39 DOC-26-1180490 - 6a. SSC DeSom - advies begroting 2027

Begroting 2027 gemeenschappelijke regelingen DeSom

Risicoprofiel: middel

DOC-26-1180490

Doelstelling GR (tekst uit de regeling) Het belang van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering door het SSC van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. Voorstel zienswijze raad Een positieve zienswijze af te geven op de begroting 2027 van SSC DeSom. Argumenten De begroting van DeSom kent een flink aantal financiële en organisatorische onzekerheden : - Het weerstandsvermogen is vrijwel nihil (€ 7.500,- beschikbaar tegenover € 146.750,benodigd). De organisatie is "technisch failliet" als er een serieuze tegenvaller komt; de gemeenten moeten dan direct bijpassen. - De begroting 2027 is gebaseerd op aannames over het beëindigen van de GR die nog niet volledig is uitgewerkt. Op dit moment is nog niet duidelijk hoe de ICT dienstverlening naar de deelnemers over 2-4 jaar georganiseerd zal zijn. - De kosten stijgen (door hardware-vervanging, tegenvallende projecten en niet kunnen afschalen), terwijl de inkomsten dalen door het vertrek van WerkSaam. Dit verschil wordt bij de deelnemende gemeenten neergelegd zonder dat daar extra of betere dienstverlening tegenover staat. Desondanks is het advies om een positieve zienswijze af te geven.

Het besluit om de GR SSC DeSom te beëindigen betreft een uniek traject binnen de Westfriese regio wat nog niet eerder heeft plaatsgevonden. De vele onzekerheden die dit met zich meebrengt zijn een logisch gevolg daarvan. Met deze begroting schetst DeSom een realistisch beeld van de huidige situatie. Het traject wat voor opheffing en de realisatie van een alternatieve oplossing voor de ICT dienstverlening is opgestart biedt echter voldoende perspectief en vertrouwen voor de komende periode.

Verwerking zienswijze kadernota 2027 naar begroting 2027 Zienswijze kadernota 2027 1. Een negatieve zienswijze af te geven over de Kaderbrief van 2027 van het Shared Service Center DeSom 2. Het college de opdracht te geven tot het starten van een heroriëntatie op het huidige ICTdienstverleningsmodel, met als doel te komen tot een passende en duurzame ICTsourcingstrategie. 3. Het college de opdracht te geven aan het algemeen bestuur van SSC DeSom om de kosten zo laag mogelijk te houden, met behoud van continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening. Toelichting: 1. De huidige ramingen bieden onvoldoende houvast voor een verantwoorde financiële planning. - Onzekerheden: Er zijn te veel variabelen waardoor het voor DeSom onmogelijk is om concrete indicaties of bandbreedtes voor de financiële consequenties af te geven.

Begroting 2027 gemeenschappelijke regelingen - Negatief resultaat: De Kadernota presenteert een voorlopig negatief resultaat dat oploopt van circa € 1,6 miljoen in 2027 naar € 2 miljoen in 2030. Omdat de kosten van recente ontwikkelingen hierin nog niet zijn verwerkt, zal de werkelijke impact naar alle waarschijnlijkheid aanzienlijk groter zijn. - Er is geen gemeentelijke afdracht gespecificeerd. 2. De gepresenteerde cijfers geven een onzeker beeld van de toekomstige gemeentelijke bijdragen. - Uittreding WerkSaam: Er is geen rekening gehouden met het aanstaande uittreden van WerkSaam. - Ontbrekende posten: De financiële gevolgen van het uitstel van de modernisering van de digitale werkplek, de noodzakelijke vervanging van infrastructuur en nieuwe security-eisen zijn niet in de cijfers verwerkt. - Voorlopig karakter: SSC DeSom erkent zelf dat deze Kaderbrief een zeer voorlopig karakter heeft, wat instemming op dit moment voorbarig maakt. 3. Risico op structurele kostenstijgingen. Wij maken ons grote zorgen over de structurele opwaartse druk op de kosten: - Starre overhead: De bedrijfsvoering kan niet eenvoudig worden afgeschaald, waardoor kosten doorlopen terwijl de dienstverlening mogelijk krimpt.

