17 DOC-25-1138471 5c. SSC DeSom - advies kadernota 2027

Kadernota 2027 gemeenschappelijke regelingen SSC DeSom

Risicoprofiel: middel

DOC-25-1138471

Doelstelling GR Het belang van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering door het SSC van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. Voorgesteld besluit 1.

Een negatieve zienswijze af te geven over de Kaderbrief van 2027 van het Shared Service Center DeSom 2. Het college de opdracht te geven tot het starten van een heroriëntatie op het huidige ICT-dienstverleningsmodel, met als doel te komen tot een passende en duurzame ICTsourcingstrategie. 3. Het college de opdracht te geven aan het algemeen bestuur van SSC DeSom om de kosten zo laag mogelijk te houden, met behoud van continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening. Op basis van het voorliggende document en de recente ontwikkelingen kan er op dit moment geen positieve zienswijze worden afgegeven. Argumenten : 1.

De huidige ramingen bieden onvoldoende houvast voor een verantwoorde financiële planning. - Onzekerheden: Er zijn te veel variabelen waardoor het voor DeSom onmogelijk is om concrete indicaties of bandbreedtes voor de financiële consequenties af te geven. - Negatief resultaat: De Kadernota presenteert een voorlopig negatief resultaat dat oploopt van circa € 1,6 miljoen in 2027 naar € 2 miljoen in 2030. Omdat de kosten van recente ontwikkelingen hierin nog niet zijn verwerkt, zal de werkelijke impact naar alle waarschijnlijkheid aanzienlijk groter zijn. - Er is geen gemeentelijke afdracht gespecificeerd 2. De gepresenteerde cijfers geven een onzeker beeld van de toekomstige gemeentelijke bijdragen. - Uittreding WerkSaam: Er is geen rekening gehouden met het aanstaande uittreden van WerkSaam. - Ontbrekende posten: De financiële gevolgen van het uitstel van de modernisering van de digitale werkplek, de noodzakelijke vervanging van infrastructuur en nieuwe security-eisen zijn niet in de cijfers verwerkt. - Voorlopig karakter: SSC DeSom erkent zelf dat deze Kaderbrief een zeer voorlopig karakter heeft, wat instemming op dit moment voorbarig maakt. 3. Risico op structurele kostenstijgingen.

Wij maken ons grote zorgen over de structurele opwaartse druk op de kosten: - Starre overhead: De bedrijfsvoering kan niet eenvoudig worden afgeschaald, waardoor kosten doorlopen terwijl de dienstverlening mogelijk krimpt. - Externe factoren: Nieuwe licentievoorwaarden, stijgende salarislasten, inhuur van derden en extra indexaties zorgen voor een kostenstijging die onvoldoende wordt gecompenseerd door efficiëntievoordelen. 4. Huidige GR is niet toekomstbestendig gebleken: - De doorontwikkeling van DeSom 2.0 is onvoldoende haalbaar gebleken. Hierbij hebben bovenstaande ontwikkelingen veel impact. Door het huidige model te herzien, kunnen kosten worden geoptimaliseerd en inefficiënties worden

Kadernota 2027 gemeenschappelijke regelingen verminderd. Dit draagt bij aan een betere inzet van publieke middelen. De vervolgopdracht moet ingaan op volgende elementen: financieel, operationeel/organisatorisch, technologisch, governance en juridisch kader, kwaliteit, gebruikerservaring, risico’s en mitigatie, duurzaamheid en maatschappelijke impact. 1. Visie en ontwikkeling korte termijn (wat willen we bereiken in 2027) De kaderbrief DeSom 2027 biedt onvoldoende houvast om invulling te geven aan deze paragraaf. Wel schetst DeSom een aantal recente ontwikkelingen die negatieve financiële effecten zullen hebben in 2027 : 1. Op 2 juli 2025 de opzegging van de dienstverlening van SSC DeSom door WerkSaam Westfriesland per oktober 2026. 2. Op 14 juli 2025, door onvoorziene slechte resultaten bij het testen van de nieuwe digitale werkplek, heeft het algemeen bestuur besloten om de modernisering van de nieuwe werkplek uit te stellen met tenminste één jaar. 3. VerSaasing (naar de cloud brengen) door afnemers en daarmee de afname van deze diensten bij DeSom verloopt sneller dan verwacht. 4. Op 2 oktober 2025, door onvoorzien en plotseling gewijzigd productbeleid van soft- en hardware leveranciers, waren acute maatregelen noodzakelijk.

