17 DOC-23-689797 - 2m. DeSom - advies zienswijze begroting 2024

Begroting 2024 gemeenschappelijke regelingen DeSom

Risicoprofiel: middel

DOC-23-689797

Doelstelling GR Het belang van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering door het SSC van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. Voorstel zienswijze raad -

Een negatieve zienswijze af te geven, en het DB te verzoeken een aangepaste begroting 2024 aan te bieden, waarin de genoemde risico’s zijn weggenomen.

Argumenten •

•

•

De begroting is erg laat en onder zeer hoge druk aangeleverd, waardoor kans op onvolkomenheden en (ongewenste) financiële consequenties bestaat voor gemeente Medemblik Er zijn nauwelijks mogelijkheden geweest om vragen te stellen en toelichting te vragen, waardoor zaken voor ons onduidelijk zijn en in ons oordeel onjuist verantwoord zouden kunnen zijn, met wederom een aantal ongewenste (financiële) effecten tot gevolg Onzes inziens is een aantal posten die in de voorjaarsnota 2023 als incidenteel aangevraagd zijn, structureel opgenomen in de begroting

Verwerking zienswijze kadernota 2024 naar begroting 2024 Reactie gemeente zienswijze kadernota In de begroting zijn, op basis van de door gemeenten ingebrachte zienswijzen op de Kadernota 2024, onderstaande elementen verwerkt : • de begroting 2024 is conform Kaderbrief 2024 opgesteld, echter zonder de budgetten inzake het MIB maar inclusief : o indexatie, waarbij de inhaalindexatie structureel maar niet cumulatief wordt toegepast; o € 120.000,- incidenteel voor doorontwikkeling werkplekken; o € 30.000,- incidenteel voor aanbesteding en implementatie GT Mobiel. Reactie gemeenschappelijke regeling op zienswijze kadernota

Samenvatting doelstellingen

Beleidsmatig Om de ontwikkelingen te vertalen in plannen hanteert SSC DeSom de volgende uitgangspunten/ doelstellingen. Deze zijn mede zijn geformuleerd op basis van de door deelnemende gemeenten opgestelde, en nader uit te werken notitie ‘Stip op de horizon’ : 1. SSC DeSom als ICT bedrijf van de gemeenten beweegt mee met de generieke ICT ontwikkeling waarin steeds meer hardware functionaliteit en applicaties als online (Cloud) dienst worden afgenomen en streeft naar afbouw van de eigen/lokale infrastructuur. De

Begroting 2024 gemeenschappelijke regelingen

2.

3.

4.

5.

6.

7.

deelnemers voorzien een geleidelijke overgang richting de Cloud voor wat betreft hun applicaties; Onze ICT infrastructuur en de ICT beheerorganisatie ontwikkelen we verder richting een hybride Cloud architectuur. Regionaal is een basisontwerp opgesteld voor de Cloud basisinfrastructuur We realiseren gezamenlijk een nieuwe digitale werkomgeving, die het ‘nieuwe werken’ optimaal kan ondersteunen. Regionaal zijn de wensen voor de nieuwe digitale werkomgeving (DWO) beschreven. De DWO is gebaseerd op de volgende principes; mobile first, flexibel, plaats- en tijdonafhankelijk. De deelnemers hebben keuze uit de werkplektypen, die in de PDC zijn opgenomen; Versterking van de (informatie) beveiliging is noodzakelijk. Het veranderde cyberdreigingsniveau, de nieuwe regelgeving, de Cloud ontwikkelingen en de nieuwe DWO vragen meer inzet en andere beveiligingsmaatregelen; Aandacht voor veranderende I&A rollen als gevolg van ontwikkelingen. Transitie van een taakgerichte uitvoeringsorganisatie (die een lokale infrastructuur beheert) naar ook een meer proactieve advies- en regieorganisatie (die zowel een lokale als een Cloud infrastructuur beheert). De deelnemers willen niet dat SSC DeSom een beperking vormt in de ontwikkeling of dienstverlening, maar juist de aanjager en ondersteuner daarvan is; Ruimte voor innovatie.