- Externe factoren: Nieuwe licentievoorwaarden, stijgende salarislasten, inhuur van derden en extra indexaties zorgen voor een kostenstijging die onvoldoende wordt gecompenseerd door efficiëntievoordelen. 4. Huidige GR is niet toekomstbestendig gebleken: - De doorontwikkeling van DeSom 2.0 is onvoldoende haalbaar gebleken. Hierbij hebben bovenstaande ontwikkelingen veel impact. Door het huidige model te herzien, kunnen kosten worden geoptimaliseerd en inefficiënties worden verminderd. Dit draagt bij aan een betere inzet van publieke middelen. De vervolgopdracht moet ingaan op volgende elementen: financieel, operationeel/organisatorisch, technologisch, governance en juridisch kader, kwaliteit, gebruikerservaring, risico’s en mitigatie, duurzaamheid en maatschappelijke impact. Reactie gemeenschappelijke regeling op zienswijze kadernota Door het algemeenbBestuur van SSC DeSom is in december 2025 aan de zes deelnemende gemeenten gevraagd om alternatieven voor hun ICT-dienstverlening te onderzoeken. Deze opdracht is inmiddels door de gemeentesecretarissen geïnitieerd. Tegelijkertijd hebben de gemeenteraden de directie van SSC DeSom meegegeven om tijdens dit onderzoek de kosten zoveel mogelijk te beperken, zonder concessies te doen aan de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening. E.e.a.

geeft op de korte termijn nog niet voldoende duidelijkheid over het handelingskader voor SSC DeSom om maatregelen te treffen. Ten tijde van het opstellen van deze begroting waren de details hierover nog niet bekend. Het opstellen van een volledige en realiseerbare begroting voor 2027 is door deze onzekerheid nu niet haalbaar. Daarom is gekozen om naast de geraamde kosten en inkomsten, financiële onzekerheden en daaraan ten grondslag liggende aannames te benoemen in de begroting. Vertrekpunt voor de begroting is -conform de financiële spelregels- de Kaderbrief 2027. Hierin is de impact van de vier onvoorziene gebeurtenissen uiteengezet, en beperkt vertaald naar financiële gevolgen en te nemen maatregelen. In de Voorjaarsrapportage 2026 zijn reeds maatregelen voorgesteld om dienstverlening af te schalen. Deze begroting bouwt daarop voort.

Begroting 2027 gemeenschappelijke regelingen Samenvatting doelstellingen Beleidsmatig SSC DeSom wordt op middellange termijn opgeheven, waarbij de focus tot september 2027 uitsluitend ligt op het tegen zo laag mogelijke kosten garanderen van de huidige basisdienstverlening. In de tussentijd stoppen alle vernieuwingsprojecten en moet er in 2026 een nieuw plan komen voor de ICT-infrastructuur na de opheffing. Financieel De uitgangspunten voor de Begroting 2027 van SSC DeSom : - De begroting is gebaseerd op het bieden van ICT-basiszorg tegen minimale kosten. Omdat de exacte kwaliteitsdoelen en de impact van grote onvoorziene ontwikkelingen nog niet volledig bekend zijn, wordt de begroting voor 2027 als "niet volledig realistisch" bestempeld. - Voor het eerst zijn de hostingkosten (€ 1,64 miljoen) volledig opgenomen in de algemene bijdrage. Omdat deze kosten bij een afnemende vraag niet snel kunnen worden verlaagd, moeten de deelnemende gemeenten het niet-gedekte deel gezamenlijk dragen. - Er is een prijsindexatie toegepast van 5,7% (inhaal + regulier). Voor de loonkosten is alleen de reguliere indexatie van 5,7% gebruikt; de inhaalindexatie is weggelaten omdat er in 2025 geen overschrijding van de loonsom was. - De bijdrage per gemeente wordt berekend op basis van het aantal 'identities' (gebruikers) zoals vastgesteld op 28 februari 2026.

