanden op het gebied van inventarisatie weg te werken.

Begroting 2023 gemeenschappelijke regelingen De achterstanden worden onder andere teruggedrongen door een nieuw acquisitiebeleid met een betere selectie voor opname van particuliere archieven. Het WFA heeft een digitaliseringsagenda opgesteld op basis waarvan delen van de fysieke collectie worden gedigitaliseerd. Er worden maatregelen getroffen om het vollopen van het fysiek depot in goede banen te leiden. Deze maatregelen bestaan uit verbouwing van het depot in combinatie met digitalisering van delen van de collectie. De komende 4 jaar wordt 660 meter aan bouwdossiers digitaal gemaakt.

-

Samenvatting doelstellingen in relatie tot het Pact van Westfriesland Het WFA versterkt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities van het Pact. Algemene bevindingen Het Westfries Archief is volop bezig met een versnelling van de benodigde transitie naar meer digitale archivering. Daarbij vergeten zij belangrijke taken als educatie en ontsluiting van fysieke archieven niet. Zij doen dit alles zoveel mogelijk binnen de bestaande begroting en de bestemmingsreserve om de bijdragen van gemeenten zoveel mogelijk gelijk te houden. Financiële consequenties a. Gemeentelijke bijdrage : bedraagt in 2023 € 388.404,-. b. Kengetallen: in 2023 en 2024 wordt een structurele exploitatieruimte gepresenteerd van respectievelijk +5% en +4%. Navraag bij het WFA leert dat hier een vergissing is gemaakt in de berekening. De structurele exploitatieruimte komt in beide jaren neer op 0%. Risico’s Beleidsmatig -

-

Het Westfries Archief benadrukt dat budgetten voor verbetering van digitale dienstverlening noodzakelijk blijven om de beperking in openingstijden van de studiezaal op een goede manier te compenseren. De (fysieke) collectie van het Westfries Archief is 6,3 strekkende kilometer groot. In een tijdsbestek van de afgelopen 6 jaar is de collectie met 60% gegroeid. Dit zal de komende jaren ook nog doorgaan, los van digitalisering. Bij ongewijzigd beleid zullen de depotruimten vollopen. Door het bestuur zijn maatregelen genomen om de aanwas de komende 10 jaar mogelijk te maken (zie kopje “Samenvatting doelstellingen”).

Weerstandsvermogen De algemene reserve wordt als buffer gebruikt. Deze mag 2,5% van de lasten bedragen. Dit betekent in absolute zin een bedrag van € 49.500,-. Risico als een langdurig zieke medewerker kan de reserve snel uitputten.