SSC DeSom moet niet afhankelijk zijn van haar deelnemers om te bepalen wat er gaat gebeuren op het vakgebied. Het is onontbeerlijk dat de medewerkers van SSC DeSom, naast opleiding en training, tijd en ruimte krijgen voor ontwikkeling en bijhouden van het vakgebied; Waar mogelijk wordt samengewerkt met ICT van de gemeente Hoorn.

De begroting 2024 is op verzoek van de deelnemers zo veel als mogelijk beleidsarm opgesteld. Vanuit de Kadernota zijn twee nieuwe projecten gepland voor 2024 : - Doorontwikkeling van de werkplek - Aanbesteding en implementatie van nieuwe mobiele abonnementen. Samenvatting doelstellingen in relatie tot het Pact van Westfriesland SSC DeSom ondersteunt deelnemers in het realiseren van doelstelling van het Pact van Westfriesland door goede ICT ondersteuning te bieden. SSC DeSom zelf levert geen directe bijdrage aan het Pact. Algemene bevindingen De begroting van DeSom is last-minute aangeleverd en samengesteld en onder hoge druk samengesteld en gepresenteerd. Mede door een speciaal ingelaste vergadering op maandag 8 mei 2023 , waarin de begroting besproken werd, leeft het idee dat er in deze begroting een aantal zaken niet goed, volledig of onduidelijk gepresenteerd wordt. Wij hebben te weinig tijd gehad om goed door de begroting heen te lopen, de zaken tot ons te nemen en een aantal gerichte vragen te stellen. Een onwenselijke gang van zaken derhalve, gezien het belang van de begroting. De begroting is beleidsarm opgesteld. Echter, de wereld staat niet stil. De ICT en IV ontwikkelingen gaan razendsnel. Denk daarbij alleen al aan de explosief toenemende mogelijkheden (én daarmee gepaard gaande risico's) van Artificial Intelligence (AI), zoals bijvoorbeeld ChatGPT.

Ook vanuit het Rijk, VNG en IBD komen tal van uitdagingen op ons af. Dit impliceert dat ook SSC DeSom hierop tijdig zal moeten anticiperen, al was het alleen maar om “bij te blijven”. Voor een aantal van deze ontwikkelingen zal de komende periode een verkenning worden uitgevoerd met als doel een gezamenlijke visie te ontwikkelen.

Begroting 2024 gemeenschappelijke regelingen Financiële consequenties a. Gemeentelijke bijdrage: Voor het afgesloten boekjaar 2022 was de bijdrage van de gemeente Medemblik € 2.109.000,-. Voor het jaar 2024 heeft SSC DeSom in haar begroting € 2.194.800,opgenomen en heeft de gemeente € 1.911.100,- opgenomen voor het jaar 2024 in de meerjarenbegroting. In onze meerjarige begroting is nog geen rekening gehouden met de structurele stijging van personeelskosten, licenties en enkele andere posten, die via de begroting 2024 aan ons doorberekend worden. b. Kengetallen bevatten geen bijzonderheden Risico’s Beleidsmatig Het risico vanuit het uitgangspunt beleidsarm (status quo) begroten is dat er situaties, omstandigheden voorkomen waar direct op gehandeld moet worden. Dit kan nadelige, in sommige gevallen zelfs verstrekkende, gevolgen hebben op zowel technisch, functioneel als financieel gebied. Door tijdig te anticiperen op komende ontwikkelingen en meer vooruit te zien zou een deel van dit risico kunnen worden weggenomen. Weerstandsvermogen wordt becijferd uit de algemene reserve en de post onvoorzien. Dit komt uit op een bedrag van €161.000,- + €10.000,- = € 171.000,-. Het risico op diverse onderdelen in de risico matrix wordt geschat op € 173.750,-. Een tekort derhalve van € 2.750,- mochten er zich calamiteiten voordoen.

Financieel: Mede doordat de begroting onder hoge druk is samengesteld, gepresenteerd en laat is aangeleverd door DeSom is er het vermoeden dat een aantal zaken niet juist of onduidelijk is weergegeven en verwerkt. Deze onduidelijkheid kan ertoe leiden dat er voor de gemeente Medemblik een aantal (ongewenste) financiële gevolgen voortkomen bij vaststellen van deze begroting, doordat bijvoorbeeld zaken niet zijn opgenomen in deze begroting of niet juist zijn verantwoord.