Samenvatting doelstellingen in relatie tot het Pact van Westfriesland N.v.t. Algemene bevindingen De ambtelijke advisering is in de aanloop naar deze begroting niet optimaal geweest. Stukken werden te laat aangeleverd waardoor goede en volledige advisering een uitdaging bleek. Daarbij kent SSC DeSom in 2026, maar ook in 2027 en verder een flink aantal onzekerheden: zowel technisch, organisatorisch (governance) als financieel. Al met al is een uiterst complexe situatie ontstaan. Het voornemen om SSC DeSom te beëindigen in combinatie met de opdracht om tot die tijd de huidige dienstverlening te handhaven tegen zo laag mogelijke kosten kan leiden tot stilstand of zelfs het teruglopen van de kwaliteit en efficiency van de dienstverlening van de deelnemende gemeenten. Gemeente Medemblik kan het zich niet veroorloven om de komende 2-4 jaar nauwelijks vooruitgang te boeken op ICT. De inzet van AI bijvoorbeeld, wordt gezien als een majeure ontwikkeling om meer of een betere kwaliteit dienstverlening te leveren en op die wijze bij te dragen aan noodzakelijke ombuigingen. In deze razendsnel veranderende ICT omgeving zou dit daarom een snelle afbouw van de GR rechtvaardigen. Snel afbouwen kan echter op gespannen voet staan met het uitgangspunt zorgvuldigheid. Immers, SSC DeSom is geen externe leverancier, maar een gemeenschappelijke regeling van 6 samenwerkende gemeenten.

Zorgplicht is in dat kader van groot belang. Het is daarmee van belang om de komende periode vlot, daadkrachtig en zorgvuldig te handelen. De komende periode zal hierin een goed evenwicht moeten worden gevonden.

Begroting 2027 gemeenschappelijke regelingen Financiële consequenties a. Gemeentelijke bijdrage De begrote bijdrage 2027 (€3.109.900,-) is met volgende componenten opgesteld: • • • •

Bijdrage o.b.v. basisdienstverlening Brons (590 Identities) €2.672.200 Bijdrage buitengebruikstelling van infrastructuur hardware €46.100 (incidenteel) Bijdrage veranderopgave DeSom 2.0 € 39.100 (incidenteel) Bijdrage hostingsdiensten 354.800 (incidenteel)

Naast de bovengenoemde bijdrage kan een deelnemer extra dienstverlening af te nemen. Deze diensten worden doorbelast aan de desbetreffende afnemer, de extra dienstverlening is niet in de gemeentelijke bijdrage verwerkt (met uitzondering van de hostingsdiensten). Vanaf oktober 2026 gebruikt WerkSsaam geen gebruik meer van DeSom. Regionaal betekent dit dat de bijdrage van WerkSaam wegvalt. De overige deelnemers zullen dit moeten opvangen. De totale bijdrage voor DeSom over de afgelopen jaren : 2027 € 3.109.900 2026 € 2.906.600 2025 € 2.599.400 2024 € 2.536.400

b. Kengetallen Geen bijzonderheden. Risico’s De financiële risico’s voor SSC DeSom zijn een gevolg van onzekerheden die in de begroting geschetst zijn: - Kosten voor de werkplek zijn nog niet volledig bekend. Dit betreft met name de licentieprijzen, en de projectkosten voor fase 2 (zero footprint werkplek). Licentieprijzen staan wereldwijd onder druk, er worden voortdurend prijsverhogingen doorgevoerd; - Kosten voor bieden van continuïteit op ICT-infrastructuur. Hier is een plan in voorbereiding; - Opbrengsten door afschaling van diensten uit de producten- en dienstencatalogus. Verwachting dat maatregelen gedurende 2026 pas effect hebben vanaf 2027. Het is aan de deelnemers om vast te stellen welke afschaling passend is met het oog op de continuïteit en kwaliteit van ICT-dienstverlening. - Uit de risicoanalyse blijkt dat een weerstandsvermogen van € 146.750,- gewenst is. Het huidige weerstandsvermogen bedraagt € 7.500,- (algemene reserve en budget Onvoorzien) en is daarmee niet toereikend. Bij een financiële tegenvaller is er nauwelijks tot geen vangnet om dit op te vangen. - Verlies van kennis en kwaliteit als gevolg van een lange overgangsfase; - Verlies van motivatie van personeel bij SSC DeSom als gevolg van een lange overgangsfase.