2. Verwachtingen lange termijn (2028-2030) Mede naar aanleiding van de in deze kaderbrief geschetste ontwikkelingen heeft het Algemeen Bestuur op 4 november 2025 aan de Adviescommissie gevraagd om in het voorjaar van 2026 met een advies voor een gedragen (toekomst)perspectief voor SSC DeSom te komen. Het is zorgwekkend dat DeSom in de Kadernota 2027 geen voorlopige berekeningen van de recente ontwikkelingen overlegd heeft. Dat zou vooralsnog meer inzicht bieden. Als had gebleken dat deze berekeningen niet volledig zouden zijn en aangepast moesten worden, had dit naderhand in de begroting 2027 opgenomen kunnen worden. Dan zou er wel een eerste aanzet gegeven zijn. Nu geeft deze Kadernota 2027 geen inzicht over de financiële gevolgen van de recente ontwikkelingen die bij DeSom spelen. Daarnaast maken bovenstaande beschreven ontwikkelingen dat de zorgen bij de gemeenten groot zijn en er vervolgopdrachten moeten komen. De kosten (bijvoorbeeld voor een projectorganisatie) voor de vervolgopdrachten zullen worden meegenomen in de Voorjaarsnota. 3. Actualisering financieel perspectief a. Kaders en uitgangspunten In de toelichting op de ‘voorlopige’ raming 2027 en Meerjarenraming 2028-2030 worden door DeSom onderstaande kaders en uitgangspunten genoemd : 1. De raming betreft de basisdienstverlening.

De kosten van de hosting worden één-op-één verrekend met de deelnemers en zijn niet opgenomen in deze ramingen. 2. Er is uitgegaan van de structurele budgetten in de Begroting 2026. Op deze budgetten is de indexatie toegepast zoals door de Regietafel Noord-Holland Noord is aangegeven. 3. SSC DeSom heeft wat betreft de loonindexatie, de reguliere indexatie van 5,7% cumulatief toegepast, doch de structurele inhaalindexatie van 2,7% achterwege gelaten. 4. De financiële consequenties van recente ontwikkelingen zijn niet in deze begroting en meerjarenraming opgenomen.

Kadernota 2027 gemeenschappelijke regelingen b. (Autonome) ontwikkelingen Ten opzichte van vorig jaar zijn de ontwikkelingen op hoofdlijnen (vrijwel) ongewijzigd : •

•

•

•

Uitgangspunt van DeSom2.0 vormt beveiligingsniveau 3. De gemeenteraad van Medemblik heeft een motie aangenomen om de maatregelen en consequenties van niveau 4 in beeld te brengen. Mogelijk dat hier extra (financiële) consequenties aan verbonden zijn. De komende jaren werkt gemeente Medemblik op basis van een vervangingskalender aan het planmatig verSaaSen, vereenvoudigen en het wegwerken van verouderde systemen in het huidige applicatielandschap. Via een stelpost in de begroting zijn hiervoor naar verwachting t/m 2026 voldoende financiële middelen beschikbaar ( 273 k). Voor de periode daarna is het wenselijk om een structureel budget te reserveren voor het actueel houden van het applicatielandschap. Dit om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen, ook voor de periode ná 2026. AI. Deze disruptieve ontwikkeling gaat razendsnel. Naast de risico's bieden deze ontwikkelingen enorme kansen. De verwachting is dat deze ontwikkeling de wijze van werken drastisch zal gaan veranderen. Gemeente Medemblik heeft het onderwerp inmiddels wel opgepakt, maar toepassing ervan gebeur nu nog veelal op individuele basis. Wat de precieze inzet en daarmee gevolgen zullen zijn is op dit moment nog onmogelijk in te schatten. Dit zal de komende periode in kaart moeten worden gebracht.

Landelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld Huis van Thorbecke en een Federatief datastelsel) waarbij de ambitie is om een radicale omslag te maken naar de wijze waarop gemeenten hun informatievoorziening organiseren staan nog in de kinderschoenen. Op termijn zouden deze ontwikkelingen enerzijds de functionele bewegingsvrijheid van gemeenten kunnen beperken, anderzijds zou dit (flinke) besparingen op softwarekosten kunnen gaan opleveren.

c. nieuw beleid Zie 2

4. Financiële consequenties a. Gemeentelijke bijdrage De bijdrage voor de standaarddienstverlening bedraagt voor alle deelnemers € 8.730.000,tezamen. Dit bedrag is niet verder uitgesplitst. Gezien het ontbreken van deze splitsing kan er niet worden aangegeven wat de gemeentelijke bijdrage voor Medemblik bedraagt voor 2027. b. Kengetallen De financiële kengetallen ontbreken in deze kaderbrief. Volgens DeSom heeft het, gezien het voorlopige karakter van deze gegevens, niet opgenomen. c. Risico’s De risico’s zijn niet opgenomen in de kaderbrief, DeSom geeft het volgende over de risico’s aan: “Gelet op het feit dat de financiële gevolgen van de recente ontwikkelingen nog niet volledig bekend zijn en ook niet zijn opgenomen in de meerjarenraming op pagina 1, is in onze ogen een risicoparagraaf in dit document niet zinvol. De risico’s worden uiteraard uitgebreid toegelicht in de Begroting 2027.”